采购活动的关键控制点
采购流程中的关键控制点
采购流程中的关键控制点在企业运营过程中,采购是一个至关重要的环节,直接关系到企业的成本控制和效益。
为了确保采购过程的顺利进行和风险的控制,企业需要关注一些关键控制点。
本文将从采购需求确定、供应商选择、合同签订、交货与验收、付款等方面,探讨采购流程中的关键控制点。
采购需求确定是采购流程中的第一个关键控制点。
在采购物品或服务之前,企业需要明确定义需求、编制需求清单以及制定采购计划。
在这一阶段,企业应该进行充分的市场调研,评估不同供应商的能力和信誉,并考虑到自身的预算和战略目标。
只有在明确了采购需求并制定了详细的采购计划后,企业才能确保采购的准确性和有效性。
供应商选择是采购流程中的另一个关键控制点。
在选择供应商时,企业需要考虑供应商的信誉、供货稳定性、质量控制能力以及价格等因素。
企业应该建立供应商评估体系,明确评估指标和权重,并根据评估结果选择最适合的供应商。
同时,企业应该与供应商进行合作协议或框架协议,明确双方的权责和服务要求,以确保供应商的履约能力和供货质量。
合同签订是采购流程中的另一个重要控制点。
在签订采购合同之前,企业应该对合同条款进行细致的研究和商议。
合同应明确规定供应物品或服务的规格、数量、价格、交付日期、质量标准、保修期等重要内容,防范供应商不履行合同的风险。
企业还应建立完善的合同审批和签订流程,确保所有合同符合法律法规,并得到相关部门的审批和签署。
交货与验收是采购流程中另一个关键控制点。
企业应建立有效的交货和验收程序,确保供应商按时交货,并对交货的物品或服务进行验收。
在交货过程中,企业应对货物的数量、质量、包装、运输等进行检查,确保符合合同约定和企业的质量标准。
只有在验收合格后,企业才应该进行付款程序。
付款是采购流程中的最后一个关键控制点。
企业应建立健全的财务支付制度,确保合同付款的准确性和及时性。
支付前,企业应对供应商提供的发票或结算单据进行审核,确保与合同约定相符并符合财务规定。
同时,企业还应与供应商建立账期管理机制,平衡资金流动和供应商关系,避免付款延迟引发的信任问题。
医院设备采购审计的工作思路及关键控制点
医院设备采购审计的工作思路及关键控制点摘要:在现代医疗事业快速发展的当前,医院建设规模逐渐扩大,在此基础上,医疗设备的采购数量逐渐增多,医院要借助设备采购提升发展水平,将设备用在教学、临床以及科研方面,提升医院的整体综合实力。
医院管理中,医疗设备的管理是其中重要的组成部分,对医院管理水平的提升关系较大,所以医院要重视对医疗设备的管理,强化医院设备采购审计,深入分析医院设备采购审计的工作思路与关键控制点,提升设备采购的效率,让医疗设备更好的为医院的发展服务。
关键词:医院设备;采购审计;工作思路;关键控制点医院设备对医院的创新改革十分重要,是医院开展各种工作的重要基础,医院要重视对设备的采购审计,提升医院设备采购审计的质量,找到医院设备采购审计的工作思路以及关键控制点,从而有针对性的提升医院设备采购审计的质量。
对医院来说,其内部控制的难点主要在设备采购上,所以当医院缺乏对设备采购审计的管理,则很难有效提升内部控制的质量,影响医院管理水平的提升。
因此,要重视对医院设备采购审计的研究,通过分析设备采购审计的工作思路及关键控制点,达到合理采购设备的目的。
1.医院设备采购审计的工作思路分析医院设备采购审计要有序开展,需要明确采购审计的工作思路;就医院的设备来说,主要分为三大类,即医疗设备、通用设备以及其他设备。
其中,电梯、空调等属于医院的通用采购设备。
医院在采购设备的过程中需要多方面考虑,采购事宜涉及多个部门,所以一旦缺乏管理,将会出现设备采购的问题,存在职能真空地带,不利于医院科学开展设备采购工作。
在医院设备采购中引入审计活动,能对采购全过程中进行监督,评价医院设备采购活动是否真实、合法以及完整。
医院设备采购审计的工作思路以事前、事中和事后为主,结合三种审计模式,对医院要采购的设备进行立项,通过立项来论证医院即将采购的设备;同时按照预算审核、采购审批、签订合同等思路来开展医院设备采购工作。
事中审计的重点在组织采购上,根据年度抽取的相关项目开展事后审计工作。
降低采购风险的关键控制点
降低采购风险的关键控制点采购对于企业来说是一个重要的运营活动,但同时也存在一定的风险。
为了降低采购风险,企业需要建立起一套有效的控制点。
在本文中,我们将探讨降低采购风险的关键控制点,并提供一些建议供企业参考。
第一个关键控制点是供应商评估。
选择可靠的供应商是降低采购风险的首要任务。
企业应该对潜在的供应商进行综合评估,包括评估其资金状况、生产能力、质量管理体系以及服务水平等方面。
企业还可以进行供应商的背景调查,以确保其合规性和声誉。
通过严格的供应商评估,企业可以减少与不可靠供应商合作所带来的潜在风险。
第二个关键控制点是合同管理。
签订合适的采购合同对于降低采购风险至关重要。
合同应该明确规定双方的权责,包括产品质量要求、交货期限、价格、付款方式以及违约责任等。
合同中还应该包含相应的违约条款和争议解决机制,以应对可能发生的纠纷。
通过合同管理,企业可以确保供应商按照约定履行合同,从而降低采购风险。
第三个关键控制点是库存管理。
库存管理直接关系到采购风险的控制。
企业应该建立起科学的库存管理系统,合理规划采购量,避免过高或过低的库存。
过高的库存会增加企业资金占用和库存滞销的风险,过低的库存则可能导致生产线停产和无法满足顾客需求。
通过有效的库存管理,企业可以减少由于库存问题而带来的采购风险。
第四个关键控制点是质量管理。
产品质量不达标可能导致企业损失和声誉受损。
因此,企业应该建立起完善的质量管理体系,包括对供应商的质量管理要求和对采购产品的质量把控。
企业可以采取多种方式,如设立质量检测部门、建立质量验收标准、进行质量检测和产品抽样等,以确保采购的产品符合质量要求。
通过强化质量管理,企业可以降低由于质量问题而带来的采购风险。
第五个关键控制点是供应链风险管理。
供应链中的任何环节出现问题都可能对采购造成影响。
因此,企业应该对供应链风险进行综合管理。
企业可以建立供应链风险评估模型,对供应商、物流运输、独立承包商等进行风险评估,并采取相应的应对措施。
采购业务的内部控制制度设计
