oa公文_收文流程
oa系统收发文流程
oa系统收发文流程今天来唠唠OA系统的收发文流程呀。
一、发文流程。
咱先说发文这块儿。
你要是想在OA系统里发文呢,第一步就是得把你要发的文件内容准备好。
这内容可不能马虎,就像你要出门见人,得把自己打扮得漂漂亮亮的一样。
你得把文字校对好,格式调整好,可不能有错别字或者排版乱七八糟的情况。
然后呢,就登录OA系统。
找到发文的入口,这个入口一般都不难找,就像在超市找自己喜欢的零食一样,稍微留意一下就能发现。
进去之后呢,就开始填各种信息啦。
像发文的标题,这标题可得起得简洁明了,让人一看就知道你这文件大概是讲啥的。
就好像你给人介绍对象,得把对方的基本情况说清楚一样。
接着就是选择发文的部门或者人员啦。
这就像你送礼物,得把礼物送到对的人手上。
你得想清楚这文件是发给哪些部门或者哪些人的,可别发错了对象哦。
再之后呢,就是上传你准备好的文件啦。
这时候要确保文件上传成功,可别传了个寂寞。
如果文件比较大或者格式有点特殊,可能还得稍微等一会儿,就像等快递一样,要有耐心。
最后呢,确认所有信息都填对了,就可以点击发送啦。
发送之后呢,你还可以在系统里查看发文的状态,看看对方有没有收到,有没有阅读之类的,就像你发了短信会看对方有没有回一样。
二、收文流程。
那说完发文,咱们再来说说收文。
当有文件发到你这儿的时候呢,你登录OA系统就能看到有个小提示,就像有人在你耳边轻轻说“有新文件来啦”。
你点进去之后呢,先看看这文件是谁发的,大概是关于什么内容的。
这就像是你收到一个包裹,先看看是谁寄来的一样。
然后呢,你要是觉得这文件很重要,可能就需要下载下来保存好。
保存的位置你自己得清楚,可别到时候要用的时候找不到了,就像你把钱乱放,要用的时候找不到了一样着急。
如果这文件需要你处理呢,那你就得按照文件里的要求去做啦。
可能是要回复一些意见,或者是按照文件里的指示去开展一些工作。
这时候你就得认真对待,就像对待自己的宝贝一样。
如果看完文件之后你没什么事儿呢,也最好给发文的人一个回应,比如已阅之类的。
OA常用流程使用说明及注意事项
OA常用流程使用说明及注意事项OA(Office Automation)是一种基于计算机技术的办公自动化系统,通过集成各种办公软件,如文档处理、电子邮件、日程安排、会议管理等,提高办公效率和工作质量。
下面将针对OA常用流程进行使用说明及注意事项:一、请假流程:1.登录OA系统,找到请假申请模块,点击进入请假流程。
3.提交申请后,相关领导会收到系统通知,审批人可通过OA系统进行批准或驳回。
4.申请状态会被实时更新,申请人可以在OA系统中查看请假状态。
5.审批通过后,申请人会收到请假结果通知,同时请假状态也会更新。
注意事项:-请假申请需提前合理时间提交,以便上级及时审批。
-请假事由要详细准确,避免模糊不清导致审批困难。
-如有特殊情况需取消请假,要及时通知相关人员。
二、报销流程:1.进入OA系统的报销模块,点击进入报销流程。
2.填写报销单,包括报销事项、费用明细、发票附件等。
3.提交申请后,相关领导会收到系统通知,审批人可通过OA系统进行批准或驳回。
4.审批通过后,财务人员会收到系统通知,并完成报销操作。
5.报销结果会即时通知申请人,同时报销状态会更新。
注意事项:-报销单必须按规定格式填写,费用明细要详细清晰。
-发票必须是合规的,避免因发票问题导致报销驳回。
-如有特殊情况需延迟报销时间,要及时通知财务人员。
-报销时要保留相关凭证,以备查验或审计需要。
三、文件审批流程:1.登录OA系统,点击文件审批模块,进入文件审批流程。
2.上传待审批文件,填写文件相关信息,如文件名称、所属部门等。
3.提交申请后,相关领导会收到系统通知,审批人可通过OA系统进行审批或驳回。
4.审批通过后,文件会被归档,并通知申请人完成下一步操作。
5.审批未通过的文件,申请人可对文件进行修改后再次提交申请。
注意事项:-文件审批前要仔细核对文件内容,确保文件正确无误。
-文件审批时要保证审批流程的严密性和高效性。
-文件归档后要保留备份,以备后续查询或使用。
oa系统功能介绍及流程图
OA系统OA系统简介:汇泽软件OA802系统是一款可广泛用于企业办公管理的软件,帮助企业建立单位内部的沟通平台,使单位内部的通信和信息交流快捷通畅,同时,实现文档管理的自动化,辅助办公,节省企业的人力资源,增强领导监控能力,满足日常办公需求,提升办公效率,方便沟通。
同时,具有操作简单、控制安全、可扩展性强,界面简洁等特点。
包括:我的办公桌,工作流程,公文收发,工作管理,人力资源管理,客户管理CRM,项目管理,销售订单管理,供应商管理,办公用品管理,固定资产管理,图书管理,档案文书管理,培训管理,网络会议管理,资源调配管理,组织机构信息,文件文档中心,信息综合交流,附件程序,系统管理22个功能模块。
技术研发1.开发平台:采用.Net开发具有灵活性,和可扩展性2.开发语言:C#3采用架构:B/S架构4.控件兼容:采用IE6.0、8.0支持数据库SQL2005, SQL2008安装环境1、硬件要求最低配置内存1G、硬盘10G、CPU Intel P4/AMD 速龙3000+推荐内存4G以上、硬盘80G以上、CPU 酷睿双核以上/AMD 双核速龙™ 64 以上2、软件要求A、操作系统 Windows XP(除XP home版和Windows me)、Windows 2003推荐 Windows XPB、数据库Microsoft SQL Server2008, Microsoft SQL Server2005二、主要功能1.OA 系统主界面介绍:2.OA 系统主要功能示意图:车辆信息管理 车辆使用申请,车辆使用管理,车辆维护申请,车辆维护管理,车辆信息管理 组织机构信息 单位信息查询,部门信息查询,用户信息查询文件文档中心 个人文件,电子刊物,单位文件,共享文件,我的硬盘,共享硬盘,回收站 信息综合交流论坛BBS (论坛BBS,版块设置),内部聊天室(内部聊天室,参数设置)附件程序电话区号查询,邮政编码查询,列车时刻查询,公交线路查询,法律法规查询,休闲游戏,万年历,世界时钟,常用网址系统管理单位信息管理,部门信息管理,用户信息管理,角色信息管理,红头文件管理,系统日志管理,系统参数设置。
2020年(工作规范)通达OA工作流程及快速入门手册
