连锁星级酒店组织架构及财务采购流程
餐饮酒店采购财务制度
餐饮酒店采购财务制度一、前言餐饮酒店作为一个服务型企业，采购是其运营的重要环节。
合理规范的采购财务制度对于保障企业资金安全，提高采购效率，降低采购成本，保障采购质量具有重要意义。
以下是对餐饮酒店采购财务制度的详细规定。
二、采购流程1. 采购需求确认：部门提出采购需求，明确物品种类、数量、质量标准、交付时间等要求，并填写采购申请单。
2. 采购计划编制：采购部门根据采购需求制定采购计划，包括采购目录、供应商名单、采购周期等内容。
3. 供应商选择：采购部门根据采购计划选择合适的供应商，进行询价比价，并签订采购合同。
4. 采购订单下达：确定供应商后，下达采购订单，确认价格、数量、交付时间等具体细节。
5. 采购执行：供应商按照采购订单的要求交付产品，采购部门核对产品数量、质量等情况。
6. 采购结算：采购部门在确认产品无误后，与财务部门协商结算方式，支付供应商款项。
7. 采购验收：对供应商的产品进行验收，确保产品质量符合要求。
8. 采购报销：采购部门报销采购费用，填写报销单据，并提交财务部门审核。
三、采购管理1. 采购管理责任：采购部门负责制定公司采购策略、计划，并落实具体的采购工作。
2. 供应商评估：定期对供应商的信誉、产品质量、交货周期等方面进行评估，建立供应商档案。
3. 价格控制：与供应商签订长期合同，确保采购价格的稳定性，同时要及时调整价格，避免价格波动。
4. 库存管理：定期对库存进行盘点，合理控制库存数量，避免资金过度占用。
5. 采购成本控制：对采购成本进行详细统计与分析，及时调整采购策略，降低采购成本。
四、财务管理1. 采购预算：在每个财年初，制定采购预算，包括每个月的采购金额及各项支出预算。
2. 财务监控：对采购资金使用情况进行实时监控，制定监控措施，及时发现问题并解决。
3. 资金支付：严格按照采购合同规定的支付方式支付供应商款项，并要求供应商提供发票以备查验。
4. 财务报告：每月制作采购财务报告，包括采购费用、库存情况、采购效率等指标，向公司领导汇报。
酒店采购管理制度及流程
宾馆采购管理制度为使酒店的采购工作走上制度化、规范化，合理控制成本，加强内部工作协调和提高工作效率，特制定本采购管理制度。
一、采购管理部门酒店设立专职采购部，接受总经办、财务部及其它部门的监督，全面负责酒店的采购工作。
二、采购部工作基本要求1、所有大型采购项目均需采购小组讨论签批授权及酒店财务部批准同意。
2、所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质。
3、所有采购物品的质量须保持一惯稳定。
4、采购部工作人员须对自己采购物品的价格和质量负责。
5、采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库，以书面形式汇报给酒店财务部及董事会。
6、所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品，采购部须登记归档并妥善保管，有人员变动时上述资料须全部列入移交。
采购人员自购物品价格信息采购部每天须录至采购部价格信息库。
7、采购时间要求：一般物品采购时间为3天；急用物品当天必须采购回来；印刷品、客房一次性用品、布草等物品使用部门须提前两个月下单采购。
8、采购部禁止采购任何未下申购单的物品，否则财务部将不予报销。
9、禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。
10、采购部负责跟进各协作厂商的货款，及时签批支付事宜。
对到期的应付帐款，酒店应及时支付，以建立酒店良好形象，维护酒店财务信誉，同时也为日后的采购工作提供便利。
三、采购审批程序1、申购单审批程序采购申请单一共三联，在经审批后，第一联采购部存档并组织采购，第二联作仓库收货用，第三联部门存档。
2、单位价值1000 元以下或批量价值在2000 元以下的由采购部现金自购的物品，采购部须事先货比三家，并在申购单上注明询价结果和选定的供应商，经采购小组最后批准后方可采购，酒店财务部将对价格及品质进行不定期抽查。
3、单位价值1000 元以上或批量价值在2000 元以上的物品采购审批程序：采购部寻找至少三家厂商比较价格品质，采购小组确定供货商，采购部与供货商共同草拟合同或采购协议。
酒店采购流程的八个步骤是什么
酒店采购流程的八个步骤是什么
酒店作为一个服务行业，对于物资采购的流程举足轻重，直接影响到服务质量和经营成本。
酒店采购流程的规范化与高效化对于酒店经营至关重要。
下面将从八个步骤来介绍酒店采购流程。
第一步：确定采购需求
酒店采购需求的确定是整个采购流程的第一步，酒店需要明确需要采购的物品种类、数量以及质量标准等细节。
第二步：制定采购计划
根据采购需求，酒店应该制定具体的采购计划，包括物品的采购时间、采购渠道、预算等内容，避免采购冗余和漏项。
第三步：寻找供应商
酒店需要通过市场调研和询价等方式找到合适的供应商，选择信誉良好、价格合理的供应商进行合作。
第四步：编制采购合同
在确定供应商后，酒店需要与供应商签订采购合同，明确双方权利和责任，保障采购过程的合规性和权益。
第五步：采购订单确认
确认采购订单是酒店采购流程中的重要环节，确保双方对于订单细节的一致理解，避免后续出现纠纷。
第六步：货物验收
收到货物后，酒店需要进行严格的验收工作，确保货物数量、质量和规格与采购合同一致，保障采购的实际利益。
第七步：入库管理
验收合格的货物需要及时入库管理，做好货物的分类、标注和保管工作，避免货物遗失或损坏。
第八步：结算与支付
最后一步是结算与支付，酒店需按照采购合同规定的付款方式和时间完成支付，确保及时、准确的支付供应商。
以上便是酒店采购流程的八个重要步骤，只有严格遵循每个步骤，酒店才能实
现高效、合规的采购管理。
星级酒店采购部工作程序
星级酒店采购部工作程序第一节：采购基本程序c.一、采购审批程序：G\(!流程表：使用部门经理——仓库主任——采购部经理——财务部成本主管——财务部经理——主管副总——总经理^E}[Db二、采购审批权限J2p7L采购内容限制金额批准人oKQU库存物品￥元至￥元V￥元至￥元Lbt￥元至￥元4sE生鲜、食品￥元至￥元&1OY￥元至￥元WFy￥元至￥元J2Kvv)家私￥元至￥元@[%4&q￥元至￥元-S]s\0￥元至￥元Al文具￥元至￥元6=X7￥元至￥元k￥元至￥元+vUoo办公设备￥元至￥元5Dv￥元至￥元om￥元至￥元 Ts日常维修配件￥元至￥元A<￥元至￥元c(#xG￥元至￥元cGgZ4工程设备￥元至￥元5c%j7￥元至￥元dK^￥元至￥元$ne1三、基本程序：tT1、使用部门申购；g2、报价；0]3、报批；\/*&4、订货入仓。
`E四、采购货品分为：&gb+}v1、货仓存货补充：仓库管理人员要经常检查库存货品的存量的变化，货品库存量到达最低界线时，填写“采购申请单”。
库存最低线，也称采购线，是酒店为保证供应，减少资金积压而确定的订货点的库存量，它主要根据各种货品的每日消耗数量保存期限，进货容易易以及订货到进货入库时天数等因素确定。
Z#2、部门新增物料：各部门固业务所需要设备或物料时，由各部门填写采购申请单，按采购审批程序获得批准后，由采购部组织实施。
L1WvH3、部门更替旧有设备或物品：当酒店的经营活动至一定周期时，操作设备、器材、用具、低值易耗品等均要按实际使用情况更新、补充。
&:Q\z4、食物和饮料以及烟酒供应：食物和饮料以及烟酒供应品性质不同，且受客人流量和消费高低的影响，故每大都有很大的流量，食物和饮料以及烟酒品质 >品质方面的选定，需要厨房部门、酒吧、采购部和成本主任、仓库主任的合作，以便以最佳的食物，产出最好的菜。
因此，食物和饮料以及烟酒的采购申请和程序与其他物品不同，除了批量的采购外，每天用料即日采购。
某星级饭店采购制度及程序
某星级饭店采购制度及程序某星级饭店采购制度及程序酒店采购制度是保证酒店管理规范性，控制酒店运营成本的重要保障之一，对于酒店来说，采购制度能够确保加强对采购环节的管理，提高酒店的采购效率和品质，充分保证酒店主营业务的正常开展。
本文将探讨某星级饭店采购制度及程序。
一、采购制度目的以确保酒店采购活动的公正、公开、透明，并提高酒店采购效率和管理质量，降低物料采购成本，确保酒店经营利润。
二、采购流程1.选购供应商在选购供应商时，酒店采购部门应从合法供应商中进行筛选，要求供应商具备许可证、质量控制管理、食品安全管理等相关资质证书。
一般情况下，酒店采购部会按照比价法、招投标等方式来进行筛选和选择。
2.招投标环节在招投标环节，酒店采购部门应根据实际客户需求制定采购计划，并根据计划编写采购招标文件。
同时，酒店采购部门应在采购招标文件中明确要求的物资或服务的技术、质量、价格和其他信息。
