县医院文件和档案管理制度
医院文件与档案管理制度
医院文件与档案管理制度第一章总则第一条目的为了有效管理医院文件与档案，确保医院运行的数据真实、完整、可靠，提高文件与档案的利用价值，规范文件与档案的管理流程，保障医院信息资源的保密性、完整性和可用性，订立本制度。
第二条适用范围本制度适用于全体医院工作人员，包含医生、护士、行政人员、技术人员等。
第三条定义1.文件：指医院在开展工作中形成的各类文字、电子或纸质记录，包含公文、报告、通知、请示、函件、决策备案等。
2.档案：指医院生产、经营、管理活动的记录载体，经过鉴定、整理、汇编和加工后保管的记录。
第二章文件管理第四条文件的分类与编号1.文件依照功能分类，分为机关文件、科室文件和个人文件。
2.文件依照公文类型分类，分为公文、报告、通知、请示、函件等。
3.文件依照内容分类，分为规章制度、工作报告、会议纪要、工作计划、人事档案等。
4.每份文件都应有统一编号，编号应包含文件的类别、日期和编号，例如：机关文件编号为GZ—20220101—001，科室文件编号为KS—20220101—001，个人文件编号为GR—20220101—001、第五条文件的起草与审批1.文件的起草应由责任人或指定人员完成，起草时必需明确文件的目的、内容和要求，并注明起草日期和起草人。
2.文件的审批应依照规定的流程进行，责任人应对文件内容进行审查，并签字确认。
如涉及紧要问题，应经过上级主管部门审定后方可发布。
第六条文件的分发与传阅1.文件的分发应依据接收方的职责和权限进行，确保文件的传递及时、准确。
2.文件的传阅应在文件上标明传阅范围，接收人应依照要求及时传阅，并在文件上签字确认。
第七条文件的保管与销毁1.文件的保管应依照文件的保管期限进行，保管期限依据文件的紧要性和需要确定，一般分为永久保管、长期保管和短期保管。
2.文件的销毁应严格依照规定的程序进行，销毁时应填写销毁登记表，并由责任人签字确认。
第八条文件的电子化管理1.医院应建立完善的文件电子化管理系统，实现文件的电子化存储、检索和管理。
医疗文件存档与归档制度
医疗文件存档与归档制度第一章总则第一条目的和依据为了规范医院医疗文件的存档与归档工作，确保信息安全和医疗质量管理的需要，依据相关法律法规和国家标准，订立本制度。
第二条适用范围本制度适用于医院内全部临床科室和相关部门的医疗文件的存档与归档工作。
第三条定义1.医疗文件：指医院内产生的与病患诊疗相关的各类纸质和电子文档，包含病例资料、检验记录、治疗方案等。
2.存档：指将医疗文件保管在指定的地方且妥当保管。
3.归档：指经过分类整理和编目管理，存放到特定的档案库中。
第二章存档要求第四条存档时间1.病案首页、医嘱单、手术记录等紧要医疗文件必需存档永久保管。
2.普通门诊病历、住院病历、检查报告等医疗文件应按规定时间进行存档。
第五条存档方式医院应供应安全、稳定的电子存储系统，对电子医疗文件进行存档。
对于纸质医疗文件，应采用防火、防潮、防盗等措施妥当保管。
第六条存档流程1.门诊医疗文件：经过医务科或相关科室负责人确认后，交由门诊病案室进行存档。
2.住院医疗文件：病案负责护士填写住院病案，经医生签名确认后，交由住院病案室进行存档。
3.检验报告等特殊医疗文件：由相应检验科室负责人签字确认后，交由相关部门进行存档。
第七条存档标识医院应对存档的纸质医疗文件进行标识，包含档案编号、文件类型、存档日期等信息。
电子医疗文件应有唯一标识码进行区分。
第八条存档查询医院应供应便捷的存档查询服务，确保医务人员能够快速查阅需要的医疗文件。
第三章归档管理第九条归档要求1.医院应依据文件的种类和紧要性确定归档等级，并订立相应的归档管理方案。
2.归档管理方案应包含文件的分类编目标准、整理与整编规范、档案柜及保管设施要求等内容。
第十条归档流程1.首先将待归档的医疗文件送交归档管理部门，由专职人员进行查验确认。
2.对医疗文件进行分类编目，确保信息的有序化管理。
3.将归档文件分别存放到相应的档案柜或档案保管设施中，并依照文件的归档等级进行密封。
第十一条归档查阅1.医务人员需要归档文件时，应提前向归档管理部门申请，并符合相应的管理要求。
县医院档案管理规章制度
县医院档案管理规章制度第一章总则第一条为规范和加强县医院的档案管理工作，提高档案管理工作的科学化、专业化水平，保护和利用县医院档案，特制定本规章。
第二条本规章适用于县医院所有涉及档案管理的工作人员和有关单位。
第三条县医院的档案管理应遵循“保证档案的真实性、完整性、可靠性、及时性和方便性”的原则。
第四条档案管理工作必须遵循国家相关法律法规和规定，严格保守国家秘密，保护个人隐私。
第五条建立健全县医院档案管理制度，明确档案管理工作的职责、制度和流程。
第二章档案的保管和利用第六条县医院应按照规定对档案进行分类、整理、鉴定，确保档案的完整性。
第七条档案应按照规定的期限进行保管，不得擅自销毁或篡改档案内容。
第八条档案管理部门应对档案的利用进行监督和指导，保证档案的合理利用。
第九条档案管理工作人员必须绝对忠实地履行保密义务，不得泄露档案信息。
第十条档案管理工作人员应定期接受档案管理培训，不断提高自身的专业水平。
第三章档案管理的流程和要求第十一条档案在收集、整理、归档、借阅、调阅等过程中应符合规定的流程和要求。
第十二条档案管理工作人员应认真执行档案管理制度，不得违规操作档案。
第十三条档案管理工作人员应坚决执行上级领导的决策和指示，维护档案管理工作的正常秩序。
第十四条档案管理部门应定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。
