档案中如何编全宗卷 ()

档案中如何编全宗卷

一、何为全宗卷？

全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。

二、全宗卷规范的主要内容有哪些？

全宗卷规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理办法。

三、全宗卷规范的适用范围是什么？

全宗卷规范适用于各级各类档案馆和各机关、学校、团体、企事业单位档案机构(即档案室)。

四、?全宗卷编制原则是什么？

1.档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。

2.全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。

3.全宗卷内的文件材料，应按照其固定的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。

五、全宗卷的主要内容与类目。

1.全宗介绍——全宗内档案内容与成分介绍。

2.大事记——突出大事、要事不漏、小事不要。

3.档案收集。

(1)档案交接文据；

(2)档案移交目录(如文书档案案卷目录、全引目录、科技档案分类目录、总目录、会计档案保管清册、移交清册)；

(3)档案接收、征集记录；

(4)档案来源和档案价值说明；

(5)接收档案的标准、名册和数量。

4.档案整理。

(1)档案整理工作总体方案。

(2)档案分类方案。

(3)档号编制说明。

(4)全宗内档案分类、排列、编目、编号规则。

(5)档案立卷说明。

(6)文件材料归档案与不归档暂行规定。

(7)案卷目录情况说明。

(8)档案整理工作总结。

5.档案鉴定。

(1)档案鉴定工作领导小组名单。

(2)档案保管期限表。

(3)鉴定档案分析报告。

(4)销毁档案的请示与批复。

(5)销毁档案的清册。

6.档案保管。

(1)档案安全检查记录。

(2)档案保保护设备配置情况表。

(3)档案修复、消毒记录和每年库藏档案清点记录。

(4)档案管理制度与专兼职档案员岗位责任制等。

(5)库房温湿度控制手段与措施。

(6)库房温湿度统计分析报告。

7.档案统计。

(1)档案工作年度统计报表。

(2)档案收进、移出登记记录。

(3)室藏档案基本情况分析统计报表。

8.档案利用。

(1)机构沿革。

(2)检索工具统计表。

(3)编研成果统计表。

(4)会议简介。

(5)基础数据汇编。

(6)档案工作年鉴。

(8)重要文件汇编。

(9)档案利用效果汇编。

9.档案管理新技术的的应用。

(1)档案信息化与现代化管理辅助说明。

(2)计算机辅助管理档案应用与数量统计。

六、全宗卷整理。

1.全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，应及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。

2.整理组卷时，必须认真检查。鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，有重要遗缺或无保剔价值的应予以补充或剔除。

3.卷内文件材料按问题—时间进行补充排列，排列顺序为：全宗指南(全宗介绍)、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。

4.卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号、装订后装入卷盒。

七、全宗卷文件材料的编号。

首先应确定全宗卷文件材料所属的类别，如：档案分类方案、档号编制说明就应归入“档案整理”类目，然后再根据编目、编号的要求，给予相应地编目和编号，如：4—1—1，是指“档案整理”类目中的“档案分类方案”属类中的第一件。其中4代表“档案整理”类目（大类），中间的1代表“档案分类方案”，后面这个1代表文件材料排列的顺序号。

其次，在确定好全宗卷内文件材料所属类别和属类后，正确编写顺序号，要求编号在每个大类和属类中进行，不同大类的序号是不同的，同一大类和属类的文件材料，编号是连贯的。

八、全宗卷的管理。

1.档案馆形成的全宗卷集中保管，按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。全宗卷内文件材料过多时，可装数盒，形成若干分卷，并在全宗号后面加短横和分卷序号，如：全宗介绍：1—1，1—2。档案室形成的全宗卷应根据文件材料的多少而定，若多也可分成若干卷，然后分别编写。

2.档案室和馆藏全宗极少的档案馆，其形成的全宗卷，可置于每个全宗排列的卷首。

3.全宗向档案馆或有关单位移交时，其全宗卷应随同移交。