采购管理与应付款管理系统业务处理

采购管理与应付款管理系统业务处理

一、请购与订货

1.请购：

在采购管理系统主界面点击【请购】菜单下的【请购单】，即可进入请购单界面。

（1）在请购单主界面，点击【增加】按钮，生成请购单；

（2）录入请购信息并点击【保存】，生成请购单；

（3）用鼠标单击【审核】，审核确认已生成的请购单。

【注意】

·请购单中的存货只能录入具有“外购”属性的存货，存货的属性在存货档案中设置。

·请购单中的请购人员只能选择人员档案中的有权限的人员，相关权限的人员档案盒数据权限中设置。

·请购单中的供应商只能选择有货物性质的供应商，相关属性在供应商档案中设置。

·供应商的启用日期≥请购单日期≥供应商停用日期，供应商启用日期和停用日期在供应商档案中设置。

·需求日期≥建议订货日期≥请购单日期。

·已审核的请购单不能修改、删除。如果要修改、删除。需要先弃审。

·已关闭的请购单不能修改、删除，如果要修改、删除，需要先打开并弃审。·有下游单据生成或被其他功能、其他系统使用的请购单，视为单据已执行，已执行单据不可弃审。如需修改，必须将下游单据删除或取消相关操作，方可弃审。2订货。

在采购管理系统主界面点击【采购订货】菜单下的【采购订单】，即可进入采购订单界面。

（1）在采购订单界面，单击【增加】按钮，进入采购订单录入状态界面。（2）单击【生单】菜单下的【请购单】按钮，进入采购请购单过滤条件选择界面。

（3）在请购单过滤条件选择界面，输入过滤条件，单击【过滤】，进入拷贝并执行界面。

（4）用鼠标双击要选择的采购请购单的“选择”栏目，选择栏目显示“Y”，然后用鼠标单击【OK】按钮，请购单相关内容会自动显示在采购订单的对应栏目中，根据订货信息对栏目修改后，单击【保存】按钮

（5）用鼠标单击【审核】按钮，对已保存的采购订单进行审核确认。

【注意】

·采购订单式可选单据，但采购选项中选择了“普通业务必有订单”选项时，则必须填制或生产采购订单。

·采购订单中计划到货日期≥订单需求日期。

·采购订单可以修改、删除、审核、弃审、变更、关闭、打开。

·已审核未关闭的采购订单可以参照生产采购到货单、采购入库单、采购发票。

二、到货与入库

1.到货。

在采购管理系统主界面点击【采购到货】菜单下的【到货单】，即可进入到货单界面。

（1）在到货单界面，单击【增加】按钮，进入到货单录入状态。

（2）用鼠标单击【生单】按钮，选择【采购订单】，系统会弹出采购订单过滤条件界面。

（3）输入过滤条件，并用鼠标单击【过滤】按钮，进入拷贝并执行界面。（4）用鼠标双击要选择的采购订单的“选择”栏目，选择栏目显示“Y”，然后用鼠标单击【OK】按钮，采购订单相关内容会自动显示在到货单的对应栏目中，根据到货信息对栏目修改后，单击【保存】按钮。