第十五条档案管理工作人员应主动遵守相关规定，积极协助档案管理部门开展工作。
第四章处罚和奖励第十六条对违反档案管理规定的人员，应按照相关规定给予相应的处罚。
第十七条对在档案管理工作中表现突出的人员，应给予适当的奖励。
第五章附则第十八条本规章经县医院领导批准后生效，并定期进行修订完善。
第十九条对于本规章中未涉及的情况，应根据相关法律法规和规定执行。
第二十条对于档案管理工作中的其他问题，应根据实际情况进行具体规定。
第二十一条本规章解释权属于县医院。
县医院的人事档案管理制度
第一章总则第一条为了规范县医院人事档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和高效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等相关法律法规，结合县医院实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于县医院所有在职、退休、离职及临时工作人员的人事档案管理。
第三条人事档案是记录员工个人基本情况、工作经历、业绩、奖惩等信息的文件材料，是医院人力资源管理的重要组成部分，具有重要的法律效用和参考价值。
第二章管理范围与职责第四条人事档案管理范围包括：（一）员工个人基本信息，如姓名、性别、出生日期、民族、政治面貌、学历、籍贯等；（二）员工工作经历，如工作单位、职务、职称、工作表现、奖惩等；（三）员工培训、进修、考核、职称评定等相关材料；（四）员工退休、离职、死亡等手续材料；（五）其他与员工相关的人事档案材料。
第五条县医院人事档案管理职责：（一）人事档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、查询、借阅等工作；（二）各科室负责人负责本科室员工人事档案的收集、整理、归档工作；（三）人力资源部负责监督、检查、指导人事档案管理工作。
第三章档案收集与整理第六条档案收集：（一）员工入职时，由人力资源部收集整理个人基本信息、学历证明、资格证书等材料；（二）员工在工作期间，由各科室负责人收集整理工作表现、考核、奖惩等材料；（三）员工离职、退休、死亡等，由人力资源部收集整理相关手续材料。
第七条档案整理：（一）档案按员工姓名、工号、入职时间等顺序排列；（二）档案材料按照时间顺序整理，每份材料注明日期、页码；（三）档案材料装订整齐，确保卷面整洁。
第四章档案保管与利用第八条档案保管：（一）档案库房应保持通风、干燥、防潮、防虫、防火、防盗等；（二）档案柜应加锁，确保档案安全；（三）档案管理员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
第九条档案利用：（一）档案查询：员工本人或授权人可查询本人档案；（二）档案借阅：借阅档案需填写借阅单，经审批后方可借阅；（三）档案复制：需复制档案，应填写复制申请单，经审批后方可复制。
医院各项档案管理制度
一、总则第一条为了规范医院档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高医院管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我院实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我院所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案和声像档案等。
第三条医院档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格按照国家档案法律法规和政策要求，建立健全档案管理制度。
（二）统一管理原则：医院档案实行统一领导、分级管理、责任到人的管理体制。
（三）安全保管原则：确保档案实体和信息安全，防止档案丢失、损坏和泄密。
（四）有效利用原则：充分发挥档案在医院管理、科研、教学、医疗等工作中的作用。
二、档案分类与编号第四条医院档案分为以下类别：（一）文书档案：包括行政、党务、人事、医疗、科研、教学、财务、基建、设备等档案。
（二）科技档案：包括药品、医疗器械、设备、实验室、医疗技术等档案。
（三）声像档案：包括照片、录音、录像、光盘等档案。
第五条档案编号采用统一编号制度，编号由分类号、年份、顺序号组成。
三、档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下要求：（一）全面性：收集档案应覆盖医院各项业务工作，确保档案的完整性。
（二）及时性：及时收集应归档的文件、资料，防止遗漏。
（三）准确性：收集的档案应真实、准确、完整。
第七条档案整理应遵循以下要求：（一）分类整理：按照档案类别、年度、顺序进行分类整理。
（二）编号排列：按照档案编号顺序排列，便于查找和利用。
（三）编制目录：编制档案目录，包括档案名称、分类号、年份、顺序号、页数等信息。
四、档案保管与维护第八条档案保管应遵循以下要求：（一）安全保管：采取防火、防盗、防潮、防虫、防霉等措施，确保档案实体安全。
（二）规范存放：按照档案类别、编号顺序存放，保持档案整齐、有序。
（三）定期检查：定期对档案进行检查，发现问题及时处理。
第九条档案维护应遵循以下要求：（一）定期保养：对档案进行定期保养，延长档案使用寿命。
医疗文件归档与档案管理制度
医疗文件归档与档案管理制度一、总则为了规范医院医疗文件的归档与档案管理工作，提高医疗服务质量，确保医疗事故的调查与处理，特订立本制度。
