中美秘书工作的比较
浅论中外秘书存在的差异

浅论中外秘书存在的差异中文系宁海娇指导教师孔秋叶摘要中西方秘书的发展都有较长的渊源,但由于中外在经济基础、政治制度、科技发展水平和传统观念等方面的差异,中外秘书也存在着一定的差异,中国秘书的文化背景主要是行政文化占主导地位并对管理文化有制约作用,西方秘书的文化背景主要是管理文化影响行政文化。
中国秘书的教育目标随着社会主义市场经济的逐步完善而不断调整,课程设置侧重于学科体系的系统性、理论性和完整性,考核方式传统单一。
西方秘书教育目标针对性强,秘书培养市场化,在课程设置上注重职业技能,考核内容职业化特点较强。
工作方面,中外秘书也存在着一定差异。
总之,中外秘书在文化背景、教育理念、课程设置、考核方式、工作方面等方面呈现出各自的特色。
通过中外秘书之间的比较研究,重点在于阐明我给秘书与国外秘书的差异,有助于我们借鉴国外先进经验,对我国今后秘书事业的发展有所启示。
关键词:中外秘书;差异;启示英文题目ABSTRACTSecretary of western development has a long history, but because the Chinese and foreign in economic basis, political system, the development level of science and technology and the traditional concept of the difference of the respect such as foreign secretary, also there are some differences, Chinese secretary cultural background is mainly administrative culture is dominant and the management culture have restrict action, Western secretary the cultural background is the main management culture influence on administrative culture. Chinese secretary education goals along with the gradual perfection of socialist market economy and the continuous adjustment, the curriculum focuses on subject system of theories, and integrity, examination mode of traditional single. The Secretary of education goal of targeted, Secretary of culture market, the courses are based on occupation skill appraisal content, occupation characteristic strong. Work, foreign secretary also exists certain differences. In conclusion, foreign secretary in the cultural background, the concept of education, curriculum, assessment, work and show their own characteristics. Through the comparative study between the foreign secretary, mainly to explain my secretary and foreign secretary to the difference, is helpful for us to draw lessons from foreign advanced experience, to our country future secretary career development enlightenment.KEY WORDS: foreign secretary ;difference;enlightenment目录摘要 (I)英文题目 (II)前言 (1)一、中外秘书文化的背景差异 (2)(一)中国秘书的文化背景 (2)(二)国外秘书的文化背景 (2)二、中外秘书教育比较分析 (4)(一)中外秘书教育理念各有特色 (4)1. 教育目标 (4)2.教育理念 (4)3.教育模式 (5)(二)中西方秘书教育课程设置不同 (5)(三)中外秘书的职业技能考核内容不同 (6)三、中外秘书工作比较研究 (7)(一)中外秘书工作相同点 (7)(二)中外秘书工作不同点 (7)四、西方秘书教育对我国高职文秘教学的启示 (9)(一)根据市场需求,调整秘书培养目标 (9)(二)优化秘书专业课程设置,注重实践性教学环节 (9)(三)推进秘书考核方式的改革 (10)(四)重视秘书职业人文素质教育 (10)结论 (12)谢辞 (13)参考文献 (14)前言中国现代秘书起步于20世纪80年代初期,1980年上海大学文学院创办了全国第一个秘书专业,随后,武汉大学、江汉大学等120多所院校先后创办了秘书专业,当时的秘书教育侧重于党政机关行政秘书。
外国秘书工作比较

职能:1信息沟通 2处理文件资料 3办理日常公务 4财务辅助 作用:对上司工作范围足够 了解并分担工作,有时代表 上司发出指示。
关 与 俄罗斯 减轻首长的公务负担(科学有序安排工作日程、协助 俄罗斯:一减轻首长的公务负担 减轻首长的公务负担 系 首 首长处理文件、分担首长琐细事务)二与领导活动保持协调一致 雇员与雇主的关系 与领导活动保持协调一致 一、遵从上司 二 遵从上司 长 (明确工作目的、工作节奏与首长合拍、心理状态与首长协调、 与同事的关系(尊重、和谐、 、严格自律 严格自律(清早行事、正确对待过 严格自律 上 适应首长活动的变化)三秘书管理协调事务为首长服务 秘书管理协调事务为首长服务(计划安 严守机密、热情) 秘书管理协调事务为首长服务 失、不断提高) 司
文件档案统一管理先 从军事文件 军事文件开始 军事文件 (1920年)
德国
1、联邦总理府 联邦总理府(最权 联邦总理府 威机关) 2、联邦总统办公厅 联邦总统办公厅 (权力象征性代表无 表决权) 3、国务秘书委员会 国务秘书委员会 (协调各部政策与总 理保持一致)
秘 书 机 构
1、内阁官房 内阁官房(负责内阁事务及会 内阁官房 议,收集情报等,设内阁参事官室 1内阁办公厅 内阁办公厅(分设内阁秘书 内阁办公厅 、内阁审议室、内阁调查室) 1、总统办公厅 总统办公厅(协助总统处理事务、负 处、中央统计组、史料组、 总统办公厅 2、日本总理府本府 日本总理府本府(设总理大臣官 日本总理府本府 责总统与两院的联系、协助总统与政府各 1、联邦政府办公厅 科学官员、管理和人事局) 联邦政府办公厅 房‘保管官印及文件、会见记者 ’ 部联系、指定有关政策)由总统顾问、总 (政府日常办事机 2、枢密院秘书机构 枢密院秘书机构(枢密顾 枢密院秘书机构 、赏勋局‘负责菊花、文化及各种 统助理、办公厅正副主任与新闻秘书组成 构)到 问官:首相建议人选,女王 勋章的审查规化 ’、恩给局‘公伤 2、美国内阁秘书工作 美国内阁秘书工作(内阁由总统、各 2、总理办公厅 任命,任期终身,尊称“大 美国内阁秘书工作 总理办公厅 补助 ’、统计局、人事局 部部长、中央情报局长组成) 3、总统助手 总统助手(以秘 人阁下”,工作是颁发公告 总统助手 3、行政管理厅 行政管理厅(1948年第二次世界 行政管理厅 3、美国政府服务总局 美国政府服务总局(管理政府财产及 书命名的高级官员) 和发布命令) 美国政府服务总局 大战后新设立,主要审查机关设置 档案,采购办公用品,管理自动数据等) 3、英联邦秘书机构 英联邦秘书机构(成员国 英联邦秘书机构 及官员的合理性,下设长官官房、 间沟通及有关会议) 行政管理局、行政监察局、行政监 理委员会 1、见习秘书 见习秘书:接待或打字工作,以人际 见习秘书 交往为主 2、正式秘书 正式秘书(充当领导的 正式秘书 行政助手):拆发信件、订货、制定日常 案卷、接电话 3、行政秘书 行政秘书(组织文字 行政秘书 处理中枢系统的核心人物):处理业务信 函、电话联络、资料归档。4、通讯秘 通讯秘 书:从事所有打印工作,编辑并分发文字 稿件 5、法律秘书 6、医务秘书 医务秘书(有较 法律秘书 医务秘书 多就业机会) 7、技术秘书 技术秘书(必须学习 技术秘书 数学、物理、化学和统计学方面知识) 8 、驻国外机构秘书 驻国外机构秘书:申请条件 年满21 驻国外机构秘书 岁,美国公民,如已婚配偶也必是美国公 民,高等毕业生或同等学历,通过体格检 查,通过文职能力测验,有一定工作经验
中美秘书比较研究

