品保部系统品保课助文管师职务说明书

职务资格﹕
Leabharlann Baidu
职 务 规 范
1.教育程度﹕中专(含)以上 2.专业类别﹕文秘或计算器专业 3.培训要求：《文管师的基本职责》、《文件与数据管制》、《各类文件的归档整理》
4.经历与经验：有文件管理经验
5.特殊要求﹕《ISO/HSF相关知识》、工作积极、有责任心与上进心 备
注
核 准
审核
制表
描
负责电子文控人员，以利于文件上传至电子文控系统中. 4.所有内部及外部送签之文件进行初审后再呈课长签核.
5.对每日接收之电子文件，仔细对其内容、格式机型核对，并将其转为PDF档.
6.将每日转好之PDF文件上传至电子文控系统.
7.每日对电子文控系统各单位异常反馈之处理.
述 8.每日将电子发行之文件讯息，邮件通知各相关部门. 二.每周：1.周三和周六对未回收或逾期回收文件之单位发邮件知会课长
**公司 职务名称
人员职务说明书
品保处(室)品保部系统品保课
助文管师
页次
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编号
版本
2.2
职务级别
职务关系﹕
1.直接上级﹕课长
2.直接下级﹕无
职务代理﹕助/文管师
3.单位外协调：总经理室、厂务副总室、项目副总室、产品副总室、管理副总室、厂务
资材处、生产处、制造处、工程处、品管处、PIXXO项目处、业务处、产品企划处、研发
上角加盖“受控文件”印章和部门代码，发行时依据分发单位栏中填写单位
务
进行分发. 2.文件分发时，要求各单位收文人员在发放文件签收表上签名，以利于追踪发放
流向，文件分发后，对来文之原稿进行归档保存，以利备查和增补用.
3.审核各单位所送签的文件档，并要求其发邮件电子文件给予管控且将电子文件转
2.月初收集课内文管师的发文工作履历表做受控文件发文时效管控.
3.每月将电子文控内文件进行一次核对，保证系统内的文件为最新、有效版本.
4.每月对各单位电子文控使用过程中的问题点整理，提交至信息于以解决.
职务宗旨:使公司质量/HSF系统文件及时分发与回收，使公司质量/HSF系统文件及时文件化
处、采购处、营管处、信息处、管理处、会计处、财务处
4.单位内协调﹕QE课、OQC课
职务概述﹕体系文件的管控(发放、回收、登录、归档)与督导。
职务职责﹕ 职 一.每日：1.对接收文件之格式、版本版次、文件编号、文字内容进行审核，核对无误后
再呈课长审核，课长审核无误后，开始进行复印、登录、并在复印文件的右
2.周一参加课内例行会议，汇报工作状况.
3.周五将本周文件发行、回收状况、电子文控文件接收与发放状况整理至课长.
4.周六受控文件未回收明细的整理及传送，提报各单位电子文控权限账号的异动.
5.旧版受控文件的回收需与待发之受控文件同步进行，并登录于“分发回收记录表
三.每月：1.月底将文件签收表进行整理，并分类归档.