监理通信息系统应用管理办法(参考模板)

济南中建设计院有限公司监理业务信息化管理办法

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生效日期：2014 年10 月1 日

目录

文件更改页 (3)

总则 (4)

第一章信息录入管理 (5)

第二章账号安全管理 (12)

第三章信息化绩效考核办法 (13)

第四章附件 (14)

文件更改页

版本生效日期更改描述更改人A/0 2014-10-1

B/0

为了规范我司信息系统的使用和管理，有效组织信息数据的录入、维护和应用推

广，最终达到提升企业管理水平的目的，特制定此办法，请各部门、项目管理公司各

级人员遵照执行。

总则

1、企业信息化是“一把手”工程，由公司主要领导担任信息化负责人，公司成立由

各相关部门领导参加的信息化小组。公司信息化主管部门：合约部。信息化推进工作纳入公司周例会内容。

2、信息化推进包括三方面工作：前期初始化（数据准备）、日常数据维护、应用推广。

数据录入，尽量安排由职能部门承担，减少生产一线人员的压力。

3、企业信息化实施过程就是企业内控体系逐步完善的过程，因此企业信息化推广将

分阶段开展，推广进度与企业内控体系建设和人力资源团队素质密切相关。

4、企业信息化工作将纳入部门考核、员工考核、评优工作中，纳入个人和部门的工

作报告。

5、信息化推进主要岗位设置：

1）企业信息化负责人：由公司主要领导担任，负责信息化资源协调、考核。

2）部门负责人：对部门管辖范围的信息化负责，及时审批系统中提交的事务；

向分管领导和系统管理员及时反馈信息化改进意见。

3）关键用户：主要的信息录入和软件操作人员，如部门资料员、项目部信息员。

4）系统管理员：负责与软件开发单位联络，收集各部门使用意见，跟踪解决使用过程存在的问题，汇总信息化实施情况。

6、要求：机关人员每天至少登录 2 次，项目部信息员每天至少登录 2 次，其它项目

部人员，每周至少登录 3 次。机关关键用户每周全面检查、核对一次系统上的数

据。部门信息化负责人每月一次，检查数据录入质量。

7、沟通机制：部门信息员、资料员，每周向部门负责人汇报一次信息化情况；系统

管理员每周四汇总一次各部门反馈的使用意见，形成台账，反馈给软件开发单位

统一回复。

第一章信息录入管理

一、经营管理信息录入

序号模块/ 菜单菜单录入人责任方督促检查

1 客户管理客户信息经营部资料员经营部经理分管领导

2

投标评审

3 投标信息

经营部资料员经营部经理

4 投标管理投标结果

5 竞争对手

分管领导

6 投标保证金台账经营部资料员经营部经理

7

合同登记经营部资料员经营部经理

8 合同管理补充协议登记经营部资料员

经营部经理

9 合同移交经营部资料员

10 资质管理职称记录、员工获

奖、专业资质、

经营部资料员经营部经理分管领导

11 公司证书公司证书经营部资料员经营部经理分管领导说明：

1、经营管理模块中客户管理、投标管理、合同管理、资质管理、公司证书菜单，由

系统管理员对经营部关键用户进行授权。

2、投标评审：投标报名前完成录入。

3、投标结果：投标结果公布后 1 周内，由相关人员提交投标结果信息（或发内部邮

件）给资料员；资料员根据“投标时间”，每月核对一次，主动补齐已过“投标时间”的投标信息。

4、合同与投标项目的关联：由经营部关键用户在中标结果菜单下操作、检查。

5、合同与监理项目的关联：工程和合同关联，由工程部负责，经营部配合，关注没

有关联工程的合同和没有关联合同的工程记录。

二、合约管理

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序号模块/ 菜单菜单录入人责任方督促检查1

合同开票

2 监理费到账

经营部资料员合约部经理

3 合约管理合同结算

4 合同终止

分管领导

5 合同质保金台账经营部资料员合约部经理

6 分支机构备案XX XX 部经理

7 项目备案XXX

备案管理

8 合同移交XXX

X X 部经理

说明：

1、合同开票：合同开票完成前（或后）完成录入（由合约部到财务部领用发票，登

记后，再给客户）；

2、监理费到账：收到财务部通知后，完成录入。

3、开票记录、到账记录关联：关注先到账后补发票记录。

4、部门负责人每月底检查一下本月开票记录和到账记录，核对金额与财务数据是否

一致，并做好数据维护。

三、项目管控

由工程部、总工办对项目过程管理进行监管和信息管理。

序号模块/ 菜单菜单录入人责任方督促检查

1 监理任务单

项目台账

2 工程监理

经营部资料员合约部经理

3 项目信息上报项目部总监或信

息员

相关领导回

复

分管领导

项目审批

4 资料归档审核项目部信息员

5 项目专项审批项目部信息员

总工办领导6

项目监理月报汇

7

自动汇总

总

- 6 -