OA系统实施方案

OA系统实施方案

一、项目实施目标

1、实现无纸化办公

根据办公的具体需求，建立内部OA信息通信平台，便于内部协同工作与沟通交流。结合OA功能，使系统顺畅安全运行，并满足日常办公应用，形成连接单位内各部门的信息网。如企业公告、新闻发布等，使内部的规章制度、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够即时的了解企业内部的发展动态，使企业内部的信息交流快捷通畅。

2、实现分布式办公

多分公司、跨地域的办公模式和移动办公。企业员工在任何地方只需要上网进入OA系统就可以查看和处理自己的工作。通过网络办公系统，员工在工作中的交流、写作、沟通更为方便快捷，消除时间、空间上的障碍，各地分支机构和外出人员都可访问系统，实现异地化办公。

3、实现集团化、标准化管理

落实集体化管理制度，统一标准，推进工作流程化、标准化，实现协同办公。集团化管理通过同一标准工作流程设定得以实现。工作流程是OA系统的核心思想，可实时监控、跟踪、解决多岗位、多部门、多分公司之间的协同工作问题，从而提高工作效率。企业内部大量流程化的工作；比如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报

等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，可以规范各项工作，提高协同工作效率，实现工作流程制度化、标准化，从而使集团化管理落地。

4、规范文档管理

在OA办公系统中，各类文档（比如各类文件、知识、信息、制度等）能够按权限进行保存、共享和下载，对于office文件还可以分权限在线阅读和编辑等，对于档案文件还可以使用电子档案管理进行归档保存。通过知识文档管理实施，保证文件文档规范化管理和安全管理。

5、规范资源管理

通过深度有效使用OA办公系统中集成的“办公用品管理、固定资产管理、图书管理、车辆管理、会议管理、人事档案管理”等模块，实现公司的信息、人力、财产等资源信息化管理。在OA系统中管理这些资源，可以轻松的查询、使用、登记、统计、分析，这一切都由系统自动化完成，以前需要去文件柜慢慢找，通过系统只需要几分钟甚至几秒钟即可获取。充分利用OA系统中的信息资源管理，可将企业的各类信息统筹到系统中，人、财、物、文件、报表、数据等信息资源由系统统一管理，相应岗位管理人员的工作效率大大提高。

6、员工行为规范管理

通过OA办公系统中的资源管理模块中的审批管理和工作流程审批，可实现员工日常工作、资源使用、工作汇报总结等行为规范管理，大大提高员工个人工作效率和整体协同工作效率。

二、OA实施功能及实施时间

根据我司情况，长春住邦城市广场、德惠住邦城市广场两公司已使用OA系统，本次实施重点是东北电器城、东北酒店用品城两公司。因2017年10月集团成立采购中心，并启用OA采购流程网上审批，使两公司主要领导都已使用和会用OA审批，采购管理模块的成功实施为我们下一步推广其它模块提供了条件。

1、实施功能：

人事行政模块

财务管理模块

业务模块

最终实施模块表单以各单位实际情况为主，可以增加和减少。

2、实施步骤：

东北电器城和东北酒店用品城同时实施。

3、实施时间排期：

2018年3月1日：需求调研、表单收集、节点确定、表单制作、流程开发等

2018年4月1日：使用培训并试运行。各公司、各部门跟进自己的业务模块开始启用OA系统，可以纸质表单和网上表单同时进行。在运行过程中各使用部门提出问题，对合理的需求进行表单、流程修改。并进行再次培训，共性问题集中培训，差异问题单独培训、解答。可以对部门、流程发起人单独培训。

2018年5月1日：正式实施。正式实施后各公司业务以网签为主，并根据OA系统管理制度，严格按照制度要求进行及时审批！实施后也要根据各公司使用情况，收集意见及时反馈和调整。

三、财务预算

现公司使用的OA系统是华天动力5.20增强版，属于老版本，老版本有两个小问题,一个是个别流程跳节点，另一个是对手机支持一般。厂家说新版本解决了这两个问题，新版本的价格大约在15万元。

我建议这次不升级成新版本，还用老版本实施。因为老版本的核心功能能满足我们的需要，并且我们对老版本已经适应。如果升级后长春住邦、德惠住邦还要重新开发表单、流程，使用人员也要重新适应。同时也节省了资金，待电器城、酒店用品城两个单位都正式使用了，进入稳定期后我们再考虑是否有必要进行升级。

四、OA实施小组的组成

为了保证项目的顺利实施，各部门都必须积极参与并配合OA系统的实施。由于OA系统会改变我们原有的办公习惯，所以都会有一定的排除情绪，所以一定要有一个项目的推导和实施部门或者领导层。

主要构成如下：

1、由董事长签发文件，决定全集团实施OA办公系统。

2、成立OA实施小组，由集团行政中心负责两公司的OA系统推

进和监督，由电器城、酒店用品城总经理负责落实。

3、信息中心负责OA的各类技术问题处理及日常维护，信息中心技术人员主要与三个部门（行政、财务、业务）OA负责人对接，以免对接的人太多，反而没有责任到人。

4、各部门必须由部门领导确定一名OA负责人员，负责两个内容，一是将本部门在使用OA过程中出现的问题反映给信息中心技术人员。二是要比部门中其他人早学习OA中的各个模块，负责教会部门中其他人对OA系统的使用。

五、OA管理制度

OA系统实施后，严格按照《OA管理制度》执行！

方案制定人：陈力

2018-02-27