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归档文件整理方法

第一、归档文件整理工作

归档文件整理工作是档案工作的重要组成部分。各机关档案部门把办理完毕的具有参考利用价值的文件进行系统化整理编目后,才算完成了文件处理工作。归档文件移交单位档案室后，文件便由发挥现行效用转入备查参考,从现行文件运转过程转入档案管理阶段。

一、归档文件

能活动中形成的,办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

二、归档文件整理

归档文件整理，就是将应归档的文件按照一定的原则和方法进行分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程.

三、归档文件整理原则

归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值，便于保管和利用。

四、归档文件整理方法

目前,推行的归档文件整理方法有两种。即改革后的文件级整理方法和传统的案卷级整理方法.

文件级整理方法,就是将归档文件以“件"为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

件的定义:件是指归档文件的整理单位。

1、一般情况下每份(单份）文件为一件。

2、文件正本与定稿为一件。

３、正文和附件为一件。

４、原件与复印件为一件。

5、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等.

６、转发与被转发件为一件.

７、正文与文件处理单为一件。

8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。

９、会议文件.一次会议形成几份文件，就是几件，即一份文件为一件。

10、文件的中文与外文为一件；文件的汉文本与少数民族文本为一件。

第二 、 文件级整理程序

文件级整理程序，就是指归档文件按文件级整理的步骤.一般情况下,文件级整理大致需要十二道程序,即收集文件、划分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、编制件号、编制归档文件目录、装盒。

收集文件，

中的文件材料，加以清交、聚集的工作。

.完整，直接影响着整理工作的开展，所以收集工作的法律依据

《中华人民共和国档案法》第十条规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

（三）收集工作的原则

齐全完整,是收集工作的基本原则。齐全是对整体而言，把本机关制发的和外来的文件材料全部收集起来,谓之齐全。完整是对个体而言，把一份文件的正件与附件,印件与底稿等，不缺件,不少页地都收集起来，谓之完整。

1、全面收集

即不论是本机关制发的，还是上级党政领导机关、上级业务主管机关、同级机关、不相隶属机关、下级机关发来的,不管是单位保存的，还是单位领导或各部门以及个人存放的;不管是文字材料、报表、声像材料等,都要想方设法通过各种渠道进行全面收集。

2、重点收集

从机构方面讲,本机关行政部门为单位的收发部门，各内部机构等是收集的重点。从个人方面讲,单位主要领导、办公室主任、秘书、重要的收发人员,文员、内勤人员等是收集的重点。从文件内容讲，记述和反映本机关主要职能活动和历史面貌的、方针政策性强、科研价值高、凭证作用大的文件材料，是收集的重点。

3、帐外文件的收集

“帐外文件”,指未经发文登记和打印、编号的文件。

(1）本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料,尤其是本机关领导在会议上的讲话、发言以会议上印发本单位的典型材料。

（2）代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。

(３)上级机关批转、转发本机关的文件。

（4)国家、省、市和上级主管部门领导视察、检查本机关、创建活动、本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料。

（5）本机关召开的党组(党委、支部）会、总经理办公会、工作会议、专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、领导人讲话稿等文件材料。以及领导班子民主生活会报告。

（6）本机关各种基础数字统计报表和分析材料。

（7)本机关目标管理、创建活动、文明建设、廉政建设、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料。

(8）本机关各级党组织在工作活动中形成的文件材料.

（９）本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等。

(10）本机关编印的简报、出版物定稿、样本。包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等。

（11)本机关请示与上级机关的批复,下级机关的请示与本机关的批复。

(1２）本机关检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料。

（13）新闻媒体（报社、电台、电视台、杂志社）报道、转载本机关工作活动的文章、图片、采播通知单等.

（1４)本单位领导班子及成员的述职报告。

(15）创建文明单位及创建巾帼文明岗等活动资料（内必须附有创建文件等材料,并按创建要求及标准进行要专卷保存)

4、检查已归档文件材料的质量

（１）收文的正件与附件是否齐全完整.

（2）收文与收文阅办处理单是否齐全完整。

(３)发文的定稿与印件是否齐全完整.

计算机输出的定稿,要附发文处理签，确定文件的真实性，领导修改的文件,要存入文件作为文件的定稿，避免弄虚作假,以维护文件的真实性和凭证性,确实发挥文件的法定效用。

（4)检查已归档的文件签发手续是否齐全，定稿与印件是否残缺不全等，凡手续不全或缺页的应补齐。

(5）本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关的批复是否齐全完整。如不完整,可依照下列方法处理。

对有批复缺请示的处理。一般讲,有批复肯定有请示,如缺请示文件，应认真查询。一是找承办请示事项的部门或个人查询,二是找发出请示的单位查询，找出请示后与批复一起归档.

对有请示缺批复的处理。

①电话批复、口头批复未形成文字,或未批复，但实际上已办理，即成事实。此类请示文件在归档之前，应由承办人员在请示文件上级注明办理的具体情况，并加盖公章后归档。

②直接在请示原件上批复的，将此份请示直接归档即可.

③一个问题或一件事情，经多次请示才予批复的,将批复文件所针对的最后一份请示随批复一并归档，前几次请示文件可不归档。

④未批复也未办理的请示文件，属于正在办理过程中的文件,可暂不归档,但必须妥善保管,以备查找.如此类请示文件较多，已没有批复的可能，可单独整理。

二、区分归档范围