1、通达OA工作流程案例 (6)1.1发文收文件 (6)1.1.1发文 (6)1.1.2收文 (6)1.1.3内部信息(文件)传递 (7)1.1.4部门工作协调流程 (7)1.1.5部门工作请示流程 (8)1.2行政部流程 (8)1.2.1门卫访问登记 (8)1.2.2办公用品申请 (8)1.2.3来访接待登记 (8)1.2.4资产调拔申请 (9)1.2.5请假申请流程 (9)1.2.6出差申请流程 (9)1.2.7补休申请流程 (10)1.2.8加班申请流程 (10)1.2.9借书登记流程 (10)1.2.10车辆使用申请 (11)1.2.11名片申请流程 (11)1.2.12印章使用申请 (11)1.2.13部门工作请示 (12)1.2.15固定资产验收 (12)1.2.16工作交接流程 (13)1.2.17会议申请流程 (13)1.2.18快递申请流程 (13)1.3资讯部管理流程 (14)1.3.1电脑申请流程 (14)1.3.2硬件维修申请流程 (14)1.3.3上网申请流程 (14)1.3.4企业邮箱申请流程 (15)1.4人力资源流程 (15)1.4.1人力需求申请 (15)1.4.2人员面试表单 (16)1.4.3员工转正申请表 (17)1.4.4员工离职申请 (17)1.4.5干部调动呈报表 (18)1.4.6员工辞退流程 (18)1.5销售部流程 (19)1.5.1销售合同审批 (19)1.5.2销售费用审批 (19)1.5.3销售项目报批 (20)1.5.4市场活动申请 (20)1.5.6促销审批流程 (21)1.5.7客户订单申请 (21)1.5.8客户发货申请 (22)1.5.9销售计划审批 (22)1.5.10销售调价审批 (22)1.5.11销售退货申请 (23)1.5.12调货申请流程 (23)1.5.13供应商评估表 (23)1.5.14采购比价流程 (24)1.6仓库管理流程 (24)1.6.1库存报损/溢单 (24)1.6.2存料检查申请 (24)1.7财务部流程 (25)1.7.1出差申请、费用报销流程 (25)1.7.2借款申请流程 (26)1.7.3款项支付申请 (26)1.7.4财务预算编制流程 (26)1.7.5财务决算编制流程 (27)1.7.6固定资产报废流程 (27)1.8生产部流程 (27)1.8.1新产品试产报告 (28)1.8.3物料报废单 (29)1.8.4不良品维修报告 (29)1.8.5工具维修联络单 (29)1.9工程部流程 (30)1.9.1工程变更通知单 (30)1.10品质管理流程 (30)1.10.1成品重工流程 (30)1.11客服部流程 (31)1.11.1客户投诉处理流程 (31)2通达OA工作流使用说明 (32)2.1工作流简易说明文档 (32)2.2工作流相关概念 (36)2.3基础概念 (36)2.4表单设计 (37)2.4.1设计表单的基本样式: (37)2.4.2表单的相关操作 (37)2.4.3控件的使用 (37)2.4.4单行输入框 (38)2.4.5多行输入框 (38)2.4.6下拉菜单 (39)2.4.7选择框 (40)2.4.9宏控件 (41)2.4.10日历控件 (42)2.4.11计算控件 (43)2.4.12部门人员控件 (44)2.4.13签章控件 (45)2.4.14数据选择控件 (45)2.4.15表单数据控件 (46)2.5菜单应用 (47)2.5.1源码 (47)2.5.2基本word菜单 (47)2.5.3插入/编辑图像 (47)2.5.4插入/编辑flash (48)2.5.5插入/编辑表格 (48)2.5.6插入特殊符号 (48)2.5.7插入JavaScript代码 (49)2.5.8插入CSS样式表: (49)2.5.9模 (49)2.5.10宏 (49)2.6设计技巧: (50)流程设计 (51)2.6.1流程分类 (51)2.6.3流程的管理 (52)2.6.4步骤相关操作 (58)2.6.5步骤基本属性: (61)2.6.6其他相关设置 (64)流程使用 (66)2.6.7新建工作 (66)2.6.8我的工作 (66)2.6.9工作查询 (67)2.6.10工作监控: (70)2.6.11超时统计: (70)2.6.12工作委托 (71)2.6.13工作销毁 (72)2.6.14流程日志查询 (72)操作实战案例 (72)2.6.15条件分支应用 (72)2.6.16子流程应用 (75)2.6.17流程的并发 (77)3通达OA工作流实际应用中的问与答 (80)3.1表格设计的问题 (80)3.1.1怎样才能快速的制作表单 (80)3.1.2从word里复制表格到表单智能设计器中,如何才能居中? (80)3.1.3我添加的控件为什么只能居中,不能靠左呢? (80)3.1.4我开始设计的表格,为什么在分类里找不到? (80)3.1.5表格中,能插入我公司的logo图标吗? (80)3.1.6在什么情况下使用表单智能设计器上方的宏、模、CSS、JS (80)3.1.7如何看表单的整体设计情况 (80)3.1.8日历控件,部门人员控件如何使用? (81)3.1.9宏控件是什么意思? (81)3.1.10能否直接在工作流表单中调用CRM管理模块的客户信息? (81)3.1.11手写签章控件的作用? (81)3.1.12在什么情况下用到列表控件? (81)3.1.13计算控件的作用?什么情况下可以使用该控件? (81)3.1.14表单默认值的使用? (81)3.1.15要获取其他表单中的数据该如何设置? (81)3.2流程设计的问题 (81)3.2.1固定流程与自由流程有什么区别? (81)3.2.2手写呈批单如何应用? (81)3.2.3工作流中的工作移交的作用? (81)3.2.4如何快速新建工作流程? (81)3.3工作流委托问题 (81)3.3.1是否可以帮其他用户委托工作吗? (81)3.3.2委托有几种类型呢? (81)3.3.3工作流委托规则,自动委托出去的工作,能否查询到? (82)3.3.4委托过的工作流,委托人可以查看目前的办理情况吗? (82)3.3.5被委托人可以把别人委托的工作流程再委托给其他人办理吗? (82)3.3.6工作流设置委托规则后的流程,在被委托人没有办理之前,委托人还可以办理吗? (82)3.4工作流查询问题 (82)3.4.1开始查询与高级查询有什么区别? (82)3.4.2工作流查询的权限能按个人,部门,全体来设置吗? (82)3.4.3我经常反复用到一些相同的查询条件,能保存吗?(查询模板) (82)3.4.4工作流查询后,能分类汇总吗? (82)3.4.5工作流中表单,怎样才能保存起来,以备以后的查寻? (82)3.4.6工作流查询结果,定义每页显示条数为啥不起作用? (82)3.5工作流监控问题 (82)3.5.1工作流监控的作用? (82)3.5.2工作流监控和工作流查询的的区别在那里? (82)3.6流程属性问题 (82)3.6.1流程属性中,流程所属部门,这个具体在什么情况下应用? (83)3.6.2设置列表扩展字段有什么作用? (83)3.6.3定时流程发起的设置? (83)3.6.5打印模板的作用? (83)3.6.6查询字段的作用? (83)3.6.7菜单定义指南的作用是什么? (83)3.6.8流程设计器的作用是什么? (83)3.6.9如何清除流程测试的数据? (83)3.6.10新建流程时,为什么那个文号不能修改? (83)3.7打开流程设计器中流程步骤基本属性问题 (83)3.7.1如何实现流程的跳转,例如:从第一步到第二步或是第四步? (83)3.7.2经办权限为“部门”、“角色”、“人员”三者的合集,何谓“合集”? (83)3.7.3子流程在是什么意思,在什么情况下使用? (83)3.7.4主办人与经办人的区别是什么? (84)3.7.5工作流当中某一步骤,A办了,B就不用办理;B办了,A就不用办理,如何设置? (84)3.7.6并发是什么意思,允许并发与强制并发的区别是什么? (84)3.7.8我能否给某一个步骤限制办理的时间吗? (84)3.7.9怎样直接选择自己部门主管审批?如:请假申请后,系统智能选择本部门主管。
OA系统公文收发文流程
OA系统公文发文具体操作步骤
1、进入OA系统:在 IE地址栏中输入:http://192.168.X.XX:XX 选择正式业务系统,输入用户名及密码及验证码就行
2、公文起草:在“我的公文系统”的“发文管理”的下面选择“发文拟稿”→ “公文类型” →“公文密级” →公文标题” →发文字号” →“归档日期” →“说明” →“签收人员” →“公文步骤” →“发起公文”发文结束。
