总账及明细分类账的简要介绍

总账及明细分类账的简要介绍一、总账(一)总账概述总账是指总分类账簿（General Ledger）也称总分类账。

是根据总分类科目开设账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿。

总分类账所提供的核算资料，是编制会计报表的主要依据，任何单位都必须设置总分类账。

总分类账为一级账目，总领统御明细类账目。

总分类账一般采用订本式账簿。

总分类账的账页格式，一般采用“借方”、“贷方”、“余额”三栏式，根据实际需要，也可以在“借方”、“贷方”两栏内增设“对方科目”栏。

总分类账的账页格式，也可以采用多栏式格式，如把序时记录和总分类记录结合在一起联合账簿，即日记总账。

（二）总账原理总账满足资产=负债+所有者权益的恒等式。

总账一般采用三栏式，也可采用双栏式，棋盘式等除此之外，还可结合各种形式的汇总，而采用多栏式(例如日记总账)。

其中三栏式是普遍采用的基本格式；双栏式仅适用于期末没有余额的虚账户(收入、费用等暂记性、过渡性账户)；棋盘式的分类账有利于体现账户间的对应关系，•但账页庞大，工作量也很大，仅适用于业务量少、运用科目也少的企业。

（三）、总账登记方法总账有几种登记方法，常用的有两种：一是根据记账凭证逐笔登记，它的缺点是如果企业业务量大的话记账的工作量大，适用于规模小、业务量少的企业；一是根据记账凭证定期编制科目汇总表，然后再根据科目汇总表登记总账，这种方法大大简化了记账的工作量，而且编制科目汇总表的同时还可以进行试算平衡，保证记账工作质量，适用于规模较大、业务量较多的企业。

月末，应汇总结算账户记录中的本期发生额和期末余额，据此编制会计报表。

月度结账时，需要在摘要栏写“本月合计”，然后在下面通栏划单红线。

月度结账并不要求所有账户都需结出累计数额，一般是会计根据需要结出某些账户的“本月累计”，它结记在“本月合计”的次行，下面再通栏划单红线。

十二月末，在摘要栏写“本年累计”，然后在下面通栏划双红线。

采用记账凭证核算形式登记总账，直接根据记账凭证定期(3天、5天或10天)登记，在这种核算形式下，应当尽可能地根据原始凭证编制原始凭证汇总表，根据原始凭证汇总表和原始凭证填制记账凭证，根据记账凭证登记总账；采用科目汇总表形式登记总账，可以根据定期汇总编制的科目汇总表登记总账。

科目汇总表是根据每月发生的全部记账凭证，按科目作为归类标志进行编制的。

常用的一般是根据科目汇总表登记总账。

（四）总账图例：二、明细分类账（一）明细分类账概述明细分类账，是指按照明细分类账户进行分类登记的账簿，是根据单位开展经济管理的需要，对经济业务的详细内容进行的核算，是对总分类账进行的补充反映。

（二）明细分类账登账方法明细分类账是按照明细科目开设的用来分类登记某一类经济业务，提供明细核算资料的分类账户。

它所提供的有关经济活动的详细资料，是对总分类账所提总括核算资料的必要补充，同时也是编制会计报表的依据。

明细账的格式应根据各单位经营业务的特点和管理需要来确定，常用的格式主要有以下几种：1、“三栏式”明细分类账“三栏式”明细分类账的账页格式同总分类账的格式基本相同，它只设“借方”、“贷方”和“余额”三个金额栏。

其适用于“应收账款”、“应付账款”等只需进行金额核算的明细账。

2、“数量金额式”明细分类账“数量金额式”明细分类账的账页，其基本结构为“收入”、“发出”和“结存”三栏，在这些栏内再分别设有“数量”、“单价”、“金额”等项目，以分别登记实物的数量和金额。

这种格式的明细账适用于既要进行金额明细核算，又要进行数量明细核算的财产物资项目。

如“原材料”、“产成品”等账户的明细核算。

它能提供各种财产物资收入、发出、结存等的数量和金额资料，便于开展业务和加强管理的需要。

3、“多栏式”明细账“多栏式”明细账的格式视管理需要而呈多种多样，它在一张账页上，按照明细科目分设若干专栏，集中反映有关明细项目的核算资料。

这种格式的明细账适用于费用成本、收入成果类的明细核算。

如“生产成本明细账”，它只设一栏借方，下按成本设置专栏，贷方发生额用红字在有关专栏内登记。

4、“横线登记法”明细账“横线登记法”明细账是在账页的同一行内，逐笔逐项登记每笔经济业务的“借方”和与其相对应的“贷方”。

其适用于材料采购业务的付款和收料，备用金业务的支出和报销收回等情况。

（三）明细账分类账图例：1、明细分类账2、三栏式明细分类账3、多栏式明细分类账4、数量金额式明细分类账5、横线登记法明细分类账三、总账与明细账之间的关系总分类账就是对于明细分类账进行综合分析，是对其明细分类账进行统驭作用的账户。

我们对于明细分类账来说是对总分类账的必要的补充作用，换句话讲就是总分类账起到了详细说明的目的。

对于总分类账和明细分类账来说有很多的共同点，由于登记的原始凭证相同，核算的内容也相同，所以两者结合起来来看是起到了总括与详细的反映目的。

因此在进行总分类账与明细分类在登记时，必须要采取平行登记的方法来进行记录。

就是对于同一笔经济业务来说，即是要对总分类账进行总括登记，还要对与总分类账相关的明细分类账进行明细登记。

四、举例介绍【例】2008年1月1日，企业的“原材料”和“应付账款”总分类账户及其所属的明细分类账户的余额如下：(1)“原材料”总账账户为借方余额35 000元，其所属明细账户结存情况为：①“甲材料”明细账户，结存2 000千克，单位成本为l0元，金额计20 000元；②“乙材料”明细账户，结存50吨，单位成本为300元，金额计15 000元。

