分公司管理-信息集团分支机构行政及人事工作管理办法2013

信息集团分支机构行政及人事工作管理办法

为规范集团分支机构管理，特制定本办法。

一、行政工作：

1、印鉴管理：

1）公章及合同章由集团办公室统一管理，履行统一的审批用印制度。由办公室文秘负责报批并用印。如需借用，需集团总经理、董事长审批同意方可，分支机构需将用印的材料扫描一份存档

2）财务专用章、发票专用章和法人章由分支机构保管，财务专用章由负责人保管，发票专用章和法人章由出纳保管，由负责人审批，并建立用印审批档案，以备集团财务部和纪检部核查。

2、采购管理：

1）各分支机构的各项采购由集团办公室统一管理，由负责人审核采购需求，然后每月22日－25日上报至集团办公室行政人员处（杨曦），统一申报和审批。

2）每年1月份由集团办公室统一组织办公用品、后勤用品等的采购招标，各分支机构首先筛选3家以上供应商，集团办公室另外增加供应商，最终由集团招标委员会进行供应商确定。

3）大项采购或业务供应商由集团统一进行招标形式选择，分支机构做好配合。

3、固定资产管理：

1）分支机构指定一名固定资产管理员，负责固定资产的登记、保管、变更和报废等工作，建立固定资产管理台帐。每半年盘点一次，并向集团办公室资产管理员上报。每年集团办公室资产管理员要对各分支机构的固定资产进行一次盘点复核。

4、文件及档案管理：

1）分支机构指定一名专职或兼职责任人，按集团档案管理要求进行文件及档案保存，分支机构文件号由集团办公室文秘统一编制。

2）建立文件及档案目录，使用借阅建立记录，由分支机构负责人审批。每半年上报集团办公室一份。每年集团办公室组织一次档案管理检查复核。

3）所有保存文件及档案均需建立电子档案，书面档案和电子档案目录要一致，电子档案每半年上传至集团办公室一次。

5、资质证照保管和年检变更：

1）由指定专人负责，使用和借出由分支机构负责人审批，借出审批需每月向集团办公室报备。

2）各类资质证照原件和年检变更后原件，获得后二日内将扫描件上报至集团办公室文秘，印鉴需要盖原印A4纸上寄到集团办公室。

6、安全管理：

1）分支机构的安全管理由负责人承担，建立钥匙领取登记、日常安全检查记录、消防设备检查记录，确保安全运营。

2）安全管理的监督检查：由集团办公室主任与集团纪检监察部每季度对各项检查记录和设施进行监督检查。

7、车辆管理：

1）分支机构的车辆购置由集团办公室统一办理，日常车辆保养、维修、年检、使用记录、用油由分支机构指定专人负责，发生费用以年度预算为标准，日常管理以车辆管理制度为依据。每月向集团办公室车队队长报车辆使用报表，车队队长每季度进行一次用车情况检查，以确保用车的合理化。

2）集团车队队长每季度组织一次各分支机构的安全驾驶和车辆维护培训（可通过视频会议方式），对各公司用车违规行为和车辆事故等进行分析和公示，不断提高车辆管理水平。

8、其他本办法未明确的事项，以集团公司下发的规章制度为准。

二、人事工作：

1、考勤管理：

1）早8:00---晚17:00，午休11:30---13:00，周休1-2天。（地区不同、业务不同可以调整，由集团审批确定。）

2）考勤采取指纹打卡的形式，每月5日前由分支机构的人事职员向集团人力资源部劳资专员上报考勤汇总表和考勤机导出数据。

3）请假、公出、出差均要通过集团OA办公系统履行审批手续，以集团考勤管理制度要求为准。

2、工作过程管理：

1）分支机构所有人员均需每日在OA系统中做好工作日志。

2）分支机构每周一组织一次周工作例会，并形成会议纪要，每周三前上报至集团办公室。

3）分支机构所有人员每月月底前通过OA系统上报月总结和下月计划，逐级审批。

3、绩效管理：

1）分支机构人员与集团一致，实行月考核。员工由分支机构负责人进行考核，负责人由集团主管领导进行考核。但人事和财务岗位人员由分支机构负责人和集团主管部门经理双重考核，取平均分为考核成绩。

2）绩效考核通过集团OA系统来操作。

4、薪酬管理：

1）分支机构薪酬由集团人力资源部统一管理，其中员工薪酬由劳资专员管理，部门经理及以上薪酬由集团主管领导管理。

2）分支机构员工的薪酬发放由负责人管理。

3）薪酬的升降由分支机构负责人向集团人力资源部申请，由人事职员履行审批程序，逐级审批至集团董事长。

5、人员招聘与解聘：

1）由集团人力资源部规划分支机构的岗位设置，审批后执行。

2）分支机构部门经理及以上员的招聘与解聘由集团人力资源部组织实施。

3）分支机构部门经理以下员工的招聘与解聘由负责人提出书面申请和前期面试面谈，由集团人力资源部进行考核，并报集团主管领导审批。

6、培训管理：

1）分支机构的员工培训由集团人力资源部负责指导和监督，由当地负责人实施。

2）新员工和调岗员工要求培训并考试合格之后上岗，入职第一周完成《员

工手册》培训学习，第二、三周组织业务知识培训，各项培训以考试为考核形式，90分以上为合格，不合格不可正式上岗。两次不合格解除试用。

3）部门经理及以上员工除新员工培训内容外，由集团人力资源部组织专门培训，协调财务、人事行政、业务部门和高管，进行训练，培训地点在集团总部，经考核合格后方可上岗。

4）因新业务、新制度、新知识方面的培训，由集团人力资源部统一协调讲师到各分支机构进行培训指导。

5）新员工入职满一年后，由集团人力资源部统一组织拓展训练活动，增强各地区公司的沟通，提升团队凝聚力。

7、劳动关系管理：

1）分支机构指定专职或兼职人事职员负责劳动合同等各类手续办理，每月向集团人力资源部报《人员变动表》、《保险缴纳申报表》。

2）分支机构的员工上岗必须签订劳动合同，缴纳保险，并签订保密协议和竞业禁止协议，健全劳动关系，降低法律风险。

3）分支机构要建立人事档案台帐，并建立电子人事档案,每半年向集团人力资源部上报一次。人事档案应包括身份证\学历证\上岗资格证\应聘登记表\入职登记表\劳动合同\保密协议\竞业禁止协议\一寸照片\岗位变动审批等表单，各类表单必须有员工本人签名方为有效。

4)员工劳动关系和奖惩及日常行为规范管理，以集团《员工手册》为标准，分支机构备《员工手册》一份并存档，新员工入职需掌握《员工手册》内容并签字确认。

xx集团

二〇一三年八月十四日