中国秘书角色: 作为领导的助 手,负责处理 各种事务,如 文件处理、会
议安排等
美国秘书角色: 作为领导的助 手,负责处理 各种事务,如 文件处理、会
议安排等
影响因素分析
文化差异:中美秘书职责与角色受到不同文化背景的影响 社会制度:中美秘书职责与角色受到不同社会制度的影响 经济发展:中美秘书职责与角色受到不同经济发展水平的影响 教育水平:中美秘书职责与角色受到不同教育水平的影响
中国秘书培训与认证
培训方式:包括面授、网络 课程、实践操作等
培训内容:包括秘书基础理 论、秘书实务、秘书礼仪等
认证机构:包括国家人力资 源和社会保障部、中国秘书
协会等
认证等级:包括初级、中级、 高级等,不同等级对应不同
的培训内容和要求
中美秘书培训与认证比较
中国秘书培训: 注重理论知识和 实践操作,注重 秘书的职业道德
稻壳公司
中美秘书比较研究
单击此处添加副标题
汇报人:
目录
中美秘书职业发展历程
01
中美秘书职责与角色
02
中美秘书能力要求
03
中美秘书培训与认证
04
中美秘书行业发展趋势
05
01
中美秘书职业发展历程
美国秘书职业发展历程
19世纪初:秘书职业在美国出现,主要服务于政府和商业机构 19世纪末:秘书职业逐渐专业化,开始出现秘书学校 20世纪初:秘书职业得到广泛认可,成为企业不可或缺的职位 20世纪中叶:秘书职业开始向多元化发展,出现行政助理、秘书等职位
和职业素养
美国秘书培训: 注重秘书的职业 技能和职业素养, 注重秘书的沟通 能力和团队合作
能力
中国秘书认证: 需要经过严格的 考试和考核,需 要具备一定的工 作经验和学历背
关于中西方秘书会务工作的比较研究

(5) 满足会议负责人执行人员或特殊客人提出的有关需要。 (6) 收集大会的新闻消息并打印成情况简报。 (7) 联系复印事项并把会议情况简报分发给与会者。 (8) 安置与会议活动保持联系的电话机。 (9) 运用传送信息、私人联系或其他方法,协调会议进行中的各项活动。 (10) 为拍摄集体照或其他事务需要,迎接并指引记者、摄影师到规定的拍摄现场,并把预各好的新闻稿分发给记者。 英国 (1) 提前到会带去一切会议所需的用品。 (2) 摆好会场方向指示。 (3) 确保座位安排就绪。 (4) 务必使每个与会者都有必要的文件资料和用具。 (5) 提供用水和杯子。 (6) 检查与会者在出席登记簿上的签名。 (7) 宣读上次会议记录等其他信件。 (8) 为中持者提供必要的资料。 (9) 做会议记录,详细记录会议做出的决定,及提议者附议者姓名和投票结果。 3、会议结束阶段: (1) 从会场取走所有剩余的与会议有关的文件。 (2) 通知供应膳食的负责人,收回会议室内的茶杯和其他器皿。 (3) 把视听设各运回仓库,交给保管人员保存。 (4)向大会当事人申报全部用品得失情况。 (5) 感谢曾经关照和帮助过本次会议的人员。 中西方比较, 中国秘书会务工作除涉及宏观组织协调和会议经费预算外, 其他会务工作基本内容与西方秘书会务工作内容大体相 同。一般都包括了会议文件资料的准各,会场的布局布置工作,会议所需物资设各的组织准各,与会人员的食宿安排,会议期间 的娱乐活动安排、医疗、交通、后勤保障,以及会议进程的组织、管理、协调,会场服务工作,会议记录,会后文件资料、物资 设备的清理,会议记录的整理等内容。 (三) 秘书在会务工中的辅助管理作用基本相同 通过会议商讨研究解决问题是领导实施管理的重要手段之一, 会议的召开必然伴随着大量会务工作的产生, 为了更好地辅助领导 实施管理,中西方秘书都承担了大量的会务工作。在完成会务工作任务的过程,中西方秘书都始终以贯彻、执行领导的意图为宗 旨,围绕会议中题内容和领导工作的需要,去组织安排和具体实施会务工作,为领导开好会议实现管理职能当好助手,发扦了相 同的辅助作用。 三、中西方秘书会务工作的不同点 (一) 西方秘书会务工作涉及的主要领域不同 中国秘书会务工作主要表现在党政系统、政府机关等行政领域,会务工作涉及的面相对较窄。西方秘书会务工作涉及的面相对较 宽,广泛分布于社会政治、经济活动等各个领域。 (二Βιβλιοθήκη 中西方秘书会务工作的管理运作方式不同
中外秘书比较