二、适用范围本制度适用于医院全部科室、医务人员以及与医疗文件归档与档案管理工作相关的人员。
三、医疗文件的归档要求1.医疗文件包含患者病历、检查报告、治疗记录、手术记录、护理记录、医嘱、药物使用记录等相关资料。
2.归档前应对医疗文件进行核实，确保内容的真实性、完整性和准确性。
3.医疗文件必需依照病历号或患者姓名的字母次序进行归档，严禁乱放、遗失、错放等情况发生。
4.归档文件应尽量避开使用铅笔、红笔等易褪色的工具进行书写，以确保长时间保管的可读性。
5.针对出院患者的医疗文件，需在出院当日完成归档工作。
四、档案保管要求1.医院应配备特地的档案室，并设置相应的设备和环境，保证档案的安全和完整。
2.档案室仅限授权人员进入，禁止未经许可的人员进入档案室。
3.档案室应进行24小时的安全监控，防火、防水、防虫等设施和措施必需得到落实。
4.档案室内的医疗文件应定期进行检查、整理和清理，保持档案的有序和乾净。
5.出质和借阅档案必需经过书面申请，并在档案管理系统中进行登记。
6.档案室应定期进行备份和归档文件的转移，确保档案的安全性和可访问性。
五、档案管理系统1.医院应配备相应的电子档案管理系统，方便对医疗文件进行查询、存储和管理。
2.医疗文件的录入应依照规定的格式和要求进行，确保录入信息的准确、完整和及时。
3.录入的医疗文件必需与实际文件全都，严禁窜改、删除或伪造档案信息。
4.医疗文件的查询、修改和删除等操作必需有相应权限的授权人员完成，确保操作的合法性和准确性。
5.档案管理系统应定期进行数据备份和维护，确保系统的稳定性和可靠性。
六、档案保密与权限掌控1.医院及其工作人员应严守患者医疗隐私，对涉及患者个人信息的医疗文件进行保密处理。
2.档案室和档案管理系统的权限掌控应依据工作需求进行设定，确保不同权限人员的操作范围和权限全都。
医院文件归档管理制度
一、总则为加强医院文件归档管理，确保文件资料完整、安全、有序，提高医院文件利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及国家档案局、卫生和计划生育委员会等相关部门的有关规定，结合我院实际情况，特制定本制度。
二、归档范围1.医院在各项职能活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于：（1）党政、人事、财务、医疗、护理、科研、教学、设备、后勤等部门的文件材料；（2）会议记录、决议、通知、报告、请示、函件、纪要等；（3）各类合同、协议、报表、照片、录音、录像等；（4）其他对医院工作具有查考价值的文件材料。
2.医院各部门、科室在执行上级指示、政策和规定过程中形成的文件材料。
三、归档要求1.文件材料应完整、真实、准确，符合国家档案管理规范。
2.归档文件材料应按照分类、编目、编号、装订等要求进行整理。
3.归档文件材料应使用A4纸，字迹工整，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色笔书写。
4.归档文件材料应妥善保管，防止虫蛀、霉变、火灾、盗窃等意外情况发生。
5.归档文件材料应按照档案保管期限分类，长期、永久保存的文件材料应单独存放。
四、归档程序1.文件材料形成单位在文件办理完毕后，应及时将文件材料整理、编目、装订，并填写《文件归档登记表》。
2.档案室对归档文件材料进行审核，确保其符合归档要求。
3.档案室对审核通过的文件材料进行分类、编号、登记，并按照档案保管期限进行存放。
4.档案室定期对归档文件材料进行清理、鉴定，对无保存价值的文件材料进行销毁。
五、文件查阅1.医院内部人员查阅归档文件材料，需填写《文件查阅登记表》，并经档案室审核批准。
2.查阅归档文件材料应遵守以下规定：（1）查阅者应爱护档案，不得随意折叠、涂改、损坏；（2）查阅者不得将档案带出档案室；（3）查阅者不得泄露档案内容；（4）查阅者应在规定时间内归还档案。
六、奖惩1.对在文件归档管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。
2.对违反本制度规定，造成档案损失、损坏或泄露档案内容的单位和个人，予以批评教育，并追究相关责任。
医院文件材料归档管理制度
一、总则为了规范医院文件材料的归档管理，确保文件材料的完整、准确、安全和有效利用，提高医院管理水平和效率，特制定本制度。
二、归档范围1. 本院各部门、科室在日常工作中形成的文件材料，包括但不限于以下内容：（1）行政文件：通知、报告、请示、批复、函等；（2）业务文件：医疗、护理、药品、财务、设备等业务工作文件；（3）会议文件：会议记录、纪要、决议等；（4）人事文件：人员调动、招聘、培训、考核、奖惩等文件；（5）其他文件：反映本院主要职能活动和基本历史面貌的文件材料。
2. 外部单位发送给本院的文件材料，包括但不限于以下内容：（1）上级机关颁发的文件；（2）同级机关和非隶属机关的文件；（3）下级单位报送的文件；（4）与本院业务相关的其他文件。
三、归档程序1. 文件材料的收集与整理：各部门、科室在文件材料形成后，应及时收集、整理，确保文件材料的完整性和准确性。
2. 文件材料的审核与鉴定：文件材料收集整理后，由档案管理部门进行审核与鉴定，确定其归档价值。
3. 文件材料的归档：经审核、鉴定合格的文件材料，按照规定的时间、程序和标准进行归档。
4. 文件材料的编号与编目：归档文件材料应按照统一的标准进行编号和编目，便于查阅和管理。
5. 文件材料的保管与维护：档案管理部门负责归档文件材料的保管与维护，确保文件材料的安全、完整和可用。
