会计档案的装订及保管
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二、会计档案的保管 （一）会计档案的归档要求。 1.各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要 求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。采 用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质 会计档案。 2.当年形成的会计档案，在会计年度终了后1年内，由本单 位会计机构保管。期满之后，应由会计机构编制移交清册， 移交本单位的档案机构统一保管； 3.会计档案应当由本单位档案机构统一保管；未设立档案机 构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼 管会计档案。
(三) 会计档案的销毁 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了 事项的原始凭证，不得销毁；正在项目建设期间的建设单 位，其保管期满的会计档案不得销毁。
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Biblioteka Baidu
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（4）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列， 发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料 单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全； （5）记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记 账、制单等）的印章是否齐全。 （6）在装订之前，要设计一下，看一个月的记账凭 证究竟订成几册为好。每册的厚薄应基本保持一致 ，厚度一般以1.5～2.0厘米为宜。
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（4）在凭证的背面打线结。线绳最好在凭证中端系上 （5）将护角向左上侧折，并将一侧剪开至凭证的左上 角，然后抹上胶水。如下图② （6）向后折叠，并将侧面和背面的线绳扣粘死。如下 图③ （7）待晾干后，在凭证本的脊背上面写上“某年某月 第几册共几册的字样。装订人在装订线封签处签名或 者盖章，如下图④。
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2、活页账簿装订要求。 （1）保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空 白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订 成册。 （2）多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账 等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。 （3）在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会 计主管人员和装订人（经办人）签章。
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（二）会计账簿的装订 各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其 他账簿应按时整理立卷。 1、账簿装订前的要求 （1）按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符 ，账页数是否齐全，序号排列是否连续。 （2）按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账 簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序 装订。
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3、账簿装订后的其他要求。 （1）会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页 、掉页、加空白纸的现象。 （2）会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。 （3）封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、 编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、库存现金日 记账、银行存（借）款日记账、分户明细账。 （4）会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账 全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年 按顺序编制卷号。
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4.移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持 原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当 会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 （二）会计档案的保管要求 1.会计档案保管应注意以下事项： (1)会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆 放地，周围应备有适应的防火器材； (2)采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和 堵塞鼠洞；
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2、会计凭证装订时的要求 为了使装订成册的会计凭证外形美观，在装订时要考 虑到凭证的整齐均匀，特别是装订线的位置，如果太 薄时可用纸折一些三角形纸条，均匀地垫在此处，以 保证它的厚度与凭证中间的厚度一致。在装订会计凭 证时可以采用侧订法或角订法，侧订法的装订位置一 般在凭证的左侧面；角订法的装订位置一般在凭证的 左上角。由于角订法装订起来简单易行，实际工作中 应用比较广泛，具体操作步骤如下：
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（三）会计报表的装订 会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册 谨防丢失。小企业可按季装订成册。 1、会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报 表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位 修补后，完整无缺地装订。 2、会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制 说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报 表的封底。 3、按保管期限编制卷号。
凭证应该按月从1号开始顺序编号，如果单位的凭证太 少，也可以考虑按年从1号开始顺序编号。
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3、会计凭证装订后的注意事项 （1）每本封面上填写好凭证种类、起止号码、 凭证张数、会计主管人员和装订人员签章； （2）在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并 要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
日记账
固定资产卡片 辅助账簿
15年
15年
三 9 10 四 11
财务报告类 月、季度财务报告 年度财务报告（决算） 其他类 会计移交清册 15年 3年 永久
包括各级主管部门汇总 财务报告 包括文字分析 包括文字分析
12
13 14 15
会计档案保管清册
会计档案销毁清册 银行余额调节表 银行对账单
永久
永久 5年 5年
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（1）将凭证封面和封底裁开，分别附在凭证前面和后 面，再拿一张质地相同的纸(可以再找一张凭证封皮 ，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用)放在封 面上角，做护角线。 （2）在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形 ，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均匀地打两个 眼儿。 如下图① （3）用大针引线绳穿过两个眼儿。如果没有针，可以 将回形别针顺直，然后将两端折向同一个方向，将线 绳从中间穿过并夹紧，即可把线引过来，因为一般装 订机打出的眼儿是可以穿过的。
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(3)会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁 卫生，以防虫蛀； (4)会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和 查阅地方，以利查阅，并防止潮湿； (5)设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿 ，严防毁坏损失、散失和泄密； (6)会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。 2.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期 限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。保管期限 从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案保管期 限见下表：
会计档案的装订及保管
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一、会计档案的装订 会计档案是记录和反映单位经济业务的重 要史料和证据，一般包括会计凭证、会计账簿 、财务报告以及其他会计资料。会计档案的装 订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及 其他文字资料的装订。
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（一）会计凭证的装订 1、会计凭证装订前的准备工作 （1）分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全 ； （2）按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集 ）确定装订成册的本数； （3）摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针 ），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且 要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；
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企业和其他组织会计档案保管期限表
序号
一 1 2 3 二 4 5
档案名称
会计凭证类 原始凭证 记账凭证 汇总凭证 会计账簿类 总账 明细账
保管期限
15年 15年 15年 15年 15年
备注
包括日记账 现金和银行存款日记 账保管25年 固定资产报废清理后 保管5年
