南京万科客户投诉处理作业指引

5)
客户关系中心周报
6)
《客户关系中心月报》
2)客服信息员收集整理，每周汇总成《客户关系中心周报》上报公司管理层。
3)每月26日，客服从明源系统导出相关投诉数据，并完成《客户关系中心月报》。
4)部门经理负责将重大投诉事件以投诉专题报告的形式向公司汇报，在公司部门经理月例会分享、通报。
《客户关系中心周报》、《客户关系中心月报》
四、附件
1、支持性文件
1)回访问卷
2)回访分析总结
4、突发事件处理
及时控制风险扩大
1)根据集团要求时限及时上报
5、客户投诉案例的统计、分析与反馈
在产品设计、施工、销售与服务过程中减少或避免缺陷问题的重复发生，帮助相关责任部门进一步总结经验，实现经验教训知识的共享，提高客户满意度
1)编写客服案例库
二、流程图
三、关键活动描述
序号
关键活动
组织/经办
流程说明
相关文件/记录
时间要求
1
投诉信息记录及处理时效
客户关系中心
1)客户直接拨打投诉热线电话的，由呼叫中心坐席统一录入明源系统，并指派至相关项目客服组，项目客服组须在一个工作日内与客户进行联系。
2)，客户在投诉论坛上的投诉，由客服信息员根据客户投诉内容，转发至相关责任部门，同时抄送项目客户经理，根据责任部门的答复，经过项目客户经理审核后形成回复意见。论坛开放期间的投诉，客服信息员在24小时内按照论坛格式完成回复，在非开放时间的投诉，客服信息员按照集团邮件回复要求答复投诉论坛小邮差收件人全体。
客户投诉处理作业指引
编制
宋丽
日期
2014/1
审核
宋丽
日期
2014/1
批准
付凯
日期
2014/1
修订记录
日期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
一、流程概述
流程目的
明确投诉处理的工作内容及职责，规范客户投诉处理流程，及时、有效处理客户投诉，提升客户满意度。
适用范围
适用于公司各项目的投诉处理过程。
术语与定义
2)根据应对方案与投诉客户进行分户或者共同谈判沟通；反馈谈判沟通结果，进行方案评估，拿出进一步处理意见，制定后续方案；
6
媒体曝光投诉处理
客户关系中心、总办媒体
1、对可能产生媒体曝光的投诉：
1)了解并整理客户背景资料（所从事的工作、家庭背景、联系方式等）及投诉情况说明等全部资料；
2)事前向公司客服、总办、媒体专员以及营销案场做出及时的预警；
a)建筑面积误差比超出国家相关规定或合同约定范围；
b)交付的房屋被质量监督部门认定为不合格、或有严重质量问题；
c)除不可抗力外，逾期交房时间超过买卖合同或补充协议约定；
d)规划或设计变更导致房屋发生重大变化，且未在规定时间内书面通知客户；（具体约定见项目销售合同具体条款）
e)因公司责任，客户无法取得房屋产权证、土地分户证；
重大投诉、热点投诉、群诉发生后1个小时内短信/电话上报集团总裁办负责人、集团客户关系负责人、集团客户关系信息对接人；24个小时内，邮件发送集团总裁办业务信息组、集团客户关系中心、集团法务部、集团媒体与新闻中心，抄送区域负责人、区域业务信息组、运营管理对接人、公司总经理及相关专业负责人。
《突发事件上报模板》
f)因客户提出诉讼，法院判定退房的。
4)如不具备退房条件，经公司审核也不同意退房的，项目客服应采取维修、协商或按公司统一意见予以处理。
5)如不具备退房条件，客户仍坚持退房并采取其他方式要求公司同意退房并承担退房损失的情况，由项目客户经理视情况严重程度决定处理意见并报部门经理审批，由部门经理上报公司领导；经公司研究后决定是否可以退房，项目客服经理根据公司研究后的统一意见予以处理。
《南京万科媒体工作指引》
7
退房处理
客户关系中心、营销部
《商品房买卖合同》签订后，客户因销售、设计、工程及其他公司原因提出退房投诉的受理及处理：
1)客户提交退房的书面申请（客户投诉）；
2)项目客服受理客户退房要求，对客户退房申请理由进行调查、处理，法务、营销部及其他所涉及的相关部门须进行配合；
3)项目客服负责协调公司各相关部门分析退房的可行性。有如下情况可予以退房：
流程要素描述
CP点
对流程的影响
控制要点
1.投诉端口分类
针对投诉内容进行分类，便于快速解决投诉及后续统计分析，缺陷反馈，经验积累
1)分类人员的专业性
2)根据明源系统投诉分类原则进行分类
3)记录完整、正确
2.投诉级别的判断
规范客户投诉处理流程，提高处理效率
1)分级合理性
2)集团定义划分
3.投诉回访
保证投诉工作的处理质量，完善客户投诉工作的环节管理，提升客户满意度
《工程质量投诉处理作业指引》、
《谅解备忘》
10
投诉回访
客户关系中心
1)投诉关闭一周后，由呼叫中心进入“明源系统投诉回访问卷”进行回访，客服信息员在每月26日导出相关数据并进行数据整理，客户关系专员在次月5日前完成相关分析报告。