采购业务的内部控制制度设计一、引言为了规范采购业务,提高效率,防止腐败,降低风险,依据国家法律法规和相关规章制度,制定本内部控制制度。
本制度旨在明确采购业务流程中的关键控制点,规范操作程序,强化监督制约,确保采购活动的合规、合法和公正。
二、内部控制制度设计原则1.符合法律法规原则:采购业务内部控制制度应符合国家法律法规和相关规章制度,不得违反相关规定。
2.完整性原则:内部控制制度应覆盖采购活动的全过程,包括需求分析、供应商选择、合同签订、订单下达、验收入库等环节。
3.重要性原则:内部控制制度应突出采购业务中的重要环节和关键控制点,确保重点业务流程的规范运作。
4.相互牵制原则:内部控制制度应合理设置岗位,明确职责分工,形成相互制约、相互监督的工作机制。
5.成本效益原则:内部控制制度应充分考虑成本与效益的关系,在确保合规和风险可控的前提下,提高采购活动的效率和效益。
三、采购业务内部控制制度主要内容1.采购计划与需求管理:制定合理的采购计划,明确采购需求,防止盲目采购和重复采购。
严格执行请购、审批、购买、验收等环节的规定,确保采购活动的合规性和合理性。
2.供应商选择与评估:建立供应商评价机制,制定供应商评价标准,确保供应商具备履约能力和良好的信誉。
对供应商进行定期评估,确保供应商质量的稳定性和可靠性。
3.合同管理:制定合同管理制度,明确合同签订程序和审批权限。
确保合同条款清晰、完整并与供应商达成一致。
建立健全合同履行监督机制,防范合同履行过程中的风险。
4.订单下达与执行:建立订单下达程序,确保订单内容与合同一致。
对订单执行情况进行跟踪监督,确保供应商按时交货。
加强验收入库管理,防止不合格品入库。
5.货款支付与结算:制定货款支付与结算程序,明确支付条件和审批权限。
加强发票管理,防范虚假发票风险。
严格执行货款支付审批程序,防止违规支付和腐败行为。
6.内部审计与监督:建立内部审计制度,定期对采购业务进行审计监督。
关于物资采购审计和同级审计关键控制点的研究
摘 要 : 据物 资采 购 审计 和 同级 审计 工 作 , 根 总结 这 两项 审 计 工 作 过 程 中的 关键 控 制 点和 注意 事 项 。物 资 采 购 审 计 的 关 键 控 制 点 有 立 项检 查 、 购过 程 、 同部 分 、 款 环 节 、 资验 收 、 资 管理 、 案 整 理 等 方 面 。 采 合 付 物 物 档 文章 也 指 出物 资 采 购 工 作 中常 见 问题 。 同级 审 计 的 关
息 、 务 流 程 在 造 信 息 等 。 还 应 关 注 招标 与市 场 的差 异 设 备 升级 换 代 , 业 需 要 通 随 企
过 采 购 新 设 备 、 技 术 、 产 品来 提 高 劳 动 生 产 率 , 强 现 代 化 新 新 加
( ) 应 商 方 面 。 查是 否通 过 资 质 认 证 方 式 对 供 应 商进 行 2供 检 评 价 、认 证 和 管 理 。员 工 的 反 馈 以 及 供货 商 的投 诉 渠 道 是 否 畅
通 。
理 审计 等 多 方 面 做 好 审 计 工 作 。 显 然 , 据 国家 局 的文 件 要 求 , 根
1 引 言
文 献标 识 码 :A
文 章编 号 :6 2 1 7 (0 1O — 1 9 O 1 7 — 5 8 2 1 )2 0 9 一 2
记 录使 用 控 制 、 独立 检查 、 价 信 息 控 制 。 物 221物 资 采 购立 项 检 查 .. ( ) 查 所 有物 资采 购是 否 以合 法 经 营 需 求 或 目的 为 依 据 , 1检 是 否 经 过 适 当 的授 权 批 准 ,是 否 对 承 担采 购职 责 的员 工 进 行 定 期 轮 岗 , 宗 物 资 采 购 是 否 实 行招 标 控 制 。 大
关键质量控制点
关键质量控制点关键质量控制点是指在产品或者服务的生产过程中,对于质量控制至关重要的关键环节或者步骤。
通过对这些关键质量控制点的监控和管理,可以确保产品或者服务的质量符合预期要求,从而提高客户满意度和市场竞争力。
一、关键质量控制点的定义和重要性关键质量控制点是指在生产过程中,对产品或者服务的质量具有重要影响的关键环节或者步骤。
这些环节或者步骤直接关系到产品或者服务的关键特性和性能,对最终产品或者服务的质量起到决定性作用。
关键质量控制点的定义十分重要,它能够匡助企业明确生产过程中哪些环节或者步骤对产品或者服务的质量影响最大,从而有针对性地进行质量控制。
通过对关键质量控制点的监控和管理,企业可以及早发现和解决质量问题,确保产品或者服务的质量符合预期要求。
二、关键质量控制点的确定方法确定关键质量控制点的方法主要包括以下几个步骤:1. 产品或者服务特性分析:对产品或者服务的特性进行详细分析,确定关键特性和性能指标。
2. 过程流程图绘制:绘制产品或者服务的生产过程流程图,清晰地展示每一个环节或者步骤。
3. 影响因素分析:对每一个环节或者步骤进行影响因素分析,确定哪些因素对产品或者服务的质量影响最大。
4. 重要性评估:根据影响因素的分析结果,对每一个环节或者步骤的重要性进行评估,确定关键质量控制点。
5. 监控方法确定:根据关键质量控制点的确定结果,确定相应的监控方法和控制措施,确保质量控制的有效性。
三、关键质量控制点的监控和管理关键质量控制点的监控和管理是确保产品或者服务质量的关键环节。
以下是关键质量控制点的监控和管理的一些方法和措施:1. 数据采集和分析:通过采集相关数据,对关键质量控制点进行定期或者实时的监控和分析,及时发现和解决质量问题。
2. 过程改进:根据关键质量控制点的监控结果,及时进行过程改进,优化生产流程,提高产品或者服务的质量。
3. 培训和教育:对从事关键质量控制点工作的员工进行培训和教育,提高其质量意识和技能水平,确保质量控制的有效性。
采购业务的控制环节
采购业务的控制环节作者:cgsquzheng标签:采购采购业务2011-11-03 08:46(一)采购业务处理流程从物流的角度看,最初的采购流程运行的成功与否将直接影响到企业生产、销售最终产品的定价情况和整个供应链的最终获利情况。
换言之,企业采购流程的“龙头”作用不可轻视。
具体处理流程如图1所示。