Chapter One2、秘书工作:秘书和秘书机构为领导工作服务,处理机关日常事务,完成领导交办任务,对提高领导工作效率起辅助作的工作。
3、中外秘书比较的目的:4、秘书性工作的时代性变化:5、中外秘书比较的基本内容:(1)为适应国际交往的需要。
(1)领导视野的拓展与秘书工作;(1)有关产生、发展历程的比较。
(2)为适应现代管理和领导活动的需要。
(2)管理要素的拓展与秘书工作;(2)有关现实状况的比较。
(3)为适应我国秘书理论与实践发展的需要。
(3)权力运用的主动性与秘书工作;(3)有关发展趋势的研究。
4、秘书人员如何协助领导高效行使权力:法纪严明是提高管理效益的基础。
(1)要了解组织运转中的关键部位、关键环节。
(2)要善于把握带有倾向性的动态。
(3)虚心听取群众意见,做领导的耳目,高度重视关系到群众根本利益的问题并向领导反映。
5、中外秘书比较必要性体现在:工作实践比较研究的必要性:(1)可以更加系统地吸收外国特别是西方发达国家秘书工作有益经验,为我国社会主义市场经济发展服务。
(2)可以更加深入地认识秘书工作的基本职能和本质属性,提高我国秘书人员的素质。
(3)可以对我国传统秘书工作方法进行扬弃,发扬优良的民族传统,丢弃消极的东西,形成符合我国社会发展需要的秘书工作体系。
秘书理论比较研究的必要性:(1)有益于借鉴西方发达国家秘书理论有益部分,适应我国社会主义市场经济体制的发展。
(2)促进中外秘书理论的融合。
6、中外秘书比较的主要方法:7、中外秘书比较的内容:8、学习中外秘书比较的要点:(1)系统研究法; (1)纵向历史发展比较的关节点; 理清脉络; 点线结合;(2)比较研究法; (2)横向现实状态比较的对应点; 相关理解; 主动思考;(3)文献研究法; (3)职能活动比较的特征点;Chapter two1、人们把国家的产生和文字的产生,作为秘书工作产生的两个必要条件和基础。
2、秘书工作基本属性是近身综合辅助性。
中外秘书比较串讲笔记

中外秘书比较串讲笔记中外秘书比较串讲笔记随着国际化进程的加速,政治、经济、文化等领域的交流与合作日益增多,中外秘书在各种组织中的角色变得越来越重要。
本文将从工作职责、素质要求和事务处理等方面对中外秘书进行比较串讲,探讨中外秘书的异同点。
一、工作职责中外秘书在工作职责上存在一定的差异。
从体制上说,我国的机关、企事业单位中,秘书一般是一个岗位代表多个领导的职责,负责领导的日程、文稿的收发、领导的出行、接待外宾等工作。
而外国的机关及企事业单位中,秘书是单独为一个领导量身定制的,其职责与该领导的工作紧密相关。
此外,外国的机关及企事业单位中,秘书能够涉及机密秘密性较高的部分工作,而我国中外秘书在涉及机密方面受到较高的限制。
从工作内容上看,中外秘书的工作职责包括管理会议、协调工作、安排日程、处理信息、策划活动、接待来访等。
中外秘书的职责略有不同,但总的来说可以分为日常管理和协调工作两个方面。
中外秘书协调领导的日程安排,确保工作正常运转;管理会议,为领导参与会议提供准备工作;负责维护办公室秩序和保护领导隐私;处理各种文档信息,涉足各种事务;组织组织活动、招待来访,跟进项目进展等。
总之,中外秘书的职责都是为了维系工作的顺利开展和领导的高效工作。
二、素质要求中外秘书应该具备的素质要求也有所不同。
从文化背景看,中外秘书的文化背景不同,也决定了他们的思维方式、口语品质、敬业精神等方面的差异。
外国的机关及企事业单位中,秘书多半有良好的教育背景和职业技能,能够胜任更复杂的工作,且通常拥有出色的外语能力。
而在中国,由于教育制度等原因,秘书的教育背景相对较低,文化素质需要通过后天努力提升。
从技能方面看,中外秘书的技能要求都很高,但重点不同。
在外国,秘书需要有出色的计算机和多媒体技能,对电子邮件和互联网有很强的应用,同时要具备拓展人脉、搭建人际关系、协调机构、联络对外关系的能力。
而中国的秘书除了要有基本的计算机技能外,还要掌握能胜任各种业务的应用软件。
中外秘书比较

中外秘书比较名词解释⏹中外秘书提供谋辅助的沟通方式进谏方式:即秘书人员发现问题,特别是发现领导工作的失误或疏漏后,向领导者提出批评、意见或建议,规劝其改正错误。
⏹探索方式:即针对要解决的某一难题,组织有目的、有计划的群体探索,广泛地征求意见或建议。
⏹中国秘书的文书档案工作:主要是指对处理完毕的有一定保存价值的文件材料按一定规律和程序的立卷归档和机关档案室的工作。
⏹会议须知:根据需要对会议要发布会议须知,包括作息时间、生活安排、有关纪律、保密要求和注意事项等。
⏹专职秘书:是指直接为领导人个人服务的秘书。
他的工作直接受特定领导人派遣,并直接向特定领导人负责。
1、秘书:是领导者、主事者身边综合办理日常事务,即办文办事办会、沟通信息、协调事务、完成交办事项,提供跟踪综合公务服务的参谋助手。
2、秘书工作:是人类的管理实践和领导活动实践中产生的,为人类社会所长期承继的、有着特定的工作内容、基本规律和特定技能的职业活动。
3、收文:指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料,包括文件、电报、信函、内部刊物、资料,其他文字材料。
4、收文处理:指收到文件后组织文件运行,直到阅办完毕的全过程。
5、会签:主办部门代领导机关所拟文稿中涉及其他部门的问题时,应事先征得有关部门的同意,并请有关部门有领导人签字。
6、签发:机关领导人对拟以本机关名义发出的文件送审搞签署表示核准的意见。
签发是文件形成的关键性环节。
7、会议:是人类的一种有组织有目的的聚众议事的社会活动,是人们为了达到确定的目的,交流情况,分析问题,协调关系,商议对策或处理事务的过程。
8、机关日常事务:是每天都要操办的具体事务。
主要包括整理办公环境、使用电话、来客接待、公务活动中的人际交往等。
9、整理办公环境:主要指的是维护机关微观办公环境的有序性和整洁规范性,特别是要为领导办理公务、提供良好的工作环境、并使包括秘书工作在内的各项机关日常工作,在良好的工作环境中有序运转。
中西方秘书活动比较

一、中国秘书职能的形成
及其主要内容
社会主义建设初期的计划经济时期秘书工作主
要分布于国家
机关行政领域,
秘书工作内容
和工作任务以
政务服务为主,
其工作职能可
概括为八个方
面(见图8-3)。
图8-3 秘书的工作职能
一、中国秘书职能的形成 及其主要内容
社会结构由单一化向多元化的发展,秘书工 作任务和工作职能开始由政务服务向多元化服务 方向发展。对秘书工作职能的认识和理解开始呈 现出多元化的特点:
第二节 中西方秘书工作 职能比较
一、中国秘书职能的形成及其 主要内容
二、西方秘书工作职能的形成 及其主要内容
三、中西方秘书工作 职能比较分析
一、中国秘书职能的形成 及其主要内容
新中国成立初期,第一次全国秘书长工作会议, 明确指出了政府秘书机构的工作职能(见图8-2)。
图8-2 政府秘书机构的主要工作职能
表8-1 中国秘书专业的课程设置
公共基础课
专业课
选修课
80
马克思主义哲学、中
秘书学、行政管理学、
社会学、
年 国革命史、古代汉语、现 档案学、文书学、公文写作 书法、美学、
代 代汉语、古代文学、现代 等
法学概论等
初 文学、外国文学、文学概
期 论、写作、英语
90
邓小平理论、毛泽东
社会学、管理学、经济
决策学、
(二)会务工作的基本内容 大体相同
1. 会前准备阶段 西方——美国秘书会务工作的内容 联系会场和代表的住处; 察看和布置会场; 负责制会议证件、请柬和备忘录; 拟定会议日程表; 给发言人发出邀请; 编排会议程序; 安排与会者的作息时间,膳食、茶点、娱乐活 动等; 准备会议资料、登记簿及办公用品; 准备视听设备、安排翻译服务; 安排会议后勤保障、保密及医疗、交通等事务; 安排宴会、摄影和有关新闻报道等活动。
中外秘书比较

