文件资料往来管理工作程序

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来往公文管理制度

来往公文管理制度一、总则为了规范和加强来往公文管理工作，提高来往公文的质量和效率，维护国家机关、企事业单位内部的正常秩序，符合国家、社会和企业的发展需求，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于国家机关、企事业单位内部来往公文的管理工作。

三、工作机构1.设立公文管理办公室，专门负责来往公文的管理工作。

2.公文管理办公室的职责包括：（1）负责制定来往公文的管理制度和规范；（2）负责来往公文的分发和传阅；（3）负责来往公文的档案管理工作；（4）负责来往公文的梳理和归集工作。

四、来往公文的办理程序1.来文的办理程序包括：（1）收文；（2）登记；（3）分发；（4）传阅；（5）办理；（6）归档。

2.发文的办理程序包括：（1）拟稿；（2）审稿；（3）签发；（4）登记；（5）分发；（6）传阅；（7）归档。

五、来往公文的保密管理1.机密级以上的公文需按照国家保密标准进行管理，并在专门的保密办公室进行保管。

2.对于涉及国家、企业机密的公文，需要经过严格的审定程序，确保信息的安全。

六、来往公文的档案管理1.来往公文按照《档案法》的规定进行管理，制定专门的档案管理办法，确保公文档案的完整性和安全性。

2.对于来往公文的档案，按照规定的时间进行分类归档，并定期清理和整理，保证档案的清晰和可查性。

七、来往公文的梳理和归集1.定期进行公文的梳理和归集工作，确保公文的整理和分类情况。

2.对于旧的公文，及时进行整理和淘汰，确保公文的更新和及时性。

八、来往公文的电子化管理1.对于一些常用的公文，可以进行电子化处理，提高公文的处理效率和质量。

2.建立专门的信息管理系统，便于公文的管理和查阅。

九、来往公文的监督和检查1.建立公文管理的监督机制，确保公文的管理质量和效率。

2.定期对公文管理工作进行检查和评估，对于工作中的不足进行整改和改进。

十、附则1.本制度自公布之日起正式实施。

2.如对本制度有任何建议或疑问，请及时向公文管理办公室反馈。

文件资料往来管理程序-监理工作程序

附件19文件资料往来管理工作程序1.0编制依据根据合同条款的有关规定，编制本管理办法。

2.0目的对监理工程师与承包人、业主之间的文件和资料往来事宜进行控制，确保监理工作的顺利开展。

3.0适用范围适用于一切与本工程有关的监理和承包人、业主之间的文件往来。

4.0工作程序4.1文件往来4.1.1监理为一级体制进行管理，即项目监理工程师办公室统一开展监理工作。

4.1.2承包人向项目监理工程师办公室报送文件时，应直接上报监理办。

4.1.3当监理办向承包人发送文件时，直接抄送承包人。

4.1.4文件要求承包人的文件或监理的文件，均应有文件抬头、标题、文号、签发人、签发日期、签发单位公章、抄报单位和抄送单位。

文件均采用A4复印纸张打印后报送（详细格式参见附件一）。

文件应主题明确、内容简洁，叙述清楚，附有必要的原始记录或数据。

4.1.5文件办理监理部将在合同规定的期限内以书面形式回复承包人的文件，如在处理该文件过程中需要承包人提供更进一步的资料，承包人必须在监理工程师要求的时间内予以满足。

监理部在所发文件中对承包人提出的各种要求，承包人应认真执行，并将执行情况书面报监理办。

承包人和监理部应及时整理并妥善保存这些文件，以便日后查阅和编制竣工文件。

4.2资料往来4.2.1承包人必须严格按照合同条款和监理工作程序的要求按时填报监理要求的各种资料。

4.2.2承包人提交的与工程直接有关的资料，一般直接报给负责本合同工程的监理工程师。

当承包人夜间或节假日施工时，应报给监理部安排的值班人员。

4.2.3承包人申报的各种资料必须及时、真实、字迹工整、填写清楚、签字齐全、手续完备。

4.2.4资料的处理4.2.4.1监理人员应按照合同的规定及时处理承包人提交的各种资料。

承包人应按照监理的处理意见及时更正或整理这些资料。

4.2.4.2监理人员和承包人应定期分类整理各种资料，为竣工文件的编制打下良好的基础。

5.0监理工程师要求的满足5.1根据合同条款规定，对于本工程实施过程中发生的任何需要通知或请示总监理工程师或需要总监理工程师与业主协商解决的事件，承包人均应及时以书面形式报监理工程师，以便监理工程师裁定上报监理部或业主解决。

