文件标准化管理办法

文件标准化管理办法（试行版）修改记录发送部门：1、目的：通过对公司文件资料的有效控制，确保工作现场使用唯一有效的文件资料，并形成统一规的编写格式及处理程序；2、围：本管理办法适用于公司所有公务文书、文件和资料的管理；3、定义：3.1公文：是指公司在处理各种公务时使用的应用文书包括：决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函（电报）、会议纪要；3.2制度（程序）：是指要求公司所有员工共同遵守的按一定程序办事的规程性文件；3.3办法：是指公司针对某项工作依照其所需标准制定的管理的文件；3.4标准：是指公司对某项工作应达到的要求进行规和约定的文件；3.5规章制度：公司各种制度、规定、办法的泛称；3.6记录（表单）：指公司对某项工作的各工作环节、结果进行记录可供事后追溯该项工作完成质量的证据性文件，主要为表格形式；4、权责：4.1总经理负责公司办法、制度、标准、计划、表单和以公司名义下发的公文的批准；4.2常务副总负责办法、制度、标准、计划、表单的审核；4.3各部门负责本部门相关文件资料的编写、审核、校对工作；4.4办公室负责以公司名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档，负责对各部门文件资料管理情况进行监督检查；4.5各部门负责以本部门名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档；5、容5.1文件资料的编写格式5.1.1文件资料的用纸标准：公司各类文件资料的正式编印一般用A4(210mm×297mm)型纸；图纸表格等不宜减小时该页应按以上纸型尺寸折叠装订；贴的公文用纸大小根据实际需要确定；5.1.2文件和资料章、条、款的编排规则：5.1.2.1 根据文件容的编排划分“章”就是一个章节包括条和款，“条”是章的一个部分，“款”是章或条的一个层次；章、条、款均用阿拉伯数字编号；5.1.2.2 “章”应左起顶格书写如第1章用“1、”标注，写该章的标题标题一行书写不够时可另起一行这一行的第一个字与标题的第一个字平排书写，章与章之间应空一行编排；5.1.2.3 “条”在“章”的编号右下空一格加一个小圆点再写该条在该章所处的顺序，如第4章第1条用“4.1”表示后空一格书写该条的标题；如果一章的各条根据需要再分为若干下一层次的小条其编号表示方法同上，如第4章第2条再分3小条则分另表示为“4.2.1”、“4.2.2”、“4.2.3”如果“4.2.1”再分为2个小条则分别表示为“4.2.1.1、4.2.1.2”；条一般只划分到第三层次即只以4位数字表示为限下一层次的容用“款”的形式进行叙述可用特殊符号“1）”编号；5.1.3文件资料的字体、排版、装订标准5.1.3.1公文类文件资料的字体、排版、装订标准:1）标题应采用二号宋体加黑，正文采用三号宋体字，行距为1.5倍；2）纵向行文排版时A4型纸页设置分别为: 上下边距为2厘米、左右边距为2.5厘米，上下行距为1.5倍行距；3）横向行文排版时A4型纸页边距分别为: 上下边距为2.5厘米、左右边距为2厘米，上下行距为1.5倍行距；4）非红头公文排版按印刷的标准纸使用字体、行距应符合以上要求；文件资料标题一般采用小二号黑体、正文采用小四号宋体字；章的标题采用小四号宋体字加粗；记录编号应在右上角用四号黑体字；5.1.3.2一般文件资料(包括制度/程序、办法、标准)的字体、排版、装订标准:1）封面:公司名称采用二号黑体加粗书写，标题采用小初宋体加黑书写，文件编号采用三号宋体加黑书写；2）正文标题应采用小二宋体加黑，正文应采用小四号宋体字，页眉页脚采用五号黑体加黑书写；4）纵向行文排版时A4型纸页页页设置分别为: 上下边距为2厘米、左右边距为2.5厘米，上下行距为1.5倍行距；页眉为1.7厘米，页脚为1.5厘米；5）横向行文排版时A4型纸页边距分别为: 