中外秘书比较名词解释⏹中外秘书提供谋辅助的沟通方式进谏方式:即秘书人员发现问题,特别是发现领导工作的失误或疏漏后,向领导者提出批评、意见或建议,规劝其改正错误。
⏹探索方式:即针对要解决的某一难题,组织有目的、有计划的群体探索,广泛地征求意见或建议。
⏹中国秘书的文书档案工作:主要是指对处理完毕的有一定保存价值的文件材料按一定规律和程序的立卷归档和机关档案室的工作。
⏹会议须知:根据需要对会议要发布会议须知,包括作息时间、生活安排、有关纪律、保密要求和注意事项等。
⏹专职秘书:是指直接为领导人个人服务的秘书。
他的工作直接受特定领导人派遣,并直接向特定领导人负责。
1、秘书:是领导者、主事者身边综合办理日常事务,即办文办事办会、沟通信息、协调事务、完成交办事项,提供跟踪综合公务服务的参谋助手。
2、秘书工作:是人类的管理实践和领导活动实践中产生的,为人类社会所长期承继的、有着特定的工作内容、基本规律和特定技能的职业活动。
3、收文:指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料,包括文件、电报、信函、内部刊物、资料,其他文字材料。
4、收文处理:指收到文件后组织文件运行,直到阅办完毕的全过程。
5、会签:主办部门代领导机关所拟文稿中涉及其他部门的问题时,应事先征得有关部门的同意,并请有关部门有领导人签字。
6、签发:机关领导人对拟以本机关名义发出的文件送审搞签署表示核准的意见。
签发是文件形成的关键性环节。
7、会议:是人类的一种有组织有目的的聚众议事的社会活动,是人们为了达到确定的目的,交流情况,分析问题,协调关系,商议对策或处理事务的过程。
8、机关日常事务:是每天都要操办的具体事务。
主要包括整理办公环境、使用电话、来客接待、公务活动中的人际交往等。
9、整理办公环境:主要指的是维护机关微观办公环境的有序性和整洁规范性,特别是要为领导办理公务、提供良好的工作环境、并使包括秘书工作在内的各项机关日常工作,在良好的工作环境中有序运转。
中美秘书工作的比较

中美秘书工作的比较内容摘要:秘书工作遍布在世界的各个角落,无论是党政机关还是企事业单位,都离不开秘书工作者的身影,秘书工作者以他们的方式为社会贡献者自己,但是由于各国之间历史与文化的不同,秘书工作也存在着差异,美国是世界头号大国,把美国的秘书工作与我国的进行比较,以便更好地完善我国的秘书工作。
关键词:中美秘书工作比较一、中国和美国秘书的基本定义我国对秘书的定义是:秘书是指党政机关、社会团体和企事业单位中从事文字和行政事务为主,直接为领导服务的综合性办公人员。
美国出版的《韦氏秘书手册》指出,“今天的秘书绝不再是单纯的接待员兼打字员,因为越来越多的经理希望自己的秘书成为行政管理的助手,以便自己有可能从繁琐的日常事务和专门工作中解脱出来......秘书已经成为决策者和执行者之间的一座桥梁......一个精干而可靠地秘书不仅是经理和工作人员之间的桥梁,而且还应当是协助寂寞那个里的左右手。
”二、秘书基本内涵的异同(一)相同点:都对领导者起到了行政助理的作用。
(二)不同点:1.从秘书在管理系统中的地位和权责来看,我国偏重于综合性公务。
美国强调起行政助理作用、赋予秘书更多的执行权力。
2.从服务对象来看,我国实行集体领导制,即秘书为多位领导服务。
而美国管理组织中主要领导人的权力较为集中,秘书人员大多只对主要领导人个人负责。
国内秘书似乎并不是领导者一个人的秘书,他是众位领导人的秘书,不但要听命于直系领导(总经理),还被要求听命于副总经理,部门经理,部门副总经理,等等。
电影《穿普拉达的女王》中,秘书安迪主要听命于米兰达一个人,完成米兰达交代的任务,她不但要当米兰达的行政助理,更是连米兰达的生活助理也一并负责。
这样看来,似乎美国的秘书被委派更多的责任。
从《穿普拉达的女王》中的情节可以看出,中美两国对秘书定义的不同。
我国实行集体领导者,秘书需要为多位领导服务。
美国管理组织中领导人权力比较集中,秘书人员大多只对主要领导人个人负责。
中外秘书比较

1.秘书是领导者身边综合办理日常事务,即办文办事办会、沟通信息、协调事务、完成交办事项的参谋助手。
2.秘书工作是人类在管理实践中产生的,有着特定的工作内容、基本规律和特定技能的职业活动。
3.中外比较的基本内容:1.有关产生发展历程的比较2.现实状况的比较3.发展趋势的比较。
研究方法:比较研究方法;系统研究方法;文献研究方法。
4.中外比较重点:1.纵向历史发展比较的关节点2.横向现实状况比较的对应点3.职能活动比较的特征点。
5.秘书工作产生的必要条件和基础是国家和文字的产生。
秘书工作基本属性:是对领导者的近身综合辅助性。
秘书性工作人员是领导者身边协助收集情况、操办日常事务、记载有关活动的助手。
6.原始社会秘书生活动萌生:1.部落首领的近身辅助需要。
部落首领领导活动的辅助需要,是原始人类秘书性活动产生的直接原因。
2.原始社会秘书性活动。
①听下言纳于上、受上言宣于下的纳言的活动,起到了上传下达的沟通作用。
②原始信访活动,用“进善旌”、“诽谤之木”和“敢谏之鼓”等形式征求群众意见,是我国信访工作之源头。
③原始会务活动,是我国秘书会务工作的源头。
④记言记行的史官活动。
⑤占卜预测吉凶的巫祝活动。
⑥出现了原始文书。
7.中外原始秘书性活动相同之处:①具有萌生原始秘书性活动的基础②是社会生产力发展的产物,出现在青铜器出现之后③受到原始宗教的影响。
不同:①中国原始的秘书性活动可为后世所了解,而外国的却大多湮灭②中国原始性秘书活动的方法影响着当代秘书活动,而外国的对当代影响却极小③中国的原始文字随历史发展演化为汉字有明显的承继关系,其他古国的文字和文书大都失传。
8.东方古国文书内容:①宗教文书②国王纪年文书③经济文书④军事和外交文书⑤法典文书:汉穆拉比法典是迄今已发现的古代奴隶制国家的第一部比较完整的法律⑥科技文化文书。
9.古希腊文书档案:①题铭文书②神庙文书③王国文书:古希腊《预言书》对古罗马的秘书性工作影响较大。
5国别秘书的对应比较