文件与资料管理流程

文件与资料管理流程1.0目的规范文件管制的权责及要求，建立文件分类、编号、制作、核发、修订、保存与作废方式作为文件管制依据。

2.0范围本程序适用于与公司有关的所有文件与资料。

3.0权责3.1 总经理:负责管理手册的核准。

3.2 管理代表:负责管理手册制定和程序文件的核准，并组织有关人员对现有文件定期进行评审。

3.3品管部文控中心：负责所有受控文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。

3.4 各部门：负责相关文件的编制和使用保管，部门负责人负责相关文件的核准。

4.0定义本公司管理体系文件分为四阶4.1一阶文件（质量环境手册、EICC手册、两化融合管理手册）：叙述品质政策与品质目标，环境政策与环境目标，两化融合方针与目标，涵盖ISO9001：2015国际标准、ISO14001：2015环境管理体系和ISO/TS16949：2009汽车质量管理体系和GB/T23001-2017信息化和工业化融合管理体系、EICC各项要求之纲要性文件。

4.2 二阶文件（程序文件）：管理责任、合约审查、文件管制等，管理手册内系统要求项包含之各项作业程序。

4.3 三阶文件（支援文件）：补充及相关之作业细则、标准、规范、管理规定等之工作指导性文件；4.4 四阶文件（表单）：记录品质/环境/两化系统有关活动之表格。

4.5外来文件：包括行业、地区、国家、国际标准；客户提供的技术文件、图纸；国家颁布的有关政策、法规。

4.6暂行文件：客户暂行需求或暂行更改作业标准或量产前之样品试做试行的受控文件。

5.0作业内容5.1文件编号5.1.1一阶文件编号规则QM-------------00----------------□□文件流水号手册号手册代号5.1.2二阶文件编号规则LD--------------QP----------------□□文件流水号程序文件代码公司代码5.1.3三阶文件编号规则XX--------------XX---------------□□□文件流水号部门代码WI 作业指导书、标准WM 作业办法和规范(流程)，其中原材料检验规范以物料编码为准。

项目往来文件管理程序

密级: □秘密□机密□绝密文件编号:HF（UHP）- 435-PMD-PP-001利比亚盖尔杨简巴度地区五千套住房项目项目往来文件管理程序目录1目的 (1)2适用范围 (1)3编号规定 (1)4标准格式 (2)5签署 (2)6文件传递 (3)7电子邮件 (3)8调整与完善 (3)9其它规定 (3)10相关文件 (4)11附件 (4)说明：(1)本文件执行解释权在工程管理部。

项目往来文件管理程序1目的为确保在利比亚间盖尔杨简度巴地区5000套住房项目（5000 Units Housing Project in Gharyan ,Libya；中文简称：字母简码：5KUHP 项目代码：435）执行过程中，规范管理中国宏福集团（简称：CHFG 详见附件）及利比亚住房项目相关管理单位；中国宏福集团利比亚项目国内总部（简称：CHFGB 详见附件）；中国宏福集团利比亚项目总指挥部（简称：CHFGS 详见附件）与业主（Housing ＆ Infrastructure Board of Libya (HIB)）、监理、供货厂商及其它相关单位之间的往来文件，特制定本程序。

2适用范围本程序适用于利比亚间盖尔杨简度巴地区5000套住房项目执行过程中，利比亚住房项目相关管理单位各职能部门与业主、监理、及其它供货厂商等之间为项目运作而发生的文件收发传递、电子邮件交流等情况。

对外文件往来文件文件归口由行政管理部统一管理，各相关管理部门之间或以及厂商之间往来文件归口，由各部门自行管理。

3编号规定3.1传真、工作联络单、内部工作联络单编号在项目执行过程中，利比亚住房项目相关管理单位与业主、监理、其它供货厂商等之间的传真、信函、内部工作联络单必须遵从下列编号规定：X – HF（UHP）–435- XXX / XXX - XXX顺序号代码标识(001~n)接收单位/项目组代码标识发文部门/项目组代码标识项目代码标识宏福建工国际工程部代码标识信息文件分项代码标识信息文件分项代码定义：F --- 传真； L --- 工作联络单； C --- 内部工作联络单。

工程项目文件资料控制工作程序与流程

工作行为规范系列工程项目文件资料控制工作程序（标准、完整、实用、可修改）FS-QG-60484编号：工程项目文件资料控制工作程序Engin eeri ng project docume nt data con trol worki ng procedure说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。

工程项目文件和资料控制程序通过文件做到每项工作都有依据，都有记载，使职责分明，有理有据，使工程质量得到保证。

1文件和资料控制的职责：1、文件和资料的编号、收发、登记、标识、拷贝、存档，由内业技术员按公司《文件和资料控制程序》规定执行。

2、项目部质量体系文件由内业技术员管理，在项目部成立后从公司工程综合部领取并保存。

3、设计文件和技术文件、标准、规范，由项目内业技术员管理。

4、工程承包合同文件和工程分包合同文件由经营部和项目部管理。

采购合同文件由物资部和项目部管理。

2文件和资料的批准、更改和传递：1、工程施工方面的文件由项目部组织制定，经项目经理（或授权人）批准发布实施，由内业员发至各有关方面；经营方面的文件由经营部组织制定，经本项目经营主管（或授权人）批准后发布，由经营人员发至各有关方面。

