总结性材料老秘书经验谈

一、写作前的准备

对于秘书的材料工作，老秘总结为八个字：“领导满意，同事爱看”。要做到这八个字，说易也易，说难也难，功夫在平时，效果很显著。在写作前，我们需要：

1.熟悉领导的个人风格。

比如说领导个人风格属于务实型的，那么报告就需要多一些数据支撑，各部分言简意赅，结构紧凑些。

如果领导属于理论型的，那么报告尽量可以从一些理论展开，多添加一些领导在之前场合里的各种论述。

当然，领导个人的喜好也应注意到，比如说有些领导个人说话不是很清楚，在材料写作的时候尽量避免使用过长的标题和比较冗长的句子，用字的话也不要用太过于生僻和音比较难发的字。这个是一个积累的过程。

2.熟悉单位的整体情况。

有朋友说，这个熟悉也是一个漫长的过程，怎么办？

老秘的建议是分版块标记，具体来讲就是搞明白本单位的主要业务是什么？重点项目是什么？短板是什么？老秘觉得这个最好方法就是大量和反复阅读单位的会议纪要、工作总结、工作计划等现存资料。

领导肯定比我们更了解单位的情况，我们不是领导，但是我们可

以站在领导的角度去看问题，去更深层次的思考。

3.量化相关情况。

材料这种东西，不是写出来的，是改出来的。老秘在刚参加工作那会，常常一份材料改七八遍，好的材料不是一个人的智慧，是大家的结晶。

比如，老秘在写年中总结的时候，可以先把单位上年度的工作总结拿出来进行对比，将上年度的工作计划单列出来，通过询问各个部门，看年中任务完成了多少，还有多少没有完成，还差多少，什么原因引起的？下一步怎么补救和落实？

这些都是总结应体现的核心内容。直白点，年中总结，就是上年度计划落实情况的一个说明。

4.和领导积极交流。

有很多同志觉得见领导很犯怵，不敢和领导交流，这其实很不好。领导之所以为领导，必然有他过人之处。他的格局和眼界必然远超于我们这些单位底层人士。

当然和领导交流不是光去听训斥和闲谈去的，而是带着问题（如3中所列）和解决问题的候选方案去的，是去请领导圣裁去的。当然一些比较负责任的领导，会在写作前，会告诉你一些写作重点，需要突出的核心。

一般比较稳妥的方法是，向主管交流思路，向主任交流半成品，向大领导请示成品，反复修改，这个需要看自己在单位所处的位置等实际情况，进行处理。

二、正文的写作

一篇年中总结，大致可以分为上半年工作回顾、存在问题、下半年工作计划三个板块。老秘喜欢用谈成绩、谈问题、谈希望来做概述。

在做写这三点之前，老秘习惯先列个提纲，这个提纲可以笼统到哪一部分大致写什么，怎么写，也可以具体到最低一级的小标题，建议不要超过三级标题，不然结构太过于复杂，也不易掌控。

（一）谈成绩

1.材料的收集。

在这部分，老秘可以重点阐述上半年工作成绩也就是做了什么部分，可以将从各部门收集上来的信息此部分全部单列在一张纸上。

2.材料的分类。

具体可以参照去年年终总结里的计划部分，这样的好处有，一方面表现单位运营的规范性，另一方面可以表现单位各类重点项目的持续性。

划清板块，比如，老秘喜欢用项目进展、资金收入、内部建设、员工成长这四部分。同时在提纲中，像连线题一样归好类，这就完成了材料的预先处理。

3.材料的写作。

因为收集和分类的材料是一堆层次不齐的东西，老秘需要进行处理，这种处理体现了秘书工作人员的综合素质。在写作中需要坚持“三个一”，一个写作思路，一种风格语言，一种表达态度。