差旅费管理系统规章制度(集团统一)

差旅费管理制度

第一章总则

第一条为了加强对福中集团有限公司及其所属公司（以下简称各公司）的差旅费用及招待费用开支的内部控制和管理，保证费用开支合理、合法，提高费用开支的效益管理，特制定本办法。

第二条本办法中所提“费用”仅指差旅费；本办法中所提“财务部门”，根据不同情况分别指集团财务管理中心、分子公司财务部；本办法中所提“人力行政部门”，根据不同情况分别指集团人力资源中心、分子公司人力行政部。

第三条集团总部及下属子分公司、控股公司各部门按照费用预算对费用开支实施包干控制；日常的费用报销审核及费用预算执行情况的监督由财务部门归口负责，人力行政部门配合控制。

第二章费用审批与控制

第四条集团及各子公司对费用开支业务实行预算管理。费用开支预算的编制参见各公司《预算管理制度》。

第五条费用开支业务的执行和考核必须严格以预算为基础。预算内的费用开支，由财务部门监督执行；预算外的费用开支，属子公司的，须由各公司总经理审核后由财务部上报集团财务管理中心、总裁批准后给予报销；属总部的，根据《财务审批权限表》则须由中心总监审核后报集团财务管理中心、分管副总裁或董事长批准后给予报销。

第六条财务部门负责解释费用科目的内容及开支项目的范围。

第七条集团及各子公司的费用必须专款专用，不得互相占用。费用不得突破月度计划，如因特例发生超月度预算支出，事前办理追加预算手续，审批程序同第四条规定。

第八条任何人员不得持与所属公司经营业务无关的原始凭证至财务部门报销，如经发现存在此种情况的，将按所属公司的奖惩相关制度处理。

第三章差旅费审核细则

第九条差旅费控制与审批流程如下：

（一）出差人出差前需填写《出差申请单》，经部门或公司负责人审批后，才能予以出差；分子公司总经理及职能中心总监出差需董事局主席批准；附表1《出差申请单》。

（二）出差申请人到财务部门办理出差借款手续，详见所属公司《报销审批制度》之内部借款有关规定，出差借款需附经过审批同意的《出差申请单》作为附件才能予以借款；

（三）出差人出差结束后，需填写《出差情况完成表》，经部门或公司负责人审批后，才能予以报销差旅费用；附表2《出差情况完成说明》

（四）出差申请人须于出差结束后七个工作日内填写附表3《差旅费报销单》，完成报销手续（需提供《出差情况完成表》作为附件方可报销）；

（五）报销单按差旅费开支标准核算，财务部门付款。

第十条差旅费（包括：住宿费、外地市内交通费、伙食费、电话费）实行限额管理。

（一）开支标准：

（二）乘座交通工具标准

第十二条出差报销若干具体规定

（一）遇特殊情况，子公司部门经理及以下级别人员经所属公司总经理特批可乘坐超标交通工具或席位，总部部门经理及以下级别人员经所属部门负责人特批可乘坐超标交通工具或席位；若无批准擅自乘坐超标交通工具或席位，只按上表标准报销，其差价自行承担；

（二）出外学习、培训和参加会议的人员，如果主办单位统一安排食宿，食宿费已包含学习、培训、会议费用中的，凭会议证明和发票，在审核后按实报销学习、培训、会务费，不再另报住宿费和伙食补助费。

（三）员工到异地出差，已由对方安排住宿的，按出差天数报销伙食补贴；

（四）员工到集团或子公司所在地出差，如有宿舍可供住宿，则不可报销住宿费，如有食堂或免费午餐供应，则不可报销伙食补贴；如安排了食宿，则不可报销住宿费及伙食补贴，仅按照标准给予交通补贴；

（五）出差期间因工作需要可应酬宴请，报销时填写《招待申请单》（见《招待管理办法》），经所属中心／子公司负责人及总裁办总监批准后方可报销，且当日不得报销伙食补贴；

（六）出差天数按在外实际天数计算，如超过半天（12小时）不满一天者按一天计算；如不满半天者，算头不算尾（或算尾不算头）；

（七）派驻外地公司依规定可享受探亲假的人员，经批准享受探亲假的，附有关探亲的申请可按标准报销往返路线路费，但不再提供补贴。

第十三条在本市内出差，不论时间长短，均不发给出差补助费，乘坐郊区公交车，可凭公交车票据实报销，南京市内出差高淳、溧水的，可按15元/天给予伙食补贴，特殊情况出差较远市属县区必需住宿的，经分公司负责人批准，一律按非省会城市标准报销住宿费。

