时间管理讲义(讲师版)

时间管理讲义(讲师版)
2020年7月16日星期四
成事在人
Talent makes the real difference!
计划、个人成效与时间管理
《计划、个人成效与时间管理》 是通过建立以价值为基础，从结果出发 的时间管理体系，使经理人学会从琐琐 碎碎的工作干扰及巨大的工作压力下中 解放出来，更大限度地实现工作与生活 的平衡，从而发挥个人成效，以充实、 美好的心态面对工作，用科学、实用的 工具与方法管理工作。
级 • 避免将时间花在琐碎的多数问题上
课程内容
• 时间管理的概念 • 时间管理的误区 • 时间管理的原则 • 时间管理的工具 • 时间管理的建议
时间管理的工具
• 年度时间规划 • 周工作安排表 • 日工作计划表
年度时间规划
• 我希望在这一年过去以后得到什么？ • 除此以外，这一年中还有哪些事情需要我花费时间？ • 我必须做哪些事情？ • 这些事情必须在什么时候完成？ • 这一年中有哪几个关键的任务？ • 我将怎样根据这些关键任务分配安排时间？ • 预计有哪些事情会干扰今年计划的执行？（如搬家、生小
• 我们有不同的价值标准，它们形成我们个 人特性的基础，也是我们进行时间管理的 基础。
• 大多数时候，我们根据自己的价值观采取 行动，虽然往往没有意识到这一点。
• 练习中的价值观：
– 健康——看牙医，洗澡，等等 – 家庭——给家里打电话，等等
– 友谊——买礼物，回信，参加聚餐，拜访 朋友，等等
– 爱情——准备烛光晚餐，等等
• 2.根据SMART原则，制定初步目标 ☆要点：使当前目标逐步成为好的工作目标 ☆针对点：好的工作目标是计划的核心；SMART原则
• 3.根据历史数据，现实情况，修订目标 ☆要点：与过去比较，确定改进；收集相关信息，评估影响因素；调 整初步目标 ☆针对点：好的工作目标是计划的核心；SMART原则
• 4.分为关键目标和日常目标并明确达成标准 ☆要点：关注关键领域，维持一般领域；定好标尺 ☆针对点：分清既定目标群中的主次；定位要达到的标准
八二规则
优先矩阵：分辨重要与紧迫 阻碍生产力提高的十大障碍及相应对
策
安排日程 建立文档系统, 清理桌面 授权 工作的分解途径 吃大象原理 大脑图的运用及实例
三、确立目标 事件构成了生命，目标决定成败与命运 目标的挑战 目标的特征：何为好目标，如何制定目标
四、把知识化为行动 制定个人行动计划
• 明确时间 的概念
• 了解时间 管理的误 区
• 具备时间 管理的能 力
课程内容
• 时间管理的概念 • 时间管理的误区 • 时间管理的原则 • 时间管理的工具 • 时间管理的建议
课程内容
• 时间管理的概念 • 时间管理的误区 • 时间管理的原则 • 时间管理的工具 • 时间管理的建议
天底下每种事物都有其季节性，而每个时刻也都有其
培训内容
一、分辨个人的价值
时间管理是建立在价值基础上的选择 质变与应变：找到自己的价值和目标 效率与成效：建立成效观念
The enemy of the “best” is the good.
3D与传统结构下管理人员的习惯 价值和目标是决定轻重缓急的依据
二、时间管理技巧
寻找压力的来源：大脑负担 不同类型问题采取不同方法处理：4D 抓主要矛盾，系统化解决主要矛盾：
– 维持任务指：完成这些任务可维持你现在的情 况。例如，你每个月缴纳房租和水电费。
• 拿出《时间管理练习》，请先将它们按重 要任务和紧急任务的四种组合分类，再按 发展任务和维持任务分类，然后把它们按 重要程度排序。
• 对比现在的排序和上次的排序，两者有什 么区别吗？
合理地安排时间
• 帕累托原则 • 确保最关键的20%的活动具有最高的优先
很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题； 其实并没有所谓‘时间太多’或‘时间不够’的情形所在； 一天就是二十四小时，不多也不少； 不管你是谁，都是一样的； 所谓时间太少，只是表示在这段时间里要做的事情太多，以 致这段时间不允许而已； 时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻觉告诉他们值 得去做的事； “能够做”和“本来可以做”基本上并没有多大的差别存在
等） • “如何分工”——各成员分别做什么，分别承担什
么样的责任 • “何时做”——准备时间、起止时间、进度安排 • “涉及范围”——涉及哪些部门、哪些地理范围 • “投入多少资源”——成本、费用、代价 • “应变措施”——考虑应付意外的对策
制定计划的一般过程
• 1.围绕最终目标，明确当前目标范围 ☆要点：计划方向与最终目标一致；初步锁定当前目标区域 ☆针对点：明确当前做什么；估算当前能做到大致什么程度
请完成《时间管理能力自测题》
时间管理的误区
• 工作缺乏计划 • 组织工作不当 • 时间控制不够 • 整理整顿不够 • 进取意识不强