发文后,在我的发文下面能看到我刚才发发送的公文,包括时间及状态,同时也可以去查看刚才的所发内了。
3、公文审核:进行系统后,我的小密书会自动弹出来,同时带有语音提示
“这时需点小对话框就行了,
这时就能看到我需要审批的内容了
这里就知道是谁在什么时间发送过来的,还有内容,同时还有批注模式等,最下面,能看到是否初稿,打印等功能,如需盖章(电子印章)则先“选择印章”,再输入印章密码admin,同时也能发表审批意见,如同意执行等,最后确定就行了。
4、公文签收:在“收文管理”下“公文签收”“已签收公文”“已归档公文” → 查看发文标签、正文、附件→“保存”→选择“签发”或“查看”。
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OA系统公文收发文流程
OA系统公文发文具体操作步骤1、进入OA系统:在IE地址栏中输入:http://10.144.181.4选择正式业务系统,输入用户名“xcs姓名拼音的第一个字母组合”,密码为“123”。
2、公文起草:在“我的权限”中选择“OA 管理”→“公文处理”→“公文起草”→点击“创建”→填写“发文处理笺”→“保存”→“编辑正文”→“保存”→“提交工作”→“核稿”(选择核稿人)。
3、公文核稿:“我的工作”→“待办工作”→选择待办文件→“处理”→查看修改发文标签→查看修改正文→查看修改附件(注:每个环节修改后要点“保存”)→“处理意见”→点击“已核稿”→“保存”→“提交工作”→“查看办理”选择拟稿人→“确定”。
4、查看办理:“我的工作”→“待办工作”→选择待办文件→“处理”→查看发文标签、正文、附件修改→“保存”→“提交工作”→选择“签发”或“审核”。
(办公室审核略)5、公文签发:“我的工作”→“待办工作”→选择待办文件→“处理”→查看或修改发文标签、正文、附件(注:每个环节修改后要点“保存”)→“处理意见”→选择“同意发”或“打回”→“保存”→“提交工作”→“成文”(或查看办理)→发送给拟稿人。
6、公文成文:“我的工作”→“待办工作”→选择待办文件→“处理”→“正文”→“套红”→“保存”→“提交工作”→“编号分发”(选择“张宗力”)→“确定”。
7、公文编号分发:“我的工作”→“待办工作”→选择待办文件→“处理”→“文号选择”→“编号”→“登记”→“分发”→根据主送、抄送单位分发→“提交工作”→“归档”8、公文归档:“我的工作”→“待办工作”→选择待办文件→“处理”→“归档”。
9、公文查阅:“OA 管理”→“公文处理”→“部门文件”→选择查看文件→“查看”。
OA系统公文收文、批阅办理具体操作步骤1、公文收文:“OA管理”→“公文处理”→“来文登记”→填写登记信息→引入正文、附件→“提交工作”→“拟办”→→选择拟办人。
OA系统公文操作手册
OA系统公文操作手册汾西矿业集团OA公文操作手册汾西矿业集团OA公文操作手册发文流程:1、拟文(机关各处室)a) 在个人首页—我的模版点击发文模版,进入拟文界面发文模版1汾西矿业集团OA公文操作手册b) 添写发文稿纸输入文件名称,双击选择主送单位、抄报单位、抄关单位、主题词等。
附件正文正文标题注:正文标题添在发文稿纸文件名称处,正文中不需要再加入标题,否题会影响套红格式。
2汾西矿业集团OA公文操作手册c) 点击正文按钮,进入正文编辑界面。
起草正文结束,点击保存退出按钮,返回拟文界面。
如下图:保存退出输入正文3汾西矿业集团OA公文操作手册d) 点击添加附件按钮,添加附件如下图:注:附件大小不得大于51M4汾西矿业集团OA公文操作手册e) 最后点击立即发送按钮完成拟文操作立即发送5汾西矿业集团OA公文操作手册f) 跟踪公文:发起者发出公文后,可以在其个人首页的跟踪事项栏目中随时跟踪查看已发公文的审批情况,当此公文有人处理后,会在发起者的窗体右下角弹出消息提示框。
跟踪公文消息提示6汾西矿业集团OA公文操作手册2、审核(发起者所在处室领导)a) 查看公文的内容部门主管登陆系统后在待办事项里点击收到的处理公文点击待处理公文7汾西矿业集团OA公文操作手册b) 查看发文卡片的内容、正文的内容、附件的内容点此按钮查看正文发文卡的内容8汾西矿业集团OA公文操作手册c) 流程处理,点击处理按钮进入处理界面如果公文的内容有错误可以点击回退或终止按钮,将公文返回上一处理节点或结束本次公文,让发起者重新发起处理按钮回退处理修改正文9汾西矿业集团OA公文操作手册d) 修改公文的内容审批过程中涉及到了正文的修改,点击处理界面中的修改正文按钮,进入正文修改界面,如下图所示;修改结束,点击保存退出按钮返回公文处理界面保存退出修改正文10汾西矿业集团OA公文操作手册e) 填写发文卡片:在意见输入框中输入处理意见,也可以使用单选按钮和常用语实现快速填写,最后点击继续并提交按钮完成审核意见输入框续继并提交11汾西矿业集团OA公文操作手册3、文书管理(发起者)文书管理操作由公文发起者完成,当公文被领导处理之后,就会返回到发起者的代办事项中,发起者在文书管理过程中,将根据上一个领导在发文卡上填写的处理意见对公文流程进行多级会签:如果是需要其它领导会签,操作步骤为:进入处理界面?多级会签?选人对话框?设置被选权限?确定?继续并提交;若不需要领导会签可以直接点击继续并提交选择签发领导的操作领导。
单位收发文流程
单位收发文流程
一、来文收文
1. 收到单位外来文后,文书科登记并在公文上盖章。
2. 将公文送交主管领导审批,领导审批后批示处理意见和负责人。
3. 将公文送交负责人。
负责人根据公文内容指派具体处理人员。
二、发文送文
1. 各部门根据工作需要拟定公文,提交分管领导审批。
2. 领导审批后,送交文书科登记备案。
3. 文书科在公文上盖章后寄出。
4. 留存公文复印件归档。
三、文书管理
1. 文书科负责对所有公文的收发登记,建立档案。
2. 公文按照事项设置档案编号,便于查找。
3. 文书工作人员需要熟悉文书流程,按照规范要求处理各项文书。
四、收发文的要点
1. 收文要登记备案,及时送达相关部门和人员。
2. 发文要经审批,内容准确、格式规范。
3. 建立文书档案,按照规定保存期限。
4. 文书工作人员要提高政治觉悟,保守秘密,服务工作。
5. 制定详细的文书管理制度,不断完善和改进。
OA系统公文收发文流程
OA系统公文收发文流程公文是组织、单位之间进行协调和沟通的一种重要形式,通过OA(办公自动化)系统进行收发文可以提高效率、减少错误和避免信息丢失。
下面是一个公文收发文的典型流程,包括起草、审批、签发、登记、发送、接收和归档等步骤。
1.起草起草公文是指将一定的表达方式和格式整合成一篇文稿,以呈现给公文的审批人员。
起草人员通常会根据需求、规范和模板撰写公文草稿,并填写相关信息,如标题、发文单位、日期等。
2.审批公文审批是核实公文的内容、形式和符合性的过程。
在OA系统中,起草人员将公文草稿提交给相关的审批人员,审批人员根据规定的权限进行审批,可以包括多级审批。
审批人员可以在OA系统中查看公文,提出修改建议或直接批准。
审批过程中,OA系统将记录审批人员的意见和审批时间。
3.签发签发是指公文经过审批后,由签发人员进行最终确认和签字的过程。
签发人员可以是上级主管、领导或专门负责签发的人员。
在OA系统中,签发人员将对公文进行最后的确认,确认后可以进行电子签字,并在公文中注明签发人的意见。