四、档案的保管期限1. 永久保存：反映本院主要职能活动和基本历史面貌，对本院、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。
2. 长期保存：反映本院一般工作活动，在较长时间内对本院工作有重要参考价值的档案。
3. 短期保存：反映本院一般工作活动，在一定时间内对本院工作有参考价值的档案。
五、档案的查阅与利用1. 档案查阅：本院各部门、科室和个人需查阅档案时，应向档案管理部门提出申请，经批准后方可查阅。
2. 档案利用：档案管理部门应根据档案的保管期限和利用价值，对档案进行合理的利用。
六、附则1. 本制度由医院档案管理部门负责解释。
医院文书档案管理制度
一、目的与依据为了规范医院文书档案管理工作，确保档案资料的安全、完整、准确和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》、《档案管理规范》等法律法规，结合医院实际情况，制定本制度。
二、管理职责1. 医院档案管理部门负责全院文书档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁和利用等工作。
2. 各科室负责人对本科室产生的文书档案负有收集、整理、归档的责任。
3. 医院工作人员应按照本制度的要求，认真履行档案管理工作职责。
三、档案管理范围1. 医院行政管理、医疗、教学、科研、财务、设备、药品等方面的文件、资料、图表等。
2. 医院各部门、科室之间往来文书、会议记录、报告、总结、统计报表等。
3. 医院工作人员的任免、奖惩、考核、培训等文件。
四、档案管理要求1. 档案收集：各部门、科室应按照档案收集范围，及时、完整地收集文书档案。
2. 档案整理：按照档案分类、编号、装订等要求，对收集到的文书档案进行整理。
3. 档案归档：按照档案归档要求，将整理好的档案及时归档。
4. 档案保管：档案管理部门应建立健全档案库房，确保档案安全、完整、准确。
5. 档案鉴定：对档案进行定期鉴定，对失去保存价值的档案按规定进行销毁。
6. 档案利用：档案管理部门应积极提供档案查询、复制、咨询等服务。
五、档案管理制度1. 档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，经培训合格后上岗。
2. 档案管理人员应严格执行档案管理制度，确保档案安全。
3. 档案管理人员应定期对档案进行检查、整理、修复，确保档案质量。
4. 档案管理人员应做好档案保密工作，不得泄露档案内容。
5. 档案管理人员应按照档案借阅规定，办理借阅手续。
六、奖惩措施1. 对在档案管理工作中表现突出的个人和集体给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理制度，造成档案丢失、损坏、泄露等行为的，视情节轻重给予通报批评、扣发奖金、解除劳动合同等处理。
七、附则1. 本制度由医院档案管理部门负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
县人民医院文书档案管理制度
县人民医院文书档案管理制度
文书档案是医院档案的重要组成部分，为积累反映医院主要职能活动，维护医院历史真实面貌，为各项工作服务，特制定以下管理制度：
一、凡在工作活动中形成的，具有保存价值的文件材料，档案工作(专、兼职)人员均应按文书档案归档范围随时收集和保管，单位领导和承办人员办理完毕的文件材料应及时交有关部门保管，任何人不得私自保存和擅自销毁应归档的文件材料，年终整理后，按规定向档案室移交。
二、各职能科室收集、接收的文件材料必须齐全、完整，并保持它们之间的联系，区分保存价值，明确保管期限，根据工作任务和业务范围，设置文件夹，将办理完的文件随时归入文件夹内，以便保管、查阅和整理立卷归档。
三、凡需归档的文件材料、行文规则及文件处理程序，按有关规定办理，草拟和签批公文，应用钢笔或毛笔(蓝黑墨水或碳素墨水)，凡本院发文、正文印件要求保存四份，底稿附后。
四、各职能科室对文件材料的收进、借阅、移出等情况均应做好登记、统计，并严格执行工作程序和制度。
五、凡向档案室移交的档案、资料，要填文件材料移交登记表(一式二份)，于次年六月份连同档案、资料移交档案室，交接双方按移交目录清点核对，并履行签字手续。
六、各职能科室销毁文件要登记造册，经科室负责人审查，分管领导审批后，由专人监督销毁，并在销毁清册上签字。
七、科室或临时机构撤消、合并时，要在机构变动前组织专人整理好有关的档案、资料，按规定向有关部门移交，并认真办理移交手续。
八、档案工作(专、兼职)人员工作调动时，必须办完档案移交手续后，才能离开岗位。
医疗文件和档案管理制度
医疗文件和档案管理制度第一章总则第一条为规范医院的医疗文件和档案管理工作，提高医疗质量和安全水平，保护医疗信息的安全性和隐私，订立本制度。
第二条本制度适用于医院内全部与医疗文件和档案管理相关的工作人员和部门。
第三条医疗文件和档案管理应遵从法律法规的规定，确保医疗文件和档案的真实、完整、准确、安全存储。
第四条医疗文件和档案管理应依托先进的技术手段，在系统平台上完成电子化管理。
第二章医疗文件管理第五条医疗文件的定义医疗文件是指医院内部及外部部门合法取得的，记录医院医疗活动过程和结果的各类文书和影像资料。
第六条医疗文件的分类医疗文件依据其用途和性质分为医疗记录、病历、检验报告、影像资料等。
第七条医疗文件的编写要求1.医疗文件应由负责该项医疗工作的医务人员及时、真实、完整地进行书写；2.医疗文件应使用规范的医学术语和诊疗流程；3.医疗文件中的日期、时间应准确无误。
