机关办公自动化系统

机关办公自动化系统

【摘要】随着科技的飞速发展，计算机技术和通信技术获得巨大进步，办公自动化的应用也在不仅限于办公室事务和文档处理。从复印机、传真机、个人计算机等扩展到Interent/Intranent为支撑平台和核心为数据库的自动化网络办公系统。办公系统自动化的基础是网络，保证了人们办公环境和谐高效，保障了人们交流和信息传递的顺畅，即提升了工作效率，也使得办公室管理更加科学，同时也让办公空间得到节约，真正意义上使以人为主的传统工作方式发生改变。

【关键词】办公自动化；文档管理；电子邮件；安全性；工作流

办公自动化系统办公自动化系统（Office Automation系统，即OA系统）是组成网络办公系统的核心部分。OA系统基于网络技术，以工作流为核心，实现资源共享，OA系统作为现代化网络系统能够快速方便的进行全方位信息交流和处理。为了保障机关内部各部门以及内外各部门之间的信息交流，机关办公自动化系统作为信息系统变得更加重要，OA系统负责保证信息共享和通信交流，收集并处理办公信息，实现科学决策。它总体实现的目标是：利用现代化计算机技术和网络通信技术，建立政府各部门能够与其他计算机网络进行信息交流的机关办公自动化系统和政府信息网络，通过信息高质量和高效率的网络传输，使得机关办公和领导决策真正实现现代化办公和科学化决策。

机关办公事务中每天都要面对大量的公文处理和事务管理工作，有许多办公事务的处理需要信息服务，例如政务信息采集和公布、机关文件审批和档案管理等工作。信息通信和信息服务作为办公自动化的主要功能，在机关办公中显得更加重要。

1 电子邮件系统——自动化办公的最基本部分

电子邮件系统是现代化信息交流与共享的重要工具，为了保障机关内部的快捷通畅的信息交流，必须建立组织内部的专业电子邮件系统。

它主要可以提供以下方面的功能：

1）为机关内部办公人员之间的通信提供了便利，使办公人员之间的信息交流也更加快速，从而提高了工作效率。

2）是机关内部信息发布的平台。机关内部会议事项、公告安排等信息可以在此内部平台上发布交流，是信息高效安全传递的场所。

2 工作流自动化——提高办公效率

大量的流程化的工作在机关各部门之间存在，例如各种请示和审批，以及公文处理等等，这些工作互相交叉连接甚至是循环进行，为了规范各项工作和提高这种流程化工作的效率，必须实现工作流的自动化。一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程称为工作流。几乎机关的全部业务过程都是工作流，比如机关常见的公文审批流转处理、会议管理等等，这些也是办公自动化的核心应用。工作流程是由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。

工作流自动化的目标是：实现工作流过程的实时监控、跟踪、解决协同工作问题，真正提高各个部门和岗位之间协同工作的效率。

三种实现工作流自动化的模式，即：

基于邮件的。

基于共享数据库的。

群件模式，基于邮件和共享数据库结合模式。

3 文档管理自动化

工作中大量的文档在机关各部门中需要处理，而这些文档几乎都是以文件、报表、信函、传真等形式出现，文档管理自动化在办公自动化系统中显得尤为必要，文档处理系统是办公自动化系统的重要应用。

大量信息和文件等文档在文档处理系统中得到保存和共享。机关不同部门具有不同安全权限和便捷查找方法。在未使用文档处理系统以前，面对着大量的文档，我们在保管、使用、再利用和共享的问题上存在许多困难，甚至有时找不到需要的文档。在文档管理自动化系统中，各种文档以文件柜的形式得到保存，真正实现了文档电子化，并在系统中规定了使用权限。机关部门在使用文档管理自动化系统查询信息时，在一般查询条件之外，系统提供了检索全文的方式。查询条件可以用出现在所需文档中的词句，检索文档管理自动化系统中的所有文档的全文。工作中很难给出明确的查询条件，只有模糊的大小、主题等，而文档管理自动化系统中的全文检索引擎可以查询数据库中所有文档储存的信息，这样可以比一般查询条件查找出更多更精确的文档。

4 协同工作与移动办公

“协同工作”这种新式的工作方式已变为可能，计算机和网络技术的飞速进步，使得机关办公中可以使用电话视频会议等同步协作方式，或者电子邮件等异步协作方式来避免地域时间的限制，进行办公交流和决策。“移动办公”也成为了办公自动化的重要方式，不受地域限制，通过宽带网络和电话系统，外出或者休息在家时，人们也可以随时访问办公自动化系统，方便及时处理公务。人们还可以选择离线办公的方式，提高工作效率，即使在无网络的情况下，人们可以提前把所需文档下载到个人计算机上，离线处理事务，处理完后再选择有网络的地方上传结果。这样就可以最大程度地减少由于信息传播不便给工作造成的延误，使机关事务工作可以尽可能的顺利进行。

5 安全性控制——保障办公自动化系统的安全

一般来说，机关的文件的密级分为三种，普通、机密、绝密文件。很多机密甚至是绝密的文件都会在办公自动化系统中被传递和处理，由于机关内部不同的办公人员的办公信息权限不同，在机关办公自动化系统中安全控制十分重要，是整个系统使用的首要条件，以此来保障机关文件信息的安全。

通常安全性控制包括存储和传输加密、阻止非法用户侵入、权限控制以及电子签名。机关办公自动化系统要有很强的安全性措施来保障信息安全，抵御各种黑客攻击，同时也要人性化，让人们使用灵活简单。当然，制定严谨完备的办公自动化系统的管理制度，并严格执行才能实现完整的安全性控制。