4.登记公文登记是将签发后的公文进行编号和归档的过程。
在OA系统中,签发人员会将公文编号并填写相关信息,如文件种类、密级等。
同时,系统会记录公文的登记时间和操作人员。
5.发送发送是将签发和登记的公文通过邮件、传真或其他形式发送给收文单位或接收人。
在OA系统中,签发人员可以将公文通过电子邮件发送给指定的收文单位或人员。
发送公文时,可以选择密级、附件等选项,确保公文的安全和完整性。
6.接收接收是指收文单位或人员收到公文并进行相关处理的过程。
在OA系统中,收文单位或人员可以通过系统接收公文,并进行查阅、处理和回复等操作。
接收人员可以在系统中记录接收时间和处理意见,保证公文的流转和跟踪。
7.归档归档是将公文进行存档和保留的过程,以备以后查阅和检索。
在OA系统中,公文归档可以通过电子方式进行。
归档人员将已接收和处理完的公文进行存档,并记录存档的时间和位置。
OA系统全解8:公文收文要独立
OA系统全解8:公文收文要独立公文收文是OA系统中的一项重要功能,因为对于政府机关、事业单位、学校、部队、国企等单位来说,收文管理是一项非常重要的工作。
收文管理工作通常比较规范,公文到达后,接收人先登记公文,然后递交主管领导进行拟办、批示,再送交相关部门承办、传阅,完毕后提交承办、传阅结果,最后将文件和整个办理记录归档到档案系统中。
因为收文管理的重要性,在华天动力等优秀的OA系统中,收文管理是作为一个独立的功能模块存在的,而不是通过流程管理功能来解决。
这一点非常重要,因为收文管理和通用的流程管理还是有很多细节上的不同,独立使用会更规范、更方便。
在华天动力OA系统中,公文收文管理包括两种模式:一种是通过管理员预先设置好的收文模板和收文流程,进行收文登记、审核、批示、承办、监控、管理等一系列操作。
适用于收文流程比较规范、审批人比较固定的企事业单位,比如行政文、党委文、工会文都有与之对应的模板和审批流程。
另一种是采用系统自带的收文模板,并由收文登记人选择拟办人,拟办人选择批示人,适用于收文流程比较灵活、审批人不固定的企事业单位。
在下图显示的华天动力OA系统收文管理功能结构中,我们可以看到收文登记、待办收文、经办收文、收文库、收文监控、收文管理等一系列细致的功能,也可以看到普通流程管理所不具备的功能,如公文挂网,这是一个非常标准化的收文管理工作流程。
OA系统中的收文管理功能结构华天动力在OA系统中集成了MS Office插件,采用WORD文档和电子表单相结合的方式来管理收文。
收文的正文均采用WORD文档格式,使得文档编辑非常方便,无需培训,而签批单则采用电子表单格式,既确保规范,又便于日后对重要数据进行统计汇总。
在很多细节处理上,华天动力OA系统也做得非常到位,如手机短信提醒、邮件提醒、短消息提醒等多种方式的审批提醒;支持文档的痕迹保留功能,轻松查看文件的修改情况;独具的承办流程、直到流程,简化了普通流程的复杂化设计。
OA办公自动化操作说明
OA办公自动化操作说明一、本单位发文发文的一般流程步骤:拟稿→主任核稿→领导签发→文书处理→各部门办理1、拟稿在进入OA首界面左边的菜单栏里找到发文管理→拟稿,进入如下界面:这里有发文流程(通知)和发文流程两个流程。
发文流程(通知)步骤是:拟稿→主任核稿→文书处理→各部门办理;发文流程的步骤是:拟稿→主任核稿→领导签发→文书处理→各部门办理;可以看到发文流程比发文流程(通知)多了领导签发这一步。
在拟稿步骤中需要拟稿人必须填的有标题、其他的主题词、文号、文种、显示签发人、主送、抄送、抄报视本单位而定。
在发文稿标签下方有新增正文按钮单击打开显示如下界面:在此界面可以可以编辑文件的正文,正文可插入,可粘贴。
正文编辑完毕下拉最右在发文稿标签下方的“提交”按钮是将此文发到下一个办理人手里,“保存”则是将此文保存在拟稿人手里,点击“新增附件”便可新增附件。
2、主任核稿这一步在登陆进入首页后既可以在发文管理→待办发文,打开待办文件列表也可以在首页的待办发文0件单击打开待办文件列表。
单击文件标题名便可进入发文稿标签界面,在这里点击文件名便可打开文件,此步骤可以对文件进行修改,点击附件名也可查看附件但不能对其修改。
如果此文件要会签的就点击“安排会签”按钮选择需要会签人员(人员可多选)。
会签操作人员只需看一下这个文件,在“意见填写”栏中可填可不填。
如果选择领导签发点击“签发领导”按钮选择签发人员(人员只能选一个)领导签发领导会签3、领导签发这一步执行人可在首页的发文管理→待办发文打开待办发文列表,也可以在首页里的待办发文1件单击打开列表直接点击文件标题名便可进入操作界面,在此界面中操作人可以打开正文,修改正文,这一步操作人必填的是同意说明文件可以签发,不同意则文件被退回上也办理人,也可以点击下面的退回按钮直接退回。
在“意见填写”栏中,意见可写可不写,不影响文件的正常办理。
同意之后提交便能进入下一个办理步骤。
4、文书办理这一步文件已经成文,文头和公章也被加入,文书在点击“事务交办”前必须对正文进行查看文件的格式是否符合要求,如果不符合可以对其格式调整,然后点击最下方的“编辑完毕”按钮便可保存调整后的文件,这时就可以事物交办,如果符合要求也要点击“编辑完毕”按钮自动关闭正文窗口,进行事物交办。
办公室收文处理流程
办公室收文处理流程标题:办公室收文处理流程引言概述:在现代办公室中,收文处理是一项非常重要的工作。
一个高效的收文处理流程可以提高工作效率,减少工作中的失误和混乱。
本文将详细介绍办公室收文处理流程的五个关键步骤。
一、收文登记1.1 确定收文登记的责任人员:通常由行政人员或秘书负责收文登记工作,确保每一份收文都能够及时被记录和跟踪。
1.2 设立统一的收文登记表格:收文登记表格应包含收文的标题、发文单位、收文日期、处理人员等信息,便于后续查阅和管理。
1.3 确保及时登记:收文登记应在收到文件的当天或次日完成,避免遗漏或延误。
二、收文分发2.1 根据收文的性质和重要性进行分类:将收文按照紧急程度、部门归属等进行分类,确保能够及时分发到相关人员。
2.2 确定分发对象:根据收文内容确定需要处理的人员或部门,确保收文能够被及时处理。
2.3 建立分发记录:记录每份收文的分发情况,包括分发日期、分发对象等信息,方便后续跟踪和催办。
三、收文审核3.1 审核收文的完整性和准确性:确保收文内容清晰完整,没有遗漏或错误。
3.2 核对收文的处理要求:确认收文中的处理要求和截止日期,避免因疏忽而延误处理。
3.3 确认收文的处理流程:确定收文的处理流程和责任人员,避免处理过程中的混乱和错漏。
四、收文处理4.1 按照处理要求进行操作:根据收文中的处理要求和流程,按照规定的步骤进行处理。
4.2 确保处理及时和准确:根据收文中的截止日期和要求,确保能够及时完成处理工作。
4.3 记录处理结果:记录每份收文的处理结果和处理日期,确保能够及时向发文单位反馈处理情况。
五、收文归档5.1 确定归档责任人员:确定负责收文归档的人员,确保文件能够被妥善保存和管理。
5.2 建立统一的归档系统:建立文件分类和编号制度,确保每份文件都能够被准确归档。
5.3 定期清理和整理归档文件:定期清理和整理归档文件,确保文件能够被方便查找和管理。
结论:一个完善的办公室收文处理流程是办公室工作高效运转的基础。
oa公文_收文流程
收文处理中国收文处理收文指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料,包括文件、电报、信函、内部刊物、资料,其他文字资料。
