Excel数据筛选的技巧

Excel数据筛选的技巧
对于Office一族来说，最常用也是最困扰他们的工作有两个：一个是在浩如烟海的众多数据中，如何快速找到和检索出所需的信息；另一个则是如何轻松得到分类汇总的结果和统计报表数据。

下面，我们将向大家介绍用Excel对数据信息进行筛选、检索的一些操作技巧和经验。

日前，在北京召开了第29届奥林匹克运动盛会，来北京参赛旅游的中外宾客络绎不绝，为了更好的了解北京的特色小吃和各式美食，所以在网络中非常流行一个“吃在北京”的文档。

该文档是用Excel制作的，文档的标题行中从“店名”到“菜系”，从“地址”到“电话”，从“招牌菜”到“人均消费”可谓一应俱全。

为了查询方便，该数据表还设置了“自动筛选”功能，可通过标题右侧的下拉列表来对“餐厅”、“菜系”或“消费价格”等按照条件进行筛选查看，如图1所示
这种通过下拉列表设置条件的筛选在Excel中被称作“自动筛选”，这种筛选可以将列表中的数据直接当作条件，也可以通过“自定义”条件的设置进行某个字段“与”、“或”查询，由于自动筛选的应用较为简单，在此，不再做赘述和讲解。

现在，我们要探讨的是自动筛选的兄弟——高级筛选。

虽然自动筛选或高级筛选，在Excel中都可以起到根据条件查询数据的作用，是数据分析必不可少的工具和手段，但是高级筛选才是最好的数据查询方式。

因为它不仅包含了所有自动筛选的操作，而且还有很多自动筛选望尘莫及的功能，如：多字段复杂条件的“与”、“或”关系查询；将查询结果复制到其他表；实现条件的“模糊查询”；与“宏”和“窗体控件”结合等等。

多字段复杂条件的“与”、“或”关系查询并将结果复制到其他数据表
用Excel的“自动筛选”功能来对数据表进行筛选查询，若对多字段设置了筛
选条件，那么结果一定是多字段的条件同时满足，只能做到多字段间条件“与”的查询。

在如图2所示的人事表中，若设置了“年龄”的筛选条件为“>40”，又设置了文化程度为“大学本科”，那么筛选的结果就一定是年龄大于40岁的大学本科生职工，如图2所示。

下面我们对该人事表设置一个复杂的查询条件，并将查询结果复制到一个新的数据表之中，让大家感受一下Excel高级筛选功能的强大之处。

查询条件有三个，第1个是查找到“20至30岁之间的研究生”；第2个是查找到“本科学历的编审”；第3个是查找到“本科学历的副编审”。

这3个条件只要满足一个就将它筛选出来。

很显然，这是一个多字段间复杂的“与”、“或”关系查询，这种情况只能使用Execl的高级筛选才能实现，下面就来看看操作过程：
设置筛选条件区
高级筛选的前提是在数据表的空白处设置一个带有标题的条件区域，这个条件区有3个注意要点：
·条件的标题要与数据表的原有标题完全一致；
·多字段间的条件若为“与”关系，则写在一行；
·多字段间的条件若为“或”关系，则写在下一行。

根据这个特点，所以应在数据表旁将条件区域设置完成，如图3所示。

提示：本例要查找的人员有3类，这3类人员是“或”关系，所以将条件写在了3行。

每行的字段条件就是“与”关系，第1行要查找的是年龄在20至30之间的研究生；第2行要查找的是学历为大学本科的编审；第3行要查找的则是学历为大学本科的副编审。

设置“高级筛选”对话框
高级筛选的条件区创建完成后，就可以进行“高级筛选”的操作了。

由于要将筛选结果复制到新的数据表，所以先要新建一个数据表，并将光标定在该数据表之中；然后选择【数据】菜单【筛选】命令下的【高级筛选】命令，打开“高级筛选”对话框。

在对话框中要做3个设置：
·“列表区域”是待筛选查询的人事表所有数据区域；
·“条件区域”是刚刚创建的“与”、“或”条件区域；
·“复制到”则是筛选结果所要放入的新建数据表。

设置完成后的“高级筛选”对话框，如图4所示。

查看“高级筛选”结果
“高级筛选”对话框设置完成后，便可单击【确定】按钮来查看筛选的结果了，如图5所示。

在这个结果中，一共有3类人员，一类是年龄在20至30之间的研究生；第2
类是学历为大学本科的编审；第3类则是学历为大学本科的副编审。

至此，通过以上3步，我们对这个人事表进行了多字段复杂条件的“与”、“或”关系查询，并将结果复制到了其他数据表之中。

实现条件的“模糊查询”
高级筛选不仅可以设置多字段复杂条件的“与”、“或”关系查询，而且还可以配合“通配符”实现筛选条件的“模糊查询”模式。

在“高级筛选”中，通配符主要使用的是键盘的【*】符号。

“*”表示任意字符，所以若将“*”使用在高级筛选的条件中，便可以实现模糊查询的效果。

例如在上例人事表中，若想查询“籍贯”为“山东”籍的职员，也就是在“籍贯”字段中起始文字是“山东”的职员，那么就应将筛选条件区的条件设定成“山东*”。

右侧表数据是按照“模糊查询”的方式筛选出的查询结果，如图6所示。

与“宏”和“窗体控件”结合制作交互效果
Excel的高级筛选操作，事先都会创建条件区，利用这个条件区与窗体控件和宏配合，就可以制作出带有交互功能的数据查询效果。

所谓交互功能的数据查询，是在创建的条件区旁，用“窗体控件”为数据表添加两个按钮，分别是显示【全部】按钮和【筛选】按钮。

当单击【筛选】按钮后，便可以根据条件区的条件筛选出结果，如图7所示。

当单击【全部】按钮后，便会显示原数据表的所有数据信息，如图8所示。

要想实现这种效果，需要用窗体控件按钮和“宏”或“VBA”配合。

可以事先先录制两个宏，一个宏是根据条件区域进行“高级筛选”，另一个宏则是显示所有数据信息，然后将窗体控件的两个按钮分别指定这两个宏即可。

当然也可以使用“VBA”的编辑，若使用VBA编程，则“筛选”用的宏代码为： Sub FilterA()
Range("A5:I235").AdvancedFilter Action:=xlFilterInPlace, CriteriaRange:= _
Range("k2:o4"), Unique:=False
End Sub
“全部”显示的宏代码为：
Sub ShowAll()
On Error GoToErrline
ActiveSheet.ShowAllData
Errline:
Exit Sub
“高级筛选”是Excel中一种非常有效的数据分析方法和数据查询方式。

在Office的大家庭中，还有一个与Excel非常有关系的软件就是Access数据库。

在Access数据库中，单一表查询用的就是“高级筛选”功能，单从这点就可以佐证，像Excel这种以表为单位存放数据的软件，数据查询最好的方式其实就是“高级筛选”。

Excel的高级筛选在使用上并不复杂，只要把握好条件区的设置，就能查询和检索到符合条件的数据信息。