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二、会计档案的保管 （一）会计档案的归档要求。 1.各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要 求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。采 用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质 会计档案。 2.当年形成的会计档案，在会计年度终了后1年内，由本单 位会计机构保管。期满之后，应由会计机构编制移交清册， 移交本单位的档案机构统一保管； 3.会计档案应当由本单位档案机构统一保管；未设立档案机 构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼 管会计档案。
(三) 会计档案的销毁 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了 事项的原始凭证，不得销毁；正在项目建设期间的建设单 位，其保管期满的会计档案不得销毁。
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（4）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列， 发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料 单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全； （5）记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记 账、制单等）的印章是否齐全。 （6）在装订之前，要设计一下，看一个月的记账凭 证究竟订成几册为好。每册的厚薄应基本保持一致 ，厚度一般以1.5～2.0厘米为宜。
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（4）在凭证的背面打线结。线绳最好在凭证中端系上 （5）将护角向左上侧折，并将一侧剪开至凭证的左上 角，然后抹上胶水。如下图② （6）向后折叠，并将侧面和背面的线绳扣粘死。如下 图③ （7）待晾干后，在凭证本的脊背上面写上“某年某月 第几册共几册的字样。装订人在装订线封签处签名或 者盖章，如下图④。
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2、活页账簿装订要求。 （1）保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空 白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订 成册。 （2）多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账 等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。 （3）在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会 计主管人员和装订人（经办人）签章。
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（二）会计账簿的装订 各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其 他账簿应按时整理立卷。 1、账簿装订前的要求 （1）按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符 ，账页数是否齐全，序号排列是否连续。 （2）按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账 簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序 装订。
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3、账簿装订后的其他要求。 （1）会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页 、掉页、加空白纸的现象。 （2）会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。 （3）封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、 编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、库存现金日 记账、银行存（借）款日记账、分户明细账。 （4）会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账 全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年 按顺序编制卷号。
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4.移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持 原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当 会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 （二）会计档案的保管要求 1.会计档案保管应注意以下事项： (1)会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆 放地，周围应备有适应的防火器材； (2)采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和 堵塞鼠洞；
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2、会计凭证装订时的要求 为了使装订成册的会计凭证外形美观，在装订时要考 虑到凭证的整齐均匀，特别是装订线的位置，如果太 薄时可用纸折一些三角形纸条，均匀地垫在此处，以 保证它的厚度与凭证中间的厚度一致。在装订会计凭 证时可以采用侧订法或角订法，侧订法的装订位置一 般在凭证的左侧面；角订法的装订位置一般在凭证的 左上角。由于角订法装订起来简单易行，实际工作中 应用比较广泛，具体操作步骤如下：
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（三）会计报表的装订 会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册 谨防丢失。小企业可按季装订成册。 1、会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报 表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位 修补后，完整无缺地装订。 2、会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制 说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报 表的封底。 3、按保管期限编制卷号。
凭证应该按月从1号开始顺序编号，如果单位的凭证太 少，也可以考虑按年从1号开始顺序编号。
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3、会计凭证装订后的注意事项 （1）每本封面上填写好凭证种类、起止号码、 凭证张数、会计主管人员和装订人员签章； （2）在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并 要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
日记账
固定资产卡片 辅助账簿
15年
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财务报告类 月、季度财务报告 年度财务报告（决算） 其他类 会计移交清册 15年 3年 永久
包括各级主管部门汇总 财务报告 包括文字分析 包括文字分析
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会计档案保管清册
会计档案销毁清册 银行余额调节表 银行对账单
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永久 5年 5年
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（1）将凭证封面和封底裁开，分别附在凭证前面和后 面，再拿一张质地相同的纸(可以再找一张凭证封皮 ，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用)放在封 面上角，做护角线。 （2）在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形 ，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均匀地打两个 眼儿。 如下图① （3）用大针引线绳穿过两个眼儿。如果没有针，可以 将回形别针顺直，然后将两端折向同一个方向，将线 绳从中间穿过并夹紧，即可把线引过来，因为一般装 订机打出的眼儿是可以穿过的。
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(3)会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁 卫生，以防虫蛀； (4)会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和 查阅地方，以利查阅，并防止潮湿； (5)设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿 ，严防毁坏损失、散失和泄密； (6)会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。 2.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期 限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。保管期限 从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案保管期 限见下表：
会计档案的装订及保管
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一、会计档案的装订 会计档案是记录和反映单位经济业务的重 要史料和证据，一般包括会计凭证、会计账簿 、财务报告以及其他会计资料。会计档案的装 订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及 其他文字资料的装订。
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（一）会计凭证的装订 1、会计凭证装订前的准备工作 （1）分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全 ； （2）按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集 ）确定装订成册的本数； （3）摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针 ），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且 要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；
2018年9月5日星期三 16
企业和其他组织会计档案保管期限表
序号
一 1 2 3 二 4 5
档案名称
会计凭证类 原始凭证 记账凭证 汇总凭证 会计账簿类 总账 明细账
保管期限
15年 15年 15年 15年 15年
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包括日记账 现金和银行存款日记 账保管25年 固定资产报废清理后 保管5年
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