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公司级会议管理制度1

公司级会议管理制度

第二版

受控状态：

分发号：

持有者：

2017-01-26发布2017-02-05实施

山东**有限公司发布

拟制：审核：审批：

公司级会议管理制度

一、目的

规范公司级会议管理，实现公司标准化管理。

二、术语解释

公司级会议：公司总裁参加或组织召开的会议。

会议变更：会议时间、会议地点、参会人员、会议主题发生变更。会议取消：原计划的会议不召开；

三、适用范围

本公司公司级会议管理。

四、内容及要求

1 会议类型

常规会议、评审会议、例会、临时会议。

2 会议组织部门

总裁或总裁管辖（或兼职管辖）的直接下属部门。

3 流程概述

见附件“附件一、公司级会议流程概述”。

4 常规会议流程描述

4.1 会议记录人：总裁文秘员

4.2 准备资料

会议组织部门准备会议相关资料，提前2天落实会议地点、会议时间、参会部门、参会人员，确保一切可行后，将会议主题相关资料发送给与会人员查阅。

与会人员仔细查阅材料、分析研究，必要的情况下，可召集相关人员进行讨论，对会议内容中提出的问题提供解决方案。

4.3 申请开会

会议组织部门制定《会议申请》，制单人在“拟制”处签字，会议主持人在“审核”处签字，报送总裁在“审批”处签字，提前2天将《会议申请》交

总裁文秘员在“文件签收人”签收。

4.4 通知开会

总裁文秘员负责根据《会议申请》制定《会议通知》，在“拟制”处签字，按照《会议通知》要求的下发时间报送与会人员签收《会议通知》，与会人员无法签收的，由与会人员的部门人员联系部门领导确认后代签。《会议通知》由总裁文秘员负责留存。

4.5 布置会场

总裁文秘员负责在会议召开前15分钟，打扫干净相应的会议室，依据《会议通知》和《会议请假审批单》布置合适数量的座位，检测完毕投影等设备正常工作，制定一份《会

议签到表》同时将会前请假人员登记在《会议签到表》中，打印、签字、放置到“会议签到处”。

4.6 会议签到

参会人员穿工作服，自备纸笔，按照《会议通知》中会议时间，提前5分钟到达会场，在《会议签到表》的“签到栏”相应位置签署本人姓名及签到时间，就坐等待会议的召开。

4.7 开会

准时开会，会议记录人收回《会议签到表》，会议开始时，参会未签到的人员，视为迟到，由会议记录人提醒其签到并监督其签到时间；未到会场人员，由会议记录人在《会议签到表》登记缺席人员姓名。

会议记录人全程参加会议，会议过程中，会议记录人记录参会人员讨论的

问题，现场制定《会议记录》并现场与参会人员核实，有异议的现场修改直至无异议，分歧较大的，可举手表决，超过参会人员半数同意方可通过，总裁有一票否决权；相关人员未现场提出异议的，视为认同。

4.8 会议结束

会议结束后当日，会议记录人打印一份《会议记录》，在“拟制”处签字，各与会人员在《会议记录》中相应的栏位签名并填写签字时间。

人员离场时，各与会人员在《会议签到表》中“签退栏”相应的栏位签名并填写签退时间后方可离开会场，未签退人员视为早退（早退时间由会议记录人确定填写），会议记录人负责监督签退、收回《会议记录》。

4.9 下发纪要

会议记录人负责依据《会议记录》拟制《会议纪要》，要求事件描述详细、时间、地点、责任人、措施、目标、见证资料、考核方式、考核人明确、完整，打印一份，在“拟制”处签字，报总裁审核通过后，在“审批”处签字。

会议结束2日内，总裁文秘员负责将《会议纪要》报送与会人员及《会议纪要》内容中涉及的责任人签收。

4.10 落实纪要

总裁文秘员按照《会议纪要落实管理流程》落实执行情况。

4.11 会议归档

总裁文秘员负责将每次会议的：

a）《会议申请》；

b）《会议通知》；

c）《会议签到表》；

d）《会议记录》；

e）《会议纪要》；

f）《会议取消审批单》；

g）《会议请假审批单》。

分别按月整理、装订，部门存档。

4.12 其他会议流程的说明

其他会议流程环节见“附件一、公司级会议流程概述”，环节流程同常规会议流程。

对于紧急召开的临时会议，特殊情况下，按流程环节，可于会中或会后补办相关手续。

5 会议取消

5.1 自会议组织部门通知参加会议之时起至会议申请审批结束前的会议取消

会议组织部门通知所有与会人员本次会议取消，不再审批本次《会议申请》。

5.2 自会议申请审批后到与会人员签收会议通知前的会议取消

会议组织部门制定《会议取消审批单》，报会议主持人审核签字后，报总裁审批签字，审批后即刻交予总裁文秘员，并通知所有与会人员本次会议取消，总裁文秘员不再发放本次《会议通知》。

5.3 自与会人员签收会议通知后到会议召开前的会议取消

会议组织部门制定《会议取消审批单》，报会议主持人审核签字后，报总裁审批签字，审批后即可交予总裁文秘员，总裁文秘员在原计划的会议召开前通知所有与会人员本次会议取消并签退《会议通知》。

6 会议变更

6.1 自会议组织部门通知参加会议之时起至会议申请审批结束前的变更

按“5.1自会议组织部门通知参加会议之时起至会议申请审批结束前的会议取消”取消本次会议。

会议组织部门按本管理文件重新组织会议。

6.2 自会议申请审批后到与会人员签收会议通知前的变更

按“5.2自会议申请审批后到与会人员签收会议通知前的会议取消”取消本次会议。

会议组织部门按本管理文件重新组织会议。

6.3 自与会人员签收会议通知后到会议召开前的变更

按“5.3自与会人员签收会议通知后到会议召开前的会议取消”取消本次会议。

会议组织部门按本管理文件重新组织会议。