一、收文处理的一般过程指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理。
1.第一阶段:公文的收受与分流(1)签收。
指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后,机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站,或通过自备通信设备收取公文。
(2)外收文登记。
即由外发人员在完成签收工作后,对收文情况做出简要记载。
(3)启封。
即外收文登记完成后,公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门(或人员),由其签收后,统一启封或径送有关领导者亲启。
(4)内收文登记。
即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。
(5)分办。
即经对收文进行分类筛选后,由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。
(6)摘编。
由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动,主要是针对这些文件写文摘、提要、综述,汇集有关数据资料等。
2.第二阶段:办理收文(1)拟办。
由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析,提出建议性的处置意见,供有关领导者审核定夺。
(2)批办。
即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。
(3)承办。
即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。
(4)注办。
即由承办人签注公文承办情况,以备忘待查。
3.第三阶段:组织传阅与催办查办(1)组织传阅。
指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时,使公文在他们中间得到有效传递和阅读。
(2)催办。
由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。
(3)查办。
由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。
4.第四阶段:处置办毕公文包括:立卷归档、清退、暂存、销毁等。
二、收文办理活动的方法要点1.拟办拟办是一项辅助决策活动,目的是为决策活动提供可供选择的方案。
2020年(工作规范)通达OA工作流程案例及快速入门手册各种工作流表单
通达OA工作流程案例及快速入门手册1、通达OA工作流程案例 (6)1.1发文收文件 (6)1.1.1发文 (6)1.1.2收文 (6)1.1.3内部信息(文件)传递 (7)1.1.4部门工作协调流程 (7)1.1.5部门工作请示流程 (8)1.2行政部流程 (8)1.2.1门卫访问登记 (8)1.2.2办公用品申请 (8)1.2.3来访接待登记 (8)1.2.4资产调拔申请 (9)1.2.5请假申请流程 (9)1.2.6出差申请流程 (9)1.2.7补休申请流程 (10)1.2.8加班申请流程 (10)1.2.9借书登记流程 (10)1.2.10车辆使用申请 (11)1.2.11名片申请流程 (11)1.2.12印章使用申请 (11)1.2.14固定资产申购 (12)1.2.15固定资产验收 (12)1.2.16工作交接流程 (13)1.2.17会议申请流程 (13)1.2.18快递申请流程 (13)1.3资讯部管理流程 (14)1.3.1电脑申请流程 (14)1.3.2硬件维修申请流程 (14)1.3.3上网申请流程 (14)1.3.4企业邮箱申请流程 (15)1.4人力资源流程 (15)1.4.1人力需求申请 (15)1.4.2人员面试表单 (16)1.4.3员工转正申请表 (17)1.4.4员工离职申请 (17)1.4.5干部调动呈报表 (18)1.4.6员工辞退流程 (18)1.5销售部流程 (19)1.5.1销售合同审批 (19)1.5.2销售费用审批 (19)1.5.3销售项目报批 (20)1.5.5销售特价申请 (20)1.5.6促销审批流程 (21)1.5.7客户订单申请 (21)1.5.8客户发货申请 (22)1.5.9销售计划审批 (22)1.5.10销售调价审批 (22)1.5.11销售退货申请 (23)1.5.12调货申请流程 (23)1.5.13供应商评估表 (23)1.5.14采购比价流程 (24)1.6仓库管理流程 (24)1.6.1库存报损/溢单 (24)1.6.2存料检查申请 (24)1.7财务部流程 (25)1.7.1出差申请、费用报销流程 (25)1.7.2借款申请流程 (26)1.7.3款项支付申请 (26)1.7.4财务预算编制流程 (26)1.7.5财务决算编制流程 (27)1.7.6固定资产报废流程 (27)1.8生产部流程 (27)1.8.2样品改善申请表 (28)1.8.3物料报废单 (29)1.8.4不良品维修报告 (29)1.8.5工具维修联络单 (29)1.9工程部流程 (30)1.9.1工程变更通知单 (30)1.10品质管理流程 (30)1.10.1成品重工流程 (30)1.11客服部流程 (31)1.11.1客户投诉处理流程 (31)2通达OA工作流使用说明 (32)2.1工作流简易说明文档 (32)2.2工作流相关概念 (36)2.3基础概念 (36)2.4表单设计 (37)2.4.1设计表单的基本样式: (37)2.4.2表单的相关操作 (37)2.4.3控件的使用 (37)2.4.4单行输入框 (38)2.4.5多行输入框 (38)2.4.6下拉菜单 (39)2.4.8列表控件 (40)2.4.9宏控件 (41)2.4.10日历控件 (42)2.4.11计算控件 (43)2.4.12部门人员控件 (44)2.4.13签章控件 (45)2.4.14数据选择控件 (45)2.4.15表单数据控件 (46)2.5菜单应用 (47)2.5.1源码 (47)2.5.2基本word菜单 (47)2.5.3插入/编辑图像 (47)2.5.4插入/编辑flash (48)2.5.5插入/编辑表格 (48)2.5.6插入特殊符号 (48)2.5.7插入JavaScript代码 (49)2.5.8插入CSS样式表: (49)2.5.9模 (49)2.5.10宏 (49)2.6设计技巧: (50)流程设计 (51)2.6.2新建流程 (51)2.6.3流程的管理 (52)2.6.4步骤相关操作 (58)2.6.5步骤基本属性: (61)2.6.6其他相关设置 (64)流程使用 (66)2.6.7新建工作 (66)2.6.8我的工作 (66)2.6.9工作查询 (67)2.6.10工作监控: (70)2.6.11超时统计: (70)2.6.12工作委托 (71)2.6.13工作销毁 (72)2.6.14流程日志查询 (72)操作实战案例 (72)2.6.15条件分支应用 (72)2.6.16子流程应用 (75)2.6.17流程的并发 (77)3通达OA工作流实际应用中的问与答 (80)3.1表格设计的问题 (80)3.1.1怎样才能快速的制作表单 (80)3.1.2从word里复制表格到表单智能设计器中,如何才能居中? (80)3.1.3我添加的控件为什么只能居中,不能靠左呢? (80)3.1.4我开始设计的表格,为什么在分类里找不到? (80)3.1.5表格中,能插入我公司的logo图标吗? (80)3.1.6在什么情况下使用表单智能设计器上方的宏、模、CSS、JS (80)3.1.7如何看表单的整体设计情况 (80)3.1.8日历控件,部门人员控件如何使用? (81)3.1.9宏控件是什么意思? (81)3.1.10能否直接在工作流表单中调用CRM管理模块的客户信息? (81)3.1.11手写签章控件的作用? (81)3.1.12在什么情况下用到列表控件? (81)3.1.13计算控件的作用?