会议管理系统解决方案(41页)

会议管理系统解决方案

2017 年

1.项目概述

1.1. 现状概述

会议是企业日常工作的重要组成部分。随着一个企业规模越大、管理层级结构越细化、分支机构部署地域越广泛，传统的集中式会议（高昂的会议成本、低下的会议效率等）已经越来越不能适应一个现代化企业的会议沟通需求了。如何

有效地利用现有的办公网和工作电脑，将会议交流实现信息化，减少会议成本，是目前亟待解决的一个问题。

近年来，随着电子信息技术的快速发展，以全球化、网络化、智能化为趋势的办公方式越来越受到各行各业的青睐。软件会议系统在这个大趋势下应运而生，软件会议系统让身处异地的人们能够随时开会，瞬间见面、谈话、交换文档资料、共享信息资源、一起研讨决策，具有各种不可比拟的通讯优势，并能充分利用原有网络及设备，灵活部署远程会议通讯平台”，搭建起系统内的日常沟通、工作部署、培训招聘、工作交流等应用。

1.1.1. 企业直接经济成本效益分析

我们举个例子来说明一下这个情况，比如某个企业主要由集团控股、参股、分公司及办事处等组成，其特征为分布广、数量大，控股、参股企业员工数万人。集团与各子公司，子公司企业间，子公司与其下属企业或机构业务合作、工作汇报、经验交流，会议需求巨大。

传统的会议模式需要参会人员到指定会场不仅浪费经济成本，而且占用大量时间成本。以集团三个会议室的使用数据统计，平均每个月需召开20

次人数在30人以上会议（最保守数量，同时仅设定为省内企业），每次会议

的直接经济成本包括交通费、餐饮费、会议耗材费和人力成本费，其会议成本估算如下表：

按照上表计算，则每年集团因会议支出的直接经济成本在129.6万元，

若考虑到外地参加会议的机票费和住宿费，则每年会议成本会达到150万元

以上。

建设会议系统后，仅从直接经济成本上，每年就可为集团节约大量费用同时，会议系统的建设，也加速了企业内部的信息流通，降低企业经营成本的同时，迅速提高企业的运行效率。

1.1.

2. 企业效率提升效益分析

会议系统不仅能节约会议成本，而且通过高清音视频交互的基础，加上系统具有强大的数据交互能力，完全满足日常信息沟通需求，为员工节约沟通时间，提升企业运行效率。

传统模式下，下属企业如果需要提交一个报表，一般采用发送电子邮件的发方式。如果有疑问，简单的可采用电话沟通，复杂的，贝嚅要到集团总部进行沟通、或者下属企业之间也需要派人当面沟通。

这种沟通方式，不仅浪费了大量的经济成本，而且占用员工大量工作时间，无形之中降低了企业的工作效率。

采用视频会议的方式，则可以方便的进行面对面的沟通，而且通过数据协同办公，可以快速的实现办公数据的交流，节约了时间成本、提升了企业工作效率。

1.1.3. 企业文化普及效益分析

随着企业规模的扩大，下属企业之间沟通日益减少。集团企业文化及精神传达只能依靠传统文件下发的方式，不仅不利于企业文化的普及，而且无法在第一时间向下属企业全面传达集团会议精神。

采用会议系统，可以在集团有重要会议时，下属企业远程参加集团会议，利用多级级联功能，还可使下属企业的二级分公司也能分享集团视频会议。使集团会议精神在第一

时间传达到基层。简单、直接、高效。

1.1.4.企业整体管理效益分析

会议系统不仅对提高办公效率、降低办公成本起到了积极作用，同时也为企业信息化建设打下了良好的基础。通过会议系统，可以简化集团企业运营管理成本，使集团信息下达、业务反馈、数据交流快速便捷，利用会议系统的培训功能，还可企业管理培训实现质的飞越：由传统面授模式直接跃升为移动互联网培训模式。通过视频会议系统，可以使集团管理更加便捷、高效

1.2. 需求分析

会议系统应对企业发展需求应支持用户扩展、组织架构细化、跨地域分布的特

征；

系统功能可以满足多样的会议应用模式和场景；系统支持多网合一、多屏合一；

充分利用传输网络实现会议系统的联网；具备终端分辨率自适应调节功能，节省

网络带宽；支持移动终端功能（支持安卓手机、平板电脑等）；系统具备高安

全性，保障交互数据安全。音频效果好，具有自动唇音同步，声源可跟踪，清晰

无杂音，可实现多方实时讨论、交流；通过视频会议终端，实现点对点、点对

多点的高清晰视频会议召开的功能；通过所建设的会议系统，可同时满足实时

远程培训、远程会议、远程招聘等需求；实时同步、图像效果好，可以保证多

方进行实时会议、培训的图像效果高清流畅；具有可扩展性，各级设备都可通

过简单升级和改进，保证设备使用的连

续性和节约性；支持多级级联功能，支持大户量并发，以便未来扩容需要；

1.3. 建设意义

节约会议的经费、时间企业需要不定期地与各区域的分公司进行视频会议，沟通工作情况等等。如果长期往返集中于同一固定会议室开会，会议的经济成本和时间成本将会很高。

通过会议系统，参会者无需到指定的统一会议室开会，只需配置一定的设备、通过

互联网即可远程参会，避免往返途中的舟车劳顿，节省会议成本。

提高开会的效率由于召开远程会议的费用大致与开会的时间成正比，可促使与会代表节省时间，提高效率。

由于参加会议的人员就在本地，和会议有关的材料、文件、实物都在身边，可以充分方便地交流。

适应某些特殊情况对于某些交通状况不好的城市，会议系统将带来较大的方便。在一些特殊的项目紧急场合，可通过会议系统及时了解或发布紧急情况和决策，收效则难以用金钱来衡量。

增加参会人员

会议系统可以实现单点对单点，单点对多点的实时会议。可以随时增加会议代表甚至召开全体会议，总部决策可即时传达到相关单位员工。

提升整体工作效率

通过会议系统，进行虚拟的远程可视互动式会议，便可实现日常工作任务的完成。使用部门只需对网络、视频会议设备进行管理，大大的减少了召开会议和下达文件的工作量。在投资上，只需在完成第一次投资后，日后均可实现轻松的扩展。

1.4. 建设目标

通过贵单位项目相关人员的沟通，充分了解应用场景和需求后，我们通过产品部署和模块开发的方式，提供了适合贵单位日常会议应用的会议系统，这套系统能充分利用行业现有网络软、硬件设备及环境，有效丰富管理手段，依托互联网，建设互联网行业新型管理模式，把信息化应用落实到实处。这套会议系统以其卓越的音视频质量，强大完善的数据同步协作功能、可靠的系统性能、高效的大容量设计、开放的可扩展架构为各种应用场景和模式搭建了一个全方位、多层次、高效率的网络多媒体通讯平台。从而满足各行各业对会议系统的各类需求：常规会议应用（集团企业会议、跨国视频会议、商务谈判会议、企业日常会议、移动会议、远程招聘等）；远程培训应用（企业内部培训、各类考试培训、课外辅导培训、专业技能培训、金融工具培训等）；远程医疗应用（健康咨询、远程监护、远程诊断、专家会诊、教学直播等）；互动娱乐应用（电视网络互动、在线直播互动、视频聊天室互动等）；远程监控应用（生产过程把控、应急调度指挥、安全监管等）；协同办公应用（、即时通讯、企业原有办公系统的无缝对接融合）。