2、现场施工条件导致对设计文件的更改，由项目部组织协调，报告公司工程综合部和设计部审核同意后，报送甲方批准，由设计部根据现场实际情况提供变更方案并下达设计变更文件。

3、重大的设计变更由工程综合部组织有关部门进行会审。

4、项目部应根据设计变更文件，在原设计文件的变更部位用文字或图示做出标识。

5项目施工控制计划和重大方案的批准按公司规定执行。

6当遇到下列情况时，项目经理应修改控制计划：a.当合同发生重大变化时；b.质量体系文件发生必要更改时；c.出现其他情况影响控制计划执行时。

3修改的控制计划应经工程综合部审核和公司管理层批准后生效；控制计划的修改部分由内业技术员发至相关部门' 4文件的复印需项目经理批准，受控文件的复制按公司程序文件规定执行。

文件与资料管理流程

1.目的：为保障公司内部管理的所有文件与资料均能达到有效管制，并确保所有文件与资料的充分性、适宜性和有效性，杜绝无效或过时作废的文件出现在作业现场，特制定本流程。

2.适用范围：适用于公司各管理体系的手册、流程、规范、作业指导书、技术文件、记录表单、外来文件及其他有必要保存的文件与资料,其管理范围为所有文件与资料的制订、归档、签发、使用、废止、销毁的全部过程。

3.相关责任方：3.1本文件的责任者：人事行政部系统组DCC3.2本文件的顾客：文件的使用者3.3本文件的相关方：最高管理者、管理者代表、各部门4.定义：4.1管理体系：建立并实现公司经营方针和经营目标的体系。

4.2管理手册：规定组织管理体系的文件，主要有：质量和环境管理手册、绩效管理手册等。

4.3管理流程：为进行某项活动或过程所规定的途径，即将一组相关联的活动通过特定的逻辑关系构成一个活动链，再配上需要的资源和实施方法，进而成为公司的主要活动规则。

4.4规范：阐明要求的文件，是对各管理流程中，某些活动进行的细化规定。

4.5作业指导书：具体工位的作业方法描述文件。

4.6ECN单：工程变更通知单。

4.7BOM表：针对某一产品展开的物料清单。

4.8资料：非文件但有必要保存的书面资料。

4.9记录：依据手册、流程、规范、作业指导书的各类数据和表单均属记录。

4.10档案：与各管理活动有关联性的文件、资料，经由各单位责任人予以分类整理后，并集中归档保存的，称为档案。

4.11受控文件：为本公司管理体系运作中的依据文件（包括内/外部文件），具指导作用，需作发放、回收记录及变更修订管理，发放前加盖“受控文件”印章标识。

4.12参考文件：不直接指导工作而只作参考或证明功能的文件，可按申请发放，但不作回收记录，不列入变更修订管理，不维护其有效性，发放前加盖“参考文件”印章。

4.13失效文件：已经注销或作废的文件。

4.14DCC：文件控制中心4.14.1DCC为公司文件与资料的主要控制与管理中心，设在人事行政部。

公司文件管理制度及流程

公司文件管理制度及流程一、制度目的本制度旨在建立和完善公司文件管理的标准化、规范化流程，确保文件的合理分类、安全存储与快速检索，同时防止信息泄露，支持决策制定和业务执行。

二、适用范围本制度适用于公司内所有部门和个人，涉及各类纸质及电子文档的创建、接收、使用、保存、归档和销毁等环节。

三、管理原则1. 准确性原则：确保文件内容的真实、准确无误。

2. 系统性原则：文件管理要系统化，便于查阅与追溯。

3. 安全性原则：采取有效措施保障文件的安全，防止丢失和泄露。

4. 及时性原则：文件处理要及时，保证信息的时效性。

四、文件分类根据公司运营需要，将文件分为以下几类：1. 内部文件：包括会议记录、内部通知、工作计划等。

2. 外部文件：包括法律法规、行业标准、合作伙伴来函等。

3. 财务文件：涉及财务报表、会计凭证、税务资料等。

4. 技术文件：包括产品设计图纸、研发报告、测试结果等。

5. 人事文件：员工档案、劳动合同、考勤记录等。

五、文件制作与审批流程1. 文件起草：由责任人或指定人员起草文件，并填写文件审批表。

2. 初步审核：部门负责人对文件进行初步审核，确认内容无误后提交给相关审批人。

3. 审批流转：按照公司审批权限指引，逐级审批至最终批准。

4. 正式发布：经批准的文件方可正式发布或下发至相关部门及个人。

六、文件存储与保管1. 电子文件：统一存放于公司指定的服务器或云端平台，实行权限管理，定期备份。

2. 纸质文件：归档至指定文件柜，按类别、日期顺序排列，并由专人负责管理。

七、文件借阅与复制1. 借阅申请：需提出书面借阅申请，并注明借阅理由及期限。

2. 审批流程：借阅申请须经过部门负责人及相关管理人员审批。

3. 登记备案：借阅文件时需做好登记备案工作，归还时亦需办理相应手续。

八、文件更新与作废1. 文件更新：根据实际需要定期或不定期更新文件，并做好版本控制。

2. 作废处理：对于过时或无效的文件，应予以标记并从系统中移除或销毁实体文件。

公司文件来往管理制度

第一章总则第一条为规范公司文件来往管理，确保文件传递、收发、归档、销毁等环节的有序进行，提高工作效率，保障公司信息安全和保密，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有文件来往管理，包括但不限于内部文件、对外文件、信函、邮件、传真、电子邮件等。