什么情况下可以使用该控件? (81)3.1.14表单默认值的使用? (81)3.1.15要获取其他表单中的数据该如何设置? (81)3.2流程设计的问题 (81)3.2.1固定流程与自由流程有什么区别? (81)3.2.2手写呈批单如何应用? (81)3.2.3工作流中的工作移交的作用? (81)3.2.4如何快速新建工作流程? (81)3.3工作流委托问题 (81)3.3.1是否可以帮其他用户委托工作吗? (81)3.3.2委托有几种类型呢? (81)3.3.3工作流委托规则,自动委托出去的工作,能否查询到? (82)3.3.4委托过的工作流,委托人可以查看目前的办理情况吗? (82)3.3.5被委托人可以把别人委托的工作流程再委托给其他人办理吗? (82)3.3.6工作流设置委托规则后的流程,在被委托人没有办理之前,委托人还可以办理吗? (82)3.4工作流查询问题 (82)3.4.1开始查询与高级查询有什么区别? (82)3.4.2工作流查询的权限能按个人,部门,全体来设置吗? (82)3.4.3我经常反复用到一些相同的查询条件,能保存吗?(查询模板) (82)3.4.4工作流查询后,能分类汇总吗? (82)3.4.5工作流中表单,怎样才能保存起来,以备以后的查寻? (82)3.4.6工作流查询结果,定义每页显示条数为啥不起作用? (82)3.5工作流监控问题 (82)3.5.1工作流监控的作用? (82)3.5.2工作流监控和工作流查询的的区别在那里? (82)3.6流程属性问题 (82)3.6.1流程属性中,流程所属部门,这个具体在什么情况下应用? (83)3.6.2设置列表扩展字段有什么作用? (83)3.6.3定时流程发起的设置? (83)3.6.5打印模板的作用? (83)3.6.6查询字段的作用? (83)3.6.7菜单定义指南的作用是什么? (83)3.6.8流程设计器的作用是什么? (83)3.6.9如何清除流程测试的数据? (83)3.6.10新建流程时,为什么那个文号不能修改? (83)3.7打开流程设计器中流程步骤基本属性问题 (83)3.7.1如何实现流程的跳转,例如:从第一步到第二步或是第四步? (83)3.7.2经办权限为“部门”、“角色”、“人员”三者的合集,何谓“合集”? (83)3.7.3子流程在是什么意思,在什么情况下使用? (83)3.7.4主办人与经办人的区别是什么? (84)3.7.5工作流当中某一步骤,A办了,B就不用办理;B办了,A就不用办理,如何设置? (84)3.7.6并发是什么意思,允许并发与强制并发的区别是什么? (84)3.7.8我能否给某一个步骤限制办理的时间吗? (84)3.7.9怎样直接选择自己部门主管审批?如:请假申请后,系统智能选择本部门主管。
制定oa收发文流程
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1. 接收文件,由收文岗接收来自各渠道的公文和信件,包括邮寄、传真、电子邮件等。
OA系统公文收发文流程
OA系统公文发文具体操作步骤1、进入OA系统:在IE地址栏中输入:http://10.144.181.4选择正式业务系统,输入用户名“xcs姓名拼音的第一个字母组合”,密码为“123”。
2、公文起草:在“我的权限”中选择“OA 管理”→“公文处理”→“公文起草”→点击“创建”→填写“发文处理笺”→“保存”→“编辑正文”→“保存”→“提交工作”→“核稿”(选择核稿人)。
3、公文核稿:“我的工作”→“待办工作”→选择待办文件→“处理”→查看修改发文标签→查看修改正文→查看修改附件(注:每个环节修改后要点“保存”)→“处理意见”→点击“已核稿”→“保存”→“提交工作”→“查看办理”选择拟稿人→“确定”。
4、查看办理:“我的工作”→“待办工作”→选择待办文件→“处理”→查看发文标签、正文、附件修改→“保存”→“提交工作”→选择“签发”或“审核”。
(办公室审核略)5、公文签发:“我的工作”→“待办工作”→选择待办文件→“处理”→查看或修改发文标签、正文、附件(注:每个环节修改后要点“保存”)→“处理意见”→选择“同意发”或“打回”→“保存”→“提交工作”→“成文”(或查看办理)→发送给拟稿人。
6、公文成文:“我的工作”→“待办工作”→选择待办文件→“处理”→“正文”→“套红”→“保存”→“提交工作”→“编号分发”(选择“张宗力”)→“确定”。
7、公文编号分发:“我的工作”→“待办工作”→选择待办文件→“处理”→“文号选择”→“编号”→“登记”→“分发”→根据主送、抄送单位分发→“提交工作”→“归档”8、公文归档:“我的工作”→“待办工作”→选择待办文件→“处理”→“归档”。
9、公文查阅:“OA 管理”→“公文处理”→“部门文件”→选择查看文件→“查看”。
OA系统公文收文、批阅办理具体操作步骤1、公文收文:“OA管理”→“公文处理”→“来文登记”→填写登记信息→引入正文、附件→“提交工作”→“拟办”→→选择拟办人。
办公室 “OA”系统文件处理流程标准
办公室“OA”系统文件处理流程标准
为提高工作效率,规范办公系统管理,公司机关所有人员应掌握“OA系统”的操作,每天至少登录两次(上午、下午各一次)“OA系统”,各种业务处理不得超过一个工作日。
㈠、公文签收流程
1、收文。
由系统操作员对集团公司内部文件应及时,正确填写“收文卡”,并按流程流转;对集团公司外部文件应及时将文件进行扫描、录入系统,填写“收文卡”,并按登记、预审、领导批示、批转、分管领导批示、批转、领导签阅、部室主办、部室承办、归档的流程进行流转。
2、批转。
机关人员对“待办事项”中列出的是需要签批的公文进行处理:点击其中的项目将打开审批页面,鼠标指向“附件区”中的附件,在下拉菜单中点击“阅读”或“编辑”即可打开相应的文件,阅读或修改文件。
在“我的意见区”输入您的意见,并保存“我的意见”后点击“转交”或“结束流程”按钮即可完成公文的审批。
同时,对“待阅事项”中列出的不需要签署意见、仅传阅的公文进行处理:点击其中的项目即可打开签文卡页面,鼠标指向“附件区”中的附件,在下拉菜单中点击“阅读”即可打开相应的文件,阅读完毕后点击“办理完毕”即可。
“在办事项”可以对自己发起的、还在办理中的公文跟踪公文处理进度:点击其中的项目即可跟踪相应的公文处理进度。
3、归档。
操作员对批转完成的公文进行归档。
并对需要传二级单位的文件进行公文交换。
㈡、公文审批流程:拟稿核稿会签签发文号排版盖章下发
由拟稿人正确填写发文卡内容,添加正文、附件,并按流程流转。
oa公文_收文流程