上下边距为2.5厘米、左右边距为2厘米，上下行距为1.5倍行距；6）章的标题采用小四号宋体加粗；7）页码从修改页算起；8）记录（表单）编号应在右上角，用五号黑体加粗；5.1.3.3文件资料一般左侧页装订，纵向装订线左则为0.8厘米，横向装订线左则为1.8厘米，一些处于需持续改进或修订的文件资料可采用活页装订，但应确保文件资料的完整性；5.2文件资料的撰写格式及容5.2.1文格式及容：5.2.1.1红头公文格式及容：1）红头公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文部门标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送部门，印发部门和印发日期等部分组成；2）发文部门应当写全称或者规化简称，如果是联合行文，主办部门应当排列在前；3）公司的红头文件一律统一式样，文件头与正文用红线隔开，红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当：正文采用3号宋字体；4）发文字号，包括公司（部门）代号年号发文序号，年号一律用全称，并用方括号[ ]；联合行文，须标明主办部门；5）上报的公文，汉文应当在首页红线上方发文字号右侧注明签发人姓名；6）红头文件标题应当准确扼要地概括公文的主要容，一般应当标明发文部门（红头文件标题中，发文部门可省去），并准确标明公文种类，标题中除引用法规、规章名称时需加书名号外，一般不用标点符号；7）主送部门，一般写在公文标题下、正文之前，顶格书写，后加冒号，主送部门的全称、简称，均应使用统一的表达形式；公文不得多头主送；8）红头公文如有附件，应当在正文之后、签发部门和时间之前注明附件顺序和名称；9）成文日期，以领导签发日期为准；联合行文，其成文时间以最后签发领导人的签发日期为准；10）公文除会议纪要外，应当加盖印章，加盖印章的位置应与印发部门和成文时间相叠，联合上报的非法规性文件，由主办部门加盖印章；联合下发的公文，联合发文部门均应加盖公章，主办部门的印章应排列在前；5.2.2.2一般公文格式及容：1）一般公文一般由标题、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、签发部门和签发日期等部分组成；2）发文部门应当写全称或者规化简称，如果是联合行文，主办部门应当排列在前；3）一般公文如有附件，应当在正文之后、签发部门和时间之前注明附件顺序和名称；4）成文日期，以领导签发日期为准，联合行文，其成文时间以最后签发部门领导人的签发日期为准；5）应当加盖印章，加盖印章的位置应与签发部门和成文时间相叠；5.2.3管理办法、规章制度格式及容：管理办法、规章制度根据具体需要一般应包括标题、目的、适用围、权责容、执行标准、颁布者和生效时间等组成容；5.2.4表单格式5.2.4.1公司各部门相关的表单的设计、编制，要注明版本号并以适用性为原则；5.2.4.2表单一经确定，应具有一定稳定性，并能形成公司表格管理标准，由总经办负责表单样本的备案；5.3文件资料的办理程序5.3.1公文办理程序公文办理分为收文和发文：收文办理一般包括签收、登记、拟办、传递、批办、承办、催办、分发、立卷、归档、销毁等；发文办理一般包括拟稿、校对、审核、签发、印刷、分发、立卷、归档、销毁等；5.3.2公文行文规则5.3.2.1公司部各部门需向其他相关部门请求协调解决问题的，应直接向相关部门行文；5.3.2.2 明确发文权限：属于全局性的、重要的、方针政策性的文件，以公司名义行文，属于公司部管理围，各部门职权围的日常业务性文件，可以本部门名义直接行文；5.3.2.3向下级部门的重要行文，应当同时抄送直接上级领导（部门）。

5.4文件和资料的拟写要求：5.4.1符合相关规定的部管理办法、程序文件，若需修订或更换，要切实可行、并加以说明；5.4.2情况确实、观点明确、条理清晰，文字精炼、书写工整、标点准确，篇幅力求简短；5.4.3 用词用字准确，人名、地名、数字、引文规；文若使用简称，一般应当先用全称，并注明简称；引用公文应当先引用标题，后引用发文字号，日期应当写具体的年月日；5.4.4文件资料中的数字，除成文日期、词、词组、惯用词，以及具有修辞色彩的句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码；5.4.5 