复印机管理规定

办公室复印机管理规定

1．目的

为进一步规范公司复印机使用与管理，有效节约资源，避免浪费，确保复印机复印质量，更有效的发挥复印机的作用，特制定本制度。

2．适用范围

办公室所有复印机。

3．管理责任者

行政部前台文员、人力资源部人事文员。

4．管理内容

4.1 复印权限

4.1.1办公楼复印机指定由前台文员进行操作，生产办公室指定由人事文员进行操作。复印机只能由具备复印权限人员操作使用，各部门其他人员因工作需要复印的，必须先登记，再交由指定权限人员进行复印。

4.1.2复印机有密码设置，指定复印权限人员复印时，需输入密码。复印完后，要按“*”键锁好密码。严禁相关人员把密码透露给其他人。

4.1.3公司所有的工艺图纸统一在生产办公室复印，由文控中心文员（品管部文控员）统一复印，任何人不得私自复印图纸；

4.1.4 复印人必须严格按照《复印机使用登记表》（见附件）要求（复印人、部门、复印张数）进行登记后方可复印文件。

4.1.5 私人资料不得在公司复印，若因特殊情况需要复印，须事先经过人力资源部经理同意方可复印。

4.1.6 复印机仅限于公司内部使用，外部人员谢绝使用。

4.2 复印机操作要求

4.2.1 办公大楼前台复印机由行政部文员负责日常维护和卫生清洁，生产办公室复印机由人力资源部文员负责日常维护和卫生清洁。

4.2.2复印者应严格按照操作规范进行，如在使用过程中遇到不会处理的故障，要及时向相应维护人员(网管)反映，以便请供应商进行维修。

4.2.3 复印机机身周围不得有装订针，回形针，以免金属物滑入机体导致进稿器卡纸。

4.2.4 为防止复印机卡纸，禁止使用非复印纸、已皱折或超出复印尺寸的纸。卡

纸时，打开右边侧门取出纸张，看看取出来的纸张是否完整，如果有残缺，请仔细查找纸张的剩余，取完纸张后，轻轻关严所打开的侧门。

4.2.5 在复印多份的情况下，应当先复印一份，确认合格后再批量复印。为防止超负荷运作造成设备损坏，每次复印99张后应让复印机待机休息10分钟才能继续使用。

4.2.6 为节约纸资源，非正式公文应利用环保纸进行复印或进行双面复印，并选择好相应的纸张。

4.2.7 注意保持复印机周围的卫生，在每一次复印之后要及时处理复印产生的废纸、脏纸，及时将自己打印的文件拿走，机密文件应使用碎纸机进行处理。

4.2.8 复印机相关管理人员负责每天上班开机，每日下班前，负责检查复印机是否关机，是否切断电源，以免发生事故。

4.2.9 复印纸张由相关管理人员根据《WI-011-办公设备、耗材管理规定》及办公需求量进行领用。各部门再生纸（单面纸）必须上交到复印机管理人员处，在使用面盖“作废”章后再生使用。

4.2.10 由于生产中心办公室复印机是租用供应商的复印机，供应商维护复印机的时间设定为：2小时响应，4小时上门服务；8小时解决问题；当日问题不能解决，隔日提供备用机。特殊情况不能满足以上条件时，相关应维护人员须向各部门通知说明情况。

4.2.11 复印机供应商在合同期满后，来厂抄复印机的复印数量时，复印机管理人员必须与供应商人员一起去看复印机上面的显示统计数量，并认真做好记录，签上自己的名字。这个统计数据非常重要，公司依据这个记录来付给供应商钱，所以复印机管理人员必须认真仔细做好记录。

5. 考核管理

相关应维护人员不定期对复印机使用者进行抽查，以下行为一经发现，给予相应考核：

5.1 因操作失误造成复印机损坏，责任人负责维修费用，并承担一切损失。

5.2 有以下情况之一者，取消其复印资格，并扣当事人20元，部门负责人50元：5.2.1未登记复印或违规复印者

5.2.2 复印私人资料者

5.2.3 遇到故障不处理、不上报，一走了之者

5.2.4 对待机器野蛮操作者

5.2.5 发现废纸、遗留纸张（2小时未主动认领）

6. 附则：

6.1 本规定由人力资源部解释，修改亦同。

6.2 本规定经鹤山公司分管领导批准生效。

6.3 本规定施行之日起原有规定与本规定不符的，以本规定为准。