收文处理中国收文处理收文指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料,包括文件、电报、信函、内部刊物、资料,其他文字资料.一、收文处理的一般过程指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理.1.第一阶段:公文的收受与分流(1)签收。
指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后,机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站,或通过自备通信设备收取公文。
(2)外收文登记.即由外发人员在完成签收工作后,对收文情况做出简要记载。
(3)启封.即外收文登记完成后,公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门(或人员),由其签收后,统一启封或径送有关领导者亲启。
(4)内收文登记。
即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。
(5)分办.即经对收文进行分类筛选后,由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。
(6)摘编。
由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动,主要是针对这些文件写文摘、提要、综述,汇集有关数据资料等。
2.第二阶段:办理收文(1)拟办。
由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析,提出建议性的处置意见,供有关领导者审核定夺.(2)批办.即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。
(3)承办。
即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。
(4)注办。
即由承办人签注公文承办情况,以备忘待查.3.第三阶段:组织传阅与催办查办(1)组织传阅。
指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时,使公文在他们中间得到有效传递和阅读。
(2)催办。
由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查.(3)查办。
由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。
4.第四阶段:处置办毕公文包括:立卷归档、清退、暂存、销毁等。
二、收文办理活动的方法要点1.拟办拟办是一项辅助决策活动,目的是为决策活动提供可供选择的方案.作好拟办应注意:(1)认真研读公文,真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况。
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收文处理中国收文处理收文指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料,包括文件、电报、信函、内部刊物、资料,其他文字资料。
一、收文处理的一般过程指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理。
1.第一阶段:公文的收受与分流(1)签收。
指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后,机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站,或通过自备通信设备收取公文。
(2)外收文登记。
即由外发人员在完成签收工作后,对收文情况做出简要记载。
(3)启封。
即外收文登记完成后,公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门(或人员),由其签收后,统一启封或径送有关领导者亲启。
(4)内收文登记。
即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。
(5)分办。
即经对收文进行分类筛选后,由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。
(6)摘编。
由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动,主要是针对这些文件写文摘、提要、综述,汇集有关数据资料等。
2.第二阶段:办理收文(1)拟办。
由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析,提出建议性的处置意见,供有关领导者审核定夺。
(2)批办。
即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。
(3)承办。
即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。
(4)注办。
即由承办人签注公文承办情况,以备忘待查。
3.第三阶段:组织传阅与催办查办(1)组织传阅。
指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时,使公文在他们中间得到有效传递和阅读。
(2)催办。
由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。
(3)查办。
由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。
4.第四阶段:处置办毕公文包括:立卷归档、清退、暂存、销毁等。
二、收文办理活动的方法要点1.拟办拟办是一项辅助决策活动,目的是为决策活动提供可供选择的方案。
作好拟办应注意:(1)认真研读公文,真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况。
(2)意见要简明、具体、得体。
(3)如同时提出两个或两个以上方案时,应讲究它们的排列次序,一般应将倾向性意见放在前面,以提高效果。
(4)意见应工整、清晰地写在《文件处理单》相应的栏目中,并签注拟办人姓名与日期。
(5)当公文所涉及的问题较易处理,对领导者采纳自己的方案有一定的把握时,也可直接草拟复文文稿供审核定夺,以加速办理过程。
2.批办批办是一项由法定责任者履行法定事务处置权的决策性活动。
法定责任者即机关或部门的领导人。
批办的要求是:(1)不得越权批办公文。
(2)严格控制批办范围,不经批办同样能得到有效办理的公文,已批办过统一的处置意见的公文,他人已有合法、明确而有效批办意见的公文,均不再批办,由有关部门直接处理。
(3)批办意见务须明确、肯定、具体,前后一致,切实可行。
(4)采取有效措施监督批办意见的执行结果。
(5)批办过程中,如发现公文所涉及的问题是自己无权或确实无法处置的,可将批办改为拟办。
在此过程中一定要实事求是地弄清事件的情况。
(6)批办意见应工整、清晰地写在《文件处理单》或《文件传阅单》的有关栏目内,并务须签注批办人姓名、年月日。
