时间管理课程

成本 ... ... ... ... ... ...
效益 ... ... ... ... ... ...
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克服2.思惟習慣的改變
•這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便儘早忘掉它.
•養成速戰速決的習慣 •將事情切成好幾塊小塊任務, 快速地完
成每一塊的任務 •完成最關鍵的部份, 讓事情看起來像做
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時間資源的重要性
★ 時間就是金錢 ! ★ 一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰! ★ 生命是時間的累積，浪費時間即等
於慢性自殺!
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時間的獨特性
(1)供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的。它的供給量在任何 情況下都不會增加，但也不會減少。因此，管理者無法針對時間 進行開源
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時間計畫表
工作 起止時間 使用時間 優先順序 備注
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如何管理你的EMail
葛洛夫: 你的時間是不是被 Email 切成零零碎碎的片段? 集中處理它.
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先問自己以下這幾個問題
1.你一天花多少時間在看 Email? 2.你進 Email 會不會看短劇? 3.你看Email 的時間是連續的, 還是片斷的? 4.你的Email 有沒有做分類? 5.你回信時是邊看邊回, 還是分類後集中回信? 6.你進 Email 信箱, 是先看信還是先發信?
1.面對面 Follow Up 2.Go Around 3.溝通與協調
1.思考問題 2.寫計畫/ Update Follow up進度 (1hr) 3.Update/Modi fy 進行中專案
1.花 1 小時寫 作
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2.每周工作性質分發法則
禮拜一二
禮拜三四五
禮拜六日
備注
活力充沛, 沖 勁與勇氣兼俱 (Do)
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如何提升 Email 的處理效率
•一進信箱第一個動作就是把所有信件的 主題瀏覽一遍, 然後做分類的動作
•養成習慣, 一天只有三個時段看 Email •除了急件以外, 集中時段回信
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看Email 的時段分發
時段 09:10 13:00 16:30 22:00
2% ~ 3%
: 戴明博士期望的指 數: : 現有社會的指 * Rem數ark:戴明博士在推TQM時, 對一 些TQM 的公司
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Benchmark 出來的資料.
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緊迫的事
設備故障,生產停擺 重傷害急救
重要的事 員工產生肢體衝突
顧客抱怨 停電
有些電話 有些不速之客到訪
不重要的事 有些會議之出列席
(2)無法蓄積：時間不象人力、財力、物力和技術那樣被積蓄儲藏。 不論管理者願意或不願意，管理者都被迫按一定的速率消費時間。
(3)無法取代：任何一種活動都有賴時間的堆砌。這就是說，時間是 任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。
(4)無法失而復得：時間不能象遺失物那樣失而復得。它一旦喪失， 則會永遠喪失。例如，延遲半小時開車的司機安慰乘客說：“不 用擔心!管理者會把丟失的時間搶回來，因為管理者將按原定時間 抵達目的地。”雖然開快車可準時抵達目的地，但是司機與乘客 卻要因此而支付額外的代價——如危險性、油量耗費、汽車折舊 的增加等。嚴格說來，喪失的時間是無法挽回的。
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日干擾圖
〔次〕
率干 擾 頻
7
8
9 10
時間〔時〕
11 12
13 14
15 16 17 18 19
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工作與體力配合的情況
5
工
4
作
要 求
3
與
體 力
2
水
準
1
一開 始就做 最重要 的工作
生產力高 的時間
9:00
10:00 11:00
12:00 1:00 2:00 工作時間
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時間壓力 為什麼我的時間總是不夠用？
「如果你正坐在一台火熱的爐子上，一 分鐘就像一小時，但是如果你是在做某些 愉快的事，一小時就像一分鐘。」
──愛因斯坦 你承受著時間壓力之苦嗎？現代人在越 來越少的時間裡，塞入更多的事，但是大部 分的時間太忙，是因為我們選擇要這麼忙。
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思考遲頓, 放 鬆, 溝通 (Check)
冷靜, 思考 (Action, Plan)
1.大型專案丟 球 2.組內專案丟 球 3.給予組員做 事方向/做事重 點 4.創造議題
1.Follow Up 一二所丟的球 2.調整, Update 計畫 3.議題收尾 4.傾聽溝通
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1.想想目的是 什麼? 意義何 在? 2.有沒有辦法 提升自己的價 值? 3.計畫/ 規劃
•不好意思拒絕請托的原因 •接納請托比拒絕請托容易 •擔心觸怒請托者 •想要做廣受愛戴之好人 •不知如何拒絕他人之請托 •每個人都有一個好朋友, 叫 “施小惠”,
可以適當地拒絕.
