第七章 采购管理与应付账款管理

订购
采购 价格 控制
付款 付款单） （付款单）
签定合同 采购订单） （采购订单） 入库通知 收料通知单） （收料通知单）
入库核算
凭证制作
所用系统
采购系统
采购系统 仓存系统
采购系统 存货核算
应付系统 现金系统
二、主要功能模块
1．采购管理子系统的功能模块
采购管理子系统
账 采 系 统 初 始 设 置 采 购 申 请 管 理 采 购 购 收 订 单 管 理 货 、 入 库 退 货 处 理 购 结 算 出 、 分 析 购 采 输 采 表
应付款管理系统初始化
3．录入期初数据
在启用系统前，需要将还没有进行付款结算的应付账款、 应付票据等信息输入系统。
4．启用系统
在成功执行初始数据检查和初始数据对账操作后，就可启 用系统以开始日常业务处理。 （在财务会计—应付款管理——初始化中进行初始化检查， 对账、结束初始化，方能进行采购业务中的相关业务的操 作）
采购与付款过程的目标和内容 与其他业务流程之间的关系 几种典型业务流程场景
一、采购与付款过程的目标和内容
采购与付款过程主要由以下环节组成：提出采购请求，授 权采购，采购商品，验收商品，存放和保管已验收的商品， 为商品付款，退回商品等。它的主要目标包括： 及时、准确地完成采购订货管理，反映和监督采购订单的 制订、审核和执行情况； 完成采购的日常业务处理。包括采购入库、采购退货、发 票处理、采购结算等日常处理工作； 完成应付账款的核算与管理，包括进行应付账款业务的日 常核算，全面反映企业赊购形成的债务状况，从而及时还 款，降低信用成本；及时反映和监督采购业务中资金的支 出和应付情况，确定合理的中、长期还款计划；及时记录 并反映供应商的情况，在保证准时、足量得到供货的同时 降低采购成本；
一、应付账款系统初始化
参数设置 录入基础资料 输入期初数据 启用业务系统
应付款管理系统初始化
1．参数设置
这部分内容主要在〖系统设置〗→〖系统设 置〗→〖应付款管理〗→〖系统参数〗中设置。 包括公司信息、会计期间、科目设置、单据控 制、合同控制、核销控制等方面的内容。
应付款管理系统初始化
2．录入基础资料
实现其它有关业务的管理。进行供应商管理、价格及供货 信息管理、物料对应管理、质量检验管理等工作； 完成采购分析、采购统计工作；打印输出各种需要的台账、 报表，将各种信息按照需求传递到其他业务过程。 建立数据传输通道，实现采购管理系统与应付账款系统之 间，以及其与库存管理系统、存货核算系统、账务处理系 统、应收账款系统等的数据共享。
三、几种典型业务流程场景
1．现购
2．赊购
3．退货
第二节 采购管理与应付账款子 系统内部结构分析
采购管理与应付账款子系统内部流程 采购管理与应付账款子系统功能模块
一、采购管理与应付账款子系 统日常业务处理流程
根据采购货物和发票到达企业的时间和进行处理先后顺序 的不同，可以将采购业务归纳为几种情况： 单货同行业务 货到单未到（暂估入库）业务 单到货未到（在途物资） 退货业务
收料通知单 注意： 注意： 收料通知单是采购部门在物料到达企业后，登记由谁验收、由哪个 仓库入库等情况的详细单据，便于物料的跟踪与查询 一般来说，收料通知单可以通过手工录入、订单确认、采购发票关 联、由销售出库单自动生成等多途径生成。
外购入库单 外购入库单，又称收货单、验收入库单等，是确认货物入库的书面 证明，外购入库单也是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证 。
业务流程设计：【系统设置】--【系统 设置】--【采购管理】--【业务流程设 计】
业务流程设计
业务流程设计：
【系统设置】--【系统设置】--【采购管 理】--【业务流程设计】
采购业务案例介绍----普通采购业务 采购业务案例介绍 普通采购业务
