人力资源档案管理制度

主题：人事档案管理制度

内容：

一、适用范围

本规则适用于公司所辖所有部门及员工。

二、目的

对人力资源档案进行有效管理，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，便于档案材料的使用。

三、工作职责

公司人事档案统一由人力资源部管理，工作职责主要包括：

按照归档要求，审核档案材料完整性，及时做好归档、录入人力资源数据库。

根据员工岗位级别、工作状态进行分类管理，便于档案查阅。

维护档案材料的完整性，避免出现档案材料损坏和遗失。

做好档案外部查询、借阅工作。

做好档案保密工作，防止档案机密外泄。

四、人事档案管理

（一）在职员工档案管理

1.在职员工档案包括员工入职档案和之后形成的人事档案材料。员工入职档案内容

及装订顺序为：

①《到岗通知单》

②《职位申请表》

③《面试评估表》

④一寸照片（5张）

⑤身份证复印件（2份）

⑥学历证、职称证、等级证复印件（各2份）

⑦体检报告原件

⑧离职证明原件

⑨入职意向书

⑩试用期录用条件书

⑪员工入职承诺

⑫关于社保参保情况说明

⑬已签章的《劳动合同书》（一式2份）

⑭已签章的《知识产权保密合同》

员工入职资料装订位置为第一页左上角倾斜45度处装订。

2.凡人事档案中要求填写的栏目，一定要如实填写、内容完备详细，并按要求签字

确认。

3.人事档案材料必须干净、完整齐全、真实、文字清楚，如不符合归档要求，有关

部门要及时补送材料。员工档案管理包括该员工相关的招聘、录用、合同、考核、

薪资、福利、奖惩、培训、体检等材料。

4.劳动关系专员负责将上周办理完成入职手续的档案交由档案管理员归档保管，档

案管理员对新入职员工档案进行标准编号归档，编号格式为：员工入职公司编号+

入职时间的前后的档案顺序号码，顺序号码共6位，例如第一位华日公司入职员

工的档案编码为“HR000001”以此类推。

5.员工晋升、降职、异动及奖惩资料，由劳动关系专员将正式审批材料于承办后5

个工作日内送交档案管理员处归档。对于不能及时完成移交和归档工作的员工，

将参照第七条中的相关规定进行处罚。

（二）离职人员的档案管理

1.劳动关系专员在规定时间将新增的离职人员名单及《员工离职申请表》移交至档

案管理员处。

2.档案管理员将离职人员的档案资料从在职人员档案中转移至离职档案中统一保管。

对于不能及时完成移交和归档工作的员工，将按照档案管理的违规处罚责任的规

定进行处罚。

3.离职人员档案资料保存期限为两年，超过保存期限的人事档案按档案销毁规定予

以处理。

（三）未录取人员的档案资料管理

1.招聘专员将面试未录取人员的资料统一交由档案管理员保管，档案管理员每月将

本月所有面试未录取人员资料汇总整理。

2.应聘人员资料保存半年后按档案销毁规定予以销毁。

五、人事档案借阅制度

（一）借阅范围

凡因考察、任免、调动、审干等，需要查阅员工档案的可以提供人事档案。与他人

案件有密切关系，而本人不便口述或其他特殊原因不能提供情况，必须从其档案中

取得旁证材料的，可提供人事档案的有关部分。公安部门因业务需要，了解有关人

员情况时，可提供有关部分的复印件。

（二）借阅手续

借阅人事档案必须经人力资源部部长（或副总裁）批准，并办理借阅手续，在档案

管理员处填写“人事档案借阅登记表”，须注明原因、借用期限，用毕立即归还。

（三）借阅规定

人事档案原则上不得借出使用，如确因特殊情况必须借出时，需经人事部门批准同

意并在“人事档案借阅登记表”上签字，须注明原因、借用期限，用毕立即归还。

查阅、借阅档案人员不得随意圈划、涂改、拆散、折叠、抽换和损坏。未经人事部

门同意，不得任意摘录、复制。如有遗失或损坏应及时报告。借档人员途中决不允

许携带档案到公共场所，借档人应对档案妥善保管，不准转借，不准给无关人员翻

阅。查借阅档案人员，必须在登记簿上登记其档案材料的名称、查阅内容及归还时

间并签名。查借阅档案人员，必须严格遵守保密制度，不得向无关人员泄露档案内

容。

六、档案存放管理与销毁制度

（一）档案的存放管理

根据气候的不同变化，经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防晒、防

潮和防蛀。档案柜不准存放无关的物品。每季度核对一次档案编号，发现编错或放

错位置纠正。档案柜的钥匙由档案管理员保管，不能将钥匙转借他人。离开档案柜

时须及时关闭档案柜。备用钥匙由人事经理保管。

（二）档案的销毁

对离职超过两年以上员工的人事档案资料和面试未录取人员超过半年以上的资料应

单独集中存放并进行集中销毁。销毁前必须经有关领导批准审定，完备审批手续后，

方可销毁。批准销毁的材料必须注意严格保密，由档案、保密等部门派人监销。七、档案管理的违规处罚责任及标准

在档案移交、存放、借阅过程中未按照《人事档案管理制度》规定造成档案缺失、破损，除及时补交缺失和修补破损资料外并对责任人进行处罚。处罚标准如下：