归档文件整理规则.doc

机关归档文件整理规则

1 范围

本规则根据《中国**天然**股份有限公司机关档案管理办法》为原则制定。

本规则适用于**机关及所属专业公司。

凡是直接记述和反映本单位各项工作活动的，具有现实和长远参考利用价值的文件材料，都应列入归档范围。它既包括具有长远的历史参考价值，也包括在当前或一定时期内具有依据和参考作用。

2 定义

本规则采用下列定义。

2.1 归档文件

立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。

2.2 归档文件整理

归档文件以件为单位进行分类、装订、排列、编号、录入、编目、装盒（见图1），使之有序化的过程。

2.3 件

归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，请示与批复为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一

册（本）为一件，来文与复文可为一件，文电合一为一件。

3 整理原则

文件整理必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，充分利用原基础，便于保管和利用。

4 质量要求

4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。

4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订、装具材料等应符合档案保护要求。

5 整理规则

5.1 分类

5.1.1 归档文件依据《机关档案分类表》进行分类。**机关的各类档案是一个全宗。在一个全宗内应按统一的方案分类，并保持分类体系的稳定。

5.1.2 整理分类是将每一份档案文件材料进一步条理化，进行基本的分类，有序的划分类别。不同类别、载体档案的保管期限分为永久、定期，保管期限的划分依据《公文、基建、设备档案保管期限表》。

5.2 装订

5.2.1 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。跨年

度的批复，归入批复年度。

5.2.2 归档的文件材料，要拆除金属物，较厚的文件采用燕尾夹子固定，夹子与文件接触的部位，用纸张垫付并将夹子包裹。页数少的文件可采用包塑回形针固定。一律以左边和上端齐平。固定后的文件必须做到牢固、美观、不错页、不倒页、不压字，便于利用和保存。

5.3 排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内。整理完毕的文件，按照永久、定期（结合时间）排列。会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件可集中排列。

5.4 编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页右上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章内设“中国**天然**股份有限公司、存档号”等字样，存档号由全宗号、目录号、年度、保管期限、件号组成（见下图）。

件号

保管期限

年度

目录号

全宗号

5.4.1全宗号：**给立档单位编制的代号，用1位阿拉伯数字标识。

5.4.2 目录号：是档案类目的标识符号或代码，用大写英文字母或数字表示。

5.4.3 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2001。

5.4.4 保管期限：用大写汉语拼音字母表示，Y、D依次表示永久、定期二个大流水。

5.4.5 件号：文件的排列顺序号。

5.5 编目

归档文件应逐件编目。来文与复文或文电合一作为一件时，要对复文与来文或文电同时进行编目。归档文件的编目，按照“中**档案信息管理系统”的格式要求进行录入，同时将电子文件引入在附加文件域中，正文的附件录入在附件题名域。

5.5.1归档文件目录设置序号、档号、题名、文件编号、责任者、文件形成时间、页数、密级、期保管期限等项目（见图2）。

5.5.1.1 序号：案卷内文件依次排列的顺序号，即件号。

5.5.1.2 档号：是档案检索语言的主要表现形式，它包括全宗号、目录号、年度、保管期限、件号，填写方法参见5.4。

5.5.1.3 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，应自拟标题，外加“[ ]”号。

5.5.1.4 文件编号：文件的发文字号。

5.5.1.5 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

5.5.1.6 文件形成时间：文件的成文日期，以8位阿拉伯数字标注。

5.5.1.7 页数：每一件归档文件的页数。文件页号应统一在有文字、图、表每页正面右下角，背面左下角用铅笔标注。已有页号的可不另写页号。大张图纸和图表折叠后，编一个页号。正文与定稿、附件的页号要连续标注。

5.5.1.8 密级：按归档文件材料标明的保密等级填写。

5.5.1.9 保管期限：按规定的保管期限填写。

5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210 mm)。

5.5.3 归档文件目录，按照“中**档案信息管理系统”的格式要求输出，归档文件目录与档案交接表一式二份。一份自存。一份依据档案分类表将目录装订成册，并编制归档文件目录封面，移交总裁办公室文档处。归档文件目录封面设置单位名称、年度、起止件号等项目（见图3）。其中单位名称即立档单位的名称，填写时应使用全称。封面自制，尺寸固定。

5.6 装盒

将归档文件按件号顺序装入档案盒，件数要适度，并填写档案盒盒脊、备考表项目。

5.6.1 档案盒

5.6.1.1 档案盒封面标有全宗名称。档案盒外形尺寸为310mm×240 mm（长×宽），盒脊厚度为65mm。

5.6.1.2 档案盒根据摆放的方式，在盒脊设置全宗号、目录号、年度、起止件号（全宗号一律为2；目录号为类号；年度填写归档文件所属年度，用四位阿拉伯数字表示；起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接）。填写盒脊时一律用钢笔和蓝黑墨水，字迹要求清晰工整。

5.6.1.3 档案装具的使用按照《中国**天然**股份有限公司机关档案管理办法》执行。

5.6.2 备考表

备考表印在盒内底面，项目包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

5.6.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

5.6.2.2 立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。

5.6.2.3 检查人：负责检查归档文件齐全、完整情况及整理质量的人员，一般为各立档单位综合部门负责人姓名。

5.6.2.4 立卷时间：填写归档文件整理完毕的日期。

6 本规则自印发之日起施行。