第三条公司文件来往管理应遵循以下原则：1. 法规原则：严格遵守国家法律法规和公司内部规章制度；2. 效率原则：简化文件处理流程，提高工作效率；3. 保密原则：确保公司信息和保密事项的安全；4. 完善原则：不断完善文件管理机制，提高管理水平。

第二章文件分类与标识第四条公司文件分为以下类别：1. 行政文件：涉及公司行政管理、人事管理、财务管理等方面的文件；2. 技术文件：涉及公司产品研发、生产、技术改造等方面的文件；3. 市场文件：涉及市场营销、客户关系、广告宣传等方面的文件；4. 法律文件：涉及公司法律事务、合同管理、知识产权保护等方面的文件；5. 专项文件：涉及公司重大活动、突发事件、紧急事项等方面的文件。

第五条文件标识应包括以下内容：1. 文件类别；2. 文件编号；3. 文件标题；4. 发文单位；5. 发文日期；6. 份数。

第三章文件传递与收发第六条文件传递应采用以下方式：1. 邮件：适用于较远距离的文件传递；2. 传真：适用于紧急文件传递；3. 电子邮件：适用于日常文件传递；4. 手递：适用于近距离文件传递。

第七条文件收发应遵循以下程序：1. 收件人收到文件后，应立即签字确认；2. 收件人应认真阅读文件，如有疑问，应及时向发文单位咨询；3. 收件人应及时将文件传阅至相关人员，确保文件内容得到有效传达；4. 文件传阅完毕后，收件人应将文件退回给发文单位。

第四章文件归档与销毁第八条文件归档应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件归档的完整性；2. 系统性原则：按照文件类别、编号、时间等要素进行分类；3. 可追溯性原则：确保文件归档的易查性。

第九条文件销毁应遵循以下程序：1. 文件销毁前，应由发文单位或收件人提出申请；2. 文件销毁申请经公司领导审批后，由文件管理员组织实施；3. 文件销毁过程中，应确保文件内容不被泄露；4. 文件销毁后，应由文件管理员进行记录，并存档备查。

公司行文流程及管理办法

公司行文流程及管理办法为规范公司各种文件的起草、签发和管理流程，做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，特制定本规定。

一、行文管理主要内容：外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。

1、内部发文管理公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。

一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；公司下发的公文由行政部统筹管理，各部门一律不得自行向上、向下发送公文。

公文字号由行政部统一编制。

涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由行政部以公司名义发文。

2、外部文件的管理外部文件为公司以外来文，包括信函、公文、传真等。

二、收、发文处理程序与要求1、发文处理程序①、申请一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请，经相关领导同意后拟稿。

公文及各种规章制度的发文，应事先向主管副总经理提出口头申请，经主管副总经理同意后拟稿。

②、拟稿公司对外文件由行政部负责拟稿；各部门间的往来文件由本部门负责人拟稿；职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿。

公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。

③、拟稿要求各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。

规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。

各项规定要明确具体、切实可行。

要做到观点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，篇幅力求简短。

人、地、物名、引文及时间要具体准确等。

文稿拟就后，拟搞人应填《拟稿审核表》办理审核手续。

④、审核签发文稿首先送行政部初审。

经行政部审查修改后的文稿，送公司主管领导核稿。

以公司名义对外文件由主管副总经理核稿；公司各部门间的往来文件由部门负责人核稿；公司各种一般事务性文件，由下发部门负责人核稿；公司各种规章制度由各部门负责人、副总经理、总经理会审。

文件及资料管理程序

5.7.2外来文件如：行政公文、设备说明书、政府下发的文件等，各部门进行汇总根据外来文件编码原则进行编码后记录于【外来文件记录表】（DC2-001-08）中,。
5.7.3外来文件管理部门应定期更新外来文件，以确保文件的版本为最新版本，并将更新后的外来文件清单及时发于DCC。并于每月底将更新的外来文件清单发于DCC汇总。
3.2.4
4.
4.1文管中心（DCC）负责对各部门管理性文件进行编码，并统一进行管理。文管中心负责对公司内部所有文件的会签、发行、登记、管理、发放、存档，并负责作废、过期文件的销毁等工作。
4.2各部门主管负责对会签文件进行评审、更改，并指定本部门的一名负责人员对本部门文件进行统一管理。
4.3各职能部门：
5.4.1.4借阅人员应保持所借之文件、档案整洁，不得污损、做记号、非经允许不得拆卸、复印，使用完应尽速归还，档案管理人员应仔细检视归还文件的完整性后归档结案。
5.4.2加发/补发
5.4.2.1加发：如使用单位在应用上要求加发文件时，填写【文件□加发/□补发申请表】（DC2-001-07），由申请部门分管副总审查，DCC确认后即可加发。
一、二、三阶文件编码原则。
采用六码编号，其规定如下：
XX X - XXX
部门＋功能
5.1.1.1
(
5.1.1.2
第三码和第四码之间以“
5.1.1.3
例：DC3-001
DC：部门代码（文管中心）
3：三阶文件
-：间隔号
001：流水号
5.1.2文件会签：
5.1.2.1文件编号完成后，由文件制定部门依据【文件□制定/□修改/□废止申请表】（DC2-001-01）表中确定的会签部门进行一一会签，会签时需签至各相关部门第一负责人及分管副总，跨厂间的会签若因相隔远，为顾及时效性可用Mail/ERP会签。若会签单位认为需要时可依据实际过程、活动追加其他相关单位。

