建设项目档案管理办法

建设项目档案管理办法

第一章总则

第一条为了进一步提高公司建设项目档案管理水平，保证档案资料的完整、准确、真实和系统性，充分发挥档案资料在工程建设、生产（使用）管理、维护和改扩建中的作用，依据《中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定》（石油办字〔2001〕213号）中的规定，结合公司的具体情况，特制定本管理办法。

第二条本办法规定的建设项目档案是指公司在炼油、化工建设项目中从立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理到项目竣工验收全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、照片、录像、录音、光盘等各种载体的文字资料。

第三条本办法适用于公司所有新建、改建、扩建和技术改造等建设项目的档案管理。

第二章档案管理职责

第四条大庆石化总厂信息档案室是公司建设项目档案归口管理部门，其主要职责如下：

1、在建设项目申请立项时，设立专人、专岗或专门机构，积累、整理、审查、接收建设项目的档案、资料，对档案进行全过程、全方位的动态跟踪管理；

2、负责提出、确认建设项目的设计、施工、监理等合同、

协议中的有关档案、资料及文件等的整理、编制和归档要求等条款。

3、档案管理人员在项目建设实施过程中，要参加施工交底会、参加到货设备的开箱检验、参加工程质量和进度检查以及工程中交和竣工验收工作。

4、负责对建设项目的前期工作资料、勘察设计资料、工程管理资料、交工技术文件、竣工图、投料试车及生产考核资料、竣工决算资料等竣工资料、竣工验收资料的编制、整理进行监督、指导和接收归档。

5、在设备开箱检验时，负责收集产品合格证、说明书、装箱单、设备图等随箱技术资料。

6、负责组织建设项目档案初步验收（自检）工作，编写档案工作自检报告。

7、负责组织建设项目档案预验收，编写档案资料工作报告。

8、负责在项目开工后6个月内、项目预验收后1个月内和项目正式竣工验收后1个月内分别填写下列登记表（登记表格式见“石油办字〔2001〕213号”文件），并报至股份公司总裁办公室文档处：

表一：国家重点建设项目档案管理登记表（项目及项目档案和资料情况动态表）

表二：国家重点建设项目档案管理登记表（项目档案预验收情况表）

表三：国家重点建设项目档案管理登记表（项目档案正式验收情况表）

9、对建设项目档案和资料的完整、准确、系统性及编制质量负责。

第五条公司工程项目管理部协助总厂信息档案室进行建设项目档案和资料的移交归档工作，其主要职责如下：

1、会同档案管理人员，在签订建设项目设计、施工、监理等合同、协议时，设立专门条款明确规定项目乙方单位应提交的项目文件的范围、名称、版本、套数、费用、时间，以及对提交文件的整理、编制和归档的责任。

2、按照合同有关条款，检查、督促设计、施工、监理等单位和部门对建设项目的档案、资料和文件等按时、按项、按质、按量移交归档。

3、负责组织建设项目的计划、投资、进度、质量、统计、征地、招投标等方面的工程管理资料、文件的移交归档。

4、负责建设项目基础设计、详细设计及竣工验收阶段的报、批文件和竣工验收资料的移交归档。

5、协助总厂信息档案室进行建设项目的档案初步验收和专项验收工作。

6、负责向总厂信息档案室递交公司建设项目年度实施计划和总结。

第六条承担建设项目设计、施工、监理等参建单位按照合

同要求，负责项目合同及有关的档案、资料、文件等按时、按项、按质、按量移交归档。

第七条公司技术发展处负责建设项目从项目立项到可行性研究阶段的项目建议书、可行性研究报告、设计任务书、计划任务书等及其报批文件以及竣工项目投料试车和生产考核总结的移交归档。

第八条公司质量安全环保处负责建设项目环境保护、劳动安全、卫生、消防等资料和专项验收报批文件、建设项目“环评”和“安评”及其报批文件等移交归档。

第九条公司电子商务管理部负责建设项目设备、材料等物资采购合同、引进设备材料商检等资料的移交归档。

第十条公司财务资产处负责建设项目竣工决算资料及报批文件的移交归档。

第十一条石化总厂外事部门负责引进项目的询价、报价、协议谈判、商务合同、谈判记录；国外各设计阶段的设计文件、技术问题往来电函；外专在现场安装、调试以及出国考察培训等文件资料的移交归档。

第三章档案管理和验收

第十二条在建设项目申请立项时，档案部门应设置专人、专岗或专门机构开始负责建设项目的档案管理工作。

第十三条建设项目档案管理工作要坚持“三同步”原则，即下达项目计划任务书的同时对建立项目档案提出明确要

求、任务；在检查施工进度和质量的同时对档案资料的收集、整理、审定工作进行检查；在工程竣工验收时与提交合格的竣工档案、资料的验收同步进行。

第十四条在签订设计、施工、监理等工程承包合同时，要设立档案、资料规定条款，明确考核条例。

第十五条在项目建设实施过程中，根据项目进度，设计、施工管理人员会同档案管理人员或部门定期组织、协调和指导勘察、设计、施工、监理等参建单位和其它有关部门对竣工资料、文件的编制、整理。

第十六条建设项目各参建单位、各有关部门要明确文件归档范围，在项目建设阶段，对本单位和部门所发生的档案、资料和文件按时、按项、按质、按量移交归档。文件归档范围请参见“石油办字〔2001〕213号”文件中的“中国石油天然气股份有限公司建设项目文件归档范围和保管期限表”。

第十七条档案验收应与工程验收的初步验收（预验收）和竣工验收两个阶段同步进行，重点应放在初步验收（预验收）阶段。

第十八条在工程竣工验收时，档案管理机构或部门要派人参加验收委员会或验收组，并配合作好项目竣工资料的专项验收工作。

第十九条竣工验收时，形成档案资料在1000卷以上的，要