对于投标人提交的技术、质量等内容，酒店采购部门应按照规定进行综合评估，并在评估结果中公布最终中选供应商。
3.签订合同当酒店采购部门明确中选供应商后，双方需签订合同，确认所购物资或服务价格、数量、质量标准、交货日期、支付方式、违约责任、争议解决等事项。
4.验货验收在供应商交货到酒店后，酒店采购部门应对货物进行验收，并核实其是否符合所签订的合同标准及质量要求。
对于不符合酒店采购合同的产品应及时妥善处理。
5.结算付款在货物验收后，酒店采购部门应及时进行结算，按照所签订的合同金额支付供应商款项。
同时，酒店采购部门应对供应商进行考核，及时发现、解决问题，并在合作期内与供应商进行沟通和交流，以进一步提高供应商的服务质量。
三、采购管理控制酒店采购部门应制订并执行严格的采购管理档案，对每次采购的物供应商、价格、供货商信息、采购人员等进行详细记录，并对每次采购进行具体记录，以便于分析、评估采购成本及效益。
同时，酒店采购部门应定期对物料进行盘点，及时更新库存数据，减少浪费和损失。
酒店采购工作流程及规章制度
酒店采购工作流程及规章制度酒店采购工作流程及规章制度一、酒店采购工作流程1.需求评估在采购之前，需要对所需品项进行评估，这有助于确定要购买的商品或服务的类型、数量、质量标准和供应商类型等。
2.制定采购计划根据需求评估的结果，制定采购计划，包括采购预算、采购时间表、采购流程和采购流程的主要问题等。
3.发布采购公告根据采购计划制定公告，并向潜在供应商公开，以便有兴趣的供应商申请参加竞争性投标。
4.供应商筛选和评估根据采购计划和公告的要求，从所报供应商中筛选出合适的供应商。
可以对申请者进行评估，评定其资质、能力和信誉等方面。
5.要求已选供应商提供报价向已选供应商发出要求提供报价的通知，要求其提交报价书。
6.评估报价书并选定供应商评估所有送交的报价书，并选择最优质、价格最佳、最适合酒店的报价。
7.合同签订与已选供应商签署合同，并严格合同执行。
8.采购发票和付款在购买获得发票后进行付款，并确保付款时间、数额和发票的准确性。
9.监督和评估采购过程监督采购过程并评估采购流程，找到不足之处并改进酒店采购策略。
二、酒店采购规章制度1.采购部门组织架构酒店需设立采购部门或负责采购的职能员工，确保采购流程合法、标准和有组织。
采购部门应作为独立部门，应由专业人士领导和管理。
2.采购计划制定酒店采购计划，根据酒店的需要和预算的限制来决定采购品项、数量和质量标准。
3.采购程序所有采购活动都必须按照规定的程序进行。
这些程序应涵盖离开采购单和支付发票的程序、有关合同起草和执行的程序等。
4.竞争性投标及合同使用竞争性招标程序选择供应商，或者与已有的合同提供者进行谈判，确保采购满足专业标准、质量标准和价格标准。
签订合同后所需的证明文件必须完整，并归个人负责。
5.资格审查所有的潜在供应商都必须根据规定进行资格审查，以确认其可信度、可靠性和能力。
6.采购文件所有采购文件都必须仔细保管，确保其完整性和安全性。
7.采购计划的可持续发展在采购方面，也应关注环保，例如减少浪费、使用可再生能源和更可持续的产品等方面。
酒店采购规章制度及具体工作流程
酒店采购规章制度及具体工作流程1. 引言为了规范酒店的采购行为，提高采购工作效率，保证采购质量，制定本《酒店采购规章制度及具体工作流程》。
本规章制度适用于酒店的所有采购项目，包括物资采购、设备采购、服务采购等。
2. 采购管理部门设置及职责2.1 采购管理部门设置酒店应设立采购管理部门，负责酒店采购的组织、管理和监督工作。
2.2 采购管理部门职责•制定采购实施方案和流程•负责采购计划的编制和审核•负责供应商的开发与绩效评估•负责合同管理和履行•协调与其他部门的工作配合3. 采购流程3.1 采购计划编制采购管理部门根据酒店的需求，编制年度采购计划。
3.2 采购需求确认各部门根据实际需求，填写采购需求申请单，并提交给采购管理部门。
3.3 供应商筛选与评估采购管理部门根据采购需求，进行供应商的筛选与评估，并将评估结果及推荐供应商名单提交给相关部门。
3.4 报价与议价相关部门与供应商进行报价与议价，达成采购协议。
3.5 合同签订采购管理部门会向选定的供应商发送正式的采购合同，并跟踪合同的签订和履行情况。
3.6 资金支付在货物或服务交付后，进行资金支付。
3.7 合同评估与绩效监测采购管理部门对已签订的合同进行评估，同时监测供应商的绩效。
4. 采购规章制度4.1 供应商准入管理•供应商资质审查•供应商信用评估•供应商绩效监测4.2 采购合同管理•采购合同模板的编制与审批•合同履行监督与验收4.3 物料库存管理•物料的采购、入库和领用管理•物料的库存监控与清理4.4 采购费用控制•采购预算的编制与执行•采购费用的审批与监控5. 监督与考核酒店将定期对采购活动进行监督与考核，包括但不限于以下内容：•采购流程的规范性与合规性•采购质量与供应商绩效•采购成本控制与节约6. 结语本《酒店采购规章制度及具体工作流程》的制定和执行，旨在完善酒店的采购管理制度，提高采购工作效率，保证采购质量，降低采购成本，并加强对供应商的监督与管理。
酒店财务部采购部服务流程与规范
酒店财务部采购部服务流程与规范1. 介绍酒店财务部和采购部是酒店经营中两个重要的部门，其合理的运作能够有效提高酒店的运营效率和降低成本。
本文将详细介绍酒店财务部与采购部之间的服务流程和规范，旨在提供一个清晰的指南，以保证酒店的财务与采购工作的顺利进行。
2. 采购流程酒店财务部与采购部之间的合作可以分为以下几个步骤：2.1 采购需求确定酒店财务部将根据酒店经营需求和预算制定采购计划，并将采购需求传达给采购部。
在确定采购需求时，财务部应充分考虑酒店的长期发展战略和预算状况，确保采购的物品或服务符合酒店的经营目标。
2.2 供应商筛选采购部根据财务部提供的采购需求，开始对供应商进行筛选。
供应商的选择应考虑到价格、质量、信誉度、交货期以及售后服务等关键因素。
供应商筛选的结果将向财务部汇报，并给出相应的建议。
2.3 采购合同签订在选定供应商后，采购部与供应商进行合同的讨论和签订。
合同应明确规定物品或服务的具体要求、价格、交货期限以及付款方式等关键条款。
财务部在签订合同前需参与合同的审查，确保合同的法律合规性和经济合理性。
2.4 采购执行与监控一旦合同签订完成，采购部将根据合同要求向供应商下达采购订单，并监督供应商的交货进度。
财务部将按照合同约定的支付条件支付相应款项。
这个阶段需要财务部和采购部保持密切的沟通和协作，确保物品或服务按时到达并付款完成。
2.5 采购记录与报表财务部要求采购部按照规定要求记录采购过程中的关键信息，包括采购日期、供应商信息、采购金额等，并定期向财务部提供采购报表。
这些记录和报表有助于财务部进行财务管理和监控，以及对采购过程进行审计和分析。
3. 规范要求为了确保酒店财务部与采购部之间的工作高效、有序进行，以下是一些规范的要求：3.1 信息共享与沟通财务部和采购部之间应建立及时、有效的信息共享和沟通机制。
采购部应向财务部提供准确的采购需求和供应商选择的建议，同时财务部也应及时向采购部提供预算信息和财务支持。
酒店财务采购管理制度
酒店财务采购管理制度1.引言酒店财务采购管理制度是为了规范酒店财务部门的采购活动，保证酒店的采购过程合法、透明、有效，确保酒店资金使用的合理性和经济效益。
本制度适用于酒店财务部门及相关人员。
2.采购管理流程2.1 采购需求确认财务部门接收来自其他部门的采购需求，并确认采购需求的合理性和紧急程度。
如需求合理且紧急，财务部门会立即进行采购处理。
2.2 供应商筛选与评估财务部门负责根据采购需求，筛选并评估合适的供应商。
评估标准包括供应商的信誉、质量保证、价格合理性等方面的考量。
2.3 编制采购计划财务部门根据采购需求和供应商评估结果，编制采购计划。
采购计划应包括采购物品的明细、数量、价格、供应商等信息，并按照财务预算进行合理分配。
2.4 采购合同签订财务部门与供应商进行合同谈判，并确保合同条款的合理性和合法性。
合同应明确采购物品的规格、价格、交付期限、付款方式等详细内容。
2.5 采购执行与监督财务部门负责对采购合同的执行进行监督，并确保采购物品按时到货、质量符合要求。
如有问题，应及时与供应商协商解决。
2.6 采购结算与支付财务部门按照采购合同约定的付款方式，及时对采购费用进行结算并支付给供应商。
付款过程应严格按照财务规章制度进行，确保资金安全和合规性。
3.采购管理的注意事项3.1 确保采购的合法性财务部门在采购过程中必须保证采购的合法性，严禁以任何形式进行腐败行为、违反相关法律法规的行为。
3.2 加强供应商管理财务部门应定期对供应商进行评估和监督，维护与供应商的良好合作关系，并及时处理与供应商之间的争议和问题。