(二)采购业务的控制点采购系统实际是由采购管理和应付账款两个子系统构成的,它们是企业信息系统中比较复杂的子系统。
在这个子系统中存在物流和资金流两条线,如何保证这两条线相互联系,正确形成与供应商的往来账,是这个系统的关键。
同时,根据目前企业管理的要求,采购系统不但完成采购活动的事中管理、事后核算,同时完成采购计划的产生和采购资金需求的预测。
尽管对于不同的企业采购与应付业务管理的目的是相同的,但不同的企业在管理模式上和业务流程上有一定的区别,本文介绍比较常规的一种处理模式。
具体来说,有以下几个关键的业务处理环节和控制点:1.授权企业必须按要求设定涉及采购流程的每一个人员对ERP系统的操作权限,例如,对供应商信息的录入须得到对数据库的操作授权,订单输入后的修改必须得到操作授权,采购人员必须在授权范围内签订采购合同。
2.审批审批程序是采购业务中非常重要的一个环节。
审批的目的有两个:一是对请购活动审核,二是明确请购和采购活动的有关责任。
通过各部门和人员之间相互审查、核对和制衡,避免一个人控制一项交易的各个环节,以此防止员工的舞弊行为。
而各个部门和各个级别的审批程序的目的又有所差别,例如请购部门负责人审批的目的是保证请购商品的品种、质量满足经营活动的需要;采购部门审批的目的是防止重复采购和控制采购成本。
3.供应商管理对于采购业务来说,供应商和采购部门的关系是较容易出现问题的环节。
公司要对供应商建立完善的档案,及时掌握各供应商的信誉等情况。
如果由询价人员进行供应商的选择,就有可能产生舞弊行为,因此这一环节关键是要做到信息公开,选择的过程要公平、公正,其中价格是选择供应商的重要因素。
采购合同管理中的关键控制点分析
采购合同管理中的关键控制点分析采购合同管理是企业重要的一环,它涉及到多个环节和关键控制点。
正确管理采购合同不仅可以帮助企业降低采购风险,还可以确保供应链的稳定性和合规性。
本文将针对采购合同管理中的关键控制点进行分析,并提供相应的解决方案。
有效的供应商评估与选择是采购合同管理的首要关键控制点。
企业应根据自身的需求和战略目标,对供应商进行评估。
评估的要点包括供应商的资质、信用状况、生产能力、质量管理体系等。
合适的供应商选择可以保证采购合同的顺利执行和产品质量的稳定。
合同的编制和签订是采购合同管理中的核心环节。
在编制合同时,企业应充分考虑合同的具体内容,包括采购物品、数量、价格、交货期限、质量标准、违约责任等。
合同应明确规定各方的权利和义务,避免产生争议和误解。
在签订合同前,应经过法律和合规部门的审查,确保合同的合法性和有效性。
第三,供应链风险的管理是采购合同管理中不可忽视的关键控制点。
供应链风险包括供应商倒闭、原材料短缺、技术变革等。
企业应建立完善的风险管理体系,包括风险评估、风险预警和应急计划等。
在签订采购合同时,应将供应链风险考虑在内,并与供应商共同制定应对措施,确保供应链的稳定性和灵活性。
合同履行的跟踪和监督也是采购合同管理中的关键控制点。
企业应建立合同履行的监控机制,包括制定合同履行进度、检验产品质量、监管付款等。
同时,企业应与供应商保持密切的沟通和合作,及时解决合同履行过程中出现的问题,确保合同的全面履行。
如果发现供应商存在违约行为,应采取相应的法律手段进行维权。
合同的评估和改进是采购合同管理中的关键控制点。
企业应定期对已经执行的合同进行评估,总结经验教训,并根据评估结果改进管理方法和流程。
合同评估的要点包括合同执行情况、供应商绩效评估、合同效益评估等。
通过合同的评估和改进,企业可以不断提高合同管理水平,降低采购风险,提升供应链的效率和可持续发展能力。
综上所述,采购合同管理中的关键控制点包括供应商评估与选择、合同的编制和签订、供应链风险的管理、合同履行的跟踪和监督,以及合同的评估和改进。
制造企业采购与付款流程及关键内部控制点
制造企业采购与付款流程及关键内部控制点在制造企业中,采购与付款流程是至关重要的一环,直接影响到企业的资金运作和供应链效率。
良好的内部控制点可以有效保障企业资金安全和流程规范。
本文将从制造企业采购与付款流程的基本架构出发,分析其中的关键内部控制点,以及如何有效管理和加强这些控制点,从而提高企业运作效率和风险管理能力。
采购与付款流程概述制造企业的采购与付款流程通常由以下几个基本步骤组成:1.采购需求确认:生产部门根据生产计划确定采购需求,并填写采购申请单。
2.供应商选择:采购部门根据供应商资质、价格、交货周期等因素选择合适的供应商,并签订采购合同。
3.订单下达:确立采购数量、单价等具体要求,下达采购订单。
4.收货验收:仓库接收货物,进行验收,确认数量和质量是否符合订单要求。
5.付款审批:财务部门审核验收单据和发票,确认无误后进行付款。
6.付款结算:财务按照合同约定,将款项支付给供应商。
关键内部控制点在采购与付款流程中,存在一些关键的内部控制点需要特别关注,以确保流程的规范和资金安全:1. 采购需求确认•采购申请人员的资质审查:对采购申请人员进行资质审查,确保其具有采购的合法权限。
•采购申请单的准确性:确认采购申请单中的信息准确无误,避免因信息错误而导致的采购混乱。
•采购需求的合理性审查:针对采购需求进行合理性审查,确保采购数量和周期符合实际需求。
2. 供应商选择•供应商资质审核:对供应商进行资质审核,包括注册信息、信用记录、质量保证等方面。
•供应商合同审查:审查采购合同是否完整、合规,避免因合同模糊而导致纠纷。
3. 收货验收•验收标准的设立:明确验收标准,对收货物品进行严格把控,避免次品或残次品进入生产流程。
•收货记录的完整性:确保验收记录详尽完整,以备日后查证。
4. 付款审批•付款审批流程:明确付款审批流程,规定审批权限和程序,避免越权操作。
•发票核对:严格核对发票信息,确保金额和内容符合合同约定。
采购风险点及控制点
涉及表单
7
验收
验收标准不明确、验收程序不规范、对验 收中存在的异常情况不作处理,可能造成 账实不符、采购物资损失
8
付款
付款审核不严格、付款方式不恰当、付款 金额控制不严,可能导致企业资金损失或 信用受损
9
会计控制
乏有效的采购会计系统控制,未能全面真 实地记录和反映企业采购各环节的资金流 和实物流情况,相关会计记录与相关采购 记录、仓储记录不一致,可能导致企业采 购业务未能如实反映以及采购物资和资金 受损
