各门类档案整理(ppt33张)

五、排架 同一保管期限内的档案依年代次序上架，不 同保管期限的档案分别排架。
库房：1、同门类档案排在一起 2、同一门类中同一期限档案排在 一起 3、 遵循“从里到外、从上到下、 从左到右”原则
二、照片档案的整理（另）
各门类档案的整理
一、 文书档案整理
•简化整理方式：以件为整理单位，2003年
（含）之后的文书档案； 国家档案行业标准《归档文件整理规则》 •以件为单位进行装订、分类、排列、编号、 编目、装盒
（新立档单位全部材料按简化方法整理）
归档文件整理工作应建立在文档一体化 管理基础上，运用计算机及档案管理软 件辅助整理工作。 所用档案管理软件须符合江苏省地 方标准《文书档案文件级目录数据库结 构与交换格式》（ DB32／505－2002） 要求。
正文与文件处理单为一件（有重要领导指 示的，应计入页数）；来文与复文（指请 示与批复、报告与批示、函与复函）可为 一件；经过若干环节、层次办理的来文、 复文，超过两件的，则将所有的来文、复 文分别作为一件；报表、名册、图册等按 其原来的装订方式，一册（本）为一件； 未装订的式样同一的表格，以一定单位组 合（表头名称或填写单位），可装订在一 起作为一件。
（看例图）
7、装盒 （1）档案盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填 写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限
的文件不得装在一盒内；采用机构（问题）分类的， 不同机构（问题）不得装在同一盒内。
A、档案盒封面应标明全宗名称，即填写各单位 的名称。 B、档案盒脊背上设置有全宗号、年度、保管期 限、起止件号、盒号等为必备项，机构（问题）等 为选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和 最后一件文件的件号，中间用"一"号连接；
（2）备考表 备考表置于盒内文件之后。项目包括盒内文件情况说 明、整理人、检查人和日期。 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移 出、销毁等情况。 整理人：填写负责整理本盒归档文件的人员姓名。 检查人：填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名。 日期：填写归档文件整理完毕的日期。 8、排架 同一保管期限内的档案依年代次序上架，不同保管期限的档 案分别排架。
题名：文件标题。(一般照实抄录) A、没有题名或题名不规范的，可自拟标 题，外加“[]”号。 B、不能反映文件内容时，外加“（）” 标注。 E、批复与请示作为一件时，只对批复进 行编目，但必须在标题后加括号说明，如（附 请示）。 （其他门类材料类同处理）


7、目录打印 （3）归档文件目录应装订成册并编制封面。其装订 方法有：A、一年装订一本。 B、每年区分保管期限装订成三本。 C、每年区分机构（或）问题装订成若干本。 归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管 期限、机构（问题）（见式样）。
全宗号 机构 或问题
0504
年度 保管 期限
2007
永久
室编 件号 馆编ห้องสมุดไป่ตู้件号
23
总页数
7
归档章采用红色印泥，一般加盖在文件首页上端居 中的空白位置上。文件阅办单随同归档的可盖在阅 办单上，以保持文件原貌。文件首页确无盖章位置， 可在文件首页前另附纸页加盖归档章。
6、编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制 归档文件目录。要求做到准确、详细、深入，以适 应档案管理现代化及计算机检索的需要。 （1）归档文件应逐件编目。 归档文件目录设置有件号、责任者、文号、题 名、日期、页数、备注等项目。（以下简要说明） 件号：同一年度、同一期限内每份材料的排列序号。 （唯一性、无空号） 责任者：填写制发文件的组织或个人，应填写全称 或规范化的简称。
2、装订
（1）归档文件按件装订。 装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附 件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被 转发文在后；复文在前，来文在后；无定稿的，正 文在前，发文稿纸在后；有文件处理单的，文件处 理单在前，正文在后。 （2）装订方式采用不锈钢订在文件左侧装订，较厚 的文件采用三孔一线的装订方式，已成册不易拆钉 的，可保持原貌不变;
入该机构类；由几个机构承办的，可归入主 要承办机构类中（一般适用于机构相对稳定 的机关）。 按问题分类，一般分到一级类目，即“党群 管理类”、“行政管理类”、“生产管理类"、 "经营管理类"。
4、排列、归档（件与件之间的排序） 同一年度，同一保管期限内，材料排列一般按形成时间的 先后顺序。 5、盖章、编号
题分类，一般分到一级类目，即“党群管理类”、“行政管 理类”、“生产管理类”、“经营管理类”；亦可将《规范》 的“一”至“四”归为一大类“文书”，按块归档）
（3）按机构（或问题）归类（了解） 将文件材料按其内容涉及到的机构或问 题分开。机构分类法与问题分类法不能同时
采用，只能选择其中的一种。 按机构分类 ：由某个机构承办的归档文件，归
（3）短期保存的文件材料可保持原装订方式不变。
3、年度和期限的确定 即按文件形成年度分开、再按期限分开。 年度，一般以文件落款日期为准。跨年度形成的 会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结 年（案件材料，批复、请示等）；几份文件作为一 件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款 日期为准。 期限可结合企业实际，参《企业档案工作规范》。 （原执行或参照执行企业档案分类法的企业、事业单位，按问
整理方法
整理工作流程（一般）：
收集分类（同一年度、期限） 同一年度、同一期限内，按时间 先后排序 盖章 编号 抄目录 （输机） 装盒 盒子正面盖单 位章 盒子侧面内容填写
1、件的确定 一般以每份文件为一件，文件的正 本与定稿为一件；正文与附件为一件； 原件与复制件为一件；转发文与被转发 文为一件；会议记录、介绍信及存根等 一本作为一件；成套的会议材料各为一 件；重要文件的正文与历次修改稿可各 为一件；计算机及其网络环境中形成的 文件，无定稿的，或打印出的定稿上无 重要修改手迹、领导批示，定稿不存档 的，将正文与发文稿纸为一件；