商务部傅自应部长助理在北京会见英国贸工部常务秘书班德一行
五、高层秘书机构的首长秘书比较 1、高层秘书机构 2、个人秘书
第三节
中日秘书工作比较
一、日本秘书工作 1、日本政府的秘书机构
1)日本内阁官房
主要任务为负责安排内阁会议议程,负责内阁的日
常事务,收集重要情报进行调查研究,向内阁提出 制定重要政策的根据。 配置内阁官房副长官两人,秘书宫、内阁参事官、 内阁审议官和内阁调查官若干人,协助官房长官进 行工作。
二、现代秘书内涵比较 (1) 主事者身边公务服务人员和办事助手。
查尔斯王子12年的王室秘书萨拉· 戈达尔
(2) 非盈利社团中义务操办日常事务的负责人。 (3) 高级秘书。
三、现代行政秘书比较 1、英国国家秘书
1)政务官
2)事务官
2、英国普通行政人员的级别及其职责
责任和权力。
布什总统私人助理布莱克· 戈特斯曼 白宫联络处主任丹· 巴利特说:“显然,白宫现在的紧
张形势比总统在的时候是要松了一些。但是,这绝不是 说当总统离开外出时,我们就可以高枕无忧了。” 布里安· 布拉沃的每日生活
2、中美两国秘书理论实践各自所具有的特点
中国秘书理论与实践至今带有较强的政治色彩 美国秘书理论实践更具有经济活动特征 “秘书干政” 行政学研究者关钟叔先生说:“秘书在政治生活中的重 要地位其实不惟中国,国外也是如此。” “因为在政 治机器的运行中,政治人物面对的公众是不特定的,工 作对象复杂化、多样化的特征直接决定要更好地行使公 务人员的服务职能很大程度上必须依赖于秘书这样一个 角色。”“美国秘书的政治地位同样非常高。像汉密尔 顿· 乔丹,没有多少人敢去冒犯这位美国前总统秘书, 在‘白宫人物排列表’上,他的名字甚至排在前国务卿 万斯和前国防部长布朗的前面。”“区别在于,你是作 为一种公共权力角色,还是一种个人权力角色?”
中外秘书比较

中外秘书比较随着社会的飞速发展,我国许多高等和中等职业院校设立了秘书专业,培养出大量的秘书人才以适应社会各行业的需求,同时在秘书工作的理论与实践方面进行了积极的探索。
我国的秘书工作与国外秘书工作具有很多相似点,但也有一定的差异,通过比较中外秘书工作的相同点与不同点,达到互补,有利于我国秘书事业的良好发展。
中外秘书工作相同点中外秘书工作的性质相同,在工作中都起到辅助性。
一个好的秘书就必须做到想领导之所想,急领导之所急,积极辅助领导完成工作,通过全面处理事务或间接辅助领导的管理工作为领导服务。
秘书的辅助性是秘书工作天生的属性,同时也是领导对秘书工作的必然要求。
中外秘书的工作特点和属性相同,都具有服务性、全面性、中介性、直接性。
秘书人员在工作过程中充分行使自己的职权,协调各项工作和谐有序的进行,以实现组织的预期目标。
中外秘书工作内容也有一定的相似性,主要办理的日常事务有:文书撰写、接待来宾、组织会议、公关活动、参谋辅助、档案管理、协调沟通、安排领导工作日程、转发文件、处理信息等。
秘书应在职责范围内协调组织与组织、组织与个人、个人与个人之间的关系,辅助领导完成各项管理工作。
中外对秘书人员的工作能力素质、人际协调能力都有较高的要求,秘书不仅要具有扎实的专业能力,如文书写作、会议组织、日程安排、办公室管理、接待事务等,还要具备良好的社交活动能力、观察分析能力、组织协调能力、预测能力等。
总之,秘书的综合素养是在长期工作中不断形成和提高的,是各种素质要素有机结合形成的整体综合能力。
中外秘书工作不同点中外秘书工作的职业化程度不同,我国秘书工作的特点侧重于中介性、服务性,而国外秘书工作的特点侧重于职业化、专业化、科学化、自动化。
中外秘书工作的分类也有所不同,我国秘书工作的分类较为模糊,工作职责范围没有明显的界限,分工不明确,而国外秘书工作的分类较为具体,职责范围很明确。
我国秘书的工作方式较为传统,具有较强的服务性,与领导者之间的关系规范,有些单位的秘书要绝对服从上级的要求,而国外秘书的工作方式比较开放自由,与上级关系处于平等融洽的状态,能够轻松有效的投入工作。
秘书工作国内外研究现状万能模板