（5）用鼠标单击【审核】按钮，对已保存的到货单进行审核确认。

【注意】

·到货单可以手工新增，也可以参照采购订单等生产；但必有订单时，采购到货单不可手工新增，只能参照上游单据生产。

·到货单可以只录入数量，不录入单价、金额。

·采购的存货如因质量、规格等问题退回的，需要开具到货退回单。

·期初采购业务到货后，必须手工填写到货单或不填写到货单而直接生产入库单。在采购管理系统主界面点击【采购入库】菜单下的【入库单】，即可进入采购入库单界面。

（1）在采购入库单界面，单击【增加】按钮，进入入库单录入状态。

（2）在入库单录入状态下输入相关信息后，点击【保存】按钮。

【注意】

·红字入库单是入库单的逆向单据。如果发现已入库的货物应为质量、数量等问题要求退货，可填写红字入库单，全部或部分冲抵原入库单的数据。

·采购入库单界面中【生产】按钮，用于根据采购入库单自动生产采购发票。·如果在采购选项中选择“普通业务必有订单”，入库单只能参照上游单据生产，不能手工录入。

·如果采购管理系统没有库存管理系统集成使用，采购入库单无须审核、记账。

三、采购开票

在采购管理系统主界面点击【采购发票】菜单下的【专用采购发票】，即可进入专用发票界面。

（1）在专用发票界面，单击【增加】按钮，进入专用发票录入状态。

（2）单击【生单】菜单下的【入库单】按钮，进入入库单过滤条件选择界面。（3）输入过滤条件，并用鼠标单击【过滤】按钮，进入拷贝并执行界面。（4）用鼠标双击要选择的采购入库单的“选择”栏目，选择栏目显示“Y”，然后用鼠标单击【OK】按钮，采购入库单相关内容会自动显示在专用发票的对应栏目中，填写采购单价，单击【保存】按钮。

【注意】

·红字采购发票是采购发票的逆向单据。如果在采购发票结算后发生退货，需填写红字采购发票，全部或部分冲抵原采购发票的数据。

·采购过程中发生的运费，需要开具运费发票。

·已审核的发票不能再做现付处理。

·早采购管理系统单独使用时，采购发票在采购管理系统中审核；在采购管理系统与应付款管理系统集成使用时，采购管理系统的采购发票录入保存后，在应付款管理系统对采购发票进行审核登记应付账，同事回填采购发票的审核人。·如果在采购选项中选择“普通业务必有订单”，采购发票只能参照上游单据生产，不能手工录入。

四、应付单据的处理

（1）在应付款管理系统主界面点击【应付单据处理】菜单下的【应付单据审核】，进入单据过滤条件界面。

（2）在单据过滤条件界面，输入需要审核单据的筛选条件，用鼠标点击【确定】按钮，进入应付单据处理主界面。

（3）在应付单据处理主界面，用鼠标双击要选择的采购发票的“选择”栏目，选择栏目显示“Y”，然后用鼠标单击【单据】按钮，进入审核采购发票界面。（4）在采购发票审核界面，用鼠标单击【审核】按钮，对采购发票进行审核，审核完成后，系统弹出是否立刻制单提示界面。点击【是】按钮，将进入填制记账凭证界面，点击【否】按钮，放弃立即制单。

【注意】

·从采购系统中传入的单据不允许在应付单据处理中删除。

·当审核的发票是已经做过现付处理，则系统在审核记账的同时，后台还将自动进行相应的核销处理。对于发票有剩余的部分，作应付款处理。

·已经审核过得单据不能进行重复审核，未经审核的单据不能进行弃审处理。·发票审核还可以再单据过滤条件主界面进行自动批审或应付单据处理主界面进行手工批审。

五、采购付款单据处理

在应付款管理系统主界面点击【付款单据处理】菜单下的【付款单据录入】，即可进入付款单界面。

（1）在付款单界面，用鼠标单击【增加】按钮，进入付款单录入状态，输入付款信息并选择付款类型，用鼠标单击【保存】按钮，完成付款单录入。

（2）在付款单界面，用鼠标单击【审核】按钮，对付款单进行审核，审核完成后，系统弹出是否立即制单提示界面。具体界面与应付单据的立即制单界面相同。【注意】

·录入付款单时，必须明确付款类型是应付款、预付款还是支付其他费用。·已审核、已制单、已核销的付款单据不能修改、删除。

·付款单的审核还可以再应付款管理系统主界面点击【付款单据处理】菜单下的【付款单据审核】界面中完成。

六、任务十：转账处理

在应付款管理系统主界面点击【转账】菜单下的【应付冲应付】，进入应付冲应付界面。

（1）在应付冲应付界面，录入转出户、转入户、币种等过了条件，输入完成后，单据【过滤】按钮，系统会将该转出户所有满足条件的单据全部列出。

（2）在应付冲应付界面，用鼠标双击要调整的单据进行单据选定，然后单据【确定】按钮，转账即可完成，此时系统弹出是否立刻制单提示界面。具体界面与应付单据的立即制单界面相同。

【注意】

·若要取消转账，在应付款管理系统主界面点击【其他处理】菜单下的【取消操作】，选择取消转账或并账操作即可。

七、采购结算与应付款核销处理

1采购结算。

在采购管理系统主界面点击【采购结算】菜单下的【手工结算】，进入采购结算界面。