企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制,详细记录 供应商情况、采购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭 证、退货情况、商业票据、款项支付等情况,做好采购业务各环节 的记录,确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致
指定专人通过函证等方式,定期项,对供应商提出的异议应及时查 明原因,报有权管理的部门或人员批准后,做出相应调整 企业应当定期对物资需求计划、采购计划、采购渠道、采购价格、 采购质量、采购成本、协调或合同签约与履行情况等物资采购供应 活动进行专项评估和综合分析,及时发现采购业务薄弱环节,优化 采购流程,同时,将物资需求计划管理、供应商管理、储备管理等 方面的关键指标纳入业绩考核体系,促进物资采购与生产、销售等 环节的有效衔接,不断防范采购风险,全面提高采购效能
对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检和监造制度。对需要监 造的物资,择优确定监造单位,签订监造合同,落实监造责任人,审核确认 监造大纲,审定监造报告,并及时向技术等部门通报
根据生产建设进度和采购物资特性等因素,选择合理的运输工具和 运输方式,办理运输、投保等事宜 实行全过程的采购登记制度或信息化管理,确保采购过程的可追溯 性。 制定明确的采购验收标准,结合物资特性确定必检物资目录,规定 此类物资出具质量检验报告后方可入库 验收机构或人员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质量检验 证明,重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质 量、规格型号等是否一致。对验收合格的物资,填制入库凭证,加 盖物资“收讫章”,登记实物账,及时将入库凭证传递给财务会计 部门。物资入库前,采购部门须检查质量保证书、商检证书或合格 证等证明文件。验收时涉及技术性强的、大宗的和新、特物资,还 应进行专业测试,必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专 对于验收过程中发现的异常情况,比如无采购合同或大额超采购合 同的物资、超采购预算采购的物资、毁损的物资等,验收机构或人 员应当立即向企业有权管理的相关机构报告,相关机构应当查明原 因并及时处理。对于不合格物资,采购部门依据检验结果办理让步 接收、退货、索赔等事宜。对延迟交货造成生产建设损失的,采购 部门要按照合同约定索赔 严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性,判断采购款 项是否确实应予支付。如审查发票填制的内容是否与发票种类相符 合、发票加盖的印章是否与票据的种类相符合等。企业应当重视采 购付款的过程控制和跟踪管理,如果发现异常情况,应当拒绝向供 应商付款,避免出现资金损失和信用受损
关键控制点的确定原则
关键控制点的确定原则一、前言关键控制点的确定是食品安全管理中的重要环节,其目的在于识别并控制食品生产过程中可能对食品安全造成影响的关键因素。
本文将从食品安全管理的角度出发,结合实际案例,探讨关键控制点的确定原则。
二、什么是关键控制点关键控制点(HACCP)是指在食品生产过程中,可能对产品质量或安全产生显著影响的生产环节。
这些环节必须得到严格监测和控制,以确保产品质量和安全。
三、关键控制点的确定原则1. 原料选择和采购原料选择和采购是影响产品质量和安全的重要因素。
在选择原料时,应优先考虑其来源、品质和历史记录。
同时,在采购过程中应严格遵守相关法律法规,并确保供应商具有合法资格。
2. 生产工艺流程设计生产工艺流程设计是关键控制点的核心内容。
在设计过程中,应明确每个环节对产品质量和安全的影响,并采取相应措施进行监测和控制。
同时,在设计过程中应充分考虑环保、节能等方面的因素。
3. 设备和设施管理设备和设施管理是确保生产过程顺利进行的重要保障。
在设备采购、安装、维护和保养等方面,应严格遵守相关规定,并进行定期检查和维护。
同时,应对设备进行分类管理,确保其完好无损。
4. 人员管理人员管理是关键控制点的重要组成部分。
在人员招聘、培训、考核等方面,应注重岗位适配性和技能水平。
同时,在生产过程中应实行严格的作业规范,并加强对员工的监督和管理。
5. 环境卫生控制环境卫生控制是确保产品质量和安全的基础。
在生产过程中,应加强对厂房、车间等环境卫生的监测和控制,并采取相应措施进行清洁消毒。
6. 检测与分析检测与分析是关键控制点的重要环节。
在生产过程中,应对原料、半成品和成品进行定期检测,并建立相应检测记录。
同时,在出现问题时,应及时进行分析并采取相应措施进行改进。
四、结语关键控制点的确定是食品安全管理中的重要环节。
通过严格监测和控制生产过程中可能对食品安全造成影响的关键因素,可以有效提高产品质量和安全性。
在确定关键控制点时,应充分考虑生产工艺流程、设备和设施管理、人员管理、环境卫生控制以及检测与分析等方面的因素,并采取相应措施进行监测和控制。
采购活动的关键控制点
采购活动的关键控制点采购与付款业务流程的起点是请购活动,这也是本业务的第一个关键控制点,从请购活动开始,采购活动的关键控制点主要有:请购活动授权审批控制、采购与付款制度规范控制、采购与付款实施过程控制、采购商品的验收入库控制、采购与付款合同订单控制、采购与付款有关记录控制和采购与付款业务的职务分离控制。
(一)请购活动的授权审批控制请购商品和劳务是采购与付款业务的首要步骤,采购物料的使用部门或者仓库部门负责根据企业物料的需求和库存情况向采购部门提出来购申请,其他业务部门根据自身的商品需求情况编制请购单交给仓库或使用部门的请购人员,由他们进行集中请购。
一般来说,企业对正常经营所需物资物料的采购都会进行一般授权。
例如,仓库部门可以在现有库存量达到再订货临界点时就可以直接向采购部门提出来购申请,其他业务部门也可以对零星的物料需要或正常的维修工作和类似工作的需要,直接申请采购有关物料。