3.3 严格控制采购预算财务部门应严格按照财务预算进行采购，避免超出预算的情况发生。
如有特殊情况需要超出预算采购，必须经过相关部门批准。
3.4 做好采购记录与归档财务部门应做好采购记录的管理与归档工作，确保采购过程的可追溯和审计的有效性。
4.制度的执行与监督4.1 制度的执行财务部门应加强对本制度的宣传与培训，确保全体员工了解并遵守本制度。
酒店采购管理制度及流程
酒店采购管理制度及流程宾馆采购管理制度为了让酒店的采购工作更加规范化和制度化，合理控制成本，加强内部协调，提高工作效率，我们特制定了本采购管理制度。
一、采购管理部门酒店设立了专职采购部门，接受总经办、财务部以及其他部门的监督，全面负责酒店的采购工作。
二、采购部工作基本要求1.所有大型采购项目都需要采购小组讨论签批授权，并得到酒店财务部的批准同意。
2.所有采购物品都需要至少比较三家的价格和品质。
3.所有采购物品的质量必须保持稳定一致。
4.采购部工作人员必须对自己采购物品的价格和质量负责。
5.采购部每半个月必须通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息，并整理成价格信息库，以书面形式向酒店财务部和董事会汇报。
6.所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品，采购部必须登记归档并妥善保管，有人员变动时上述资料必须全部列入移交。
采购人员自购物品价格信息，采购部每天必须录入采购部价格信息库。
7.采购时间要求：一般物品采购时间为3天；急用物品当天必须采购回来；印刷品、客房一次性用品、布草等物品使用部门必须提前两个月下单采购。
8.采购部禁止采购任何未下申购单的物品，否则财务部将不予报销。
9.禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。
10.采购部负责跟进各协作厂商的货款，及时签批支付事宜。
对到期的应付账款，酒店应及时支付，以建立酒店良好形象，维护酒店财务信誉，同时也为日后的采购工作提供便利。
三、采购审批程序1.申购单审批程序采购申请单一共有三联，经过审批后，第一联采购部门存档并组织采购，第二联作为仓库收货用，第三联部门存档。
2.单位价值1000元以下或批量价值在2000元以下的物品由采购部门现金自购，采购部门必须事先货比三家，并在申购单上注明询价结果和选定的供应商，经过采购小组最后批准后方可采购，酒店财务部将对价格及品质进行不定期抽查。
3.单位价值1000元以上或批量价值在2000元以上的物品采购审批程序：采购部门寻找至少三家厂商比较价格品质，采购小组确定供货商，采购部门与供货商共同草拟合同或采购协议。
酒店采购管理制度及流程
酒店采购管理制度及流程酒店采购管理制度及流程一、制度概述酒店采购是酒店的重要组成部分，其合理管理对于酒店经营管理至关重要。
酒店采购管理制度是酒店针对采购管理活动制定的一套规章制度，其目的在于规范酒店采购行为，保证采购的合法性及效益，防范采购风险。
本制度适用于酒店所有采购活动，包括但不限于物资采购、设备采购、服务采购等。
二、采购管理流程1、需求确认酒店各部门提出采购需求时，采购主管应当及时进行需求确认，并按需求确认表进行记录。
2、采购计划采购主管应当根据需求确认表中记录的采购需求，编制采购计划，确定采购品种、数量、价格、供应商等信息，并报经酒店领导审核批准。
3、供应商筛选根据采购计划，采购主管应当在酒店的供应商名录中挑选符合要求的供应商，并向其发出邀请函。
同时，采购主管还可以通过互联网、采购展等途径寻找新的供应商，并进行筛选和审核。
4、询价比较采购主管应当向所选供应商发出询价函，并将询价信息加以比较，确定最佳供应商。
在比较时，采购主管应当考虑到供应商资质、价格、交货期、服务质量、售后保障等因素。
5、签订合同在选定最佳供应商后，采购主管应当与供应商签订正式的采购合同，明确双方的权利和义务，防止采购过程中的不确定性及合同风险。
6、采购货物在签订采购合同后，采购主管应当及时通知酒店仓库或相关部门进行货物的验收、入库或者直接对外发放使用。
并对采购过程中的质量、价格、数量等进行记录和管理。
7、款项支付在确认货物质量符合要求并接受之后，采购主管应及时与财务部门沟通，核对款项，按合同要求进行支付，并做好相关记录和管理。
8、采购评估在采购完成之后，采购主管应当进行采购评估，对采购的过程和结果进行反思，发现存在的问题并及时改进，以保证下一步采购管理活动更为顺畅。
三、制度条例1、采购政策酒店应当明确采购政策，明确采购范围、采购原则及采购限制，规范采购活动。
2、采购预算管理酒店应当建立采购预算管理制度，明确预算编制、审核等要求和流程，为采购活动提供充足的保障。
酒店采购管理制度及流程
一、目的为了规范酒店采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购物品的质量和安全性，特制定本制度及流程。
二、采购管理部门酒店设立专职采购部，接受总经办、财务部及其它部门的监督，全面负责酒店的采购工作。
三、采购原则1. 依法采购：遵循国家法律法规，严格执行采购政策。
2. 规范采购：严格按照采购管理制度和流程进行采购。
3. 质量第一：确保采购物品的质量符合国家标准和酒店要求。
4. 成本控制：合理控制采购成本，提高经济效益。
5. 诚信采购：坚持诚信原则，与供应商建立良好的合作关系。
四、采购流程1. 采购需求申请（1）使用部门根据实际需求，填写《采购申请单》，并附上所需物品的规格、数量、用途等信息。
（2）使用部门负责人审批《采购申请单》。
（3）采购部审核《采购申请单》，确认采购需求。
2. 供应商选择（1）采购部根据采购需求，在合格供应商名录中选择至少三家供应商。
（2）采购部通过电话、邮件、传真等方式，向供应商询价、比质。
（3）采购部根据询价结果，选择价格合理、质量可靠的供应商。
3. 采购合同签订（1）采购部与供应商协商确定采购价格、交货时间、付款方式等条款。
（2）采购部与供应商签订《采购合同》，明确双方权利和义务。
4. 采购物品验收（1）采购部根据《采购合同》约定，对采购物品进行验收。
（2）验收合格后，由使用部门进行验收确认。
（3）验收不合格的物品，采购部应及时与供应商沟通，要求退货或换货。
5. 付款结算（1）采购部根据《采购合同》约定，及时支付货款。
（2）财务部根据采购部提供的《采购报销单》，进行付款审核。
（3）财务部办理付款手续，并将付款凭证送至采购部。
五、监督管理1. 采购部应定期对采购流程进行自查，确保采购工作规范、高效。
2. 酒店设立采购监督小组，对采购工作进行监督。
3. 对违反采购管理制度的行为，将依法依规进行处理。
六、附则1. 本制度由酒店采购部负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
酒店采购制度及流程范本
酒店采购制度及流程范本一、采购原则1. 遵循合法、合规、合理的原则，确保采购活动的正当性和合规性。
2. 注重采购效率和成本控制，实现资源优化配置。
3. 坚持公平竞争，确保供应商的选择公正、公开、透明。
4. 强化内部管理，实现采购活动的规范化和标准化。
二、采购范围1. 酒店所需的物资、设备、用品等。
2. 酒店服务所需的原材料、辅料等。
3. 酒店建设项目所需的材料、设备等。
三、采购流程1. 需求申请：各部门根据业务需要，提出采购申请，填写《采购申请单》，注明采购物品的名称、规格、数量、预算等。
2. 审批流程：采购申请单需经过部门负责人、财务部、总经理等相关部门的审批。
审批权限如下：a) 采购物资金额在10万元以下的，由部门负责人审批。
b) 采购物资金额在10万元至50万元的，由财务部负责人审批。
c) 采购物资金额在50万元以上的，由总经理审批。
3. 供应商选择：采购部门根据采购需求，选择至少三家供应商进行对比，评估供应商的资质、价格、质量、服务等方面，选择合适的供应商。
4. 谈判与合同签订：采购部门与选定的供应商进行价格、交货期等方面的谈判，签订采购合同，明确双方的权利和义务。
5. 采购执行：采购部门根据合同约定，向供应商下单，跟踪订单进度，确保采购物品按时到位。
6. 验货与付款：采购物品到达酒店后，由相关部门进行验收，确认数量和质量无误后，财务部门按照约定时间进行付款。
7. 资料归档：采购部门对采购合同、验收报告等相关资料进行归档管理。
四、采购管理1. 采购计划：采购部门根据酒店业务发展需求，制定采购计划，包括采购物品、数量、预算、时间表等。
2. 价格管理：采购部门定期收集市场价格信息，建立价格数据库，实现价格管理的科学化、规范化。
3. 供应商管理：建立供应商评价体系，定期对供应商进行评估，优选供应商，确保供应商的质量和服务。