2)项目客户经理须根据分析报告进行总结，根据满意度调查结果汇集梳理客户不满意见，对不满意客户开展有针对性的情感修复。
5)依据与客户受理情况，在必要情况下项目客服组将问题上报客服经理，或召集专题会议协商，形成统一处理意见、方案和说辞，按照公司最终意见实施。
6)第三方专业鉴定：客户主动鉴定行为，掌握鉴定部门，跟踪鉴定过程及结果，提供投诉资料会同专业人员制定处理方案；客户要求公司进行专业鉴定的，项目客服组逐级上报公司，获得公司批准后，提前与客户确定好第三方鉴定费用的归属方，同时鉴定机构需由双方共同确定，提前确定鉴定风险并制定处理方案，对鉴定结果进行风险控制。
1、重大投诉：已经引发法律诉讼、已经被媒体曝光、投诉发生一个月后仍未能得到有效解决或10人以上的集体投诉。
2、热点投诉：可能引发法律诉讼或被媒体曝光、处理完毕后发生二次投诉、投诉一周以后仍未解决或3人以上的集体投诉，或需要顾问支持和其他公司提供协助（包括经验支持）的投诉。
3、群诉：一个月内累积10位以上的客户投诉(包括论坛投诉)；投诉问题涉及户数多于20户。（注：物业认为3户以上就同一问题的投诉即为群诉）
3)将所掌握的投诉信息及情况会同相关部门及领导共同制定解决方案，制定、审定媒体通稿和业主回复函；
4)通过与业主的沟通尽可能的掌握投诉动向（如向何报纸、电台、电视台投诉曝光等）；公司营销、总办、客服做好媒体公关，避免曝光事件的发生；
5)与集团媒体、客户关系管理部、法务部沟通预警，并取得专业支持和指导；
4)其他任何部门或个人以任何渠道（当面、电话、书面、网上）接到与地产公司相关的投诉都应及时以电话告知并以邮件形式知会所在项目客户经理，抄送给客服信息员。接收信息要求准确、详实，并由接收人及时录入明源系统并跟进处理。
5)呼叫中心坐席或其他工作人员在非工作时间受理投诉应向业主说明反馈时间取得业主的理解后在工作时间开始后处理；如业主不接受则立即联系项目客服组进行后续处理。
9
投诉赔付
客户关系中心
1)工程质量类投诉引发的赔付具体参见《工程质量投诉处理作业指引》，其他投诉引发的赔付由客户关系中心参照以下补偿原则进行协调处理。
2)补偿原则：
a)对于公司违约的，按合同约定的违约责任执行；
b)其它原因产生客户赔付的，合理的补偿公司应按照相关法律法规的规定履行赔付责任；不合理的补偿确定公司应考虑品牌影响，评估风险，逐级请示后确定是否让步处理或做好危机公关工作。
1)
《客户关系管理程序》
公司客服流程文件
2)
《工程质量投诉处理作业指引》
公司客服流程文件
3)
《工程保修管理程序》
工程管理部（房修）流程文件
4)
《南京万科工程质量投诉赔偿管理办法》
5)
《南京万科媒体工作指引》
2、表单与模板
1)
突发事件上报模板
2)
谅解备忘
3)
投诉、维修回访问卷
4)
客服案例库
南京万科缺陷自查表
回访问卷
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投诉案例编写
客户关系中心
投诉处理关闭后一周内，项目客户经理依据投诉实情判断是否有案例价值。对具备价值的投诉写成案例，并配以客户导向的建议描述在每周客服周报及部门经理月度会议上进行通报。
客服案例库
12
投诉统计和反馈
客户关系中心
1)各项目客户经理，负责将每周投诉受理和完成情况进行梳理，每周一以《客户关系中心投诉周报》的形式反馈到部门信息组及部门经理。
8
投诉引发的诉讼处理
客户关系中心、总办法务
1)诉讼、第三方协调：提供投诉的情况说明等相关资料，做好取证（照片、录音等）工作；公司成立专项处理小组，制定统一说辞，商讨并制定处理意见；与第三方进行沟通体现客观事实。
2)确定诉讼和第三方协调后由总办法务介入后续跟进事宜，每周向项目客户经理及客服信息员反馈相关进展。
6)一般投诉的处理完成时间为5个工作日，其他投诉处理完成时间15工作日（不含客户因素导致无法处理的时间）
7)对于有可能发生群诉、媒体曝光等突发事件，项目需第一时间电话通报客服经理、公司总办负责人及媒体专员、客服分管领导。
客户投诉记录
电话投诉：一个工作日；
集团投诉：24小时反馈
2
投诉上报原则
客户关系中心
4)如需现场处理的，项目客服组及时到场了解情况，可安排处理的立即安排，无法立即处理或无法即时明确回复的做好解释工作，寻求客户谅解。在双方约定的工作日期限内给予客户回复。客户对于回复意见存有异意的，视实际情况了解客户拒绝的原因，必要时可请专业设计师、工程师、房修工程师等专业人员到场协助分析。但注意除房修工程师之外的专业人员只协助分析、判断，一般不与客户直接对接；重点客户处理过程应全程保留影音等重要资料。