企业请购权限的安排要视企业的具体情况而定,一般都是由经常发生采购业务并且采购商品价值和数量较大的部门进行集中控制。
企业会不定期发生设备或价值量较大资产的采购,对于这类资本性支出和租赁合同的授权审批控制属于例外事项,企业的控制制度应该作特别授权,在一般情况下只允许指定专门人员提出来购申请。
提出来购申请的过程中,最重要的控制环节是请购单凭证的控制,企业的请购单可以根据管理的需要采取计算机记录或文件记录的形式。
企业的请购活动会频繁地发生,为了防止出现重复审批采购业务的现象,企业应该对请购单进行编号控制,由于采购申请的提出分散在各个部门,很难由企业统一进行编号,但是每个部门的业务授权人员都会进行请购单的审核,所以可以将编号的责任分配给各部门有审批权的负责人,这些负责人定期将编号簿交给内部审计部门进行检查。
简述采购销售合同的关键控制点
简述采购销售合同的关键控制点内部控制应用指引第7号——采购业务采购是指购买物资(或接受劳务)及支付款项等相关活动。
风险: 1、采购计划安排不合理,市场变化趋势预测不准确,造成库存短缺或积压,而导致企业生产停滞或资源浪费; 2、供应商选择不当,采购方式不合理,招投标或定价机制不科学,授权审批不规范,而导致采购物质质次价高,出现舞弊或遭受欺诈; 3、采购验收不规范,付款审核不严,而导致采购物资、资金损失或信用受损。
一、购买:关键控制点:采购计划、请购、审批、购买、验收。
控制措施: 1、编制采购计划:(1)采购部门按照要求部门的生产经营需要,进行分析汇总、与企业现有库存物资作比较,作出适当的计划。
(2)确保计划的合理性,企业应要求生产、经营等部门按照实际需寻求准确编制需求计划,并把有关计划纳入预算管理。
2、请购:为避免企业过量或短缺,影响企业的生产经营,企业应该建立采购申请制度并实施相关的控制措施。
——风险(1)企业应当依据购买物资或接受劳务的类型,确定归口管理部门,授予相应的请购权,明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。
(2)具有请购权的部门对于预算内采购项目,应当严格按照预算执行进步办理请购手续,并根据市场变化提出合理采购申请。
对超预算和预算外采购项目,应先履行预算调整程序,由具备相应审批权限的部门或人员审批后,再行办理请购手续。
(3)有关部门对于需求部门的申请,应根据主要考虑清单进行审阅,例如申请是否准确、完整及合理,是否在预算范围之内,继而进行审批或拒绝。
3、供应商选择、管理与合同:(1)建立科学的供应商评估制度或供应商信息系统,对供应商清单中的实体进行资质信誉情况进行审查;(2)制定内部指引协助有关人员挑选供应商,在公平公正的原则下就价格、质量、交货及时行、供货条件及其资信、经营状况等因素进行综合评估。
在大额购买时,企业应采用招标分析以确定采购价格。
(3)选定供应商后,企业应通过签订采购合同,明确双方权利、义务和责任。
采购管理六项关键过程控制
采购管理六项关键过程控制1. 采购需求识别和管理•目的:确定组织的采购需求,并对其进行有效管理。
•过程控制:在开始采购项目之前,组织需要明确采购的具体需求,并对其进行识别和管理。
这包括了确定采购物品或服务的详细描述、规格和数量,以及分析相关的风险和需求的重要性。
•关键控制点:–确保所有的采购需求都经过适当的授权和评审,并且已经得到了组织的批准。
–确保所有的采购需求都被准确记录和跟踪,以便在后续的采购过程中进行跟踪和管理。
2. 供应商选择和评估•目的:选择符合组织要求的供应商,并对其进行评估和选择。
•过程控制:在进行采购之前,组织需要确定合适的供应商,并对其进行评估和选择。
这包括了对供应商的能力、信誉、质量管理体系等方面进行评估,并选择最佳供应商进行采购。
•关键控制点:–确保对供应商进行充分的调查和审核,包括访厂、查证证书等。
–确保选择的供应商具备满足组织需求的能力和资源。
3. 采购合同管理•目的:管理和控制与供应商签订的采购合同。
•过程控制:在与供应商达成一致后,组织需要对采购合同进行管理和控制。
这包括了合同的起草、审批、签订和变更等流程,以及合同的履行和终止管理。
•关键控制点:–确保采购合同中包含了必要的条款和条件,包括付款方式、交货期限等。
–确保采购合同的审批和签订流程符合组织的规范和要求。
4. 采购执行和监控•目的:对采购项目进行执行和监控,确保供应商按合同要求进行交付。
•过程控制:在采购项目进行过程中,组织需要对采购的执行情况进行监控。
这包括了跟踪供应商的交货进度、质量控制、付款管理等方面。
•关键控制点:–确保与供应商进行充分的沟通和协调,以确保供应商按时交付所需的物品或服务。
–确保对供应商的交付进行质量控制和验收,以确保符合合同要求。
5. 采购收尾和结算•目的:完成采购项目的收尾和结算工作。
•过程控制:在采购项目完成后,组织需要对采购进行收尾和结算。
这包括了与供应商进行最终支付、验收和合同结算工作。
采购质量管理的关键控制点
采购质量管理的关键控制点在现代商业环境中,采购质量管理是确保企业产品和服务质量的重要环节。
合理的采购质量管理能够帮助企业降低质量风险,提高供应链的效率和可靠性。
本文将讨论采购质量管理的关键控制点,以帮助企业建立有效的采购管理系统。
1. 供应商评估和选择在采购质量管理中,供应商评估和选择是至关重要的控制点。
企业需要建立一套科学、系统的供应商评估体系,以检验潜在供应商的过往表现、资质和能力。
通过对供应商资质和能力的评估,企业可以选择并与优质供应商建立合作关系,以确保采购到符合质量标准的产品和服务。
2. 采购合同管理采购合同作为企业与供应商之间的法律约束,对于确保采购质量是至关重要的。
合同中必须详细规定产品和服务的质量标准、交付时间、责任分配等内容。
同时,在合同中应包含质量保证条款,以便在质量问题出现时能够确保供应商承担责任并采取适当的补救措施。
3. 采购过程监控采购过程的监控是采购质量管理的核心控制点之一。
企业应建立有效的供应商管理体系,包括监控订单的下达、供应商交付进度的跟踪、产品质量的抽检等。
通过及时的监控,企业可以及早发现潜在的问题,并采取相应的措施解决,以避免对生产和交付造成不利影响。