4. 内部控制：加强采购活动的内部监督和审计，防止舞弊行为，确保采购活动的合规性和正当性。
酒店采购管理制度及流程
酒店采购管理制度及流程是指酒店为规范采购行为、确保采购过程的透明、公正和高效而制定的一系列规章制度和操作流程。
以下是一般酒店采购管理制度及流程的主要内容：采购管理制度：采购政策：明确酒店采购的基本原则、标准和要求，规范采购行为。
采购组织架构：明确采购部门的职责和权限，并设立相应的职位和岗位职责。
采购流程：制定明确的采购流程，包括需求确认、供应商选择、报价评估、合同签订等环节，确保采购过程的规范和透明。
供应商管理：建立供应商数据库，对供应商进行评估、筛选和管理，确保供应商的合规性和可靠性。
采购流程：需求确认：各部门根据业务需求提出采购需求，包括物品种类、数量、规格要求等。
供应商选择：采购部门根据需求，与供应商进行联系、邀请报价，并评估供应商的信誉、价格、质量和交货能力等方面。
报价评估：采购部门对收到的供应商报价进行评估，综合考虑价格、质量、服务等因素，并选定最合适的供应商。
合同签订：与供应商达成一致后，签订采购合同，明确双方责任和权益，确保采购过程的合法性和合规性。
交货验收：采购部门对供应商交付的货物进行验收，核对数量、质量和规格是否符合合同要求，确保货物的质量和完整性。
付款结算：根据合同约定，按时支付供应商款项，确保采购资金的正常流转。
采购管理监督和评估：内部审核：定期对采购流程进行内部审核，确保采购行为的合规性和规范性。
外部审计：定期邀请独立的第三方机构对采购管理进行审计，评估采购过程的公正性和效率性。
供应商评估：定期对供应商进行评估和考核，根据绩效和合作情况确定供应商的合作关系。
以上是一般酒店采购管理制度及流程的主要内容，具体的制度和流程可以根据酒店的规模、业务需求和管理要求进行适当调整和完善。
酒店采购工作程序与流程
工作行为规范系列酒店采购工作程序（标准、完整、实用、可修改）编号：FS-QG-91038酒店采购工作程序Hotel purchasing procedures说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。
酒店采购程序*计划内采购程序(月度采购计划)计划内采购程序的制定是为了加强各部门计划性有序管理，将零散采购变为集中采购。
所有的采购行为都要跟着台账等基础工作的补充进行。
具体执行顺序如下: 使用部门负责人→库房主管→成本会计→财务负责人→总经理→采购部1、各部门负责人需根据部门日常消耗测算出下月月度采购计划，于每月20日报库房校核。
2、库房将各部门月度采购计划汇总，结合库存物资合理储备量编制库存物资常备物品采购计划并上报(可参照中软库存系统)。
3、成本会计审核各部门月度采购计划和库房常备物资采购计划储备量设置是否合理。
4、财务负责人审核各部门月度采购计划和库房常备物资采购计划是否超出部门本年度预算，并对设置原则进一步分析合理性。
5、酒店总经理对月度采购计划拥有最终的审批权。
6、采购部依据审批后的采购计划执行购买，有合格供应商的通知供应商送货，没有合格供应商的连同使用部门共同调研筛选后上报审批，确保次月10日前到货。
*计划外采购程序具体执行程序如下:使用部门负责人→库房主管→采购部→财务部负责人→总经理→采购部购买→收货"采购申请单"应一式四份(见附件一:《采购申请单》) 第一联、采购部存档第二联、申请部门留存第三联、财务全面把控第四联、仓库部门使用各流程负责人职责如下:1、申请部门负责人:应根据自身部门消耗与储备情况酌量填写，并注明所需物品的详细名称、规格、质量、所需数量、用途、申报原因等，确实有必要购买，方可签字确认。
2、库房主管:应仔细审核部门所填写的物品采购单，若库房有存货或有替代品应及时通知使用部门让其领货。
避免浪费，然后签字确认。
星级酒店采购流程详解
龙腾酒店采购制度一、各类物品采购工作流程1、仓库补仓物品的采购工作流程：仓库的每种存仓物品,均应设定合理的采购线,在存量接近或低于采购线时,即需要补充货仓里的存货,各部门按计划需要补充物品的,由各部门填写需用计划表交食品库库管或物品库库管,库管员汇总各部门需申购的货物,再根据库存情况,填写“采购申请单”,且采购申请单内必须注明以下资料:1货品名称,规格；2平均每月消耗量；3库存数量；4最近一次订货单价；5最近一次订货数量；6提供本次订货数量建议;经何董事签批同意后送采购部经理初审,采购部经理在采购申请单上签字确认,并注明到货时间;采购部经理初审同意后,按仓库“采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,经总经理批准后,采购部立即组织实施,一般物品要求之3天内完成;如有特殊情况,要向主管领导汇报;2、部门新增物品的采购工作流程：若部门欲添置新物品,部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告,经总经理审批后,连同“采购申请单”一并送交采购部,采购部经理初审同意后,按“采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,经总经理批准后,采购部立即组织实施.3、部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程：如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品,应先填写一份“物品报损报告”给财务部及总经理审批;经审批后,将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部,采购部须在采购申请单内必须注明以下资料:1货品名称,规格；2最近一次订货单价；3最近一次订货数量；4提供本次订货数量建议;采购部在至少三家供应商中比较价格品质,经总经理批准后,组织采购;4、鲜活食品冻品的采购工作流程：蔬菜、肉类、冻品、海鲜,水果等物料的采购申请,由食品库主任或各部门总厨根据当日经营情况,预测明天用量,填写每日申购单交采购部,采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购;5、燃料的采购工作流程：采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划,填写采购申请单,并组织实施;6、维修零配件和工程物料的采购工作流程：工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单”,且采购申请单内必须注明以下资料:1货品名称,规格；2平均每月消耗量；3库存数量；4最近一次订货单价；5最近一次订货数量；6提供本次订货数量建议;大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写采购申请单工程预算表附在采购申请单下面, 且采购申请单内必须注明以下资料:1货品名称,规格；2库存数量；3最近一次订货单价；4最近一次订货数量；5提供本次订货数量建议;以上采购申请单经总经理签批同意后送采购部经理初审,采购部经理初审同意后,按“采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,经总经理会批准后,采购部立即组织实施.二、采购工作流程中须规范事项:1、采购申请单一共三联,在经审批批准后：第一联作仓库收货用;第二联采购部存档并组织采购;第三联财务部存档核实;2、审核采购申清单：收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏;1签置核对：检查采购申请单是否部门经理签置,核对其是否正确;2数量核对,复查存仓数量及每月消耗,决定采购申请单上的数量是否正确;3、邀请供应商报价;三、货比三家工作流程：每类物品报价单需要最少三家作出比较,目的是防止有关人员从中徇私舞弊,保证采购物品价格的合理性;酒店采取三方报价的方法进行采购工作,即在订货前,必须征询3个或3个以上供应商报价,然后确定选用那家供应商的物品,具体做法是：1、采购部按照采购申请单的要求组织进货,填制空白报价单,包括：①填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间,送交供应商至少选择3个供应商,要求供应商填写价格并签名退回;②对于交通不便或外地的供应商,可用传真或电话询价;用电话询价时,应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名,职务等;③提出采购部的选择意见和理由,连同报价单一起送交评定小组审批;2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