某高职院校学生档案管理办法

**职业学院学生档案管理办法

第一章总则

第一条为了推进学生档案管理工作的规范化、制度化、科学化进程，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》以及国家有关学生管理工作的政策规定，结合我院实际情况，制定本办法。

第二条 **职业学院学生档案管理工作实行院、系两级管理，学生工作处是学院学生档案管理的职能部门，在分管院领导的指导下，制订管理办法并组织实施管理。各系（院）、培训部具体管理本部门学生的档案，接受学生工作处的业务指导和监督。

第二章职责分工

第三条学生工作处主要职责

（一）专人负责学生档案管理工作。

（二）完成各类档案材料与各系（院）、培训部的交接工作，建好学生档案登记簿。

（三）指导各系（院）、培训部完成新生档案的建档工作。

（四）统一安排、具体指导各系（院）、培训部完成毕业生档案的整理、排序、密封和交接等工作。

（五）指导各系（院）、培训部完成学生档案材料的日常归档工作，协调处理日常管理中出现的各类问题。

（六）制作提供学生档案管理所需的档案袋、登记表、转递单等建档材料。

（七）协调处理完成学生离校后档案的相关事宜。

第四条各系（院）、培训部主要职责

（一）贯彻执行学院学生档案管理工作的政策和规定，接受学生工作处的指导和监督。

（二）落实专人负责学生档案管理工作。

（三）负责接收、整理、分类、统计、保管本部门学生档案，建好学生档案登记簿。

（四）具体负责新生的建档工作。根据学生学籍变动情况，做好档案的重新分类归档工作。

（五）配合相关部门做好学生档案的查阅工作。

（六）完成毕业生档案材料的整理、封装和交接工作。

第三章材料的收集和归档

第五条档案材料的收集、归档是学生档案工作的主要任务。档案材料收集、归档不仅是学生管理部门的任务，也是各有关形成学生档案材料部门的任务。各有关部门领导都要重视学生档案的建档工作。

第六条学生在校学习期间应该归档的材料包括以下内容：

（一）学生高考档案材料；

（二）录取通知书；

（三）新生入学体检表；

（四）学生学籍登记簿；

（五）学生奖惩材料；

（六）高等学校毕业生登记表；

（七）学生学习成绩单；

（八）毕业生就业报到证副本；

（九）学生高考电子档案；

（十）学生的党（团）组织材料；

（十一）其它可供组织参考有保存价值的材料。

第七条凡按规定应由个人填写的归档材料，本人必须如实填写。字迹要清楚、工整，一律使用黑色钢笔或签字笔填写。在署名时必须署本人户口法定姓名且要与入学录取名册中的姓名相符，不得用同音字或不规范用字代替，未经批准不得擅自更改。

第八条归档材料必须齐全、完整，归档材料必须有负责人签字及单位公章，并按规定办理移交手续。

第九条归档材料交接时，交接双方经办人经核对无误后履行签字手续。如归档材料不符合归档要求，学生工作处有权退回，由递交部门按要求重新组织整理。

第十条所有归档材料必须是有关手续办理完毕的最终材料。

第四章档案的查阅

第十一条因工作需要，以下人员可查阅在校学生档案：

（一）学院领导；

（二）与学生管理有关的职能部门负责人或具体经办人；

（三）各系（院）、培训部党政主要负责人和分管学生工作的负责人、辅导员、班主任（仅限本部门学生的档案）；

（四）校外单位来人需查档案，必须要有介绍信。

第五章档案材料的保管和整理

第十二条新生报到后，凡属学生自带高中阶段档案，辅导员（班主任）应及时收齐并做好登记，并在新生上课第一个月内上交所在系（院）团总支。凡由生源地直接寄达的学生档案，学生工作处应及时移交学生所在系（院）团总支。移交过程中，必须认真清点、核对，并办理交接手续。

第十三条新生入学报到后，学生工作处即发《学生学籍登记表》和学籍卡，由辅导员（班主任）组织填写，并于一月内连同录取通知书一并交到学生所在系（院）团总支建档。

第十四条每学期末各系（院）、培训部团总支发放《学生学籍登记表》，由辅导员（班主任）负责组织填写，核实无误后交到团总支归档。

第十五条学生工作处于每年应届毕业生毕业前组织辅导员（班主任）集中整理以下学生材料：

（一）《高考阶段档案》、《学生学籍登记表》、录取通知书、报到证副本、奖惩材料由辅导员（班主任）负责进档；

（二）《入学体检表》由后勤管理处负责转交系（院）、培训部团总支进档；

（三）学生《学业成绩单》由教务处负责转交系（院）、培训部团总支进档；

（四）《学生高考电子档案》由招生就业处负责转交系（院）团总支进档；

（五）《高等学校毕业生登记表》由学生工作处发放，辅导员（班主任）负责进档；

第六章档案转递

第十六条学工处于每年应届毕业生毕业后，将录取简明登记表和毕业生登记表移交学院档案室。

第十七条各系（院）、培训部于每年应届毕业生毕业前在学院统一规定的时间内将档案整理完毕，并按要求填写《档案转递明细表》，交学生工作处签字查收。

第十八条学生档案必须经严格密封通过机要文件转递，必要时可派专人送达，不准交本人自带。

第十九条毕业生档案按毕业生就业通知书上签发的单位或录取院校地址转递。对特殊情况暂时无法转出的档案，学院原则上在两年之内可代其保管，无正当理由两年以上未转出的学生档案，学院不承担保管责任，并由学生按规定交纳档案保管费。

第二十条档案原则上不允许本人携带，有特殊情况确需本人或他人携带的，要出具本人的身份证、毕业证及有关单位调档函，并填写毕业生自带档案登记表后方可办理。

第二十一条报考国家公务员、入伍等毕业生在其考察期间需调档的，须出具相关部门的调档函和个人有效证件，方可调档。

第二十二条对于没有收到档案的学生，可到学生工作处查询机要单号或签收人。

第七章附则