第八条医疗文件的归档和管理1.医疗文件应依照病历号、患者姓名等标识信息进行归档管理；2.医疗文件的归档料子应采用防水、防火、防虫、防霉等防护措施；3.医疗文件应加密存储，确保未经授权人员无法访问。
第三章医疗档案管理第九条医疗档案的定义医疗档案是对患者在医院就诊期间的医疗信息进行系统性整理、分类、存储和归档的文件和组织形式。
第十条医疗档案的内容医疗档案应包含病历、影像资料、检验报告、处方信息、手术记录、护理记录、诊断报告等相关医疗信息。
第十一条医疗档案的建立和增补1.医院应在患者第一次就诊时建立医疗档案；2.患者住院期间，医务人员应依据实际治疗情况及时增补医疗档案。
第十二条医疗档案的查询和使用1.医疗档案的查询和使用应遵从患者知情同意、信息保密和法律合规的原则；2.医务人员查询和使用医疗档案必需有合法授权和理由，并记录查询和使用情况。
第十三条医疗档案的保管和销毁1.医疗档案应依照相关规定保管肯定的时间，确保医疗信息的可追溯性；2.医疗档案的销毁应采取安全可靠的方式，并记录销毁情况。
医院的文件档案管理制度
一、总则为加强医院文件档案管理工作，确保文件档案的完整、准确、安全，提高文件档案的利用率，根据《中华人民共和国档案法》及国家、省、市有关档案管理的法律法规，结合我院实际情况，特制定本制度。
二、管理范围本制度适用于我院各部门、各科室产生的各类文件档案，包括但不限于以下内容：1. 党政文件；2. 行政文件；3. 科技文件；4. 会计凭证；5. 诉讼、仲裁文件；6. 重大活动资料；7. 其他需要归档的文件。
三、档案分类1. 按内容分类：分为党政档案、行政档案、科技档案、会计档案、诉讼仲裁档案、重大活动档案和其他档案。
2. 按载体分类：分为纸质档案、电子档案和声像档案。
3. 按保管期限分类：分为永久、长期、短期档案。
四、档案收集与整理1. 收集范围：各部门、各科室在业务活动中形成的各类文件档案，应按照归档范围进行收集。
2. 收集时间：文件档案形成后，应及时收集，原则上在次年3月底前完成收集工作。
3. 整理要求：（1）文件档案的整理应遵循“集中管理、分级负责、统一标准、方便利用”的原则。
（2）文件档案的整理应按照档案分类、编号、编目、装订等要求进行。
（3）文件档案的整理应保持文件档案的原始性、完整性和连续性。
（4）电子档案的整理应遵循电子档案管理规范，确保电子档案的完整性和安全性。
五、档案保管与维护1. 保管要求：（1）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防火、防盗。
（2）档案库房内的档案应按照分类、编号、顺序摆放整齐。
（3）档案柜、架应定期检查、维护，确保档案存放安全。
2. 维护要求：（1）纸质档案应定期检查，发现破损、霉变等问题，应及时修复或更换。
（2）电子档案应定期备份，确保数据安全。
（3）档案库房内的设备设施应定期检查、维护，确保正常运行。
六、档案利用与保密1. 利用要求：（1）档案利用应遵循“合法、合理、及时、高效”的原则。
（2）档案利用者应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容。
（3）档案利用者应爱护档案，不得损坏、污损档案。
医疗文件与档案管理制度
医疗文件与档案管理制度第一章总则第一条目的和依据本规章制度的目的是为了规范医院的医疗文件与档案管理工作，保障患者的合法权益，提高医院管理效能。
本规章制度依据国家有关法律法规和医疗行业标准进行订立。
第二条适用范围本规章制度适用于医院内全部医疗文件与档案的管理工作。
第三条定义1.医疗文件：指医院内部产生的全部与患者诊疗和医疗行为相关的书面和电子资料。
2.医疗档案：指医院为每一位患者建立和管理的诊疗资料、诊疗记录和其他相关文档的集合。
第二章医疗文件管理第四条文件分类与命名1.医疗文件应依照类型进行分类，包含但不限于诊断报告、化验报告、手术记录等。
2.医疗文件应采用统一规范的命名方式，包含患者姓名、文件类型、日期等要素。
第五条文件存储与保管1.医疗文件应存放在专用的文件柜或电子存储系统中，保证文件的安全性和机密性。
2.文件柜应设置在安全、通风、干燥的环境中，防潮、防火、防尘措施应得到落实。
3.电子存储系统应具备有效的防病毒、防黑客和备份机制。
第六条文件检索与借阅1.医务人员在需要查阅医疗文件时，应提出书面申请并签字确认。
2.医务人员应严格遵守医疗文件的保密原则，不得泄露患者隐私信息。
3.医务人员借阅医疗文件后，应在规定时间内归还，并及时向文件管理员归档。
第七条文件归档与销毁1.医疗文件依照规定的保管年限进行归档，不得随便移动和丢失。
2.医疗文件保管年限应依据相关法规和医院规定进行确定。
3.医疗文件到达保管年限后，应进行合法的销毁处理，确保文件不被他人非法取得。
第三章医疗档案管理第八条档案建立与管理1.每一位患者在就诊时，医院应为其建立独立的医疗档案。
2.医疗档案应包含个人信息、病历摘要、诊断记录、治疗方案等内容。
3.医疗档案应经过医务人员确实认和签字，确保其真实、准确、完整。
第九条档案存储与保管1.医疗档案应存放在专用的档案柜或电子存储系统中，确保档案的安全性和完整性。
2.档案柜应设置在安全、通风、干燥的环境中，防潮、防火、防尘措施应得到落实。
医院_档案管理制度
第一章总则第一条为加强医院档案管理工作，确保医院档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合医院实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于医院各部门、各科室及全体员工，是医院档案管理的基本准则。