第十四条住宿费报销条件：住宿费系指房间标准，按出差的实际住宿天数凭正式发票计算报销。两人或两人以上同行，赴同一个出差地的非异性员工，未经总裁批准，不允许分别入住单人房间。因特殊情况住宿费用超标的，经总裁批准后方可报销。实际住宿费如未经批准超过规定限额标准的部分由出差人员个人承担，不予报销。

第十五条出差的行程路线须与《出差申请单》上标明路线相符。不得乘坐旅游轮船和旅游专线的汽车，不得绕行。违反规定的，其超出标准的金额，由出差人员自行承担，并扣减多行走天数已计列的伙食补助和发生的其它费用，且多行走的天数按旷工处理。

第十六条乘坐飞机者，其乘坐往返机场的专线客车费用可凭票报销，不在市内交通费包干的范围。

第十七条如经审查后，发现有弄虚作假者，按多报住宿费和伙食补助费的5倍罚款，给予其所在公司或部门负责人2倍的罚款。

第十八条严格控制出差人数，对查实的多派人出差的公司或部门领导处以多派人出差费用的2倍罚款。外单位人员为我公司临时办事，其费用开支，经总裁批准可实报实销

第十九条在出差地打车的费用，经公司或部门负责人签字同意后方可报销，但不再享受当天交通补助。

第一十条出差人员必须在返回公司后的7天内报销差旅费用，超过时间财务部门有权拒绝报销。因故需延期报销的，须有公司或部门责人审批的书面申请报告。

第二十一条差旅费报销单必须如实填写出差人数、出差人姓名、出差事由、出差的起讫日期和时间、出差地点等。若在出差地发生招待费支出的，招待费用

必须单独填写费用报销单，并与差旅费同时办理报销手续。两人或两人以上同行，赴同一个出差地的，报销时，差旅费用必须填写在一张差旅费报销单上。若同行的出差人员分属不同部门或分公司，且费用亦需不同部门或分公司分别承担的，或因故不能同时返回的，可分拆办理报销手续，但必须附有详细的分拆说明。

第二十二条乘坐的长途交通工具（车、船、飞机等）费用，必须凭正式、合法、由机器开具的正规发票方可报销。否则，该费用及因此而无法确认出差天数的住宿费、伙食补助、交通补助等，一律不予报销。

第二十三条因工作出差外地的，非必要情况，原则上不得派车，应首选火车、长途客车等公共交通工具。自己开车出差的，油费报销上限不得超过公共交通工具往返车票的费用。

第二十四条集团公司至各子公司考察指导工作差旅费的划分：

（一）集团公司派人到子公司指导工作的费用分摊原则是谁邀请谁承担，由归口部门在月度预算中提交集团来人的费用预算，并向所属子公司的人力行政部申请，人力行政部接到申请后须向总经理汇报后统一安排集团来人的接待；

（二）对子公司邀请集团公司派人至当地指导工作而发生的差旅费由集团各中心负责人进行审核后报集团总裁审批后由各分子公司报销付款。

（三）对子公司各部门邀请集团公司派人至当地指导工作而发生的差旅费用，全部由该子公司的对口部门承担。

第四章监督检查

第二十五条各公司财务部门和行政部门应建立对费用开支业务的监督检查办法，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期和不定期地进行检查。

第二十六条费用开支业务监督检查的内容主要包括：

(一)费用开支业务流程的遵循情况：重点检查各项费用开支是否按照规定的流程执行，是否存在跳跃某些环节的情况；

(二)费用开支审批办法的执行情况：重点检查费用开支的审批手续是否健全，是否存在越权审批行为或无特殊原因而事后补批的形为；

(三)内部凭证和报告体系的完整情况：重点检查各项费用开支涉及的内部凭证体系是否完整，应定期提交的各种费用预算执行情况的报告是否及时；