19文件资料往来管理工作程序201-202

文件资料往来管理工作程序1.0编制依据根据合同条款的有关规定，编制本管理办法。

2.0目的对监理工程师与承包人、业主之间的文件和资料往来事宜进行控制，确保监理工作的顺利开展。

3.0适用范围适用于一切与本工程有关的监理和承包人、代建办之间的文件往来。

4.0工作程序4.1文件往来4.1.1承包人向驻地办报递文件时，可直接报至驻地监理办公室。

承包人向总监办报递文件时，可直接报至负责本合同段所在的驻地监理工程师，由驻地监理工程师审查无误后，报总监办。

4.1.2文件要求承包人的文件或监理的文件，均应有文件台头、标题、文号、签发人、签发日期、签发单位公章、抄报单位和抄送单位。

文件均采用A4复印纸张打印后报送。

文件应主题明确、内容简洁，叙述清楚，附有必要的原始记录或数据。

4.1.3文件办理总监办及驻地办将在合同规定的期限内以书面形式回复承包人的文件，如在处理该文件过程中需要承包人提供更进一步的资料，承包人必须在监理工程师要求的时间内予以满足。

总监办及驻地办在所发文件中对承包人提出的各种要求，承包人应认真执行，并将执行情况书面报驻地办及总监办。

承包人和各级监理机构应及时整理并妥善保存这些文件，以便日后查阅和竣工文件的编制。

总监办所有上行文和下行文均须报总监理工程师签批后方可文件上报或下传。

4.2资料往来4.2.1承包人必须严格按照合同条款和监理工作程序的要求按时填报监理要求的各种资料。

4.2.2承包人提交的与工程直接有关的资料，一般直接报给负责本合同工程的驻地监理工程师。

4.2.3总监办下发承包人的资料一般通过负责该合同工程的驻地监理工程师传递。

4.2.4承包人向驻地办申报的各种资料必须及时、真实、字迹工整、填写清楚、编号完整、签字齐全、手续完备。

驻地办向总监办上报的各种资料必须及时、真实，清晰，完整。

4.2.5资料的处理4.2.5.1总监办人员应按照合同的规定及时处理承包人及驻地办提交的各种资料。

承包人应按照监理的处理意见及时更正或整理这些资料。

文件资料的管理制度

文件资料的管理制度第一章总则第一条为加强对文件资料的管理，规范文件的产生、流转、利用和保存，提高工作效率、规范工作行为，保护重要文件资料的安全和完整性，特制定文件资料管理制度（以下简称“本制度”）。