4. 采购检验和验收采购检验和验收是确保采购产品质量的重要环节。
企业应根据产品的特点和风险,制定相应的检验和验收标准,并建立检验计划。
在采购产品到货后,必须进行严格的检验和验收程序,以确保产品符合质量要求。
任何不符合要求的产品必须及时通知供应商,并采取适当的措施,如退货、索赔等。
5. 供应商绩效评估供应商绩效评估是持续改进采购质量的重要手段。
通过对供应商的绩效评估,企业可以定期检视供应商的表现,评估其交付能力、质量管理能力等方面。
根据评估结果,企业可以采取相应的措施,如奖惩机制、培训和协助等,以促进供应商的持续改善。
6. 采购风险管理采购风险管理是确保采购质量的关键控制点之一。
企业应识别和评估采购过程中可能出现的风险,并制定相应的应对措施。
采购全过程关键控制点的分析与应对策略
采购全过程关键控制点的分析与应对策略采购管理是企业运营中的重要环节之一,直接影响到企业的成本、供应链效率和产品质量等方面。
为了确保采购全过程的顺利进行,企业需要明确关键控制点,并制定相应的应对策略。
本文将对采购全过程的关键控制点进行分析,并提出相应的应对策略。
采购前期的关键控制点是需求分析和供应商选择。
需求分析是确保采购活动能够满足企业的实际需求的前提。
在需求分析阶段,企业应充分了解市场情况和竞争对手的动态,明确自身的采购需求,并制定明确的采购目标。
同时,供应商选择也是关键控制点之一。
企业应根据供应商的信誉、质量管理体系、供货能力等因素进行综合评估,选择合适的供应商。
采购执行过程中的关键控制点是合同签订和供货质量控制。
合同签订是确保采购活动的法律合规性和双方权益的保障。
在签订合同时,企业应明确采购的规格、数量、价格、交付时间等关键条款,并确保合同的执行与履约。
在采购过程中,供货质量的控制也是关键所在。
企业应建立完善的供货质量管理体系,对供应商的质量控制能力进行评估,确保采购的产品或服务符合要求。
进一步,采购后期的关键控制点是供应商绩效评估和售后服务。
供应商绩效评估是评估供应商在采购执行过程中的表现,并对供应商进行激励或整改。
企业应根据供应商的交货及时性、质量符合度等指标对其进行绩效评估,从而确保供应链的稳定性和效率。
售后服务也是关键所在。
企业应与供应商协商制定售后服务协议,明确售后服务的内容和标准,并建立有效的投诉处理机制,以确保采购后期问题的及时解决和用户满意度的提升。
针对以上关键控制点,企业可以采取一系列应对策略,以确保采购全过程的顺利进行。
建立标准化的采购流程和管理制度,明确各个环节的责任和权限,并加强内部协同沟通。
加强供应商管理,与供应商建立长期合作关系,并进行定期绩效评估,激励合作伙伴提供优质的产品和服务。
加强与供应商的沟通与合作,及时解决问题和处理投诉,增强供应链的协同性和灵活性。
企业还应建立完善的供应链风险管理机制,对潜在的风险进行预警和响应,以应对市场变化和外部环境的不确定性。
采购与付款循环关键控制点及对策
采购与付款循环关键控制点及对策一、引言在企业运营中,采购与付款循环是一项重要的经营活动。
它涉及到供应商的选择、采购过程的管理以及付款的安排等多个环节。
本文将探讨采购与付款循环的关键控制点,并提出相应的对策,以确保采购与付款循环的顺利进行。
二、供应商的选择与评估1.关键控制点:供应商的信誉度与质量保证能力是选择供应商的重要因素。
同时,供应商的价格与交货能力也需要考虑。
2.对策:建立供应商评估机制,对供应商进行综合评估,包括考察其信誉度、质量控制体系以及交货能力等。
确定合适的供应商后,建立长期合作关系,并进行定期的供应商绩效评估,以确保供应商能够持续提供优质产品和服务。
三、采购过程的管理1.关键控制点:采购过程的透明度和有效性是关键。
包括明确采购需求、明确采购的规格与要求、制定合理的采购计划等。
2.对策:建立采购管理制度,明确采购流程和权限,确保采购过程的透明化。
制定采购清单,明确采购需求和规格要求,并建立供应商询价制度,以确保采购过程的高效性和准确性。
四、付款安排的合理性1.关键控制点:付款安排的合理性需要考虑供应商的实际情况与企业的财务状况。
适时付款可以维护供应商的利益,同时也需要避免资金浪费和风险。
2.对策:与供应商协商确定合理的付款期限,考虑供应商的实际经营情况和资金需求,同时结合企业的财务状况进行合理的资金安排。
建立健全的财务审核流程,确保付款的准确性和合规性。
五、整合采购与付款流程1.关键控制点:采购与付款循环是相互关联的,需要整合流程,确保信息的及时传递和协调配合。
2.对策:建立采购与付款的沟通渠道,确保采购部门与财务部门之间的良好沟通,及时传递采购和付款相关信息。
采购与财务部门可以进行定期例会,以保持流程的协调性和顺畅性。
六、结论采购与付款循环是企业经营中的重要环节,通过对关键控制点的把控,可以确保采购与付款过程的顺利进行。
供应商的选择与评估、采购过程的管理、付款安排的合理性以及采购与付款流程的整合都是影响采购与付款循环效果的重要因素,企业应该根据自身情况制定相应的对策,以优化采购与付款循环,提高运营效率。
采购申请管理关键控制点
采购申请管理关键控制点简介采购申请是一个企业内部的重要流程,用于采购各种物品和服务。
在采购申请管理中,存在一些关键控制点,以确保采购流程的有效性、合规性和高效性。
本文将从几个关键控制点的角度,进行详细探讨。
1. 申请审批流程申请审批流程是采购申请管理的核心环节,其目的是确保采购申请的合理性和准确性。
以下是一个标准的申请审批流程:•申请人提交采购申请。
•申请部门主管审批申请。
•采购部门审批申请。
•财务部门审批申请。
•确认最终的采购需求。
•生成采购订单。
审批流程中的每个步骤都应该有相应的人员和角色来承担责任。
这些责任人应该有必要的权限来批准或拒绝申请,以确保所有采购申请都经过了适当的审核程序。
2. 预算控制控制采购申请的预算是采购管理中的另一个关键环节。
预算控制的目的是确保采购活动不会超出预定的预算。
以下是一些预算控制的措施:•每个采购申请都应该与相关的预算科目进行关联,以便跟踪和控制采购费用。
•采购部门应该在每个预算周期内进行预算分配,确保采购活动在可控范围内进行。
•采购部门应该对采购申请进行审核,以确保采购目标与预算一致。