采购部崔小燕： 1、 5日拟采购鼠标、键盘各50个，拟采购单价为10元。 2、经过几轮询价， 8日和苏州电子厂签定协议，采购鼠标、 键盘各50个，采购单价为10元，并约定12日到货。 3、通知仓管人员准备收货。 仓库管理员何佳12日收到苏州电子厂送来的50个鼠标及键盘， 当日入原料仓。 会计满军13日收到苏州电子厂开来的增值税发票，金额1000 元，税额170元。同时还有代垫的运费发票200元。 主管人员各业务主管人员负责审核所负责业务的所有单据。
什么是供应链管理？
供应链管理是用于有效集成供应商、 制造商、仓库与客户的一系列方法， 通过这些方法，使生产出来的产品能 以恰当的数量，在恰当的时间，被送 往恰当的地点，从而实现在满足服务 水平要求的同时，使系统的成本最小 化。
第九章 采购与应付账款系统
2
学习要点
了解采购/付款过程的目标和内容 理解采购/付款过程与其他业务流程之间的关 系 了解采购/付款过程包含的典型业务场景 掌握采购与应付账款系统的应用流程和功能 掌握采购管理和应付款管理子系统的构成 掌握采购管理和应付款管理子系统的使用
注意： 注意：
外购入库单，又称收货单、验收入库单等，是确认货物入库的书面 证明 审核后的外购入库单可以在存货核算系统中进行入库核算，确认采 购成本 如果是采购退货，则在外购入库单据中选择红字
（三）输入期初数据
为了保证经营运作的连贯性和启用期前、后 业务处理的平滑连接，实现初始设置与正常 业务的融合，需要将启用期前未完成的业务 处理或存在的结余逐笔反映到信息系统中。 在〖系统设置〗→〖初始化〗→〖采购管理〗 →〖初始数据录入〗功能中，录入启用期前 库存物料结余数量和成本。 在〖系统设置〗→〖初始化〗→〖采购管理〗 →〖录入启用期前的暂估入库单〗功能中， 录入启用期前的暂估入库单。
1.采购业务流程 1.采购业务流程
采购申请单
各部门申请
采购订单
收货通知单
通知仓库收货
采购部门采购
采购发票
外购入库单
财务收到发票
仓库收货
2.采购三个核心单据
采购部门
采购订单
财务部门 仓库部门
采购发票
外购入库单
供应商管理
设置供应商供货信息:【基础资料】--【 采购管理】--【采购价格管理】
设置采购价格 设置最高限价 审核报价
4、退货业务处理 入库单已记账
无论是否录入“采购发票”， “采购发 票”是否结算，结算后的“采购发票”是 否付款，都需要录入退货单。
货单 （ 结 算 红字发票制单 （存货核算系统） ） （ 货单 核 ） 红字 单 （存货核算） (红) (红) (红) (红) 制单 (红) 凭证 凭证 核 （ 系统） 凭证 （ 单 系统） 核销制单 存 (红) (红)
下月发票到: 下月发票到:
红字回冲单制单 借：原材料(红) 贷：应付账款(红) 填制采购发票 （采购管理） 采购结算 （采购管理） 暂估处理 （存货核算） 借：原材料 贷：物资采购 蓝字回冲单制单
3、在途业务（票到货未到） 如果先收到了供货单位的发票，而没有收到供 货单位的货物，可以对发票进行压单处理，待 货物到达后，再一并输入计算机做报账结算处 理。但如果需要实时统计在途货物的情况，就 必须将发票输入计算机，待货物到达后，再填 制入库单并做采购结算。
二、采购管理系统初始化
参数设置 录入基础资料 输入期初数据 其他初始设置 启用业务系统
（一）参数设置
1.需要设置的参数一般可以分成核算参数和 系统参数两大类。 （1）核算参数设置 系统需要设置的核算参数包括以下内容： ①启用年度和启用期间 ②核算方式 ③库存更新控制
（2）系统参数设置 系统参数是定义业务操作的基本信息、操 作原则和方法。
红字发票 （ ）
采购业务与系统的对应图
供应商 采购人员 仓管人员 会计 出纳
业 务 流 程
答复报价等 采购处理 采购申请 采购申请单） （采购申请单） 接收商品 财务处理 付款
系 统 实 现 流 程
发货 （外购入库单） 外购入库单）
开票 （采购发票） 采购发票） 钩稽 发票、入库单核对） （发票、入库单核对）
二、与其他业务流程之间的关系
采购与付款过程是企业生产经营过程的重 要组成部分。它从销售过程和生产过程得 到对各种材料物资的需求情况，结合库存 数据，在预算管理过程的控制下，形成有 效的采购需求；为库存管理和存货核算提 供入库成本、数量等信息；对现金管理过 程提出付款请求；向账务核算和分析过程 提供采购成本、费用等数据。 见PP 174