第三条医院档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格按照国家有关档案管理的法律法规执行；（二）统一管理原则：实行集中统一管理，确保档案的完整性和连续性；（三）安全保管原则：确保档案实体和电子档案的安全；（四）有效利用原则：提高档案利用率，充分发挥档案在医院各项工作中的作用。
第二章档案分类与归档第四条医院档案分为以下类别：（一）文书档案：包括医院各类文件、通知、报告、请示、批复、函件等；（二）科技档案：包括医疗、护理、药品、设备、基建、财务等专业技术档案；（三）人事档案：包括员工人事档案、职工培训档案等；（四）声像档案：包括照片、录音、录像、光盘等；（五）电子档案：包括电子邮件、电子文件、电子病历等。
第五条档案归档应遵循以下要求：（一）归档范围：凡在医院活动中形成的具有保存价值的文件、资料、实物等，均应归档；（二）归档时间：归档应在形成文件后30日内完成；（三）归档质量：归档文件应完整、准确、清晰，便于查阅；（四）归档手续：归档时需填写《档案归档登记表》，并由档案管理人员审核、签字。
第三章档案保管与整理第六条档案保管应遵循以下要求：（一）档案库房：应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防高温、防紫外线等设施；（二）档案存放：应按照档案类别、年代、保管期限等进行分类存放；（三）档案调阅：档案调阅应办理借阅手续，并注明借阅目的、期限及归还时间；（四）档案销毁：档案销毁应按照国家有关规定执行，并办理销毁手续。
第七条档案整理应遵循以下要求：（一）整理方法：按照档案类别、年代、保管期限等进行分类整理；（二）目录编制：编制《档案目录》，包括档案名称、编号、形成时间、保管期限等；（三）卷内文件：卷内文件应按照时间顺序排列，并编制页码；（四）案卷装订：案卷装订应牢固、美观，便于查阅。
医院内部文件与档案管理制度
医院内部文件与档案管理制度第一章总则第一条目的与依据1.为了规范医院内部文件与档案的管理工作，保证信息的正常流转和档案的安全保管，提高工作效率和服务质量，订立本规章制度。
2.本规章制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国管理规范工作行为的规定》等相关法律法规，并结合医院实际情况订立。
第二条适用范围本规章制度适用于医院内全部部门和人员。
第二章文件管理第三条文件的分类和编号1.依照文件的性质、用途和管理要求，将文件分为行政文件、科研文件、医疗文件、人事文件、财务文件、资产文件等。
2.文件编号应依照肯定的规定和格式编制，每个文件应有唯一的编号，方便检索和归档。
第四条文件的登记和流转1.每份文件应在发文日期当日或前一日由发文部门进行登记，并填写文件登记表，确保文件的准确和完整。
2.文件的流转应依照相应的程序和流程进行，必需时需填写文件传阅记录表，记录文件的流转情况。
第五条文件的保管和销毁1.依照文件的保管期限和文件的价值等级，订立相应的保管期限和保管措施，确保文件的安全和完整。
2.临时文件的保管期限一般为1年，年内文件的保管期限为2年，长期文件和紧要文件的保管期限应依据实际情况确定。
3.文件的销毁应依照规定的程序进行，销毁前需进行备案，并填写销毁记录，确保文件的安全和合规。
第六条电子文件管理1.医院应建立完善的电子文件管理系统，确保电子文件的安全、完整和可访问。
2.电子文件应依照文件的分类、编号和归档要求进行管理，并定期进行备份和定期检查电子文件的完整性和有效性。
3.电子文件的管理应符合相关的法律法规和技术要求，保证电子文件的合规和安全。
第三章档案管理第七条档案的分类与编制1.医院档案依照档案的性质、用途和管理要求进行分类，包含行政档案、科研档案、医疗档案、人事档案、财务档案、资产档案等。
2.档案应依照肯定的规定和格式进行编制，每个档案应有唯一的编制号码，方便检索和归档。
第八条档案的归档和调阅1.归档档案应依照相应的程序和流程进行，包含整理、装订、打印、贴标等操作，确保档案的整齐、规范和易于管理。
医院文件档案管理制度
一、目的为加强医院文件档案管理，确保文件档案的完整、准确、安全和高效利用，提高医院管理水平，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于医院各部门、各科室、各班组产生的文件档案的管理工作。
三、管理职责1. 医院档案管理部门负责制定文件档案管理制度，组织实施、监督和检查文件档案管理工作。
2. 各部门、各科室、各班组负责人为本部门、本科室、本班组文件档案管理的第一责任人，负责本部门、本科室、本班组文件档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
3. 文件档案管理人员负责文件档案的日常管理工作，包括文件的收集、整理、归档、保管、查询、借阅、销毁等。
四、归档范围1. 医院与有关单位签订的合同、协议书等相关法律文件及各类审批文件（合同、工程的审批）。
2. 重要的会议纪要，医院的管理委员会、各委员会的讨论决议。
3. 医院与上级单位的交流文件，包括向上级单位的递交材料以及上级单位的批复文件。
4. 医院的医技人员及医疗辅助人员的任免决议、奖励以及相关的处分文件。
5. 医院的年终总结、各类重要会议的报告性文件。
6. 医院重大事迹的照片、音频影像材料等电子数据。