料,参考采购部的意见,对几个供应商报来的货品价格以及质量,信誉等进行评估后,确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商,报总经理审核.3、采购部应尽量选择一般纳税人资质的供应商,要求对方开具增值税专用发票；若供应商为个人或者小规模纳税人,则要求开具小规模税率的增值说专用发票或增值税普通发票;四、采购付款流程1、关于月结供应商付款流程1收货：要求供应商提供一式三联的送货单,并把货物与送货单都送到仓库,统一由库管员验收货物,库管员负责验收货物实物、规格、数量、重量、价格是否与采购订单相符,对数量质量不符的拒绝签字,进行退货、补换货,并及时通知采购,对有部分瑕疵而尚可使用的货物应根据实际情况开出“扣款通知联络单”;各库房应填制一式三联的收货单,填写验收入库的物品名称、规格、数量、单价,最后需要有收货人签字和领用部门名称,一联库房留存,一联交给采购,一联交给财务;2采购对账：采购员应根据库管员签的收货单认真核对每月供应商的对账单,发现所填不符的或者已退货供应商未及时更新的,应及时通知供应商更改对账单;对收到库管员“扣款通知联络单”的,应根据实际情况填由采购主管核定的扣款金额,并与供应商沟通,无异议的应及时在月结对账单上扣款;最后将核对无误的对账单由采购主管签名后移交给财务,并附上最终的“扣款通知联络单”; 3财务审核：公司对供应商实行每月统一付款制度,会计应于每月26日至月底和采购核对对账单、制定付款计划表,交给总经理审批核对,审批后采购通知供应商开具增值税专用发票;次月10日前为供应商传递专票时间,采购收到月结供应商的专票后,应在发票后附上采购订单、送货单、对账单送交财务部,并登记发票移交表,将发票移交给财务;逾期传递的专票采购与财务不予收取,待下月传票期递交;4出纳汇款：出纳应将当月供货收到发票的供应商进行统计,除特殊情况外于次月15至20日给供应商付款,并将汇款单复印一份给采购部;2、关于预付货款供应商付款流程1申请预付货款：采购部填写预付货款申请表,附采购合同强调增值税专用发票与货物同时送达、用料申请人物料采购申请表、供应商资料;2总经理审批：对预付货款申请表进行审批,并授权出纳进行网上汇款;3出纳网上汇款：根据总经理授权进行网上汇款,并在汇完款后将网上汇款单发送给采购和会计各一份;4财务登记：会计每月制作一份预付货款收发票进度跟踪表,对付款后的到货及发票到达时间进行跟踪;5货物及发票送达：库管员验收货物入库,收送货单并签发收货单并签名；采购收集增值税发票,并在发票后附收货单,采购订单进行勾稽,并在预付货款登记表做标记;6发票移交：采购在库管办理入库手续、并进行发票勾稽后将发票及相关附件传递给会计进行账务处理;汇完款后超过十天还没有收到发票,或者送货后还没有提供正式发票的,财务部应及时跟踪,并将信息反馈给采购部,要求采购部向供应商催收发票;3、关于零散采购付款流程1购买物料：所需购买物料少,不频繁购入、规格型号杂可允许采购到外面采买,但尽量要求提供专用发票；如果不能立刻开的,采用零存整取的办法,达到一定采购额后要开发票;2办理入库3发票移交4货款结算：1走报销流程；2由出纳支付货款,采购部应提前两天通知出纳备款;五、采购活动的后续须跟进工作1、采购订单的跟催当订单发出后,采购部需要跟催整个过程直至收货入库;2、采购订单取消1龙腾酒店取消订单：如因某种原因,龙腾酒店需要取消己发出之订单,供应商可能提出取消的赔偿,故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法,以便报总经理作出决定; 2供应商取消订单：如因某种原因,供应商取消了龙腾酒店已发出的订单,采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门;为保障酒店利益,供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失;3.违反合同：合同上应载明详细细则,如有违反,便应依合同上所载处理;4.档案储存：所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部价格信息库.5.采购交货延迟检讨凡未能按时、按量采购所需物品,并影响申购部门正常经营活动的,需填写采购交货延迟检讨表,说明原因及跟进情况并呈财务部及总经理批示;6.采购物品的维护保养：如所购买的物品是需要日后维修保养的,选择供应商便需要注意这一项.对设备等项目的购买,采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法;同时,事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容,以免造成不能配套或无法安装的情况;采购原则第一条基本原则１．廉洁自律,严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量,处理好与供应商的关系,不接受供应商礼金、礼品和宴请；２．严格遵守采购规范流程,按流程办事,能及时按质按量地采购到所需物品,在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本；３．加强采购的事前管理,建立完善的设备价格信息档案,做好采购相关文档的存档、备份工作,以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量；４．所有采购, 必须事前获得批准. 未经计划并报审核和批准,除急购外不得采购;５．凡具有共同特性的物品,尽最大可能以集中办理采购,可以核定物品项目,通知各申购部门提出请购,然后集中办理采购；６．采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买, 不得随意变更供应商；７．科学、客观、认真地进行收货质量检查；第二条供货商的确定原则1．初选供货商：要深入细致的进行市场考察,要从所在城市找出三家以上有代表性的供货商,进行综合考察,在考察中要重点了解供货商的实力,专业化程度,货物来源,价格、质量极其目前的供货状况;2．试用供货商：对于同类商品找出两家同时供货,重点从质量、价格、服务三方面来进行比较尝试;3．确定供货商：在使用两个月的基础上、由总经理、副总经理、财务人员、厨师长、采购人员组成审查小组,以民主表决的方式集中投票表决来确定;4．签定供货合同：确定供货商后,由总经理与供货商签定供货合同,合同的期限不得超过一年;供货合同一式三联：一份供应商；一份财务部；一份仓管员;合同应确定定价时间、供货质保金、货物的质量要求等;5．供货商的更换与续用：在合作的过程中,如发现供货商有不履行合同的行为,在合同期满前,由审查小组集中讨论决定是否更换、续用;第三条市场调查原则1．由总经理、财务人员、采购人员、厨师长每月不少于两次进行市场调查;调查后需有调查记录,写明调查人员,调查时间、地点及调查结果,由全体人员签字后交会计存档;2．调查时间、地点的选择,每项15天调查一次,以批发市场早市开市期间为调查区间,不能选择雨、雪天及极端天气情况后的当日或次日调查;;市场的调查以供货商所在的市场为准;3．调查的方法和程序;调查组应遵循先蔬菜、鲜货、后干杂调料、粮油、酒水的原则,单项货品的调查不应低于三家;调查中要坚持集中调查的原则,调查时应实行看、闻、摸等手段、必要时可进行采样;对被调查的商品要详细的了解产地、规格、品种、生产日期、保质期等;在询价后要进行讨价还价,切记只记录买方一口价;4．出实地调查外,当地的报刊、杂志、电视等所刊出的价格,同行报价也是调查的手段和依据;5．调查结果由调查小组结合实地调查结果和咨询结果进行综合讨论通过;6．零星物品的调查由总经理或委托其他人采购人员除外实施;第四条采购的定价原则1. 设立寻价员：由厨师长、仓管员、质检员组成,三人每月初、月中旬分两次入市场寻价,在市场调查的基础上,每半月制定一次,零星物品的采购价格不定期进行;2. 定价程序：由总经理同采购人员一起根据市场调查的结果与供货商讨价还价后予以确认,并由总经理、采购人员签字以书面形式告知库管、财务执行;3. 价格管理原则：对于供货价格实行最高限价制,根据不同的货品,其最高限价范围如下：1 干杂、调料、粮油、等执行价格不得高于市场批发价格的6%;2 低质易耗品的价格不得高于市场零售价的平均数;3 零星物品的价格不得高于市场零售价的5%4 鱼类、肉类、鲜货价格不得高于市场批发价格的4%5 蔬菜平均在一元以下者,其执行价格不得高于市场批发价格的15%;价格在一元以上者,其定价不得高于市场批发价的10%;4．