文件管理的相关介绍PPT课件

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文件的概念
文件的属性 文件的属性
文件的功能与效用
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文件是形成者在社会活动中为了一 定的目的而形成的，文件的内容直 接与形成者的活动相关；
一、文件 的特征
文件是有特定体式、名称的信息 记录；
文件是同时具有原始记录性、针 对性、有效性、凭证性、实用性 、传递性等性质的信息记录。
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第一节 文件的概念与属性
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文件的概念 文件的概念
文件的属性
文件的功能与效用
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一、文件的定义
法人及其代表形成公务 文件，个人一般形成私 人文件。
根本属 性。 文件是国家机构、社会组织或个人在
履行其法定职责或处理事务中形成的各种 形式的信息记录。
一、文件 的功能
2、凭证功 能主要通过 文件的有效 性来体现， 文件的内容 则是凭证功 能的实质所 在 4、存储功 能文件物质 材料质量是 基本条件， 科学管理与 保护是根本 保证
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3、传递功 能传递是文 件发挥效用 的重要步骤 之一
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现行效用在效力上的不等 决定历史效用的大小
指文件形成时所具 有的现行执行效用 现行效用
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二、总体分类
通用文件：各类国家机关和其它 组织在工作中普遍形成和使用的 文件，如：命令、通知、计划、 请示等。
根据形成和 作用的具体 公务活动的 领域的不同
专用文件：一定专业机构或在一 定专项领域内根据特殊需要专门 形成和使用的文件，如：审计文 件、会计文件等。
科技文件：在生产、科研、基建 等活动中形成和使用的文件，如： 工程图纸、实验报告等。
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三、通用文件的分类
平件：无特殊时间要求； 急件：内容重要并紧急，优先迅 速传递处理； 特急件：内容至关重要并特殊紧 急，随到随优先迅速传递处理。 公务电报与文件的性质效用完全相同， 标识方法则不同，根据紧急程度分别标 明：特提、特急、加急、平急。
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缓急 程度
指文件转化为档案 后所具有的作用
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第二节 公文的分类与种类
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公文的分类
公文的种类
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一、含
义
便于文件按不同情况、不同要求 分别处理、管理与保管。
文件的分类是指按某一标准或从某一 角度将某类文件与其它文件区分开来。
不会影响文件本身的性质和作用 。
内容 性质
公布性文件：可直接公之于众的文件； 陈述陈请性文件：指由被领导被指导机关 向所属上级机关制发的内容为陈述情况、 汇报工作、提出建议、答复询问、请求指 示或批准的文件，如各种报告、请示等； 商洽性文件：各类函件；
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说明性文件：可作为专门凭据的文件，如 各种证书、证明、协议等。
三、通用文件的分类
上行文：向所属上级领导、指导 机关报送文件；
传递 方向
下行文：向所属被领导、被指导 的下级机关送达文件； 平行文：向无隶属关系和指导关 系的其它机关送达的文件。
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Hale Waihona Puke 20三、通用文件的分类
规范性文件：以强制力推行的用于规定各 种行文规范的文件，如条例、办法等； 领导指导性文件：指由领导指导机关制发 的用于颁布政策、规章，指导、指挥、布 置工作，阐明领导指导原则和具体处置意 见的文件，如命令、指示、通报、通知等；
信息符号表达方式 和文件载体是多样 化的。 形成原因不外乎两个方 面，反映了公务和个人 活动的原始记录。
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二、公文的定义
公文的形成者：国家机关、政党、社会团 体、企事业单位及其法人代表，必须是依 法成立的。
公务文件， 简称公文。
公文的效力：内容在形成者法定职权之内 就具有法定效力。 公文的体式：1、公文的文体，包括体裁 （说明为主，兼有记叙和议论）、结构、 用语等；2、公文的格式，详见本章第三 节。 公文的形态：作为正式外发文件，目前还 是以纸质为主。
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公文是由法定作者制成并向一定 的对象发布；
公文必须反映与处理公务活动；
二、公文 的特征
公文是由法定作者制成并向一定 的对象发布；
公文具有合法性、权威性、强制 性、时效性等性质。
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文件的概念
文件的属性
文件的功能与效用
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1、记载功 能文件的多 文种、多类 型是文件记 载功能的各 种表现形式
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三、通用文件的分类
对外公开：不涉及国家秘密，可直 接对国内外公开； 限国内公开：不涉及国家秘密，不 宜或不必向国外公开；
涉密 程度
内部使用：不涉及国家秘密，不宜 或不必向社会公开；
秘密：含有一般的国家秘密； 机密：含有重要的国家秘密； 绝密：含有最重要的国家秘密。 指国家秘密，不是工作秘密、 商业秘密、公民隐私等。
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二、总体分类
文章式文件 表格式文件 根据信息 表达方式 的不同 图形式文件
图像式文件
声音式文件
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二、总体分类
纸质文件 磁介质文件，如：录音 文件、录像文件、磁盘 文件等。
根据物 质载体 的不同
感光介质文件，如照片 文件、影片文件、缩微 文件等。
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文件管理的相关 介绍
第一章
文件
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学习目的和要求：
全面认识文件。理解文件的概念，明 确文件的属性、功能与效用，认识文件的 分类意义，掌握文件分类的主要方法、文 件的功能及其表现、文件稿本的区别。掌 握文种的用法与特点，认识各文种的含义、 性质、用途，掌握文种选择的依据，正确 选用文种。认识公文格式标准化，掌握党 政机关公文格式。
源于文件作 者的合法性 文件的现行效用
1、文件在其形成时即具有
现行效用；2、文件的效用
是法定的；3、文件的效用 具有不等性（强弱、作用 范围、有效期限）。 1、记录与凭证依据作用；
二、文件 的效用
公文的现行效用 每份公文都具有的作用， 其它作用则要具体分析 历史效用 存史作用 查证和参考作用
2、规范与行政约束作用； 3、领导与指导作用； 4、知照与联系作用； 5、宣传与教育作用。
三、通用文件的分类
草稿
文稿
制作 阶段 和效用
定稿 正本 文本 存本 副本
规范性文件的正本还有 暂行本、试行本、修订 本等形式。