高校办公自动化系统的设计与应用

高校办公自动化系统的设计与应用

摘要：阐述了一个基于B/S模式的高校办公自动化系统的设计与应用，并对其框架和主要功能模块进行了描述。基于PHP+MYSQL的开发使得该系统的开发更快捷、更高效，系统更安全、更稳定。

关键词：高校办公自动化; php+mysql; 信息化

0 引言

自1985年国内召开第一次办公自动化规划会议以来，随着IT技术的不断创新发展，以及Internet的广泛普及，办公自动化(OA)已经成为各种大型组织机构不可或缺的核心应用系统。它使得组织内的成员方便快捷地共享信息，更为高效地协同工作。一改过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为组织的管理和决策提供科学的依据。

高校作为一个特别的机构，设立的部门机构种类比较多，并且各部门的办公地点通常分散得比较开。因此以往的办公方式下学校的公文流转速度慢、信息共享不充分、公共信息传达效率低等问题比较突出。因此，想要加速部门之间的公文流转，充分地利用信息资源，提高工作效率和质量，提高管理水平，使工作达到信息灵通、管理方便的效果，实现校园的无纸化办公已成为学校发展的必然要求，是高校现代化办公发展的必然趋势。本文介绍了OA系统在高校办公中的应用。

1 系统设计

1.1 平台选择

本系统基于B/S模式，采用PHP+MYSQL技术开发。B/S模式最大的优势是其异地浏览和信息采集的灵活性。任何时间、任何地点、任何操作系统，只要可以使用浏览器上网，就可以使用B/S系统的终端。对于B/S而言，开发、维护等几乎所有工作也都集中在服务器端，当对网络应用进行升级时，只需更新服务器端的软件就可以，这减轻了异地用户系统维护与升级的成本。

PHP是一种HTML内嵌式的语言，是一种在服务器端执行的嵌入HTML文档的脚本语言。PHP将程序嵌入到HTML文档中去执行，当访问者浏览到该页面时，服务端会首先对页面中的PHP命令进行处理，然后把处理后的结果连同HTML内容一起传送到访问端的浏览器。执行效率比完全生成HTML标记的CGI要高许多；PHP还可以执行编译后代码，编译可以达到加密和优化代码运行，使代码运行更快。PHP具有非常强大的功能，所有的CGI的功能PHP都能实现，而且支持几乎所有流行的数据库以及操作系统。

MysqL是目前运行速度最快的sql语言数据库，同时访问mysql 数据库的用户数量不受限制，可以保存50.000.000

1.2 功能结构

整个办公自动化系统由七个模块构成，分别是：内部办公、文件资料、电子邮件、人事档案、日常查询、电子公告、新闻发布、系统设置。其中内部办公、电子邮件、电子公告是最主要的三个模块，

构成了整个OA系统的核心框架，同时也是用户使用最频繁的功能。

1.3 权限设计

针对高校组织机构的复杂性，我们将角色和用户分开管理，即系统可以有多种角色，每一种角色赋予特定的权限范围。每一个用户都隶属于其中一种角色，并被赋予该角色下的所有或其中一部分权限。这样分开设计提高了系统的稳定性和易维护性。

2 系统主要模块实现

2.1 内部办公

内部办公模块是整个oa系统的基础平台，它包含以下功能：

（1）拟办工作。这里主要用于新建工作流程，这里工作流程分为两种，一种是学校的日常工作流程比如采购申请、请假申请、发文申请等。第二种是部门内部的工作流程，比如宣传组织部的讲座审批流程等等。用户在这里新建的工作将会根据一设定好的流程一级一级的传递，直到工作的完成。这个传递的过程就是OA系统里的核心应用公文流转。流程的定义是由部门管理员或者系统管理员来完成的。通过流程定义，用户可以控制流程步骤数，设置每步骤的处理人、处理部门及处理时间限制。用户同时可以查看本工作的流程图。

（2）办结工作。这里可以查看已经办结的工作。

（3）待办工作。在这里可以查看与自己有关的未处理的工作流。

（4）工作监控。工作监控控制己经启动的流程流向，并监控流程各个步骤的使用部门对该步任务完成情况，返回给用户的监控结果可以使用户明确现在工作流程进行到哪一步，即文件现在流转到学校的哪一个部门。监控的另一个目的是可以根据流程每一步骤中定义的办理时间限制与当前时间比较，在办理时间限制到达的前若干天提示用户有任务要完成，以保证工作的正常进行。

（5）流程委托。在用户出差或者其他情况下，可以委托其他用户代为处理与自己有关的工作流。

2.2 电子邮件

这里包含内部邮件、内部短信两个功能。内部邮件发送的信息，只有用户登录到OA系统时才会看到。内部短信通过电信提供的接口，将信息发送到相关用户的电信手机上。这两种信息发送方式都可以指定接收用户，也可以群发信息。可以查看接收者是否打开了邮件，通过弹窗口的方式提醒用户有新消息。

2.3 电子公告

高校的行政管理部门经常会以部门名义发文或通知，电子公告的主要就是管理这些信息。这里按信息发布的时间依次列出了所有的公告。包括发布的部门，公告标题，发布时间等。用户点击相关公告后，可下载里面的附件。每当用户发布新公告时，可以选择是否短信通知。如果选择，则选定用户的指定手机上将会收到以该标题为内容的短信。这样就极大地加强了信息的传递，因为老师并不都是在电脑前办公的，因此很容易错过相关的公告。

3 结束语

本文讨论了一个在高校中运行的OA系统的设计和应用，PHP+MysQL的组合可以跨平台运行，这意味着可以在Windows上开发，然后在Unix平台上运行。通过应用本系统，为学院提供了一个在网络环境下运行的办公环境，使各级办公和管理人员方便灵活地处理业务，从而使学院的各种信息得以充分处理，有效地提高学院办公效率。

参考文献：

[1] 杨晋辉．一个基于Web技术的办公自动化软件的开发[J]．计算机与现代化，2001(2)．

[2] 赵宗庆，汪慧芳．高校人事管理信息系统三层结构设计方案[J]．软件导刊，2006 (23)．

[3] 王石，杨英娜．精通PHP+MYSQL应用开发[M].北京：人民邮电出版社,2006.

Design and Implementing of College OA Based on .Net Platform

Abstract:This paper expounds the design and implementing of college OA based on .net platform,and describe its framework and main modules.The development based on PHP+MYSQL makes the development of the system faster, more efficient, safer and more stable for the system.

Key Words: College OA; php+mysql; Information