ห้องสมุดไป่ตู้
p176
1、单货同行的采购业务
（ ） 结 算 发票制单 （存货核算系统） 发票 （ ） 核 （ 单 系统） 制单 存 凭证 凭证 核 （ 系统） 凭证 单 / 存 单 核 / 存 ） 单 （存货核算） 制单
（
（
单 系统）
2、暂估入库（货到票未到）
当月, 货到票未到:暂估制单暂估入库单记账
填制暂估入库单 （采购管理） 暂估入库单记账 （存货核算） 暂估制单 借：原材料 贷：应付账款
采购申请单 采购申请单是各业务部门或计划部门根据主生产计划、物料需求计 划、库存管理需要、销售订货、或零星需求等实际情况，向采购部门提 请购货申请、并可批准采购的业务单据。采购申请也可以由采购部门统 一汇总输入或系统自动合并。 注意： 注意： 采购申请单可以手工录入，也可以从库存缺货查询录入，或物料 配套查询生成，或根据计划自动生成 采购申请单通过下推可以生成采购订单
2．应付款管理子系统的功能模块
应付款管理子系统
系 统 初 始 设 置
单 据 处 理
票 据 管 理
合 同 管 理
核 销 和 凭 证 处 理
期 末 处 理
账 表 输 出 、 分 析
三、 K3中的应用流程
第三节 采购与应付账款子系统初 始设置
应付款管理系统初始化 采购管理系统初始化
因为采购系统只有在应付款管理系统结束初始化后 提供采购发票的单向传递，即只要应付款管理系统 结束初始化后，采购系统新增的采购发票会自动传 递到应付款管理系统。 所以，如果供应链和应收应付系统同时使用，则应 先完成应收应付系统初始化的操作。
主要内容
第一节 采购与应付账款子系统概述 第二节 采购与应付账款子系统的内部结构 分析 第三节 采购与应付账款子系统初始设置 第四节 采购与应付账款子系统日常处理 第五节 账表输出
第一节 采购与应付账款子系统概述
采购与付款过程是企业物资供应部门 取得企业生产经营活动所需要的各 种物资，并支付货款的过程。
（四）其他初始设置
通常包括用户权限设置、业务流程设计、 多级审核定义等内容。
（五）启用业务系统
启用业务系统就是将初始化工作中所输入 的业务和管理信息进行处理和转化，将其 转变为业务日常处理所需的格式，为日常 处理提供基础信息、初始数据及管理信息 来源。
第四节 采购与应付账款 系统日常处理
一、采购系统日常业务处理
在〖系统设置〗→〖基础资料〗→〖公共资料〗→〖结算方 式〗中对结算方式进行维护。 在〖系统设置〗→〖基础资料〗→〖应付款管理〗→〖类型 维护〗中对票据类型、合同类型、偿债等级、现金折扣、担 保类型、应付单类型、付款单类型进行维护，以实现不同类 型业务的分类管理。 在〖系统设置〗→〖基础资料〗→〖应付款管理〗→〖凭证 模版〗中定义各种业务类型的凭证模版，包括模板编号、模 板名称、凭证字号、科目来源、金额来源、摘要等内容。 在〖系统设置〗→〖基础资料〗→〖应付款管理〗→〖采购 价格管理〗中可以维护不同供应商、物料、采购批量范围、 币种、时间段内的价格和折扣情况。
采购订单 采购订单是企业采购部门根据各种采购申请单制定，并交给供应商 资料作为订货依据的单据。采购订单是采购订货业务工作中非常重要的 一个管理方式，通过采购订单可以直接向供应商资料订货并可查询采购 订单的收料情况和订单执行状况。此单据用户可以不填制，单据生成后 要审核。 注意： 注意： 采购订单是根据采购申请单制定并提交给供应商的订货单据 采购订单可以手工录入，或通过关联采购申请单、采购合同以及销售 订单生成 订单中的单价、折扣可以根据一定规则自动获取
（二）录入基础资料
供应链管理涉及到的基础资料主要包括会 计科目、核算项目、凭证字、币别、计量 单位、仓库和仓位、客户、部门、职员、 物料、供应商、结算方式等。其中会计科 目、核算项目、凭证字、币别、部门、职 员、结算方式等资料的录入参见总账子系 统，仓库和仓位资料的录入参见仓存管理 子系统，客户资料的录入参见销售管理子 系统。