系统工程理论与方法

学校管理系统化的实践与思考

按照系统论的观点，世界的万事万物都是系统的，系统性是自然界和人类社会的根本属性。学校作为一个社会组织，同样具有系统性。一方面它是教育系统的组成部分（子系统）另一方面它又自成系统，一般由教务教学、总务后勤、思想政治和行政管理等子系统组成。而每一子系统又由更小的系统（或要素）组成，如教务教学子系统是由学科教研室、实验室、图书馆、电教中心等要素组成，等等。所谓系统方法，就是根据系统的基本特征去认识系统、改造系统的方法。本文仅就此方法在学校管理里的运用，谈点粗浅的体会和看法。

一、调整管理机构，创设良好管理系统

系统的结构决定着系统的功能，不同的结构可以产生不同的功能。要想使学校运转和谐有序，必须改造优化学校内部机构。随着高等教育的改革与发展，高校内部的原设机构和运行机制，已明显不适应新的形势，应该大胆地调整和优化。对调整后的内设机构，必须明确其岗位职责和工作任务，严格界定其工作范围。同时，理顺各个机构之间的关系，营造互动机制。在调整过程中，应该注意三点：一是要从学校适应社会要求和满足实际工作需要出发；二是调整后的内设机构，能充分承担学校任务，行使学校职能；三是保证学校内部结构合理，避免内耗。通过这样一种调整，使学校成为一个结构合理、层次分明、整体性强、功能完备的管理系统，为实现系统化管理创造了一个客观的前提。

二、合理使用人才，有效操作管理系统

创设一个好的管理系统，固然奠定了系统化管理的基础，如何使系统发挥作用，关键在于用什么人去操作。用人妥当，能使学校的各个部门各尽其职，发挥最佳功能，收到整体大于部分之和的效果；反之，用人不当，有可能造成系统运转的薄弱环节，各个部分彼此扯皮推诿，不负责任，形不成合力，系统运转不畅，甚至停摆，出现内耗，造成整体功能小于部分之和的结果。可见合理用人至关重要。首先，校级领导分工要科学。传统的领导分工，过多地考虑权力分配，其弊端不言而喻。要实现学校领导分工的科学化要求，一方面要从系统观点出发，把学校工作进行模块划分，尽量体现联系性，一般可分为教学科研工作、后勤服务工作、思想政治工作、行政管理工作等；另一方面要根据个人知识结构、年龄、个性特征、专长等进行合理分工，尽量做到人尽其才，扬长避短，发挥优势；第三，从整体性出发，分工不分家，强调协作，优势互补，突出集体领导，反对个人专权。

其次，中层干部的安排要妥当。选好、用好中层干部，是充分发挥处室功能的关键。一是用竞聘方式，选拔优秀人才，充实中层干部队伍，力求能者上，庸者下。二是对原有中层干部实行轮岗使用，实行动态管理，打破多年一贯制，调整用人机制，力求把每个中层干部安排

到最能发挥作用的岗位上来，帮助他们克服经验主义和思维定势，重新激发他们的创造性思维，开辟新的工作局面。三是加强对中层干部工作的督导和评估，调控他们的工作关系，及时消除矛盾，搞好工作协调。

第三，一般管理人员的使用要切合实际。学校的行政、教辅和总务人员是最基层的管理人员，承担着最前沿的管理工作，如果忽视了对他们的使用，也难以将管理措施落到实处。因此，需要重新分析认识这些同志，并立足新形势、新任务、新要求，对这些同志进行优化组合，让他们干最适合的工作，最大限度地调动他们的积极性，帮助他们提高工作能力和服务水平，发挥更大的作用。

三、改善办学条件，优化系统操作手段

办学条件如何，影响到人们的观念，影响到人们的工作方式和方法，关系到学校管理系统的运作速度，关系到学校管理效果。现代科技的发展为学校施行现代化管理提供了巨大方便。学校作为先进文化的载体，要保持其先进性，应当及时改善办学条件，用最先进的、最具现代意义的工作手段从事管理工作。只有这样，才能保证学校管理系统运转高效、快速，产生良好的管理效果。改善办学条件是为了优化系统操作手段，加速系统运转，提高管理效果。因此在改善过程中应尽量做到：全方位的改善，以满足各方面的需要，实现整体提高，避免因局部落后，影响整体操作；选择最先进的设备，争取一步到位，体现时代要求，达到最佳效果；有利于各科室行使职能，充分履行职责。

四、优化制度建设，规范系统操作过程

学校的管理系统确定之后，需要用“法”的形式把它固定下来，使之成为人们普遍遵守的规范。一方面要制定一系列的岗位职责，明确各个岗位的任务要求和责任，保证系统自身的规范性；另一方面，要制定一系列的规章制度，对管理过程的各个环节、各个方面做出严格的规定，提出合理化的要求，保障系统运转和谐、有序。在制度建设过程中，应注意三点：一是要依据国家的法律法规制定学校的规章制度，不能表现出任意性，更不能违法乱纪，知法犯法。二是学校的规章制度要全，形成制度体系，避免顾此失彼或此松彼严。同时，又要突出重点，保证核心。三是制定学校的规章制度要从学校实际出发，具有较强的可行性、针对性和可操作性。四是学校的规章制度要面向全体师生，是对全体师生的规范性要求，做到规章面前人人平等，防止偏颇。

五、加强督导评估，有机调控管理系统

学校管理系统在运行过程中，经常出现这样或那样的偏差，如有的冒进、有的滞后，影响整体管理效果。因此，应及时建立评估机制，进行督导评估，加强调控，保证学校管理系统的匀速运转。首先，要制定督导评估制度，定期评估；其次要制定评估标准，用标准来规范管理活动；第三，要开展评估活动，奖优罚劣，鼓励先进，鞭策后进；第四，实行有效指导。这是评估的关键，应根据评估发现的问题，及时给予指导，帮助其予以改正，消除薄弱环节。评估督导的目的在于发现问题，纠正问题；在于鼓励先进，鞭策后进；在于有效指导，及时调控，从而保证管理系统运转正常，各项工作齐头并进，匀速向前。在评估活动中，要注意：评估要定期进行，坚持始终；评估标准要具体，针对性、可操作性要强；评估方式要切合实际，保证评估落到实处，切莫作表面文章、走过场。

六、协调外部关系，优化管理系统的运作环境

学校是个开放系统，是社会的一个组成部分，与社会各行各业发生着各种联系。处理好这些联系，对保证学校管理系统运转正常至关重要。协调好了，学校可以获得社会的各种支持，四处逢春，如鱼得水；协调不好，则要四处碰壁，干预重重。因此，重视并处理好