第二条本制度适用于本单位所有工作人员在工作中产生的文件、资料的管理及利用。

第三条本制度所称文件资料，是指文字、图表、图片、影印件、磁带、光盘、电子文档等载体上所载记载内容的文件和资料。

第四条文件资料的管理应当遵循“谁产生，谁管理”的原则，实行责任到人。

第五条本制度执行委员会为单位的领导小组，负责监督并落实文件资料的管理及相关政策。

第六条全体员工都应当严格遵守本制度，不得违反本制度规定行事。

第七条对于重要文件资料，必须按照国家有关保密规定及本单位规定加强保密管理。

第八条本制度之规定如有更改，须经本单位领导小组批准后方可施行。

第二章文件资料的分类管理第九条文件资料应当按照不同的性质、用途、来源等因素予以分类，确保其有序管理。

第十条文件资料的分类应当有明确的标识和归档规范，便于管理和检索。

第十一条文件资料应当按照密级和保管期限进行分类管理，密级较高或保管期限长的文件应当进行特殊管理。

第十二条文件资料的分类管理应当定期进行整理和清点，确保档案的完整和准确。

第十三条对于重要文件资料的变更、修订或废止，应当依照程序及时调整并更新档案资料。

第三章文件资料的流转管理第十四条文件资料的流转应当有专门的领取、归还手续，并严格按照规定流转范围和权限。

第十五条文件资料的流转应当有记录，明确流转的时间、地点、人员及目的等信息。

第十六条文件资料在流转过程中应当保证其安全性，不得对文件资料进行私自复制或泄露。

第十七条对于流转后的文件资料，应当及时归还原处，并进行核实确认。

第十八条对流转中有遗失或损坏的文件资料，责任者应当承担相应的责任。

第四章文件资料的利用与传输第十九条文件资料在利用过程中，应当严格遵守相关规定，不得擅自更改、删除或篡改文件内容。

往来文件管理制度

来往文件和资料管理制度
1、文件处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

2、文件处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

3、各级负责人应当高度重视文件处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。

4、项目部所有收发文件（包括文件、通知、传真、信函等）均由办公室统一管理。

5、项目部办公室收到总公司、建设、监理及设计单位的文件、资料等，要登记。

6、项目部办公室收到总公司、建设、监理及设计单位文件、资料后，由办公室秘书在第一时间呈送项目部主管领导阅示（如因主管领导出差在外，应电话汇报文件内容，特别要注意文件是否需要回复、回复的时间、注意的事项），根据领导的批示转发有关职能部门承办，原件由办公室分类存档。

7、承办部门收到经项目部领导批示的文件后（总公司、集团公司、国家机关、建设、监理及设计单位的文件、资料），该部门应当及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回办公室，并说明理由。

需要两个以上部门办
理的应当明确主办部门。

紧急公文，应当明确办理时限。

8、文件资料等交有关交承办部门后，办公室文秘人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

9、一般性文件资料，只需传达学习的，由办公室文秘人员负责传递或印制下发。

10、归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文齐全、完整，能正确反映项目部的主要工作情况，便于保管和利用及备查。

文件资料往来管理工作程序

文件资料往来管理工作程序简介文件资料往来管理工作程序用于管理公司内部与外部的文件往来，确保对文件的管理规范、高效，并为日常工作提供支持。

该程序是公司重要的工作流管理系统之一，被广泛地应用于各个部门。

功能概述文件往来该系统能够管理公司内部与外部的文件往来，包括但不限于文件的发送、接收、阅读、订正、反馈等功能。

程序为每个文件开设一个独立的页面，记录所有有关文件的信息，如文件名称、编号、状态、时间、发送人、接收人、备注等等。

同时，系统提供一个比较方便的筛选功能，可以按照文件名称、发送人、接收人、时间等关键词进行筛选，快速找到需要的文件及其相关信息。

提醒通知程序可以设置相关的提醒通知功能，简化人工操作，提高工作效率。

比如，当有新的文件产生时，管理员会收到一封通知邮件，方便及时处理文件；或者当文件的阅读、订正和反馈情况发生变化时，相关人员也会及时收到提醒信息，确保工作顺利进行。

日志记录程序可以完整记录所有操作，包括文件的往来情况、人员的操作等等。

管理员可以随时查看这些记录，确认工作的进行状态，解决工作中的问题，提高工作的透明度和协调性。

系统设置程序提供了一系列的扩展和修改功能，方便管理员根据实际情况对程序进行调整，使程序更符合公司工作的需要。

优点•提高工作效率：文件资料往来管理工作程序可以帮助公司快速准确地处理各类文件的往来，减少人力成本。

•满足规范要求：系统严格按照公司制定的文件管理规范进行操作，确保文件的管理规范、标准、高效。

•数据可追踪：程序可以完整记录所有操作，包括文件的往来情况、人员的操作等等，方便领导随时查看工作状态。

•便捷性：程序具备简洁、友好、易用的特点，方便员工操作，使用门槛低。

安全性文件资料往来管理工作程序采取了多种安全措施，保障数据的安全性和完整性：•权限控制：程序采用严格的权限控制模型，针对不同类型的用户进行不同级别的权限设置，确保数据的私密性。

•密码加密：程序对所有的密码进行加密处理，确保用户的资料不被泄露。

公司管理材料流转工作程序

公司管理材料流转工作程序
一、采购
1、使用部门报采购计划——分管经理、总经理签字。

2、采购部门询价、定价——分管经理、总经理签字。

3、签合同（按签订合同程序办理）。

4、按合同规定进行采购。

二、入库
1、采购人员将购入的材料交保管员，并提交发票、材料清单等，由保管员、送货人签字。

2、保管员验收材料并填制入库单。

入库单一式三联：一联“存根”——保管员留存
二联“财务”——经办人员转财务
三联“保管”——保管员记帐用
三、报销
1、经办人填制付款申请——部门经理、财务经理、总经理签字
2、报销时需要的材料——合同复印件
——采购计划
——入库单
——发票（总经理签字）
——材料清单
——付款申请
四、出库
1、使用部门填制出库通知单——分管经理签批，特殊情况先电话沟通，手续后补。