7. 医院人事资料、各职工入职信息、身份信息、相关资质证书。
8. 医院的各项论文杂志、学术、科教资料。
9. 医院的各项材料，包括但不限于医疗机构许可证、税务登记证、营业执照。
10. 医院的患者病历、手术记录、会诊记录等相关医疗类记录。
五、归档时间1. 各科室于每个星期对档案进行分类、总结、按统一归档要求整理立卷。
2. 每月最后一日为档案总结归类时间，各科室需要将已归纳好的档案材料统一交于档案管理人员处。
3. 1月为总归档时间，档案管理人员需要对全年档案汇总、梳理、排序、分类，并向医院办公室上交统一的档案汇总报告。
六、归档条件1. 归档材料如无其他特殊情况则必须是原件。
2. 归档材料如有电子材料需要一并存档。
（电子材料应统一归档名称）3. 各科室的归档材料必须保证材料干净整洁。
医院文件和档案管理制度
安全文件和档案管理制度安全文件管理1.发文管理（1）文件编制①文件编制人员根据管理和工作需要，视行文目的、发文部门的职权和与主送部门的行文关系确定文件文种和内容。
②编制文件，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级协调或裁定。
（2）文件审批①拟稿人完成文件拟制，发所在部门领导审核后，由办公室对文件标题、字体、格式、文种、版记等形式要件进行核稿，核稿的重点是：是否需要行文、有关部门是否已协商、会签；提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行；文件内容、文字表述、文种使用、文件格式等是否符合本制度及其他相关规定。
②办公室核稿完毕后，拟稿人送管理处分管领导审批。
（3）文件标识、校对①文件经管理处领导审批后，由办公室登记编号，并应建立统一标识，编制发文目录。
②文件标识、排版完成后返回拟稿人对文件内容进行校对。
③文件缮印④文件正式印制前，缮印人员应进行核对，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
（4）文件分发文件经盖章成文后，由拟稿人根据文件的内容、分发范围等分发。
（5）文件归档文件盖章后，文件管理部门即可将文件整理归档。
2．文件评审、修订/更改（1）每年至少对安全生产法律法规、标准规范、规章制度、操作规程等文件的执行情况和适用情况进行一次评审。
（2）由于实际情况发生变化或由于其他原因需要对正在执行的文件的内容做修订更改时，原则上要求由文件原起草部门负责修订/更改。
文件修订/更改前，应填写文件更改通知单，提出文件更改理由、更改内容等，经原审批人审批后，由此文件的修订更改部门实施更改，并将文件更改通知单交文件归口管理部门存档。
（3）文件的修订/更改可能对管理工作或其他单位构成影响时，由修订/更改部门负责采取协调措施，商定实施修订/更改的合适时间，并由有关部门对受影响的其他文件作相应的修改。
医学文件和档案管理制度
医学文件和档案管理制度第一章总则第一条本制度是为了规范医院医学文件和档案的管理工作，保证医学文件和档案的完整性、可靠性和保密性，提高医院信息管理水平，确保医疗质量和安全，并遵守国家相关法律法规。
第二条本制度适用于医院全部医学文件和档案的管理。
第三条医学文件和档案的管理应遵从科学、规范、便于管理和使用的原则。
第二章医学文件的管理第四条医学文件是指医院内各个科室、部门编制和使用的各类文件，包含诊疗资料、医疗记录、报告书、会议纪要等。
第五条医学文件的管理应有明确的编制、审核、传递、存储和销毁流程。
第六条医学文件的编制应遵从规范和规定，包含文体规范、用词准确、逻辑清楚等要求。
第七条医学文件的审核应由相关科室或部门负责人进行，确保内容真实、准确、完整。
医学文件的传递应采用正式渠道，确保传递的文件准确无误，避开信息丢失或窜改。
第九条医学文件的存储应采用电子化管理方式，并定期进行备份，确保文件的安全性和可访问性。
第十条医学文件的销毁应依照相关法律法规和医院制度的要求进行，确保信息的安全性和保密性。
第三章档案的管理第十一条档案是指医院的各类档案料子，包含医疗档案、行政档案、财务档案等。
第十二条档案的管理应遵从合理分类、有序存放、便于检索和保密的原则。
第十三条档案的分类应依据不同的档案类型和功能，建立相应的分类规定和档案目录。
第十四条档案的存放应采用安全、防火、防潮、防鼠害的措施，保证档案的完好无损。
第十五条档案的检索应建立完善的档案索引和查询系统，方便快捷地检索档案信息。
档案的借阅和归还应经过授权，并由相关责任人记录借阅信息，确保档案的安全和追溯性。
第十七条档案的保密应严格遵守相关法律法规和医院制度，未经授权人同意，不得泄露档案内容。
第十八条档案的销毁应依照相关法律法规和医院制度的要求进行，确保信息的安全性和保密性。
第四章责任与监督第十九条医院应设立医学文件和档案管理部门，负责医学文件和档案的管理工作。
第二十条医院领导及相关科室或部门负责人应负责医学文件和档案的编制、审核、传递、存储和销毁工作的监督和管理。
医院文件档案管理制度
一、目的与依据为加强医院文件档案管理，确保档案资料的真实性、完整性和安全性，提高医院工作效率和水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及相关政策法规，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于医院各部门、科室及其工作人员在日常工作、业务活动中形成的各类文件、资料、档案。
三、档案管理职责1. 医院档案管理部门负责制定、实施、监督和检查医院档案管理制度，确保档案工作的规范化和标准化。