•采购部门应该定期与财务部门进行预算审计,确保采购活动不超出预定的预算。
通过预算控制,企业可以更好地管理采购活动,避免预算超支和财务风险。
3. 供应商评估采购申请管理中的另一个关键控制点是供应商评估。
选择合适的供应商对采购活动的成功至关重要。
以下是一些供应商评估的关键要素:•供应商的信誉和声誉。
•供应商的财务状况和稳定性。
•供应商的产品品质和性能。
•供应商的交货能力和交货时间。
•供应商的售后服务和技术支持。
通过对供应商进行评估,企业可以选择到最具价值和可靠的供应商,从而提高采购活动的效率和质量。
4. 合同管理合同管理是采购申请管理中的另一个关键控制点。
在采购过程中,需要与供应商签订合同,明确双方的权利和义务。
以下是一些合同管理的关键要素:•合同草拟和审批。
•合同签订和归档。
•合同履行和监督。
招标采购控制
招标采购控制
招标采购控制是确保采购活动公平、公正、透明和有效的重要手段。
以下是一些关键的控制点:
1. 明确采购需求:在招标前,明确采购的具体需求、技术规格和质量标准,确保供应商能够准确理解并提供符合要求的产品或服务。
2. 制定招标文件:编制详细的招标文件,包括招标公告、投标须知、合同条款等,确保所有供应商在相同的条件下参与竞争。
3. 选择合适的供应商:根据供应商的资质、信誉、经验和报价等因素进行评估和选择,确保选择最合适的供应商。
4. 监督招标过程:确保招标过程的公平、公正和透明,避免利益输送和腐败行为的发生。
5. 合同管理:在确定供应商后,签订合同并严格执行合同条款,确保供应商按时、按质、按量交付产品或服务。
6. 采购绩效评估:定期对采购活动进行绩效评估,总结经验教训,改进采购流程和控制措施。
通过以上控制点的实施,可以有效地控制招标采购活动,提高采购效率和质量,降低采购成本,确保企业的利益和声誉。
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采购活动的关键控制点采购与付款业务流程的起点是请购活动,这也是本业务的第一个关键控制点,从请购活动开始,采购活动的关键控制点主要有:请购活动授权审批控制、采购与付款制度规范控制、采购与付款实施过程控制、采购商品的验收入库控制、采购与付款合同订单控制、采购与付款有关记录控制和采购与付款业务的职务分离控制。
(一)请购活动的授权审批控制请购商品和劳务是采购与付款业务的首要步骤,采购物料的使用部门或者仓库部门负责根据企业物料的需求和库存情况向采购部门提出来购申请,其他业务部门根据自身的商品需求情况编制请购单交给仓库或使用部门的请购人员,由他们进行集中请购。
一般来说,企业对正常经营所需物资物料的采购都会进行一般授权。
例如,仓库部门可以在现有库存量达到再订货临界点时就可以直接向采购部门提出来购申请,其他业务部门也可以对零星的物料需要或正常的维修工作和类似工作的需要,直接申请采购有关物料。
企业请购权限的安排要视企业的具体情况而定,一般都是由经常发生采购业务并且采购商品价值和数量较大的部门进行集中控制。
企业会不定期发生设备或价值量较大资产的采购,对于这类资本性支出和租赁合同的授权审批控制属于例外事项,企业的控制制度应该作特别授权,在一般情况下只允许指定专门人员提出来购申请。
提出来购申请的过程中,最重要的控制环节是请购单凭证的控制,企业的请购单可以根据管理的需要采取计算机记录或文件记录的形式。
企业的请购活动会频繁地发生,为了防止出现重复审批采购业务的现象,企业应该对请购单进行编号控制,由于采购申请的提出分散在各个部门,很难由企业统一进行编号,但是每个部门的业务授权人员都会进行请购单的审核,所以可以将编号的责任分配给各部门有审批权的负责人,这些负责人定期将编号簿交给内部审计部门进行检查。
企业的各个业务部门应该力求使采购申请业务制度化,要使采购审批制度层次化,即建立系统性的完备的分级分类分业务性质的授权审批机制,明确不同类型、不同级别的请购业务审批流程,保证所有的采购申请业务都经过规定的审批程序。
(二)采购与付款制度规范控制采购与付款业务作为企业重要的业务环节,应该使此业务的控制活动规范化、制度化,所以企业应该制定有关采购与付款控制的规范和制度,作为采购与付款业务执行的行为准则,在企业各部门进行推广。
在制度和规范中,至少应该包含以下内容:1.企业进行采购与付款业务活动的控制原则采购与付款业务是由企业各个部门共同完成的,企业的控制制度不可能形成单一的标准,这样就限制了各部门的创造性,脱离了实际。
企业的规范和制度要体现内部会计控制的主要理念,应该把内部会计控制的相关原则列入其中,这样就能使各部门在制定自己控制规范和制度时可以把握正确的方向。
2.企业采购与付款业务的人员权责安排企业的控制规范和制度应该说明有关人员和部门的责任和义务,这样既有利于采购与付款业务人员明确自身的责任,开展好本职工作,又有利于员工之间进行相互监督,形成竞争的氛围。
企业的人员权责安排制度是分层次制定的,一般来说,重大的采购与付款业务,例如重大设备购买决策控制,是由企业的厂长或经理层制定权责分配,而各部门的采购与付款业务是由部门经理制定人员权限安排。
3.企业采购与付款业务的一般程序采购与付款业务具有鲜明的程序化特征,如果业务活动能够按照标准流程进行,就会达到非常好的控制效果,而保证业务程序有效实施的前提是制定有效可行的业务程序规范和制度。
企业在制定采购与付款业务制度、规范的过程中,应该注意的问题有:力求实现控制程序的完整,将所有的重要环节都包括在内;坚持用最少的资源解决最多的问题的原则,注重制度和规范的执行效率;制定过程要发挥民主决策的优势,充分征求各个级别管理者和普通员工的意见,这是保证制度规范有效实施和可行性的关键。
4.企业采购与付款业务的修正和制度的调整机制企业的采购和付款业务受外界的影响较大,特别是供应商和市场供求关系,所以企业在规范和制度中列出的业务程序和有关规定应该随着外部条件的变化而进行必要的调整和修正。
企业在有关的制度和规范中应该建立沟通条款,保证采购与付款业务程序始终有效并及时对规范和制度进行调整。
(三)采购与付款实施过程关键控制点采购与付款业务过程中的关键控制点主要有:采购物料的实物控制、供应商管理控制点、采购预算控制和采购业务中不相容职务分离控制。