(2)“应付账款”总账账户为贷方余额10 000元，其所属明细账户余额为：①“A工厂”明细账户，贷方余额6 000元；②“B工厂”明细账户，贷方余额4 000元。

【例】2008年1月份，企业发生的有关交易或事项及其会计处理如下：(1)1月9日，向A工厂购人甲材料500千克，单价10元，计5 000元；向齐鲁工厂购入乙材料l00吨，单价300元，计30 000元，甲、乙材料已验收入库，货款均尚未支付。

对发生的该交易或事项，企业应编制会计分录如下：借：原材料——甲材料 5 000——乙材料 30 000贷：应付账款——A工厂 5 000——B工厂 30 000(2)1月12日，向A工厂购入甲材料400千克，单价10元，计4 000元；乙材料50吨，单价300元，计15 000元，材料均已验收入库，货款尚未支付。

对发生的该交易或事项，企业应编制会计分录如下：借：原材料——甲材料 4 000——乙材料 15 000贷：应付账款——A工厂 19 000(3)1月20日，以银行存款偿付前欠A工厂的货款20 000元，B工厂货款30 000元。

对发生的该交易或事项，企业应编制会计分录如下：借：应付账款——A工厂 20 000——B工厂 3 000贷：银行存款 50 000(4)1月26日，生产车间为生产产品从仓库领用甲材料1 000千克，金额为l0 000元；领用乙材料100吨，金额为30 000元。

对发生的该交易或事项，企业应编制会计分录如下：借：生产成本 40 000贷：原材料——甲材料 10 000——乙材料 30 000根据平行登记的要求，将上述交易或事项在“原材料”和“应付账款”总账账户及其所属的明细账户中进行登记。

平行登记结果如表1、表2、表3、表4、表5和表6所示。

五、会计科目总账科目为一级科目，包括的科目有现金、银行存款、原材料、产成品、其他应收款、其他应付款、应付账款、应交税金、本年利润、管理费用、销售费用、财务费用、利润分配、生产成本、制造费用等等。

明细科目为二级科目，也就是对一级科目再进行细分，以银行存款为例：二级科目可以为**工行、**建行、**农行等等。

以下简要绍一下几个常用的会计科目：（一）库存现金库存现金是指单位为了满足经营过程中零星支付需要而保留的现金。

库存现金限额是指为保证各单位日常零星支付按规定允许留存的现金的最高数额。

库存现金的限额，由开户行根据开户单位的实际需要和距离银行远近等情况核定。

其限额一般按照单位3—5天日常零星开支所需现金确定。

边远地区和交通不便地区的开户单位的库存现金限额，可按多余5天、但不得超过15天的日常零星开支的需要确定。

企业现金的收入、支出和保管都应由出纳人员或指定的专门人员负责办理。

企业的一切现金收支，都必须取得或填制原始凭证，作为收付款项的书面证明。

例如，企业向银行提取现金时，要签发现金支票，以“支票存根”作为提取现金的证明；将现金存入银行，要填写解款单，以银行退回的“解款单回单”作为收款的证明；支付零星小额的开支，以发票作为付款的证明；收入小额销售货款，以销售部门开出的“发货票副本”作为收款的证明；支付职工差旅费的借款，应以有关领导批准的“借款单”作为付款的证明；发放职工困难补助费，要以“领款单”作为付款的证明等等。

所有这些作为现金收支的原始凭证，会计部门都要进行认真的审核。

审核现金收支是否合理、合法，手续是否完备，所列项目内容是否齐全，数字是否准确，等等。

在审核中，对于那些不合理的开支应予以拒付；对不真实、不合法的原始凭证，不予受理；对记载不准确、不完整的原始凭证，应当退回，要求更正补充。

根据审核无误的原始凭证编制收款凭证和付款凭证，办理现金的收付。

对于办完现金收付业务的凭证，出纳人员要加盖“现金收讫”或“现金付讫”的戳记，表示款项已经收付完毕，可据以登记有关账簿。

库存现金的核算，还应包括它的总分类核算和明细分类核算。

1、总分类核算库存现金的总分类核算是通过设置“库存现金”账户进行的。

“库存现金”账户是资产类账户，借方反映库存现金的收入，贷方反映库现金的支出，余额在借方，表示库存现金的余额。

例：某商业企业3月份发生与现金有关的经济业务如下：1.企业销售商品取得现金收入100元，增值税率17%，计17元。

借：库存现金 117贷：主营业务收入100贷：应交税费——应交增值税（销项税额） 172.企业收回应收账款120元。

借：库存现金 120贷：应收账款1203.企业技术人员王云预借差旅费300元。

借：其他应收款——王云 300贷：库存现金 3004.行政管理部门报销市内交通费200元。

借：管理费用200贷：库存现金 2002、明细分类核算明细分类核算是通过设置现金日记账进行的。

现金日记账是反映和监督现金收支结存的序时账，必须采用订本式账簿，并为每一账页顺序编号，防止账页丢失或随意抽换，也便于查阅。

现金日记账一般采取收、付、存三栏式格式，由出纳人员根据审核后的原始凭证或现金收款凭证、付款凭证逐日逐笔序时登记；对于从银行提取现金的业务，一般编制银行存款的付款凭证，并据以登记现金日记账。

每日终了应计算本日现金收入、支出的合计数和结存数，并同实存现金进行核对，做到日清月结，保证账款相符。