归档文件整理规则2018

归档文件整理规则
荆门市档案局 曾彩彩
2018年4月10日
主要内容
1 概述
2 归档文件整理的一般要求
3 纸质归档文件的整理要求
4 归档电子文件的整理要求
01 概 述
01 概述
1 修订内容：
本标准代替DA/T 22-2000《归档文件整理规则》； 本标准与DA/T 22-2000相比主要有以下变化： 标准的总体编排和结构按GB/T1.1-2009进行了修改； 标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件 材料； 调整归档文件分类方法； 增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、 排架要求； 增加归档文件档号结构和编制要求； 将室编件号、馆编件号统一为件号； 在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
• b）按机构（问题）分类
• 按文件形成或承办机构（问题）分类。机构分类法与问题分类法 选择其一适用，不能同时采用。
• 采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分 类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题 分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。
• c）按保管期限分类
• 介绍信及存根、新闻报道材料
介绍信及存根可依材料多少按时间顺序自定 件数，如一年或半年的作为一件。组织人事 部门或有些比较大的系统等形成大量的介绍 信或存根，可按原装订方式，一册作为一件， 但跨年度的材料应分别组件。
（新闻报道材料的组件也依此办理）
• 行政审批、处罚等材料
机关行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料，以及行政处罚、 处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料，一次审批或处罚材料之间 联系紧密，如各自组件会影响档案的检索利用。
“D10”标识 • 机构（问题）代码：采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代
码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代 码。
• 件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4 位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。
• 归档章
1、件的构成
• 正文与附件 • 附件是指属于正文之后的其它文件材料，作为正文的补充说明或
参考材料，如附带的图表、统计数字等，正文与附件为一件（一 般情况），如果附件量太多或者太厚不易装订，也可各为一件 （特殊情况）。
• 文件正本与定稿
• 一般来说，文件正本与定稿为一件（一般情况），但定稿过厚不易装订 的，也可单独作为一件（特殊情况）；重要文件（如法律法规）须保留 历次修改稿，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。
分类
年度—机构（问题）—保管期限
适用于多数机关
年度—保管期限—机构（问题）
• a）按年度分类
• 按形成年度分类。跨年度一般以文件签发日期为准。计划、总结、 预算、统计年报、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度 的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议 文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无 法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。
全宗号
文书文件 材料代码
文件归 档年度
件号
永久 综合类 代码
• 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号 • 档案门类代码：由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识 • 年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注，如“2017” • 保管期限：分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、
（三）排列
• 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。会议文件、统计 报表等成套性文件可集中排列。
• 不过分强调事由原则，放弃重要性程度标准。
（四）编号
• 编号：归档文件依据分类方案和排列顺序编写档号。 • 档号的编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。 • 档号结构：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号 • 例：129-WS·2017-Y-ZHL-0001
• 来文与复文，去文与复文
“来文与复文”或称为“往复文件”，是对联系密切的来往性质的文件材料 的概括性表述。从文种上看如请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与 报告等，根据检索需要，此类文件“一般独立成件，也可为一件”，具体处 理方式由机关自选掌握。
• 文件与文件处理签
文件在运转过程中，一般都有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还 附有领导批示的签批条这些表单是归档文件不可分割的重要组成部分，应与 文件作为一件。
• 报表、图册、名册
• 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值， 因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。但报表、名册、图册 等作为文件附件时，一般与文件一起作为一件。
• 会议纪要、会议记录
会议纪要一次为一件；使用专用记事本记录的，一本会议记录应作为一件保 存，但不同年度、不同会议类型的会议记录不应作为一件。使用会议记录纸 记录的，可以一次会议记录作为一件，也可根据材料厚度自定件数，如一年 或半年的作为一件。
常见的问题
3.跨年度形成的文件 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会
跨年度形成文件。这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办 结年度。
4.几份文件为一件时，“件”的年度 按照《规则》规定，不只是单份文件，正本与定稿、来文与复文等也可
作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。
（五）编目
• 编目：依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便 于检索。
• 体现为纸质目录和电子目录两种形式。推荐由系统生成或使用电 子表格进行编制。目录表格采用A4 幅面，页面宜横向设置。
• 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的内容应 该体现来文内容。
序号：填写归档文件顺序号。 档号：按照生成的归档文件档号填写。 文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映主要内容、不方 便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。 日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如20170310。 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。 页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。 备注：注释文件需说明的情况。
incididunt ut labore
• 原件与复制件
• 对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔 书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包 括复印机制作的复印件、计算机重新打印件以及手工誊写的抄件等。这些复 制件应与原件作为一件。
• 正本与翻译本
• 归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件 目录，应编制封面。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期 限装订成册。
03 纸质归档文件的整理要求
纸质归档文件的整理流程
组件 修整 装订 分类 排列 编号 编页 编目 装盒 排架
• 归档文件除正本外，还有其他不同语言的翻译本（含少数民族文字文本）需 要留存的，一般来说，文件的正本与翻译本为一件（一般情况），但翻译本 过厚不易装订的，也可单独作为一件；多种不同语言的翻译本也可各为一件 （特殊情况）。
• 中文本与外文本
• 同一文件除中文本外，还有内容与中文文本相对应的外文文本需要归档的， 一般来说，文件的中文本与外文本为一件（一般情况），但外文本过厚不易 装订的，也可单独作为一件；多种不同语言的外文本也可各为一件（特殊情 况）。
一般情况下，一次审批、审查、核准、处罚、处分、复议、国家赔偿形成的 文件材料应作为一件。
• 2、件内文件排序
• 排序原则：结果前置，即结论性文件在前。
• 正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后； 原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前， 少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时， 复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文 在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。
一般整理步骤
分类
编号
01
02
03
04
05
组件
排列
编目
（一）组件
• 1、件的构成
• 归档文件一般以每份文件为一件。
• 正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改 稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译 本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件 （作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议 记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文 （请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有 文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
• 归档章应盖在归档文件首页上端空白位置。如批示或收文章等占用上述位置， 可盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。
• 首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加 盖归档章。光荣册等首页无法盖章，也无法在文件首页前另附纸页，可在材 料内第一页上端的空白位置加盖归档章。统计报表等横式文件，在文件右侧 居中位置加盖归档章。
常见的问题
2.一份文件有多个时间特征 包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、 发文和收文日期等等。分年度时，一般来说应以文件签发日期 （即落款日期）为准，据以判定文件所属年度。文件签发日期应 与制发日期一致，制发日期不得在签发日期之前。
例如：2016年形成的《2017年工作计划》，应归入2016年度； 2016年形成的《2015年工作总结》，应归入2016年；2015年制 发，2016年生效的法律法规，应归入2015年。