春节、国庆等节假日期间以及灾害性天气持续时间较长的月份,由于供货价格波动太大,其定价原则可适当放宽;第五条审购程序一耗用物品的审购程序1、对于经常性项目的采购应由所需部门每月固定时间定期报计划,申购单一式三联采购员、仓管员、财务部各一联;写明所需物品的品种、数量、规格等,经总经理审批后,交由采购部门办理;2、需临时采购的零星低值物品由所需部门填写申购单,经部门负责人同意后方可办理;3、零星物品的采购不得超过两天;需要急购的物品由总经理在申购单写明,限时购买;二自购菜品的申购程序1、需货部门根据库存和使用情况填写申购物品清单,申购单一式三联采购员、仓管员、财务部各一联,由部门负责人签字后,交采购部门办理;2、库管人员应随时检查库存,当存货降到最低存货点时,库管人员应以书面形式通知采购人员进货;三供货商送货的申购程序：1、需货部门填写申购物品清单,由部门负责人签字后,经总经理审批后,交采购部门办理;2、新进酒水、物料由总经理和采购人员签字以书面形式通知库管,不需填写申购单;3、只有采购人员可以电话或书面形式按申购单上的要求通知供货商送货,其他人员非总经理批准不得擅自通知送货;第六条采购数量的确定原则为提高经济效益,降低成本,减少资金占有,应根据勤进快销的原则,按单采购的原则来确定日常的采购数量;一鲜货、蔬菜、水发货的采购数量;1、此类原料实行每日采购,一般要求供货商送货;2、用上述原材料的部门每日营业结束前,根据存货、生意情况、储存条件及送货时间,提出次日的采购数量;二库存物品干杂、调料、燃料、粮油、烟、酒水、低质易耗品等的采购数量;1、此类物品的采购数量应综合考虑经济批量、采购周期、资金周转、储存条件等因数,根据最低库存量和最高库存量而定;最高库存量不得超过15天的用量,最低不得低于一天的用量;2、库存量上下限的计算公式：最低库存量=每日需用量×发货天数最高库存量=每日需用量×15天第七条：货物的验收原则一验收的质量标准：根据本公司制定的采购物资质量标准进行验收二验收的数量标准：根据采购人员收取的当日采购申请单上写明的数量据实进行验收,数量差异应控制在申购数量的上下10%左右;三验收人员：采购人员、库房人员、领用部门负责人、监督员四人共同验收;四验收时间：每日上午9：30---10：00 下午4：30五验收程序：1、由库管人员填写“入库单”或“鲜货食品验收单”注明所收商品物资的数量;入库单、验收单填写完后,由采购人员、货物领用部门负责人、库管员签字生效;签字完毕后的入库单或验收单一式三联采购员或供货商、仓管员、财务部各一联;2、对不符合采购物资质量标准和数量超过“申购单”的商品物资菜品,使用部门有权拒绝收货;第八条仓库管理一、负责入库货物的验收,保管及发放工作;二、货物入库1、认真验收,查核货物的数量、质量、保存有效期等;符合要求的方能入库;2、开出入库验收单3、及时登记帐卡,每天结出数量合计数,并录入电脑;三、库存保管1、合理利用仓库条件,分门别类保管好各类货品;2、做到先进先出、防止积压变质;3、设“慢流动表”,凡是库存超过100天,都要上“黑名单”,上报部门负责人;四、发放管理1、直入厨房：以收货验收后直接入厨房的鲜活食品、蔬菜等,凭经厨师长签字的“收货单”数量标准直拔;2 、仓库发放,厨房各班组必须填写领货单,经厨师长签字认可后出货,店面大堂经店长签字同意后出货;第九条采购事项1、采购人员应严格按照“申购单”所列商品物资菜品的数量和采购物资质量标准以及有关定价原则进行采购;在采购过程中,因市场行情发生变化,而影响采购数量和质量的,要及时与所购商品物资的使用部门联系,征得同意后方可购买;2、在采购过程中,自购鲜活食品、蔬菜时,应逐笔填写所购菜品的数量、单价和金额,预制已列明菜品的一式二联的采购清单,采购人员自留一份,财务结账一份;菜品要分别堆放装运,以便领货;鲜活及易碎菜品要轻拿轻放,严禁挤压,以免影响菜品质量;冷藏肉品注意保鲜;3、对商品物资菜品的退货和积压商品的处理,采购部门有积极协助处理的义务;4、对采购过程中发生的非正常损失采购数量与收货数量差异过大,须单独列明并说明原因,报总经理批准方可报账;5、采购部工作职责：1建立供应厂商与价格记录；2采购方式设定及市场行情调查；3询价、比价、议价、订购工作；4送货进度控制与督促；5来货质量、数量异常处理；6付款整理、审查；7提交采购工作报告;采购工作报告至少须包含以下要求和分析图表：1本月采购货物的类别与比例；2本月因采购质量不符存在退货的次数；3本月各供应商供货的金额及分布情况；4询价与议价结果的差异总金额及各供应商的差额分布情况；5供应商送货效率；6各供应商存的问题及改进建议；7采购中存在的问题及改进建议；8与各部门勾通,协调解决处理的问题分析;6、采购人员职责：采购人员要严格履行自己的职责,在订货、采购工作中实行“货比三家”的原则,询价后报领导核准供应商,不得私自订购和盲目进货;在重质量、遵合同、守信用、售后服务好的前提下,选购低价物资,做到质优价廉;同时要实行跟踪办事负责到底的责任制,不得无故积压或拖延办理有关商务、帐务工作;为掌握瞬息万变的市场经济商品信息,如价格行情等,采购人员必须经常自觉学习业务知识,提高商务工作的能力,以保证及时、保质、保量地做好采购工作;必须始终贯彻执行有关政策法令,严格遵守本公司的各项规章制度,做到有令即行,有禁即止;必须牢固树立企业主人翁思想,尽职尽责,在采购工作中做到廉洁自律,秉公办事,不谋私利;第十条其他一本制度由本公司制定、解释和修改; 二本制度自颁布之日起施行;。
酒店采购管理规定及流程
宾馆采购管理制度为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度;一、采购管理部门酒店设立专职采购部,接受总经办、财务部及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作;二、采购部工作基本要求1、所有大型采购项目均需采购小组讨论签批授权及酒店财务部批准同意;2、所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质;3、所有采购物品的质量须保持一惯稳定;4、采购部工作人员须对自己采购物品的价格和质量负责;5、采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及董事会;6、所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品,采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时上述资料须全部列入移交;采购人员自购物品价格信息采购部每天须录至采购部价格信息库;7、采购时间要求：一般物品采购时间为3天；急用物品当天必须采购回来；印刷品、客房一次性用品、布草等物品使用部门须提前两个月下单采购;8、采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予报销;9、禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜;10、采购部负责跟进各协作厂商的货款,及时签批支付事宜;对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利;三、采购审批程序1、申购单审批程序采购申请单一共三联,在经审批后,第一联采购部存档并组织采购,第二联作仓库收货用,第三联部门存档;2、单位价值1000元以下或批量价值在2000元以下的由采购部现金自购的物品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商,经采购小组最后批准后方可采购,酒店财务部将对价格及品质进行不定期抽查;3、单位价值1000元以上或批量价值在2000元以上的物品采购审批程序：采购部寻找至少三家厂商比较价格品质,采购小组确定供货商,采购部与供货商共同草拟合同或采购协议;评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、总经理组成4、赊购月结物品采购审批程序蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜、水果由主厨直接下单,餐饮部经理签字确认后至采购部,由采购部与供货商对接；其它物品按上述第1、2、3款程序执行;5、各月结供应商选定办法采购部每类物品均应邀请至少三家供应商报价,采购部、使用部门、主管副总、总经理、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组,通力合作进行价格及质量的比较和讨论,选定供应商;采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查,根椐市场调查的价格与供应商确定固定的时间段至少一个月的供应价,在此确认期间内,供