会议基本流程培训教学内容

主席台座次安排（重大正式会议）
依职务高低和会议主 题安排定 会议主持人的位次 主席台座次的审核 座次牌的规范摆放
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
会议地点与会场勘察选择
会场勘察俗称“踩点”，是 会前必须要做的基础性工作； 结合会议主题和组织效果、 档次、人员数量决定；
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
其他会议相关信息材料
会议信息加工
会议信息加工
筛选
分类
排列存放 综 合
——会议范例介绍——
举例：公司近期计划开展品质工作研讨会，如果是你负 责组织筹备，你会提前和考虑哪些会务安排，以确保 会议质量？
品质研讨会方案； 会议议程及签到表； 会议PPT筹备； 会议场地确定及物资安排（座次牌、茶水、水 果等）； 会议后评估及通讯稿发布
宣传策划
会务安排 会议资料筹备
负责人
职
责
整个活动总负责、协调
会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定 制、条幅内容、制作、活动策划……
负责参会人员的活动、接待等，以及相关物资、 资料的准备，费用的预算等
会议方案策划、发言稿准备、PPT 制作、会议 资料的整理、汇编
会议组织分工要明确、落实责任人、明确标准、加强资源 协调，及时反馈准备进度，确保会议质量
会议篇
会前准备 - 策划案的内容
策划方案内容
策划方案主要围绕会议主题、内容及形式进 行,内容涉及：目的、主题、时间、参会人员 （类型、人数）、地点、会议日程、议程、 人员分工、各项工作负责人、各项活动的推 进时间等会议事项及步骤
会议通知与会场的选择布置
会议通知安排及发送
通知的内容与制订流程（会议通知必须提前 三到四天发布,便于会议准备） 发送形式(可采取口头电话、邮件、OA等方 式）； 注意事项：规范、严谨 正式、及时
会议基本流程培训
案例分析； 会议食宿、值班 突发事件、医疗
会议主席台和 场内座位的安 排。会议现场 检查（P15）、 会议文件的准 备
与领导的沟通： 开头、书面；问 题和困难
一、会议筹备方案 的内容与作用、拟 写会议筹备方案；
电话会议及视频会议 的要求与特点（P4和 P6）
会议管理工作环节
会前工作 会中管理 会后工作
第一节 会前工作
会议的策划
1. 会议目的（明确主办者开会计划达到的效 果）
2. 会议人员构成（参会人员范围） 3. 会议策划方案（主题、流程、时间地点、
主持人等）：此类会议的筹备组织 4. 会议物资及车辆、用餐等组织安排。
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立会议筹备组
会议组 总指挥
第二节 会中工作
会前的最后检查（工作认真负责、细心、 耐心）
组织签到和登记（落实人员） 做好联络协调（资源整合协作） 会议与保密（业务素质与原则性） 会议后勤保障（团结协作，积极主动）
会议的组织和管理
会务的实施 - 开会期间
与餐厅的联系（落实负责人）
与会场的联系 与服务台的联系 处理突发事件
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领会：会议新闻 发布会的组织； 会议记录、纪要 和简报的编写方 法。
识记：会议信息的收集、 筛选、加工、排列存放、 编写、传递会议记录、 纪要、简报与表格
会议信息的收集（会前、会中、 会后
会前主要 搜集信息
准备开幕词、闭幕词、讲话 稿所需信息
起草工作报告、决议草案所 需信息
搜集备妥会议材料及发言稿
会议物品清点
会议总结与后评估
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总 结评估
总结不足，评估好的方面，便于 下次会议组织质量，提升会议标 准
会后注意事项：会议记录、设备清退、 会议照片摄影收集、费用结算报销
应用：对会议信 息管理工作的各 项流程进行案例
分析
会议的信息工作
了解：会议信息工作 的主要流程；会议信 息的主要分类与特点；
原则
会前检查：
会期、规模、名额分配是否合理 地点的选择 环境条件与用品准备 文件资料准备 会场布置情况
会议议程PPT准备
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
注意 事项
餐饮方面 车辆组ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ 费用预算
会议应急方案的编写
人员问题 场地问题 设备问题（音效、灯光、空调等调试） 资料问题 现场状况 会议组织可行性 目的：确保会议组织的质量和效果
会议注意事项
会场期间：服务人员每20分钟续茶水； 指导人员提前做好水果物品摆放； 会议期间主持人注意会议时间的控制，合理安 排休息和用餐时间； 会议期间手机保持静音和震动； 会议期间不得随意走动
第三节 会后必须注意的问题
撰写新闻稿（及时、反映会
议精神、领导审核）
与会人员返程组织 会议文件的整理归档