文件资料送领导批准之前，应当由分管领导或职能部门主任进行审核，审核的重点是：是否需要行文、是否要与相关部门会签；文字表述、文种使用、行文格式等是否符合本管理办法的有关规定；5.5文件资料的审批程序5.5.1公文审批要求；5.5.1.1 公司各部门根据职责权限起草的红头公文，应填写《发文单》，经主管领导批准后，由办公室加盖公司印章后印发；5.5.1.2公文必须由总经理签发；5.5.2 公司各部门根据职责权限起草的部门相关的公文，应填写《发文单》，经主管领导批准后，根据本部门需求印刷(复印)，由总经办盖公司印章下发；5.5.3公司各部门根据职责权限起草部相关文件，经主管领导批准后，加盖本部门印章并印发；5.5.4管理办法、规章制度审批要求5.5.4.1 公司管理体系文件由相关部门组织起草，应填写《发文单》或文件资料修改通知单，经分管领导、主管领导审核，管理者代表批准后，由总经办按《发文单》或文件资料修改通知单要求的印发数量和发文流向盖公司受控印章下发；5.5.4.2临时性管理文件由相关部门组织起草，经部门领导审核，主管领导批准实施；5.5.5表单审批要求公司各部门根据工作需要设计的具有稳定性的表单，由设计部门根据本部门文件序号进行表单编号，并报管理者代表审批，办公室负责表单样本的备案（含电子版）；5.5.6外来文件资料处理5.5.6.1 对外部门来文，由总经办在收文登记表中做好收文登记，在文件资料首页贴附并填写文书处理单，由总经办主任批示拟办意见后，报相关领导阅批；总经办按批办意见交相应部门或人员承办，并跟踪催办，总经办对文件进行归档整理，需要时承办部门可以留存复印件。

5.5.6.2 对文件资料的购买，由部门提出申请，报总经理批准后，行政部负责购买，并在办理入库手续，财务部门见入库单后方可办理有关报销手续；使用时，各部门在行政部办理借阅使用手续；5.5.6.3 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期；5.6文件资料的发放5.6.1文件资料的发放对象按《发文单》的要求确定。

5.6.2文件和资料发放前的标识5.6.2.1发放文件资料前应进行文件标识，以示文件资料唯一有效；未加标识或盖有作废章的文件不得在工作现场出现；5.6.2.2受控标识：若属受控文件，应加盖红色受控章，并在受控章填写持有者名称；需存档的文件应加盖红色“存档”印章；5.6.3文件和资料的发放手续：公司各部门按《发文单》中的要求发放文件；5.6.3.1对各部门的发文，由收文部门经办人在《文件资料发放回收登记表》上签名，以示收文；5.7文件和资料的修改5.7.1文件和资料发放使用后，如需更改，由原文件编写部门填写《文件资料修改通知单》，报原审批人审核批准，原发文部门将《文件资料修改通知单》和修改的文件按原发文手续进行处理；5.7.2 对文件个别容进行修改或增补文件容时，应采取换页的方式；换页时应在“修改号”处注明状态号（1、2、3……），并在《文件修改表单》上登记；由原发文部门将.作废页收回，填写《文件和资料发放收回登记表》；5.7.3 修改容超过原文件三分之一时，则适用换版方式；由原文件编写部门负责修订换版，并在《文件修改表单》上登记，重新加盖受控章，填写持有者；收回原收文部门及个人所持旧版文件和资料，按文件资料作废销毁程序执行，并填写《文件资料发放收回登记表》；5.8文件和资料的作废销毁5.8.1公司各部门对收回的作废文件资料，应填写《文件资料销毁清单》，经部门主管领导批准后三个月实施销毁；5.8.2存档的作废文件加盖红色作废章予以留存；5.9文件和资料的使用管理5.9.1文件和资料在使用过程中不得随意涂改、外借和复制；5.9.2 若受控文件使用人调离本公司，则由总经办负责收回受控文件；若将收回的文件重新下发给其他人员使用，应以换页的形式，更改文件受控章的持有者标识；5.9.3文件资料的保密围按《发文单》的要求处理，持有者应严格执行公司《保密制度》；5.9.4文件资料的存档和借阅参见《档案管理制度》；6、参考文件：《保密制度》、《档案管理制度》、《公司各部门标准代号》；7、附件/表单：《发文单》、《文件资料修改通知单》、《文件修改表单》、《文件资料发放收回登记表》、《文件资料销毁清单》8、本管理办法的实行、修订均需总经理核准始生效。