1.采购商品的实物控制采购与付款业务过程的实物控制主要有三个方面的控制点,第一,对于采购过程中重要物料的限制接近控制,企业的监督部门要随时检查采购人员的业务执行状况,并核对供货商的发货单和实际到货情况,防止货物在运输途中的丢失和损坏,在必要的情况下要对在途采购商品进行保险;第二,企业的仓库管理部门要加强库存采购商品的控制,对于接近来购商品的人员进行授权审批控制,任何未经授权的人员都不能接近来购商品,有效防止采购商品的滥用和丢失。
同时,仓库的验收部门应该与仓库保管部门进行职务和岗位的必要分离,防止串通舞弊行为的出现,还要加强对退货和退款的控制,退货资金的使用要得到主管的审批;第三,与实物控制紧密相关的是实物资产的记录控制,企业的记录资料保管人员应该对采购业务的重要记录进行限制接近控制,企业的各部门和人员在使用记录之前,要履行有关的审批程序,否则不得接近或借阅记录资料,如果需要借用记录资料,应该严格限定使用范围和使用时间。
特别是会计部门,要注意对采购支票的实物控制,支票的签字人应该负责支票的送交,不得由他人代理;尚未签发的支票要妥善管理,防止丢失;对于已经作废的支票,要及时注销,对于已付款的采购支票,财务人员应该加盖“付讫”印记,防止重复支付。
2.供应商环节的管理控制关键点对于采购与付款业务来说,供应商的选择、采购部门和供应商的关系,是较容易出现问题的环节,这些都是供应商管理的关键控制点。
具体的关键控制点有:(1)供应商选择过程的控制。
供应商的选择主要是由采购部门执行,同时财务部门和其他有关部门也要参与谈判等工作,并对供应商选择结果进行评价。
采购部门在采购业务开展之前,要向企业主要的供应商索取采购商品的报价、规格、数量、信用条件等信息,并进行经济效益分析,选择对企业最有利的供应商,在选择供应商的决策中,应该对供应商的情况进行综合分析,不仅要对采购价格进行考察,同时还要考虑运输条件、信用条件等。
(2)供应商选择的组织制度控制。
企业应该设立专门的机构进行供应商的选择评估,这就是供应商评估小组或专门委员会,企业要对评估小组进行一定的资金和人员支持,对供应商的各种资格和财务、信誉等情况进行分析和评价,评估小组的成员一般包括以下部门:财务部门、采购部门、工程部门和仓库质量管理部门。
供应商评估小组的主要工作有:评价供应商的主要经营状况,包括公司的财务状况、历史经营业绩、经营信誉、管理者的品质和生产规模等;供应商的生产制造能力,包括生产能力是否充分发挥、生产设备更新的速度、企业员工的业务素质等;供应商的研发能力,主要是技术研究水平和现有技术的先进性、产品的新颖性和市场竞争力,具有较高技术研发能力的企业能提供更加优质的产品;供应商的管理水平,即供应商的管理流程是否合理健全、管理系统的信息含量、生产和经营管理过程的稳定性以及定价系统的科学性;供应商的信誉评估,进行采购与付款业务时要考察供应商的诚信,主要是考察供应商的品质和信誉管理制度以及员工的道德素质教育状况。
评估小组还要根据上述考察内容完成选择供应商、确定供应商和建立供应商档案等工作。
(3)确定采购价格的控制点。
与供应商协商采购商品价格是采购与付款业务的中心问题,企业确定采购价格的决策主要体现在选择采购价格获得方式。
一般来说,采购价格的确定可以来取以下方式:最常用的是投标和招标采购,即企业将准备采购的所有信息和条件公布于众,并限定截止日期,供应商如果认为有必要参加竞标,就及时与采购企业取得联系,最后通过竞标方式确定采购价格;协议定价也是重要的方法,企业的采购人员与主要的供应商进行讨价还价,协商确定价格;对于采购数量非常巨大,单一供应商很难满足需求的采购业务,则要根据实际情况进行随机定价;询价直接采购,如果企业和主要的供应商保持了良好的业务联系,就可以根据自身的预算直接向供应商报价,随后在此基础上决定价格;通过市场采购确定价格,如果企业对供应商的报价不满意,还可以委派采购人员到商品市场进行现场采购,通过公开交易的方式确定价格。
3.采购预算控制关键点企业在进行采购与付款业务之前都要编制采购预算,通过预算指导采购与付款业务活动的执行,在进行采购与付款业务活动的过程中,对预算的执行进行监督是重要的控制点。
采购预算监督的主要控制点有:检查采购业务是否按照实物预算进行,主要是检查已完成的采购业务的入库单和供应商的发货单是否与采购商品的数量、种类等内容一致;检查付款业务是否按照采购资金预算进行,会计部门和监督部门要对采购发票和结算凭证进行审核,防止资金的滥用和贪污;根据采购活动的进行调整采购预算,企业的采购预算对采购活动只具有指导作用而不是指令性作用,而且预算也具有预测性的特征,所以随着采购活动的进行,会出现采购活动和采购预算发生差异的现象,如果是采购预算不够合理就需要对采购预算进行调整;对采购预算执行情况进行考核,企业制定采购预算的重要目的是控制采购成本,企业的采购活动在进行中会发生资金的支付和经济利益的流出,企业必须对已经结束的采购业务进行全面的预算考核,并对采购预算的结果进行奖惩。
4.采购业务执行过程中的不相容职务分离关键控制点采购与付款业务的执行涉及各部门的众多业务人员,对于风险较大的采购环节,企业必须做好人员和岗位的职务分离工作。
具体的关键控制点有:采购执行职务与申请采购职务相分离,如果这两个职责由一个人担任,就可能导致采购申请权被利用,使采购活动不符合企业的实际需要;采购业务执行与采购业务记录职务相分离,采购业务记录包括会计记录和管理记录,是对采购执行过程的监督,两种职务是不相容职务;有关的审批和请购、采购业务执行职务相分离,这是重要的制衡机制;还有验收与请购、采购业务执行相分离。
(四)采购与付款业务合同订单关键控制点采购与付款合同是具有法律效力的文件,企业在进行采购业务时必须对采购与付款合同重点控制,对合同的关键控制点有:在与供货商签订采购合同时,要在合同中明确自身的权利和义务,并签订补充条款,尽量降低企业的采购风险;另外,企业的采购部门还要注意供应商签署的合同是否具有法律效力,必要的情况下可聘请律师参与合同的签订过程;最后,采购部门要及时将签署的采购与付款合同送交企业的保管部门备案,并进行严格的保管。
采购与付款业务的订单是整个业务过程中最常见、最重要的凭证之一,在订单中主要包括了以下内容:采购商品的数量、规格;采购时间和货款总价格,以及有关的税费附件等。