秘书工作国内外研究现状1. 介绍秘书工作的定义和作用秘书工作作为一项重要的管理职能,旨在协助高层管理人员处理事务、提高工作效率、保障领导日常工作的顺利开展。
秘书在国内外企事业单位中扮演着重要的角色,其工作内容涉及文件管理、会议组织、信息汇报、协调安排等多个方面,贯穿了领导工作的方方面面。
2. 国内秘书工作现状在我国,秘书工作正逐渐得到重视和发展。
随着企事业单位规模的不断扩大和管理层级的多元化,对于秘书的需求也在增加。
随着信息化办公的普及,秘书的工作范围也在不断拓展,不再局限于传统的文件管理和会议安排,而是需要具备更多的交流能力、协调能力和创新能力。
3. 国外秘书工作现状在国外,秘书工作向来被视为一项高端职业,具备专业技能和服务意识的秘书在企业和政府机构中扮演着不可或缺的角色。
在发达国家,秘书已经成为一个独立的职业裙体,他们接受专业的培训和教育,具备扎实的管理知识和交流能力,能够胜任复杂的工作任务,成为领导的得力助手。
4. 国内外秘书工作的差异与共通之处国内秘书工作与国外秘书工作在某些方面存在差异,例如在职业发展路径、薪酬水平和职业认可度上有所不同。
但无论是国内还是国外,优秀的秘书都应具备高度的责任感、敏锐的洞察力和出色的组织协调能力,为领导提供全方位的支持和帮助。
5. 秘书工作的未来发展趋势随着信息技术的不断进步和企业管理理念的不断更新,秘书工作也将随之发生变化。
未来的秘书将更多地承担战略性规划、信息分析等工作,成为领导的智囊团和决策者的得力助手,其职业前景将更加广阔。
总结秘书工作作为一项重要的管理职能,在国内外都具有重要的地位和作用。
随着社会的不断发展和进步,秘书工作也在不断演变和完善,未来的秘书将扮演更加重要的角色,成为组织管理中不可或缺的一部分。
希望未来能够有更多的人关注并重视秘书工作,为其发展提供更多的支持和辅导。
由于科技的飞速发展和信息化办公的普及,秘书工作在国内外都面临着新的挑战和机遇。
中外秘书比较笔记

中外秘书比较笔记中外秘书比较笔记秘书作为一个辅助领导工作的职业,在中外均非常重要。
随着经济全球化的发展,中外秘书的工作与职责也在不断变化和适应,为许多企业领导提供了许多方便和帮助。
那么,中外秘书的工作和职责有什么不同呢?接下来,我们将从工作内容、职业素质等方面进行比较。
一、工作内容中、外秘书的工作有许多共同之处,比如:都需要负责做好上级领导的日常行程安排、安顿好来访客人、会议的组织和管理、文件的录入和整理等等。
而具体工作的区别,主要表现在以下几个方面。
1. 跨国文化对于外企的秘书而言,应该更具备跨国文化意识,了解外企的常规与规范、公司文化、品牌形象,因为其领导可能时常需要与外国客户建立业务交往,如果秘书不能很好地处理跨文化交际,将于磨擦与交流中失落一定的商业机会。
而国内秘书培训教育还需要更多地涵盖与国外企业文化相关的知识点。
2. 语言翻译外企秘书需要具备流利的外语,涉足英语、日语、德语等多种语言,而国内秘书的语言需要专注于母语中国汉语方面,但随着我国的发展,国际化逐步提升,英语能力的提高也成为秘书将来需要发展的一项业务能力,与此类似,文件的翻译需要更多涵盖国际化的语言词汇比如英文中的“email”和“organize”等。
3. 社交能力由于外国企业文化的影响,外企秘书在职场社交、人脉建立、名片交换等方面会受到很多的重视,秘书需要具备积极主动、沟通能力强和表达清晰、简洁的能力,国内秘书掌握的社交技巧则更多围绕日常礼仪和交际方式的认知。
二、职业素质无论在中外企业中,秘书都是一个重要的助手和灵魂人物,其中较为重要的工作素质有:1. 富有责任感秘书需要拥有超群的学习能力和责任感,能够迅速适应不同的工作环境和业务需要,积极主动地处理好工作任务,善于协调各个部门之间的关系,对分配的任务积极的负责推进,以保证工作高效、准确、流畅。
2. 敬业态度秘书需要具备高效工作方式和敬业的态度,能够及时高效地解决领导的工作需要和处理遇到的问题,有准确的任务观念,能够快速准确地完成任务,不能让领导产生憎恶与厌恶情绪。
中外秘书比较

第一章绪论秘书:是领导者、主事者身边综合办理日常事务,即办文办事办会、沟通信息、协调事务、完成交办事项、提供跟踪综合公务服务的参谋助手。
秘书工作:人类在管理实践和领导活动实践中产生的,为人类社会所长期承继的、有着特定的工作内容、基本规律和特定技能的职业活动。
1.中外秘书比较的基本内容与研究方法?答:中外秘书比较的基本内容,主要侧重以下方面:1.有关产生发展历程的比较;2.现实状况的比较;3.发展趋势的比较。
研究方法:主要运用比较研究法、归纳研究法、因果分析法和要素分析法。
具体研究方法:比较研究方法;系统研究方法;文献研究方法2.中外秘书比较中,要抓住哪些重点?答,必须抓住以下重点:1.纵向历史发展比较的关节点;2.横向现实状况比较的对应点;3.职能活动比较的特征点。
第二章中外秘书的历史源头1.人们把国家和文字的产生,是秘书工作产生的两个必要条件和基础。
2.秘书工作的基本属性:是对领导者的近身综合辅助性。
秘书性工作人员是领导者身边协助收集情况、操办日常事务、记载有关活动的助手。
3.人类社会秘书活动的源头在原始社会。
早在原始公社时期,部落首领身边就有了近身辅助的秘书性人员。
人类领导活动的出现是产生人类秘书性活动的条件和基础,也是人类早期秘书性活动的标志。
4.原始社会秘书生活动萌生:1.部落首领的近身辅助需要。
部落首领领导活动的辅助需要,是原始人类秘书性活动产生的直接原因。
2原始社会秘书性活动。
5原始时期的秘书性活动有哪些:归纳起来,有以下几个方面:一是听下言纳于上、受上言宣于下的纳言的活动,到了上传下达的沟通作用,并开展了原始时期的社会调查研究工作。
二是原始信访活动,用“进善旌”、“诽谤之木”和“敢谏之鼓”等形式征求群众的意见和建议,就是原始信访活动,也是我国信访工作之源头。
三是原始会务活动,一般由巫史等充当会议的操办人、记录人。
原始社会会议的组织操办是我国秘书会务工作的源头。
四是记言记行的史官活动。
中外秘书职能比较