3.承办只有经过承办,公文才能产生切实效用,它是公文办理中的中心环节。
在承办时应注意:(1)熟悉与公文内容有关的法律、法规、方针政策和上级有关公文,熟悉有关业务。
(2)为使公文所针对的问题得到有效处理,必须深入实际,加强调查研究。
(3)加强协商,努力协调各方面关系。
(4)有效运用面谈、会议、电话沟通、现场办公等多种承办方式。
(5)分清主次,区别缓急,科学安排承办次序。
(6)各级领导积极参与承办。
(7)注重对承办结果的检查与监督。
4.注办注办的主要作用是备忘待查,为日后查考提供依据。
注办由承办人随手完成,即随着承办活动的进行随时将反映承办情况的一些内容记录在《文件处理单》相应的栏目内。
签注的项目通常包括:是否办复,复文号及复文日期;召开会议的名称,与会范围,决议与结果;电话沟通时对方的受话人、通话内容与日期;现场办公的参加者、解决问题的方法措施与结果;主要阅件人、承办人姓名、签注日期等等。
三、收文管理活动的方法要点(1)签收。
签收是收文办理的第一道程序,指收到文件后收件人在对方的文件投递单或送文簿上签字,表示收到。
其作用,一是为明确交接双方的责任提供一种凭证;二是为了保证文件运行安全。
(2)登记。
登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。
登记时应注意:收文与发文,平件、密件与急件一般应分别进行;分清轻重缓急,急件随到随登,平件分批登,但也应当日到当日登;登记序号应不留空号,不出重号;字迹工整、不滥用简称;所有登录项目都应完整准确;对于无标题文件应代为拟出简明、确切的标题。
(3)启封。
启封应由专人负责;标明亲收的亲启件,由领导人亲启;启封后应检查公文的完整情况。
(4)分办。
即为公文确定运转方向。
这是一项事关公文是否准确、迅速得到办理的决定性工作。
依据文件的性质、重要程度、涉密程度、时限要求、内容所涉及的职责范围,及机关各部门、各级工作人员的分工、有关程序、惯例送交办理。
分办应有专门登记,有关责任者应同收件人履行交接手续。
送出公文前应根据需要将《文件处理单》、《文件传阅单》等附上,使其随文运转。
(5)公文摘编。
在重要公文投入办理之前对其所作的加工。
目的是为办理公文提供方便,节省办公时间。
文摘、提要可以附在公文上一并送领导者或其他工作人员阅处,也可刊载于《公文信息》、《来文摘报》等刊物上。
综述、数据资料汇集一般则单独成文提供,也可刊载于《信息快报》等刊物上。
(6)组织传阅。
在组织传阅时应注意:①选择合理的传阅路线形式。
②正确排序,随情况变化做适当调整。
③适当分流,如复制若干副本。
④积极利用并发展多种传阅形式,可开辟阅文室、召集阅文者集中阅文、利用现代化手段传阅文件等。
⑤建立传阅登记手续。
⑥及时检查阅读情况,有效落实有关领导者阅后的批示。
(7)催办。
根据承办时限和有关要求对公文承办过程实施的催促和检查过程。
催办工作的一般过程为:明确对象与对承办工作的要求(时限、方式、原则等);将有效进行催办工作所需要的情况以《文件催办单》等形式记录在案,作为催办依据;定期或随时向承办部门或人员催询、检查承办工作进展情况;及时协助制订和实施解决问题的方法、措施,保证公文迅速有效地运转;验收办毕公文,综合反映承办工作实际情况与结果,注销已办结公文。
(8)查办。
公文查办是指核查重要公文执行情况,督促并协助承办单位全面、具体地落实公文精神,解决有关问题的活动。
公文查办与催办都是带有监督性质的管理活动,但两者的区别也是比较明显的:①催办是对承办公文过程的监督控制,重点在于使公文按“时”办毕,查办则不仅要监控承办过程,还要管公文产生实效的全部过程,按时、按质、按量地将有关事务办毕;②催办一般是以一份具体公文为单位展开,查办则是以一件“事情”为单位进行,在若干份公文反映同一“事情”的情况下,查办往往就围绕这样一组公文而展开。
查办工作的一般过程是:立案,即确定查办对象;交办,向有关部门布置查办任务;向承办部门催询办理情况;反馈,由查办人将查办情况和结果反映给领导者;销办,注销已获结果的承办事项,对办毕公文做出处理。
收文处理是指对收进的公文进行办理和保管的整个过程。
收文处理程序包括签收→拆封→筛选→登记→拟办→分发→传阅→批办→承办→督办→办复→立卷→归档→销毁等环节。
(1)签收:收到公文后在对方送件登记簿上签字。
签收时要认真细致,做好检查、清点工作,核实无误后在送件登记簿上签署姓名和时间。
公文统一由局办公室签收,直接发送到各位领导和业务科室的文件除外。
(2)拆封:拆封是办公室工作人员特有的职责,除被授权外,其他人员一律不得擅自拆封。
对拆封后取出的公文要仔细清点,如发现有出入,应立即采取措施。
不能独立处理的,应及时向办公室主任或主管领导汇报,按领导意见处理。
(3)筛选:根据来文单位和文件内容对收文进行鉴别和归类。
①中央各部委文件②省委省政府文件③省人事厅文件④省各厅(局)文件⑤市委文件⑥市政府文件⑦市各局(办)文件⑧来信来访⑨简讯刊物⑩密级文件。
通过筛选将密级文件、重要文件、急办文件及会议文件单独处理。
(4)登记:对收到的公文,在公文首页附加《文件呈批传阅笺》,按照一定的要求进行编号,并记录公文的来文单位、时间、标题、密级、份数,并在文件登记簿上登记。
登记时要逐项填写项目,防止出现漏登、重登现象。
登记后将文件送局办公室主任提出拟办处理意见。
(5)拟办:局办公室主任对收文进行阅读后,签署分发阅办处理意见。
拟办意见要准确可行、简明扼要,并填写在《文件呈批传阅笺》的“分发阅办处理意见”栏内。
对于不能确定承办科室或承办人的公文,应呈领导批示。
急办文件如遇局办公室主任出差外出,经请示办公室主任同意可以送办公室主管领导或局领导签署处理意见,并采取特事特办方式,按照领导意见灵活处理急办文件。
(6)分发:将签署分发阅办处理意见的文件和领导批示的文件分别送有关局领导、有关业务科室或承办人员。
分发要保证主要领导、主管领导、主办科室的需要优先分发。
(7)传阅:办公室工作人员根据文件分类安排局领导和科室负责人轮流阅读公文。
对于普件一般采取分阅法,加快文件流转、回收;对于密级文件和急办文件采取专人送阅法;还可以利用学习会、党委会、中心组学习会集中阅读公文。
传阅公文要严格控制阅读范围。
办公室工作人员在安排传阅过程中要勤送、勤取、勤催。
(8)批办:局领导对收文如何办理作出批办意见。
批办意见要明确提出处理的原则和方法,明确指定承办科室或承办人,并签署姓名和时间。
批办意见要填写在《文件呈批传阅笺》的“领导批示”栏内,有时间要求的公文要批准办理期限。
简单的业务文件由办公室主任直接批转各业务科室承办。
(9)承办:有关科室的工作人员,根据领导的批办意见,按照来文的内容和要求,具体办理和执行来文精神。
承办要落实责任、分清主次先后。
对于需要几个科室(单位)会办的公文,主办科室(单位)应主动牵头,做好协商工作,协办单位要积极配合。
(10)督办:办公室工作人员对需要办理答复的公文,根据缓急情况和时限的要求,对承办科室及时进行督促、检查。
催办、查办要注重实效,在落实上下功夫。
(11)办复:在办理完毕后,将承办情况和结果及时向批示领导人和来文单位答复。
需要办复的公文,无论上级、下级,还是平级和不相隶属的单位,都应做到件件有着落、事事有结果。
办复后,承办者应将办复的结果附加在文件后面。
(12)立卷:各科室根据立卷的分工将处理完毕的具有查考和保存价值的公文,按照归档要求,由文书档案室负责组成案卷。