2、经办人持出库通知单到保管员处领用材料
3、保管员按通知单中所列材料填制出库单，保管员、领用人签字，
注明具体用途。

出库单一式三联：一联“存根”——保管员留存
二联“财务”——保管员转财务
三联“保管”——保管员记帐用
五、对帐
1、保管员同财务人员每月10号对帐，帐帐相符。

2、库房盘点——保管员要经常核对实物与帐面数是否相符。

保管员同财务人员每季度盘点一次。

3、出库单未经分管经理签批由保管员负责赔偿，经办人借领后未办签批手续的由经办人负责赔偿。

建筑装饰工程公司文件管理程序

建筑装饰工程公司文件管理程序一、建立预算岗位往来文件台账1.建立台账的目的：自中标之日起，建立预算人员往来文件台账（表三），通过往来文件台账的建立，加强文件资料的归档整理，使文件资料在使用时易于查找，通过资料内容的检查，便于了解目前经营预算工作的状态；2.往来文件包括：与本专业相关的项目部和甲方之间的往来文件、项目部和攻速之间的往来文件、预算人员和其他专业之间的往来文件，以及与分包方、各相关方之间的往来文件；3.往来文件台账的注意事项：发出的文件应注意保存原稿；收到的文件应注意分类保存；台账不仅要等级往来的书面文件资料，电子版的重要文件也应该进行登记。

4.通过合同、中标及经济活动分析文件，就本项目经济状况，以书面形式向项目经理汇报中标工程在施工阶段造价控制过程中的注意事宜。

二、项目运行阶段的文件管理项目运行阶段文件管理的主要目标是按照计划和措施进行成本控制和定期的成本分心。

涉及到的各类文件包括：（一）收集、整理并保存与预算相关的各类文件：1、要注意收集项目实施过程中的各类对甲方结算和对方包括结算的资料。

特别是洽商、变更，分析其中是否有经济洽商、变更；2、注意分类保存，作为最终结算的资料。

（二）建立分包合同管理台账：1、所有的分包合同按现场施工顺序统计并及时记录在案；2、分包合同台账中要统计下列内容：单位工程、承包内容、合同日期（开/竣工日期、签订日期）、分包方（单位名称、联系人、电话）、合同情况（类型、金额）、付款情况（预计结算价、已付/欠付、质保期限、比例、质保金）、等——详见附表。

1、相关专业需要配合的内容：A关注设计变更情况、技术交底情况、现场实际操作情况（技术、预算）；B关注物资采供情况，根据实际发生情况和投标预算进行对比（材料、预算）；C从预算角度给项目部提出相应的建议和意见。

三、经营部存档的结算资料1、报甲方结算资料：上报的结算书资料（包括电子版）。

2、竣工后填写单位工程造价指数统计表（包括电子版），随报甲方结算书上报公司。

往来文件管理制度

往来文件管理制度一、概要文件是组织活动的记录和表达，是组织正常运转和决策的基础。

良好的文件管理制度对于组织的有效运转至关重要。

文件管理制度是指按照一定的规范和程序来管理、利用和保存文件的制度，其目的是确保文件的及时、准确、完整、便捷、安全地管理和使用。

建立科学合理的文件管理制度，有利于提高工作效率，促进信息传递和共享，提升工作质量和效果，加强组织的协同和管理能力，维护组织的合法权益，防范风险和避免纠纷。

二、目的1. 规范文件的管理流程，确保文件的合法、准确和完整。

2. 保障文件的保密性，防止文件的泄漏或被篡改。

3. 提高文件的存取效率，便于查阅和利用。

4. 加强团队之间的协作和信息共享，促进工作的顺畅推进。

5. 防范风险和减少纠纷，保护组织的合法权益。

三、适用范围本文件管理制度适用于所有组织成员在工作中产生的文件管理，包括文档、资料、电子邮件等各类文件的管理和使用。

四、文件管理的基本原则1. 准确性原则：文件应当真实、准确、合法、完整。

2. 及时性原则：文件应当及时制作、传递和处理。

3. 保密性原则：文件应当根据保密级别进行分类和管理，确保信息的安全和保密。

4. 利用性原则：文件应当根据需要被充分利用和共享。

5. 归档原则：文件应当按照一定的规范和程序进行归档管理，方便查阅和保留。

6. 销毁原则：文件应当按照规定的时间和程序进行销毁，加强文件管理的安全性。

五、文件管理流程1. 文件的制作和汇报（1）文件的制作：文件的制作应当根据具体的内容和要求进行，确保文件的准确性和完整性。

（2）文件的汇报：文件的汇报应当按照规定的程序和要求进行，确保文件的及时性。

2. 文件的传递和接收（1）文件的传递：文件的传递应当通过正规的渠道和方式进行，确保文件的安全性和保密性。

（2）文件的接收：文件的接收应当及时进行确认，确保文件的完整性和正确性。

3. 文件的存储和归档（1）文件的存储：文件的存储应当按照一定的规范和要求进行，确保文件的安全和便捷。

文件档案管理制度及流程

文件档案管理制度及流程一、目的加强文件档案管理，规范公司文件档案的采集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。

提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、合用范围合用于公司及各部门档案的采集、整理、分类、利用及归档。