应商应按此固定价格提供酒店所需的物料;四、采购监督采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及公司稽查部共同完成,平时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进酒店采购成本的控制与监督;五、供应商管理1、采供部应定期每月或每季度牵头,组织财务部和使用部门及集团稽查组对供应商进行评估酒店每类物品须有至少三家供货商,淘汰部分不合格供货商;2、选用供应商角度采用1+2+N原则;所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商;这类商品只有一个主要供应商大70%的物资从他手中购买;2个辅助供应商提供大约30%的物资,一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替;数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量,也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角;3、采购部应做好供应商档案管理;当供应商变动时,及时更新相应的供应商档案;4、采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护酒店形象,保证酒店信誉;采购部工作流程一、各类物品采购工作流程1、仓库补仓物品的采购工作流程仓库的每种存仓物品均应设定合理的采购线,在存量接近或低于采购线时即需要补充货仓里的存货;一般来说,仓库管理员每月月底根据流动资金状况、固定资产的配备情况、本期预计的客流量、物料的采购周期、物料的保存期拟定下月的补仓物品,并据此填写一份仓库补仓“采购申请单”且采购申请单内必须注明以下资料改为：并作出书面的补库计划表,表格内必须列明的物品信息如下1货品名称、规格2平均每月消耗量3库存数量4最近一次订货单价5最近一次订货数量6提供本次订货数量建议经采购小组签批同意后送采购部初审审核后必须由总经理及副总经理签名确认,采购部在采购申请单上签字确认并注明到货时间;采购部初审同意后,按仓库“申购单”内容要求在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批经采购小组批准后,采购部立即组织实施;一般物品要求3天内完成,如有特殊情况要向主管领导汇报;2、各部门使用物品的日常采购工作流程1部门新增物品的采购工作流程若部门欲添置新物品,部门经理应填写申购单,经采购小组审批后,连同“申购单”一并送交采购部,采购部初审同意后按“申购单”内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经采购小组批准后,采购部立即组织实施;2部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品,应先填写一份“物品报损报告”给财务部及采购小组审批;经审批后,将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部,申购部须在采购申请单内注明以下资料：①货品名称、规格②最近一次订货单价③最近一次订货数量④提供本次订货数量建议采购部在至少三家供应商中比较价格品质,并按酒店采购审批程序办理有关审批手续,经采购小组批准后组织采购;3部门所需物料的日常申购酒店各部门在日常的经营管理中,需要大量的物料,为了不占仓位,通常进货是直接存放在使用部门中的,所以这批物料的短缺,均由使用部门直接提出物料的申购单,这批物料申购单的数量较大,涉及面较广,几乎所有酒店部门都有,因此在申购与审批过程中均需严格控制,考虑因素有下面两个方面：①部门在提出物料申购单的时候,应详细了解该物料的现存数、每日用量、采购和审批期、目前物料的价格和涉及的成本因素、物料的质量情况有无需请采购部门寻找新的替代品种的建议等等;②采购部门若发现申购单上的物料,属于新近增加而以往是未曾采购过的物料,采购部门应将新采购物料样品确认书一起保送财务总监,物料申购部门主管及有关人员验证签署后方可履行下一步的采购程序;3、鲜活食品、冻品的采购工作流程蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜水果等物料的采购申请由餐饮部根据当日经营情况预测明天用量填写每日申购单交采购部,采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购;4、维修零配件和工程物料的采购工作流程1工程部日常补仓由工程部填写申购单且申购单内必须注明以下资料为减小采购的工作量,建议工程部尽量能按月度作出补库计划,除了根据突发的维修事件需要进行的及时、零星采购之外：①货品名称、规格②平均每月消耗量③库存数量④最近一次订货单价⑤最近一次订货数量⑥提供本次订货数量建议2大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写工程立项书工程预算表附后,且申购单内必须注明以下资料：①货品名称、规格②库存数量③最近一次订货单价④最近一次订货数量⑤提供本次订货数量建议;以上申购单经采购小组签批同意后送采购部初审,初审同意后按申购单内容要求在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经采购小组批准后,采购部立即组织实施;3经营中不常备的经营物料或常备物料,但某一时使用量超出常规的库存范围时可以随时出单而不受常规的限定,此类情况的采购可由采购部进行优先采购,或在政策规定的范围中经主管副总同意后,由使用部门在指定地点进行紧急采购,但价格不能超过财务规定的指导价;事后工程部补签申购单;二、采购工作流程中须规范事项1、采购申请单一共三联,在经审批后,第一联采购部存档并组织采购,第二联作仓库收货用,第三联部门存档;2、审核采购申清单,收到采购申请单后,采购部应作出以下复查以防错漏：1签字核对：检查采购申请单是否部门经理签字,核对其是否正确;2数量核对：复查存仓数量及每月消耗,决定采购申请单上的数量是否正确;3规格核对：申购部门应注明详细的申购物品规格;4价格核对：仓库需注明物品最近一次价格,采购时原则上不能高于此价格;3、邀请供应商报价;三、货比三家工作流程每类物品报价单需要最少三家作出比较,目的是防止有关人员从中徇私舞弊,保证采购物品价格的合理性;酒店采取三方报价的方法进行采购工作,即在订货前必须征询3个或3个以上供应商报价,然后确定选用那家供应商的物品;具体做法如下：1、采购部按照申购单的要求组织进货,填制空白报价单,包括：物品名称、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间送交供应商至少选择3家供应商,要求供应商填写价格并签名退回;对于交通不便或外地的供应商可用传真或电话询价;用电话询价时应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名、职务等;提出采购部的选择意见和理由,连同报价单一起送交采购小组审批;2、采购小组根据采购部提供的有关报价资料,参考采购部的意见,对几家供应商报来的的货品价格、质量、信誉等进行评估后,确定一家信誉好、品质好、价格低、付款方式好的供应商;四、采购活动的后续须跟进工作1、采购订单的跟催当订单发出后,采购部需要跟进整个过程直到收货入库;同时,采购部还应继续跟进物料的使用情况,做好物料使用情况的反馈记录;2、采购货物的验收1验收的质量标准：根据酒店选定的样品验收;2验收的数量标准：根据采购人员收取的当日采购申请单上写明的数量进行验收,数量差异应控制在申购数量的上下10%左右;3验收人员：货物到店后,由采购部、库房人员、领用部门负责人三方共同验收,由三方共同在入库单签字才有效;4验收程序：①由库管人员填写“入库单”,注明所收物品的品名、规格、数量、单价、金额;②入库单填写完后,由采购人员、货物领用部门负责人、库管员签字生效;签字完毕后的入库单一式三联,第一联库管自己留存；第二联交财务作为记账凭证；第三联交供货商或采购人员作为结账凭证;3、采购订单取消1酒店取消订单如因某种原因,酒店需要取消已发出的订单,供应商可能提出赔偿要求,故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法,以便报采购小组作出决定;2供应商取消订单如因某种原因,供应商取消了酒店已发出的订单,采购部必须能找到另一供应商并立即通知申购部门,为保障酒店利益,供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失;4、违反合同合同上应载明详细细则,如有违反,应依合同上所载处理;5、档案储存所有供应商名片、报价单、合同等资料需分类归档备查,并连同采购人员自购物品价格信息每天录入采购部价格信息库;6、采购交货延迟检讨凡未能按时、按量采购所需物品,并影响申购部门正经营活动的,需填写采购交货延迟检讨表说明原因和跟进情况并呈财务部及采购小组批示;7、采购物品的维护保养如所购买的物品是需要日后维修保养的,选择供应商便需要注意这一项,对设备等项目的购买,采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法;同时,事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容,以免造成不能配套或无法安装的情况;。
