档案编研材料的编写

档案编研材料的编写

全宗卷编制

全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷，全宗卷的主要内容包括档案在收集、整理、鉴定、保管、统计、利用工作中所形成的文字材料，如：档案移交交接文据、整理工作方案、分类方案、立档单位和全宗的历史考证；全宗指南（全宗介绍）、组织机构沿革、领导人更迭、人员编制、大事记等。

全宗卷的主要内容

1 档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录、档案来源和价值说明等。

2 档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、档案整理工作小结等。

3 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。

4 档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。

5 档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。

6 档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。

7 档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。

8 其他：除了档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、新技术的应用方面的材料之外的其他能够说明全宗历史情况的各种文件材料。

全宗介绍

全宗介绍又称“全宗指南”，是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书，是一种参考材料，由封页、正文、备注三部分组成。

全宗介绍的结构

封页

正文

a.全宗构成者沿革

b.全宗内档案情况简介

c.全宗内档案内容与成分介绍

备注

封页项目

封页项目包括：全宗介绍名称、时间、全宗号。

1、全宗介绍名称

全宗介绍名称由全宗构成者的名称（全称或通过简称）加“全宗介绍”构成。例：北京市计划委员会全宗介绍。

2、时间

全宗内档案文件的起止年代，一般采用公元纪年表示。

3、全宗号

本全宗介绍所对应的全宗的编号。

例：××市××局全宗介绍

××××年至××××年

全宗号：××号

××市××局

2003.5

正文—全宗构成者沿革简介

全宗构成者沿革简介由构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等内容组成。

全宗构成者的名称

1 全宗构成者的名称按全称书写，通用简称书写在全称后面的圆括号内。

例：中共中央纪律检查委员会（中纪委）

2 全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全宗构成者的沿革中。

时间

全宗构成者沿革应结合时间撰写，和下列内容有关的时间应反映在全宗构成者沿革中。

a.全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤消时间。

b.全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤消时间。

c.全宗构成者上级主管机关变更时间。

d.其他所有反映全宗构成者重要活动时间。

主要职能

1 全宗构成者的性质特征

2 全宗构成者的职权范围

3 全宗构成者的主要工作与任务

隶属关系

1 全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、业务关系。

2 全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系、业务关系。

3 全宗构成者上级主管机关如有变更，应反映在全宗构成者沿革中。

全宗构成者负责人名录

全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。

全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演变情况。

1 全宗构成者内部一级机构的名称。

2 全宗构成者内部一级机构正职负责人的姓名、职务、任期时间。

3 全宗构成者内部一级机构的主要职能。

4 全宗构成者内部机构中重要部门的增设、调整、放大、合并、撤消情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况。

其它

1 涉及全宗构成者的重大事件和对全宗构成者产生了重要影响的活动。

2 全宗构成者改组和撤消的原因。

正文—全宗内档案情况简介

1 档案的数量及保管期限

2 档案的完整程度

3 档案的利用价值及鉴定情况

4 检索工具的配置情况

5 档案的整理情况

正文—全宗内档案内容与成分介绍

档案内容与成分介绍的方式

以文章叙述的形式，按全宗内档案的实际分类体系结合问题介绍。

1 按组织机构介绍：以组织结构分类的档案全宗，按机构设类目分别介绍。

2 按问题介绍：以问题分类的档案全宗，按档案内容所反映的问题设类目介绍。

3 以其它体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点结合问题介绍。

档案内容与成分介绍一般方法。

1 档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。介绍内容包括：

a.反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。

b.反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。

c.涉及具有全国和国际意义的知名人物、历史事件及具有地方特色和重要科研价值的档案。

d.馆藏年代久远和特殊载体的档案。

2 需要专门说明的档案按下列方法介绍：

a.指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间。

b.列出该档案文件的检索要素。

c.对其档案文件内容单独介绍。

3 一般性文件介绍不使用引文，特殊性文件介绍如需使用引文应符合下列条件和原则：

a.引文有助于阐述文件的内容实质。

b.引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件。

4 和全宗构成者活动没有直接关系的上级文件不做介绍，必要时只做简要交代。

5 控制使用的档案在内容介绍上应从简，并在全宗指南封页上注明“控制使用”字样。

6 档案内容涉及国家机密应另册介绍，一般只列题名，不做详细介绍，并在封页上注明密级或使用范围。

大事记

大事记，是按时间顺序简要记载一定历史时期的重大事件和重要活动的参考资料。大事记的特点是内容上记载大事，文体上记而不评，编写方法以时间为线索，并且比较简练。大事记，由大事时间和大事记述两部分组成，编写大事记首先要明确大事记的时间界限和内容范围；其次要广泛收集与之相关的档案文件和其他相关材料；第三是摘录应该列入大事记年表的事实；第四是对摘录的事实进行审核；第五是按计划排列大事，组成完整的系统。

大事记的结构

大事记结构：由封面、正文两部分组成

⑴封面：

大事记名称：单位名称+“大事记”

大事记起止年度：

全宗号：

编制单位：

编制时间：

⑵大事记正文由大事记述和时间两部分组成

大事记记述的范围

大事记记述范围要全面记述反映机关职能活动和反映本机关工作特色的大事、要事。