第3章信息资源管理过程

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§3.1 几个重要概念
• 信息资源交流的类型： • 根据是否有反馈机制为标准：单向交流和双向交流。 • 根据时空特性为标准：时间交流和空间交流。 • 根据交流的性质和范围：自我交流、人际交流、组 织交流、大众交流。
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§3.2 信息需求分析
1、信息需求的基本概念和类型
• 概念： 人们在从事各种社会活动的过程中，为解决不同的问
题所产生的对信息的需求。 • 信息用户：
• 拥有信息需求，即需要接收信息以解决未知问题； • 具备利用信息的能力； • 具有接受信息服务的行动，即事实上接收和利用信息。
需求 的满 足程 度
易
•不同的管理层次，工作的重点不同 •不同层次的管理人员对信息需求表现出不同的时间特性
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§3.2 信息需求分析
3、决策与信息需求 • 决策的类型：非结构化、结构化、半结构化 • 决策过程中的信息需求 • 结构化问题：信息可由信息系统或有关资料档案提 供。如：饲料配方、生产计划、调度等 • 半结构化问题：需要大量的内部业务信息，同时也 需要相关的外部信息。如：开发市场，经费预算 • 非结构化问题：不确定因素多，决策难度大。
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§3.2 信息需求分析
• 信息需求的类型：
• 根据组织边界：内部信息需求和外部信息需求。
• 根据信息的表现形式：对知识型信息的需求、对档案型 信息的需求、对消息型信息的需求、对数据型信息的需 求、图像型信息的需求。
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§3.3 信息资源建设
信息资源建设的四个工作：信息源分析、信息采集、信息 整序、信息存储。
3.3.1 信息资源建设的原则 • 完整性：尽可能收集相关信息，满足组织不同层次的 信息需求 • 目的性：对组织活动有价值或潜在价值的信息 • 及时性：时效性是信息资源的重要特征。 • 流动性：利用顺畅、及时更新。 • 易用性：易于查找、有针对性。 • 安全性：部分信息的保密。
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§3.3 信息资源建设
3.3.2 信息源分析 信息源分析的目的是指根据用户的信息需求寻找合适的信
息源。 信息源指拥有相对信息优势的信息媒体，包括善于积累和
储藏信息的人以及生产、制作、储存和传播信息的机构。 （1）信息源的特征： • 是获取信息的来源。 • 是人类思维和社会活动的反映，是知识和记忆的物质载体。 • 是信息传播的第一要素，只有传播才可利用。 • 总处于不断传播与使用的循环中，并不断调整与重组。 • 数量巨大、内容丰富、形式多样。
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§3.3 信息资源建设
（3）信息源分布的不平衡性： 信息资源的布局是一种主观行为，信息源的分布是一种
自然现象，是信息长期运动的结果，其实质是一种不平衡 分布。 • 信息源的地区分布不平衡。 • 信息源的机构分布不平衡。 • 信息源的个人分布不平衡。
不平衡分布是绝对现象，但不平衡的格局是相对的动态 的。
• 静态信息源提供变化不大或不会变化的信息 • 动态信息源提供的信息通常处于变化之中
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§3.3 信息资源建设
• 根据信息源的层次及其加工和集约程度，可以分为 四次信息源。
• 一次信息源 (本体论信息源):所有物质均为一次信 息源；
组织信息需求
生产部门 信息需求
销售和市场部 财务管理部 人力资源管理
门信息需求
门信息需求 部门信息需求
组织成员 信息需求
组织成员 信息需求
组织成员 信息需求
组织成员 信息需求
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§3.2 信息需求分析
• 信息需求的共同规律：
第三章 信息资源管理过程
§3.1 几个重要概念 §3.2 用户信息需求分析 §3.3 信息资源建设 §3.4 信息资源开发与利用 §3.5 信息资源传递与反馈
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§3.1 几个重要概念
1.信息资源流 • 信息资源流是有序运动的信息资源的集合。 • 信息资源流形成的三要素：源头、渠道、目的地。 • 信息资源流动的渠道有两种;
• 信息资源交流的主要障碍： • 技术性障碍：自然语言、学科专业语言、检索语言、 信息技术。 • 社会性障碍：版权、政治因素、经济因素等。
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§3.1 几个重要概念
3. 信息资源管理过程
• 信息资源交流过程，由信息源、信息采集、信息转 换、信息组织、信息存储等环节构成。
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§3.2 信息需求分析
高层管理
中层管理 基层管理
1.制定战略和长期计划
难
2.可供选择方案分析和资源配置
3.制定政策
信息
1.直接监督 2.业务详细总结 3.业务控制 4.人事管理
4.管理控制 5.解决关键问题 6.领导和礼仪活动
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§3.3 信息资源建设
3.3.3 信息的收集（信息采集）
1、信息收集的主要原则 • 针对性：任何信息服务机构必须根据本机构的性质、
任务和服务对象有针对性地确定信息搜集的范围和重 点。
• 系统性：了解和掌握信息源的动态变化，系统地、连 续地搜集和积累有关的信息。信息的连续性和系统性 是信息发挥其效用的前提条件，可分为纵的系统和横 的系统。