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连锁酒店组织架构及财务采购流程
2.1 -公司组织结构
根据公司业务发展的需要，CEO 、主管总经理所主管的部门可以调整，执行纵向扁平化横向紧密配合的管理体系，提供执行和决策效率。
2.2 -公司部门主要职责 商务部职责：
负责公司连锁店的发展,包括直营店和特许经营店等 - 市场信息寻找，可行性方案测算 - 商务谈判
- 合同签订及后续协调
董事会
COO
主管总经理 主管总经理
市场 部
技术 部
商 务
部
行政采购
财务 部
品牌 部
运营 部
人力资源
工程 部
直营 直营直
营店
CEO/总裁
市场部职责：
负责公司统一的市场和销售工作以及中央预订的管理--销售政策制定，对直营店销售辅导和培训
-市场推广和促销活动的发起和组织
-客户忠诚度计划制定、执行和维护
-家宾俱乐部和家宾卡会员促销和管理。
-公司和直营店VI系统的实施和管理
--自身媒体：-通讯、网站等建设
-包括媒体在内的公共关系
-广告活动
-中央预订平台
-客户服务工作，包括投诉处理、客户调研、宾客满意度调查分析等-市场研究，包括市场调研、竞争对手分析等
运营部职责：
负责直营店日常运营管理
-酒店开业准备
质量管理体系的执行与维护
直营店的质量管理，执行各项质量检查计划：
自查、互查和总查计划、暗访计划
特许店和连锁酒店的质量检查、评判和反馈
特许经营店的特许管理和工作协调
品牌部职责：
负责-酒店运营的品牌标准
-制定和维护-运营服务的品牌标准
-建立和维护-公司的培训体系：包括大学、直营店培训、店长见习制度的实施
-围绕-品牌，设计和组织服务技能比赛：如“微笑大使”
技术部职责：
--PMS系统的安装和维护
-开发和维护-中央预订系统（CRS）
-开发和维护-酒店的管理平台
-酒店和公司的计算机、数据和语音系统的设计、采购及维护
人力资源部职责：
-人才招聘，主要是店长级和公司管理人员
-考评工作，并建立人事考评档案
-薪酬和福利制度的制订
-企业文化的建立
-直营店人事制度的辅导和监督
-员工满意度调查和分析汇总
财务部职责：
-制定-财务管理制度和规定
-日常财务工作
-日常费用控制
-法律工作，如合同的审批
-选派酒店会计和出纳人员
行政采购部职责：
-负责-集中采购物品的采购
-负责-VI应用品（客用品、印刷品）的制作
-公司日常行政工作
工程部职责：
-提供项目的工程概算和预算
-负责酒店的装修改造
-负责酒店日常运营中的设备系统的维护保养2.3直营店组织结构
5.0 财务管理制度
公司总部酒店总经理
总经理助理
值班经理
客房主管
会计
客房服务前厅服务餐厅服务工程维修
（安保
出纳
5.1 财务管理体系
（1）分店核算、公司汇总、统一纳税
（2）公司本部财务部
*财务总监财务顾问
*财务经理
*会计
*出纳
（3）分店财务人员配备
*会计 1名
*出纳兼文员 1名
（4）领导关系
业务上：公司财务部统一领导，负责人员
5.2财务工作职责
公司财务部
（1）公司总部及分店财务制度建立并实施
（2）对公司资本性运作进行控制
（3）编制各部门及分店预算，并监督执行
（4）贯彻落实各部门及分店经济效益及财务考核评价指标（5）汇总财务报告
（6）各店资金的筹集、调配、收缴和监督使用
（7）各店财务核算及制度执行情况检查落实
（8）分店财务人员考核评价
（9）分店财务人员业务培训
直营店财务
（1）建立分店财务核算总帐及明细帐
（2）核算分店营业收入及业务支出情况
（3）核算各分店固定资产的购置、报废并按规定计提折旧
（4）按制度规定预提、分摊各项费用
（5）核算分店人员工资、福利费。
建立固定资产、低值易耗品、物料用品三级帐，固定资产建卡，并负责核算、盘点
（6）编制财务报表并按时上交
5.3 年度预算
（1）公司按部门划分利润中心及费用中心
-利润中心：各直营店、市场销售及商务部
-费用中心：品牌部、品牌G&A
（2）各中心年初制定全年收入及支出预算
（3）财务部汇总预算
（4）每月预决算比较
（5）年终考核
5.4 提交月报和日报
提交月报表
直营店报表
（1）资产负债表
（2）损益表
（3）现金流量表
（4）现金流量附表
（5）直营店经营情况明细表
（6）管理费用明细表
（7）财务费用明细表
（8）应交各种税费明细表
（9）营业外收支明细表
（10）在建工程明细表
（11）应收帐款、其他应收款明细及帐龄表
直营店报表核算期间，每月1日至30日（或31日）
直营店报表上缴日期，每月5日上午，节假日顺延
直营店报表盖章签字
（1）直营店店长盖章
（2）直营店会计人名章
（3）直营店财务章
5.5 签字审批流程
直营店签字审批流程
（1）单项支出2000元以下，店长签字审批
（2）单项支出2000元以上，公司领导签字审批
（3）正常客用品支出，各店申请，店长审批，公司集中采购，直营店付款（4）固定资产购置、售出及报废，分店申请，公司领导审批，直营店付款异地签字审批形式
（5）传真
（6）若审批环节多于3人，传真影响效率和申请单清晰度，可以email审批，财务付款时将email打印出来作为附件
5.6 直营店资金管理
（1）直营店继续实行收支两条线的规定
（2）直营店备用金：银行RMB 5万，现金2万
（3）现金低于RMB 0.5万，向公司申请补足
（4）存款高于RMB 5万，高出存款划拨公司总部帐户
5.7 直营店资产管理
（1）应收帐款
-各店应收帐款由各店负责催收
-月末个人借款若未结清（包括出差等因公借款）可直接从工资中扣除（2）存货
-收：使用部门验收签字
-发：领用需店长助理签字
-存：文员负责收发存记录
（3）固定资产
*建帐：三级帐
*设卡
*采购审批权限：公司领导
*折旧年限：按制度规定
5.8 采购申请流程
（1）各店申请，公司集中采购，公司统一配送，分店付款
食品原材料、库存商品除外，由分店自行采购
（2）采购负责部门：公司财务部
（3）比价政策
*金额 10,000～100,000元，提供不少于 2 家报价
*金额100,000～500,000元，提供不少于 3 家报价
*金额大于500,000元，提供不少于 4 家报价
*垄断行业除外
*每次采购需注明上次采购价格及库存数量
（4）采购申请流程
A. 工程设备 / 项目采购
(a)项目经理：提供可选方案，包括供应商、技术参数、价格、品牌、品质、
规格、型号、外观、颜色等。
必要时征询店长意见。
(b)工程部经理：
(c)COO审批
(d)财务部：商务洽谈价格、条款
(e)CEO审批
(f)财务部：签订合同
B. 工程设备 / 项目付款
(a)项目经理申请：提供验收单（含数量、质量）发票
(b)工程部经理签批：必要时店总经理会签
(c)COO签批
(d)CEO签批
(e)财务部付款
C. 客用品采购
(a)店长申请，提供数据：数量、金额、库存、使用期限
(b)COO审批
(c)财务部核对数量、金额
(d)CEO签批
(e)财务部采购
(f)供应商送货，验货（质量、数量）
(g)店长：凭验收单付款，付款时间根据合同执行
备注: 一般印刷品(表格、信封、信纸等)采购流程同上。
D. VI印刷品采购
(a)店长申请，提供数据：数量、金额、库存、使用期限
(b)主管市场部总经理审批
(c)CEO审批
(d)对已定型的VI应用产品，财务部直接采购
(e)对未定型的VI应用产品，由市场部设计确认后，财务部采购
5.9 直营店消费签单
（1）适用范围：免房、店内宴请
（2）签单权限：公司主管总经理（副总裁）以上领导、各店总经理
（3）公司各级领导及员工在店消费：以现金结算(取消代用券)，价格优惠，报销凭杂项收入转帐单（盖财务章），注明：事由、招待单位/人员、
总人数、我司参加人员、原金额、折扣后金额等；
（4）工作餐：无签单，直接付现；
（5）各店总经理每月签单须填写“内部资源使用申请单”，注明：使用资源名称、数量、金额、事由、招待单位/人员、总人数、我司参加人
员等，签单每月汇总后交公司财务部。