职业培训:中国秘书职业培训体系相对完善,注重实践操作;国外秘书职业培训注重理论与实 践相结合
职业前景:中国秘书职业前景广阔,市场需求量大;国外秘书职业竞争激烈,需要不断提升自 身素质和技能
感谢您的观看
中外秘书职能比较
目录
秘书的定义和职责 中外秘书的工作内容 中外秘书的工作方式 中外秘书的素质要求 中外秘书的职业发展
中文定义和职责
定义:秘书是协助领导处理日常事务、提供决策支持、协调内外关系的人员。
职责:包括文件处理、日程安排、会议组织、信息收集与整理、沟通协调、文书起草、档案 管理等。
特点:注重细节、严谨认真、高效执行、善于沟通、具备一定的专业知识和技能。
设
中文秘书的素质要求
语言能力:具备良 好的中文表达能力 和写作能力
沟通能力:能够有 效地与上级、同事 和客户进行沟通
组织能力:能够有 效地组织和管理文 件、会议和活动
专业能力:具备一 定的专业知识和技 能,如法律、财务 等
英文秘书的素质要求
沟通能力:能够与不同文化 背景的人进行有效沟通
组织能力:能够合理安排工 作,提高工作效率
国内外秘书工作方式比较
中国秘书:工作方式较为传统, 注重上级指示,注重文件处理
外国秘书:工作方式较为灵活, 注重创新,注重项目管理
外国秘书:注重工作效率,注 重沟通技巧,注重团队合作
中国秘书:注重个人能力,注 重经验积累,注重个人发展
中国秘书:注重人际关系, 注重细节,注重礼仪
外国秘书:注重团队协作,注 重职业发展,注重个人品牌建
职业能力要求:英文秘书需要具备良好的英语沟通能力、组织协调能力和时间管理能力, 同时还需要具备一定的商务礼仪和社交技巧。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性,平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益,请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间:9:00-18:30)。
中美秘书工作的比较内容摘要:秘书工作遍布在世界的各个角落,无论是党政机关还是企事业单位,都离不开秘书工作者的身影,秘书工作者以他们的方式为社会贡献者自己,但是由于各国之间历史与文化的不同,秘书工作也存在着差异,美国是世界头号大国,把美国的秘书工作与我国的进行比较,以便更好地完善我国的秘书工作。
关键词:中美秘书工作比较一、中国和美国秘书的基本定义我国对秘书的定义是:秘书是指党政机关、社会团体和企事业单位中从事文字和行政事务为主,直接为领导服务的综合性办公人员。
美国出版的《韦氏秘书手册》指出,“今天的秘书绝不再是单纯的接待员兼打字员,因为越来越多的经理希望自己的秘书成为行政管理的助手,以便自己有可能从繁琐的日常事务和专门工作中解脱出来......秘书已经成为决策者和执行者之间的一座桥梁......一个精干而可靠地秘书不仅是经理和工作人员之间的桥梁,而且还应当是协助寂寞那个里的左右手。
”二、秘书基本内涵的异同(一)相同点:都对领导者起到了行政助理的作用。
(二)不同点:1.从秘书在管理系统中的地位和权责来看,我国偏重于综合性公务。
美国强调起行政助理作用、赋予秘书更多的执行权力。
2.从服务对象来看,我国实行集体领导制,即秘书为多位领导服务。
而美国管理组织中主要领导人的权力较为集中,秘书人员大多只对主要领导人个人负责。
国内秘书似乎并不是领导者一个人的秘书,他是众位领导人的秘书,不但要听命于直系领导(总经理),还被要求听命于副总经理,部门经理,部门副总经理,等等。
电影《穿普拉达的女王》中,秘书安迪主要听命于米兰达一个人,完成米兰达交代的任务,她不但要当米兰达的行政助理,更是连米兰达的生活助理也一并负责。
这样看来,似乎美国的秘书被委派更多的责任。
从《穿普拉达的女王》中的情节可以看出,中美两国对秘书定义的不同。
我国实行集体领导者,秘书需要为多位领导服务。
美国管理组织中领导人权力比较集中,秘书人员大多只对主要领导人个人负责。
三、秘书工作的各项职能的异同“办文、办会、办事”。
为相同的基本工作,但在具体实务和综合职能却有显著的差异:(一)参谋职能1.相同点:(1)领导者主事者对秘书参谋的需要,领导者主事者对秘书参谋的需要,①是适应不断发展变化环境的需要。
秘书处于职能综合与信息综合的地位,因此,其参谋辅助活动,对领导者主事者具有不可替代的重要作用。
②是承担责权压力的需要。
③是科学决策的需要。
(2)秘书具有参谋辅助的便利条件中美秘书都具有对领导者主事者发挥参谋辅助的便利条件。
具体体现,①是秘书处于组织管理的中介位置。
②是秘书处于信息枢纽位置,便于在信息输入、转换、输出的运作中,发挥参谋辅助作用。
③是秘书工作具有综合职能的优势,便于站在领导工作需要及全局的高度,发挥参谋辅助作用。
④是秘书具有近身沟通的便利,更有利于发挥参谋辅助作用。
中美秘书工作者在其领导者主事者身边工作,中国和美国秘书参谋辅助职能基础的相同和相近之处,是秘书工作近身综合辅助的基本特征所决定的。
由于秘书具有这种基本特征,其参谋辅助作用才具有其他人员所不可替代的特点。
秘书参谋辅助职能的强化,是由于领导工作近身综合性参谋辅助需要的增强和秘书参谋辅助能力的提高两个方面的因素所决定的。
2.不同点:(1)参谋辅助环境的差异(2)参谋辅助功利目标的差异功利目标决定着参谋辅助活动的总体方向,这就使美国社会秘书参谋辅助在领导的导向和秘书的价值取向上都是以个人私利为依归。
(3)参谋辅助能量的差异有领导者的信任程度、秘书的参谋智能及信息拥有量和秘书参谋辅助的主动程度。
①是就领导者的信任程度而言,中国与美国领导者一般是选择忠诚可靠的人充当自己的秘书。
②是就秘书的参谋智能而言,中国与美国的现代秘书人员大多受过良好的教育的职业训练。
美国是在秘书参谋辅助的主动性上,美国秘书人员提出参谋建议,大多要考虑上司的态度。
(二)文书撰写职能1.相同点:(1)任务性质相似(2)文书撰拟基本要求相似在秘书文书撰拟中,要求秘书要忠实地表达领导和组织意图。
要通过法定的程序,运用规范的体式和程序,准确地进行表达。
(3)文书撰似的基本程序相似美国秘书在撰拟文本的过程中,也十分强调动笔前的准备工作,要由领导者交待文书的内容和行文的目的;最后要有领导者的认可和签署。