2. 各部门、科室负责人为本部门、科室档案管理工作的第一责任人，负责组织、协调和督促本部门、科室档案管理工作。
3. 档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
四、档案收集与整理1. 档案收集（1）各部门、科室应按照档案收集范围，及时收集各类文件、资料。
（2）档案收集应保证文件、资料的完整性和准确性。
2. 档案整理（1）档案整理应遵循档案管理规范，对收集到的文件、资料进行分类、编目、编号。
（2）档案整理应确保文件、资料的真实性、完整性和安全性。
五、档案保管与利用1. 档案保管（1）档案保管应遵循档案保护原则，确保档案实体安全。
（2）档案保管应定期进行防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠等工作。
2. 档案利用（1）档案利用应严格按照档案查阅、借阅规定进行。
（2）档案利用应确保档案保密，不得泄露国家秘密、医院秘密和个人隐私。
六、档案销毁1. 档案销毁应按照国家档案管理法规和医院档案管理制度执行。
2. 档案销毁前，应进行严格审查，确认无保存价值后方可销毁。
3. 档案销毁应采取符合环保要求的销毁方式，确保档案信息安全。
七、奖惩1. 对在档案管理工作中表现突出的个人和集体，给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理制度的个人和集体，视情节轻重给予批评教育、通报批评、经济处罚等处理。
八、附则1. 本制度由医院档案管理部门负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
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永春县医院文件和文件和档案管理制度
文件和档案保管权限、期限与类型
1文件和档案保管权限
1.1 财务科文件和档案由财务科保存；
1.2 人事科文件和档案由人事科保存；
1.3 医院证、章、信由院长指定负责人保存；
1.4 其它各类文件和档案由办公室保存。
2文件和档案保管期限
2.1 财务文件和档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。
2.2 医院证、章、信及相关文件资料属永久保存文件和档案。
2.3 政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存文件和档案。
2.4 本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存文件和档案。
2.5 普通文档保管期限为 3 年至 5 年。
2.6 保密文档须于失效当日即刻销毁。
3文档的保存形式：
3.1 文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。
3.2 计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施，文件密码由指定的文件保管人设定，并须将该文件路径及密码报院办公室备存，并保证其真实性。
3.3 机密文档以书面或实物形式保存。
4文件和档案类型
4.1 行政文件和档案，包括：营业执照正、副本，复印件；法定代表人身份证（护照）（复印件）；对内、对外收、发的《通知》、《决定》、《函》、《总结》、《报告》等各类正式公文；各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料；各部门（含财务、医务科室）现行的各项规章制度、规定、流程等；院级会议的会议纪要、决议；医院年度（季、月、周）工作计划汇总表；《办公房屋租赁合同》、或自置房屋产权证等固定资产文件和档案；购置车辆所有权证、购置税证、保险、行驶证（复印件）等车辆管理文件和档案；对外签订的各类购买（租赁、服务）性质的合同文件；其它应归档保管的文件、资料。
4.2 人事文件和档案，包括：全院员工个人信息资料（花名册）；劳动合同及保密协议；勤打卡数据；工资、社保等薪酬相关资料；招聘表格、人才库等相关资料；员工绩效考核相关资料；其它应归档保管的文件、资料。
4.3 财务会计文件和档案，包括：各类审计帐册及报表；各类会计帐册及报表；固定资产资料；其它须保存文档。
4.4 药械设备文件和档案，包括：设备台帐；设备出厂合格证、使用说明书；设备安装、调试、验收报告；设备保修卡、保修协议及维修联系方式；
设备运行维修、保养记录；设备更新改造记录；设备管理制度；其它应保存的设备资料。
4.5 医疗文件和档案，包括：文件和档案内容由医疗管理部门提供。
文件和档案查阅与复制
1院长有权查阅医院所有文件和档案。
2病区、科室负责人有权查阅本科室所有文件和档案。
3其他员工因工作需要应经过审批后可借阅有关文件和档案。
4文档查（借）阅应在办公室进行登记，机密文档及权限外查借（阅）须办理审批手续。
5查（借）阅或复制除财务类、人事类以外的文件和档案须由办公室负责人审批，并进行相关登记。
6查（借）阅或复制财务文件和档案、人事文件和档案须由院长审批。
文件和档案的销毁
1超过保管期限的文件和档案，由文件和档案管理员依据文件和档案保管期限每年 3 月前编制销毁计划及清单，由办公室负责人审核无误后报院长审批。
2院长审批同意销毁计划后，必须指派两名（含）以上监销人员监督文件和档案销毁过程，并进行签字确认。
3销毁文件和档案清册要妥善保管，并将所销毁文件和档案在有关目录中注销。
永春县医院
二零一五年一月。