时间管理的误区
• 时间大盗有：
打扰 （电话或没有预约） 重要性次序无所调整 没有目标、次序和计划 叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝 个人缺乏组织能力 缺乏自律 会议 资料不完整或有所延误 文书工作和繁文缛节 分不清责任和权力
的事
• 通过制定目标与规 划，能完成较多事
• 因事先准备充分， 会议或行事较能发挥 实效
缺点：
• 实现更多目标，却
未必满足真正的需求
• 最重要的事就是时 间表上的事
优点：
• 能将价值观化为
目标与行动
• 能发挥短、中、 长期目标的效果
• 效率提高，时间 与自我更具管理技 巧
缺点：
• 价值观未必符合
自然法则
• 人们视时间为不可竭尽的资源，并未了 解其自然规律
• 人们不善于检查提高时间管理办法，不 知道“重要”与“紧要”之区别
• 有时间观念的人不善于控制时间，他们 不知怎样制定一个时间管理系统
• 请完成《时间管理练习》
课程内容
• 时间管理的概念 • 时间管理的误区 • 时间管理的原则 • 时间管理的工具 • 时间管理的建议
学员收益
寻找并克服阻碍个人成功的障碍 学会设立目标掌握生活 分清效率与成效，培育成效观念 学会计划与授权技巧 理解制变，摆脱危机管理与工作压力 理解重要与紧迫的区别，学会专注 学会自我管理的实用工具 学习基本时间管理原则和技巧
适用对象
总经理、副总经理及各部门主管
时 间 管 理
课程目标
☆针对点：约束条件 • 8.分配资源
☆要点：分配需要的资源、需要投入的时间和投入的量 ☆针对点：资源保证 • 9.审定计划 ☆要点：评价计划的完整性和可行性 ☆针对点：计划与最终目标的必然联系
分清工作的轻重缓急
• 优先矩阵 • 二维分法
优先级排序
• 优先矩阵
– 紧急任务指：如果不能按期完成，它对你或别 人的价值会减少甚至消失。
不能自我约束
善忘 交通堵塞
时间管理学的演变
第一代
第二代
第三代
第四代
优点：
• 重要事情发生时应变 能力强，有顺应时势的 变通能力；
•人际关系较佳
• 时间安排不会太紧凑 或太复杂，会逐步完成 待办事项
缺点：
• 没有严格的组织架构 ；
• 因忽略组织规划而疲 于应付；
• 最重要的事就是眼前 的事
优点：
• 准时赴约做答应做
• 无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说 ，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是 无法取代的。
• 无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧 失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍 了时间，任何人都无力挽回。
四个影响时间效率的因素
• 人们并不尊重时间，他们不了解其重要 性
• 确定上面所列项目中最重要的五项
第二步：贡献与成就
• 当我发白日梦时，我看见自己做什么？ • 如果没有时间及资源的限制，我会选择做
什么？ • 什么是我未来对别人最重要的贡献？ • 我有什么已发展或未发展的才能？ • 有什么事是我应该去做，但往往用不同的
借口而放弃不干的？
第三步：回顾有影响的人士
EDWARD·W·CARTER 是 BRORDWAY HALE 连锁店的创始人及现任的董事长，他从 1946年成立4间店，到1968年为止共拥有46家连 锁店，他曾经在“FORTUNE”上谈到有关时间管理 的问题：
“对我们大部分人而言，我们必须下达的最重 要决策，就是如何去使用自己的时间。对我来说 。我就不会将自己的时间花在需要很多生产劳力 ，而成果却平凡无奇的事情上面。而且，只要我 能找人去做的事情，我绝不会自己去做”。
存在的目的，生命诞生的时刻；生命枯萎的时刻；播种
的时刻；收成的时刻……以及保持缄默的时刻，挺身讲
话的时刻。
旧约圣经之传道书
我们是每分钟的主人，否则便是每分钟的奴隶 ，
我们利用时间，否则时间利用我们。
“不能管理时间，便什么都不能管理”
杜拉克
“管理”时间是不对的，管理的只能是你自己，因此“时间 管理”就是“自我”管理；
• 不速之客 • 某些电话 • 某些信件与报告 • 某些会议 • 必要而不重要
偏重第一类事务，结果
• 压力
• 精疲力竭
• 危机处理
• 忙于收拾残局
紧急
不重要
重要
偏重第二类事务，结果
• 有远见，有理想
• 平衡
• 纪律
• 自制
不紧急
• 少有危机
紧急
不重要
重要
案例：老王的故事
延
误
1、没有以第一时间把报告做好 2、打算做报告的当天
——下属生病，代出席会议 ——上司紧急命令 —— 一些电话
3、下班回家
4 、看电视
5、放弃工作
6、赖床
7、没有带一些文件回家 8、上班