可见,中国与美国秘书撰拟文书信函的过程中,都有领导者授意,领导者是决定者、立意人和最后审定人;秘书是服从者、表达领导意图者和写作过程的具体操作者。
2.不同之处(1)文书撰拟的传统影响的差异特定用途和专门体式要求的文种,在行文规则上既有隶属关系间的沟通,又更多的是非隶属关系的横向沟通,具有一定的变通性。
(2)文书撰拟的文体模式的差异(三)会务工作1.相同点:(1)会前的计划和安排程序相同,主要包括:①拟定会议议程、日程和程序。
议程是指对会议要通过的文件、解决的问题作总体安排。
日程是根据会议的议题,对开会期间会议进程的具体安排。
②确定与会人员。
③会议通知。
④会议组织机构。
⑤经费预算。
⑥会议须知。
⑦会议证件。
⑧会议报名与报到。
⑨会议接待。
⑩会场布置。
(2)中美秘书布置会场相似首先,会场布置要为会议目的、确保会议效果、为与会者提供良好的开会环境服务。
其次,会场布置要根据需要,进行周密的设计,认真仔细地实施,每个环节都要亲自检查,不得有任何疏漏。
最后,会场的座次排列、照明、音响、装饰、空气、会议活动是会场布置必须考虑的重要因素,要根据不同的会议内容、规范进行合理而有序的排列,要与会议主题和会议气氛协调,还要注重文化氛围、美学效果、音响效果和与会者的舒适和方便。
(3)会议记录的原则相同我国强调作会议记录,必须符合其原始记录性的最突出特征,必须如实际记录,不允许记录者加工;美国要求秘书作会议记录必须符合实际,不能写入记录者的见解和评论。
2.不同之处(1)大型会议的会场布置,中国强调系统、规范、严谨。
各个细节都强调精心设计,仔细安排;而美国则比较灵活。
(2)中国会场装饰布置,受中国文化的影响,强调典雅、庄重而有意韵;而美国的会场布置受西方文化的影响,相对比较自由、浪漫。
(3)在会场桌椅的排列上,中国强调整齐,变化比较少;而美国则比较富于变化。
(四)接待工作1.相同点:(1)要求对来客礼貌和尊重。
无论来客身份和来访目的如何,都要平等友好地接待。
秘书应认识到,每一位来客对本单位都是重要而不可忽视的。
从客人到来到离开,秘书都要以主人的身份予以热情接待。
任何礼节不周或态度不当都会对本单位带来消极影响。
(2)初次见面要建立良好的关系。
当客人到来时,秘书应立即停止手头的工作,面带笑容愉快地迎接;态度要亲切、诚恳,不能以衣貌取人;要尽快地记住客人的姓名和身份,最好将重要来客的资料整理并编入客人联系信息网络,客人有关的背景材料对领导及秘书与客人交往都是极为重要的。
(3)要根据领导意图和组织需要,区分和掌握优先接待来客类型。
这些客人可优先到秘书的上司,他们有的是本单位领导的上级或上级的代表,有的是重要的合作伙伴,有的是经常商议工作的同事,有的是直接下级,有的是直系亲属等,秘书应对这些客人十分熟悉,及时引见。
(4)要做好来客与领导约见工作,不少来客都希望与领导人会见,而领导者公务繁忙又只能在一定时间与来客见面。
这就需要秘书做好协调和约定会见时间地点的工作。
如外单位的推销员,领导大多只能在处理相关业务时会见,内部员工,领导大多在确定的接待日会见;其他来访者,最好事先约定时间后再会见。
这样,有利于领导工作的有序和连续性,有利于提高工作效率。
(5)恰当处理事先预约的来访者,对未预约的来访者,秘书必须首先问明来意与身份,然后根据情况恰当处理。
若来访者要求会见领导人,秘书必须征求领导的意见。
若领导人正在处理要事不能与其会见或根本不愿意会见,秘书应礼貌而委婉地说明,以适当的理由请对方谅解。
若遇到态度粗暴、傲气十足、不讲道理的来客,秘书要自我克制,不要与其发生争执或对抗。
对有意闹事破坏公共秩序者,应交保安部门处理。
2.不同之处(1)接待礼仪的差异。
各国的接待礼仪,均要其历史文化传统的影响,是在长期实践中形成的。
因此,中美的接待礼仪,均有各自不同的特点。
美国要求接待室布置要文雅得体,特别强调接待秘书的仪表风度、接待态度,要口齿伶俐,巧于消除各种困窘场面。
我国是古老的礼仪之邦,要求接待秘书诚恳、热情、平等、平易、信守诺言、文明礼貌地接待来客。
(2)接待内容的差异。
美国公司秘书,往往要代表组织和领导人接待求职者或新员工。
要遵从政府的有关法律法规,让所有求职者享有公平竞争求职的同等权利,主持对求职者的考核,并礼貌、热情地对待他们;要根据有关规定,避免询问求职者的某些隐私,避免与工作无关的好奇性提问和歧视性提问;要作好记录,并事先印制规范的面试表格或用录音录像记录面试情况;要注意倾听,对求职者做出公正的评价,并表示对求职者的尊重;在筛选求职者时要坚持标准,唯才是举,公平对待,要态度自然、平易近人,消除求职者的拘束感,使谈话在轻松愉快和从容不迫的气氛中进行,不要一味地提出难题影响求职者的自信心和能气。
面试会见结束后应告诉求职者何时得出结果,并礼貌热情地向求职者表示“感谢光临,与您交谈感到非常荣幸”,送客人(求职者)走出门外。
秘书不要对某人轻易许诺,决定选用是领导人的职权。
面试谈话后要把记录整理好,全部呈交领导人过目。
根据领导导初定的名单,约见求职者,并将其引见给领导人。
当求职者坐定,领导人准备与其交谈时,秘书便礼貌地退出办公室。
秘书应准确详细地记下所有求职者的电话号码和地址。
当领导人选中了新的员工后,秘书必须及时通知新员工前来报到。
对淘汰了的求职者也应写短信或打电话通知他们。
若决定除了通知录用外,其他人另行通知,必须事先说明在确定的期限内未接到通知即为未被录用,并请谅解。
在我国考核求职者和接纳新员工,一般是人事部门的工作任务;秘书一般不承担这方面的接待或考核工作。
我国秘书接待工作除了一般的来客客接待外,特别重视社会公众的上访接待。
我国秘书在社会公众的上访接待中,特别强调为人民服务的观念,要求秘书在接待过程中一言一行、一举一动都要本着对人民高度负责的精神;热情、诚恳而耐心地听取群众反映的各种情况和问题、意见和要求,并作详细记录;对有政策依据的应尽量给予明确的答复;对难以作答的问题也应诚恳地说明原因,待调查清楚并请求上级后,在一定的期限内做出答复。
当来访者告辞时应热情相送,并欢迎以后有问题再来;有必要时还要对来访者进行回访;要使上访客人带着希望而来,带着愉快和满意的心情而归。
四、职能差异的历史渊源与现实基础1.历史渊源(1).我国古代秘书:政权机构中的官僚和吏员办文办事,辅助统治者为主如太史、尚书、军机处等。
(2)国早期秘书:接待员兼打字员,职能比较单一和简单,如速录员、接待员等。