关于进一步规范行政公文管理的通知

关于进一步规范行政公文管理的通知

吉高建局[2008]56号

各处室、各项目办：

随着我局业务工作量的不断增加，公文往来数量也相应增加，近期，在公文办理过程中发现存在“行文不规范、程序不明晰”的现象，为此，现就公文办理的有关事项进一步明确如下：

一、发文权限及发文对象

1、省高建局内设机构除各项目管理办公室（以下简称项目办）外，不得对外正式发文。与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式（信函式格式），并加盖发文处室公章。

2、项目办无权独立向项目管辖外的机关和团体发文，对外函商协调公务需以高建局名义发文。项目办行文分上行文和下行文两种形式。

项目办上行文仅限于向高建局的请示、报告两种文体。原则上“请示”的内容，是确需局给予书面明确指示和批复的问题；“报告”是向局汇报工作或对局要求局面报告的重要事宜进行答复，无须指示或批复。要严格控制上行文的数量，除重要事项或有争议的事项需要以正式渠道报局协调批示外，其他事项应在职责范围内积极自行沟通、协调解决。

项目办的下行文包括对所辖项目的施工单位、监理单位下发的通知、通报、决定、批复、会议纪要等五种文体。重要的下行文，应同时抄送高建局。

3、以高建局名义同时下发给各项目办、施工、监理单位及各地市分指的通知、通报等普发性文件，应按照工作责任主体确定主送单位，主送单位只可标注一个部门，其他部门作为抄送单

位。

4、不得直接向局领导主送或抄送正式公文，需要局领导阅知的公文，可在印制后送相关领导备查。

二、公文格式

1、公文标题：必须包含“发文机关、主要内容、文种”三个要素。如：《吉延项目办关于加强安全生产的通知》（发文机关为“吉延项目办”；主要内容为“加强安全生产”，文种是“通知”）。特殊情况下，“发文机关”可以省略。公文标题中一般不使用标点符号，只限于标题中的法规、规章及转发文件的名称可标书名号。标题文字过长的可多行排列，但回行时不可断开词意，以免出现歧义。公文标题使用2号标宋体。

2、公文正文中的数字、年份不可拆开回行。点号（句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号、冒号）、句末省略号不得出现在一行之首；引号、括号、书名号的前一半不出现在一行之末，后一半不出现在一行之首；破折号不能分居两行；正文中第一层次的小标题末尾不加标点符号，第

二、三、四层次小标题末尾均须加标点符号。公文正文使用3号仿宋体。

3、公文如有附件，应当说明附件顺序和名称。在正文之下空出一行居左空两个字标注“附件”二字，“附件”后标冒号和附件名称。附件名称后不加标点符号，附件名称也不加书名号。以“通知”形式印发、转发、批转的文件不属于附件。

4、公文除会议纪要外，必须加盖印章。印章必须与正文同处一页，不得采取标注“此页无正文”的格式。

三、公文办理程序

1、拟稿部门要填写省高建局发文处理单，经部门负责人签字后，连同拟文依据、参考资料等附件首先送交办公室核稿，核稿后再行会签。

2、需要其它部门会签的发文，局办公室核稿后，由拟稿部门与相关部门协调沟通，取得一致意见会签后，再交由办公室送局领导审签。主送单位不参加会签。

3、文件的抄送部门不包括参加会签的部门，可在文件印制完成后，送会签部门一份备案。

4、部门会签及领导审签过程中，文稿如有修改，由拟稿部门按修改意见修改后，将原文稿及修改后的文稿电子版一并交局办公室。文件正式印发前，拟稿部门必须进行校对并签字，否则不予印发。附件及图纸由拟稿部门自行印制。

5、以高建局名义印制的正式公文，送省交通厅的文件由局办公室负责送达，其它由拟稿部门自行送达。下发给各项目办，各施工、监理单位及各地市分指的文件，由项目管理处协助送达，急件可先传真下发。

6、承办部门负责人不在长春时，该部门负责文件管理的工作人员要及时与其电话沟通，利用传真会签。需要审签或签发的局领导出差时，由拟稿部门向有关领导电话汇报，领导同意后可先行发文，之后补签。

7、承办部门收到交办的公文后应及时处理，不得延误、推诿。一般性公文处理时限为一周，标有“急件”的公文在三日内办结，标有办理时限的在时限内完成。因公文处理延误而影响正常工作的，由相关处室负责人承担相应责任。

8、在规定期限内未能办结的公文，要及时到局办公室予以说明，并明确办结时间，否则视为公文延误。

9、需要多个部门协调承办的文件，由领导批示的主办部门牵头，汇总其它部门意见；没有明确主办部门的，由领导批示中位列第一的部门牵头，取得一致意见并经各部门签字，报主管领导同意后处理。处理意见及结果连同原文件一起返回局办公室。

10、由上级部门转批，需要提出意见或建议的公文，由主办部门负责汇总，经主管领导同

意后上报。

附件：公文格式示例

二00八年四月十四日附件：公文格式示例

吉高建局[XXXX]XX号（三号仿宋）

关于XXX的请示（二号标宋）

（以下三号仿宋）

XXX：

XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX。

附件：1、XXX XXX

2、XXX XXX

XX年XX月XX日

抄送：XXXX

吉林省高等级公路建设局 2008年XX月XX日