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我現下的年齡是 歲 月
80
x
365 ＝ 29,200
yy
x
365
＝
(A)
MM x
30
＝
(B)
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花時間在計畫上才是 最節省時間的作法
耗用時間
C D P
耗用時間
A
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8.80/20法則1/2
•the Vital Few & the Trivial Many •柏拉圖法則 •花最少的力氣, 獲得最多的效益 •你所完成的工作裡, 80%的成果,來自於
20%的時間=>也就是說80%的努力是與成 果無關的
信箱 公司 公司 公司 私人
回信 V X V V
備注
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Email資料夾的分類
•Reply: Private, 公務 •Follow Up: Urgent, Boss, 重要, 向下,
Private •Project 進度 •有空再看
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如何展開你的計畫
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正確的行事優先順序
緊迫的事
不緊迫的事
重要的事 不重要的事
1 st 急
3 rd 輕
2 nd 重
4 th 緩
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緊急
不緊急
重
20% ~ 25% I
65% ~ 80% II
要
25% ~ 30%
15%
不
15%
III Less than 1% IV
重
要
50% ~ 60%
3:00 4:00 5:00
注︰陰影部分表示在工作與體力水準配合的情況下，生產力會顯著提升
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工作與體力配合的情況
5
工
4
作
要 求
3
與
體 力
Biblioteka Baidu
2
水
準
1
生產力高 的時間
9:00
10:00 11:00
12:00 1:00 2:00 工作時間
3:00 4:00 5:00
注︰陰影部分表示在工作與體力水準配合的情況下，生產力會顯著提升
用新的角度去思考一個舊有的問題. •改變時間管理的第一步, 從你自覺需要
時間管理開始
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時間管理的架構
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請排出正確的行事優先順序
緊迫的事
不緊迫的事
重要的事 不重要的事
? ? 1 st
2 nd
急 AC 重
? ? 3 rd B D 4 th
輕
緩
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1.工作時段分發法則
早上
活力充沛, 沖 勁與勇氣兼俱 (Do)
中午 13:00~15:00
思考遲頓, 適 合散心, 放鬆 (Check)
下午
晚上
冷靜, 溝通
Relax, 人文,
(Action, Plan) Thinking
1.發球: EMail 2.電話敲定事 情/ 做事情 3.給 Leader 方向/ 畫架構 4.執行進行中 專案
•危機就是轉機 •規劃重於做事 •最好的控制是預防 •預防勝於處理
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不合理的時間配置
I.
45% 處理危機
II 5%
IV
15% II.
35%
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明智的時間配置
I
1.重要的事情著重在 Plan
Plan 著重在 Do
Do 著重在 Check
Check 著重在 Action
一日之計在昨天下班前 一周之計在於周日 一月之計在於月底
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良好的時間管理來自於計畫
緊迫的事
不緊迫的事
重要的事 不重要的事
1.兵貴速戰速決 1.決勝於廟堂
2.快刀斬亂麻
之上
2.灌能
1.舍得
均衡
2.勇於拒絕
1.怡情養性
3.交待
2.輕鬆一下
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不 好
好
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1. 干擾等待
時間損耗原因
2. 同事間的需求與輔助需求
3. 溝通不良
4. 授權不足
5. 組織／制度的障礙
6. 他人的錯誤
7. 優先順序的衝突
8. 工作情緒與情境
9. 完美主義
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10. 會議
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自我檢查
1、我是否難以說清一天裡幹了些什麼？ 2、我是否碰到了一個無法再拖延的問題？ 3、我是否做了實際上不需要做的事？ 4、我是否常常越權處理？ 5、我是否往往對某些任務要花費更多的時間？ 6、我是否難以按時赴約？ 7、我是否經常會忘記接下去準備做的事？
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2020/11/16
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時間資源的重要性
孔子─“逝者如斯夫，不舍晝夜。” 沙士比亞－ “時間的無聲的腳步，是不會因為我們
有許多事情要處理而稍停片刻。”
管理大師彼德杜拉克－時間是最稀少的資源，除非 時間被妥善管理，否則任何其它資源皆無法被 妥善管理。
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有些無謂的請托 有些臨時的邀約
不緊迫的事
計畫之研擬 技能之提升 公關之促進 問題之調查 健康檢查
有些交際應酬 有些文件之處理 處理屬下之工作 自我干擾 個人嗜好的沈迷
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艾森豪規則
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陷阱一:時間的配置不對
•Reaction消極回應 vs Proaction 積極 掌握
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80/20原理意示圖
瑣碎的 多數事物
80% 時間
重要的 少數事物
20% 時間
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20% 成效
80% 成效
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Are You Lonely ???
Then call a MEETING!!!
2.重要的事情要逐漸地交給
II
信任的部屬, 這叫 “灌能”
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陷阱二: 拖延
•除了第四項以外, 其它的做起來都不太愉快 •不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情
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緊迫的事 不緊迫的事
重要的事
1 st
2 nd
不重要的事
3 rd
4 th
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克服1.成本/效益分析法
完 80% 一般
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陷阱三: 事必親躬
韓非子.八經 •下君,盡已之能 •中君,盡人之力 •上君,盡人之智
諸葛亮凡事必親躬, 後來過勞而死. •為何事必親躬? •因為怕部屬取代 •不放心部屬, 不信任部屬 •要求標準過高
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陷阱四: 有求必應
會花太多時間, 時間不夠會犧牲第二項 受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要？
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時間管理是什麼?
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時間管理不是什麼?
•時間本身不是問題. 因為每個人每天所 擁有的時間都是一般地多
•所以時間管理的問題本身不在於時間, 而是在於自己如何善用及分發你自己的 時間
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時間管理是什麼?
•時間管理就是自我管理 •自我管理即是改變習慣, 以令自己更富
29,200 - {(A)+(B)} ＝
從現下起我尚有
天的時間
(24 x
＝
小時)
光陰似箭, 歲月如梭??
加油 !!!
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如何提升工作效率
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如何提升工作效率
1.了解自己每天工作時段的特性, 善用之. 2.以 PDCA 分佈周一到周五的工作性質. 3.保持良好的體力; 養成運動的習慣 4.身心均衡地發展; 培養良好的嗜好
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時間管理三步曲
1、記錄自己的時間，追蹤流向，診斷並分析 時間運用的狀況
2、訂定目標並擬訂計畫，使時間的應用更具 效用 3、切實執行計畫，研究造成時間浪費的原素 及因應之道改掉浪費時間的習慣，成為掌 握時間的主人
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績效, 更富效能 •把事情很快地做完, 叫做效率 •把事情很快又很對地做完, 叫做效能 •時間管理就是事前的規劃或長期的計畫
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有三片木條, 如何將它們圍成封閉三角形
2 cm 4 cm
10 cm
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你可知道為何會畫不出來?
•因為你跳不出原來的思惟習慣 •但是假設你畫了出來. 恭喜你, 你可以