• 用户信息需求的全面性：由用户具有的个人、组 织和社会的多方面特征激发。
• 用户信息需求的集中性：由血缘、地缘、业缘关 系决定的相关特征共同构成用户信息需求中的最主 要的决定因素，这种情况充分体现了用户信息需求 的集中性。
• 用户信息需求的叠加性：故乡(成长空间)、第二故 乡(工作学习空间)和缘乡(旅游、出差、探亲形成的 空间)构成的生命空间使得人的经验、观念、思想 得以叠加，这些经验、知识等本身是信息需求满足 的产物，同时又是新的信息需求产生的源泉。
信息资源用户 信息资源
信息资源 控制系统
信息资源生产者
非正式渠道 正式渠道
• 在信息资源流动的过程中，人们常常通过人工设施来拦 截和储蓄信息资源流，并形成了图书馆、档案馆等形式的 信息资源中心。
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§3.1 几个重要概念
纵的系统按产品、工艺、学科、专业或专题积累； 横的系统可按信息的载体或类型（期刊、专利等）积累。
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2. 信息资源交流
• 信息资源在人类管理控制之下，从生产者或控制者流 向使用者的过程称为信息资源交流。 • 信息资源交流是一种有目的的社会活动，是人们为了 实现资源共享，而对信息资源流实施组织、规范、引导 和控制的过程。 • 信息资源交流活动只有在人类管理和控制之下，才可 能实现信息资源的有向、有序、高效的流动。
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§3.2 信息需求分析
• 用户信息需求的阶段性：这是用户信息需求在时间纬 度上所呈现的规律性。每个阶段的主要矛盾不同。
• 用户信息需求的马太效应：信息需求和信息量间的辩 证关系。
• 以用户信息需求的规律性为指导，准确、动态的分析和 把握信息需求，更好的、更合理的组织信息资源满足信息 需求。
• 引入过程管理即计划、组织、指挥、协调、控制过 程，使此管理过程与信息资源交流过程统一，即形成 了信息资源的管理过程，围绕此过程产生了很多理论 和方法，称为信息资源的过程管理。
• 信息资源管理过程是信息资源交流过程和管理过程 相契合的产物，主要可包括四个重要部分：用户信息 需求分析、信息资源建设、信息资源的开发和利用、 信息资源的传递和反馈
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§3.3 信息资源建设
（2）信息源的类型：
• 以组织边界为界线：内部信息源和外部信息源。 • 根据信息是否数字化进行划分：数字化信息源和非数字 化信息源（不同层次的管理者对数字化信息源的依赖程度 不同）。 • 根据信息的载体，将信息源分为印刷型信息源、缩微型 信息源、电子型信息源、实物信息源、声像信息源等。 • 根据信息的运动形式，可分为静态和动态信息源
• 二次信息源 (感知信息源):大脑的潜在信息源 • 三次信息源 (再生信息源) ：主要包括口头信息源、
体语信息源、文献信息源、实物信息源等 • 四次信息源 (集约信息源) ：文献信息源或实物信
息源的集约化，如图书馆、博物馆等
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信息需求包括：高度概括性报告、组织外部信息
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§3.2 信息需求分析
• “关键问题”分析 ：影响组织生存和发展的重要问题 组织内部和组织外部信息
• 领导和礼仪活动 • 直接监督 • 业务控制: 衡量单项任务完成的效率及采取补救措施纠 正工作偏差 • 人事管理
• 根据信息用户类型可分为：个人信息需求和组织信息需 求。
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§3.2 信息需求分析
• 个人信息需求：生活中的信息需求；职业信息需求(为完成工 作而产生的信息需求,为应付工作中的异常情况而产生的信息 需求)
• 组织信息需求：社会组织为实现各自的目标和宗旨所形成的 一系列信息需求。在完成组织各项活动的过程中所形成的信 息需求的总和构成了组织的信息需求。
源自文库
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§3.2 信息需求分析
（2） 专业技术人员的信息需求
• 通常需要原始的、未经加工处理的数据 • 专业技术人员的信息需求取决于工作性质
（3） 管理人员的信息需求 • 计划：明确实现组织目标的步骤,包括长期短期计划
信息需求包括：一是组织当前的生产情况；二是影响组织发展的周 边环境信息。
• 管理控制：通过衡量和矫正工作活动中的偏差，保证 组织各项活动按计划实施，从而确保组织目标得以实 现。
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§3.1 几个重要概念
信息资源管理过程的图示：
信息源 分析
信息 采集
信息 整序
信息 存储
用 信息资源建设
户
需
用户/信源/信宿
求
分
信息资源传递反馈
析 信息资
信息资
源反馈
源传递
信息资 源检索
信 息 资 源 信息资 开 源开发 发 与 利 用 信息资
源利用
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§3.1 几个重要概念
信息资源管理过程的特点：
• 闭环系统——信息资源管理系统 • 由信息资源、信息用户、信息技术、管理系统、信息资 源管理人员构成。 • 运行依靠计划、组织、协调、控制等管理功能。 • 用户是核心。 • 信息技术是支持手段。 • 整个过程由信息资源管理人员控制和操作。
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§3.2 信息需求分析
2. 组织信息需求分析
（1） 组织内的工作划分
高层 管理人员 中层管理人员 及技术或专业人员 基层管理人员 操作层（生产职责）
管理与专业层
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