三、职责1 、行政人事部：1) 负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案管理；2) 建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3) 采集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4) 负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；5) 提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6) 负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2 、其他各部门相关人员：1)负责在工作变动时，做好或者协助移交工作，并及时通知行政人事部；2) 向行政人事部移交合同或者文件资料原件或者复印件；3)负责本部门文件资料或者合同复印件的日常采集、标识、贮存、保管、利用、归档；4) 财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；3 、各部门档案主管人员1)负责部门档案的管理。

4 、各部门负责人1)负责对部门档案管理监督检查。

四、工作程序1 、档案资料的采集1)各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行采集，并编制部门《文件(合同)管理记录目录》。

2)各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。

a) 归档范围及移交时间：每季度结束后次月10 日前。

b) 档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。

c) 档案资料的日常管理：⑴ 电子类合同或者其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。

⑵ 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件(合同)管理记录目录》，以便检索利用。

⑶ 文件资料、合同要科学罗列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。

往来业务管理的类型、流程、一般管理办法

往来业务管理的类型、流程、一般管理办法一、类型往来业务是指资金的往来业务，包括个人往来业务和单位往来业务。

个人往来业务是指企业与单位内部职工发生的往来业务；单位往来业务是指企业与外单位发生的各种债权债务业务，分为与客户往来业务和与供应商往来业务。

二、流程（一)单位往来债权业务1.采购预付款审批支付流程2。

应收账款管理及催收流程部门步骤关键步骤说明：①应收账款专员根据储运部发货后的出库单、发货单及客户签署的随货通行单，登记应收账款的详细情况，编制《应收账款明细表》。

②对每一笔应收账款，都要检查是否有超过信用期限的记录，并通过各种渠道了解客户欠债总金额及已到期债务的增减动态。

③定期进行应收账款的账龄分析和周转率分析，编制《应收账款账龄分析表》，并结合客户信用、欠债情况开展账款催收工作.④对于当月该到而未到账的应收账款，应收账款专员应及时召开确认会,列入催收计划.⑤对于经二次催收仍未收回的账款，财务部应将催收工作转交法务部；后者与客户交涉。

争取运用法律手段收回账款，降低损失。

⑥财务部收到货款后准备销售发票，并进行应收账款的确认、核销和登帐工作。

⑦每月月底，资金主管依照银行对账单编制？《银行存款余额调节表》，并将该表呈交财务总监审阅，确保账实相符。

3。

应收票据会计处理流程部门步骤关步骤说明:①购货方签发商业承兑汇票并承兑,财务部确认其面值及期限，并报财务总监审核。

②财务部往来会计按票据的不同类别填制记账凭证。

③如果将企业持有的应收票据背书转让以取得所需物资时，往来会计按审核后的原始凭证填制记账凭证，经主管会计审核后登记明细账。

④应收票据到期收回款项时,编制记账凭证,由主管会计审核后登记明细账、总账。

⑤到期时,承兑人违约拒付或无力支付票款，财务部收到银行退票或相关证明时,做相应的账务处理,将到期票据的票面金额转入“应收账款"账户,并计提坏账准备。

4.呆账坏账审批确认流程部门步骤关键步骤说明：①财务部会计汇总销售部提交的销售凭证,并根据原始凭证填制记账凭证，交主管会计审核后登记《应收账款明细账》.②会计期末，登记总账，交主管会计和财务部经理审核.③会计期末，往来对账员检查应收款项，分析应收款项的特性、金额大小、信用期限、债务人的信誉和当时的经营情况等因素.④往来对账员根据本企业制定的坏账政策,初步认定坏账,并填制《坏账审批确认表》进行申报。

公司文档管理流程

公司文档管理流程在公司的中，档案也是一项非常重要的一局部，那么公司文档管理流程是怎么样的呢？那就继续往下看看吧。

1.公司客户效劳中心为档案管理部门，设置档案专管岗位，由一人全权负责。

2.文书结案后，原稿由档案专管人员归档，经办部门视实际需要留存影本。

如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经客户效劳中心部门主管同意后妥为保存，客户效劳中心以影本归档，原稿用毕后仍应送客户效劳中心归档并换回影本。

文件结案移送归档时，依如下原那么点收：1.检查文件的本文及附件是否完整，如有缺少，应即追查归入。

2.文件如经抽存者，应有客户效劳中心部门主管及档案专管的签认。

3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。

4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

点收文件后，应依以下方式：1.中文直写文件以右方装订为原那么，中文横写或外文文件那么以左方装订为原那么。

2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订那么对准左上角理齐钉牢。

3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务工程等因素，按部门、大类、小类三级分类。

先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为假设干大类，再在同类中依序分为假设干小类。

2.档案分类应力求切合实用。

倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。

如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。

3.同一“小类”（或细类）之案件以装订于一档夹为原那么，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。

4.每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、，并以每一案一个“目次”编号为原那么。

5.档号之表示方式如下A1A2--B1B2C1C2D1--E1E2，A1A2为经办部门代号，B1B2 为大类号，C1C2为小类号。