会议评估(meeting evaluation)

会议评估(meeting evaluation)

既述

会议评估用来识别出团队在哪些方面的改进可以提高效率和有效性，从而帮助团队更好地协同工作。

适用场合

·团队定期一起开会研究一个项目时；

·每次会议结束时；

·每次会议的中场；

·每隔几次会议。

实施步骤

1确定一系列要评估的问题，可由团队、辅导者或某一个部门或组织完成，这些问题为所有团队使用。复制空白表格。

2对于每一个团队而言，决定是对每个会议进行评估（建议新团队这样作）还是作定期评估。

3决定是在会议结束时还是议程更早时作评估。

4每个参会者填表。

5简要地讨论结果，集中讨论打分较低和参会者打分间有很大差别的地方。确定适当的变化或行动。

6辅导者收集、总结参与者的反馈意见。

示例

图表5.119是一个典型的会议评估表。

注意事项

评估方法

·通常在会议结尾时作评估，但那时大家都疲惫并且急于离开，所以在会议中间的休息时间进行工作评估有时会取得更好的效果。

·新团队和难以取得进展的团队应该对每次会议都进行评估。在一段时间内运转有序的团队可只选择每隔几次会议作一次评估。

·一些团队发现，将关注的焦点集中在问题点是一种很有效的做法。选择团队着手问题的某一方面加以改善，例如选择进行讨论时要切要作为问题点，然后在接下来的几次会议中仅就该问题点进行评估。当问题点得以改善后，团队可选择新的问题点加以评估。

·另一方面不同的会议可采用不同的评估方法以查明交流的细节、时间管理、团队工作、

项目管理、运用质量原理等等。

评估形式

·有多少团队就有多少种评估的形式和问题，确定对团队来说运用顺手的和有用的形式。

·所问的问题应该强调绩效的两个不同方面：团队的有效性和效率。团队有效性是有关你正在做的问题，如确认重要问题、质量改进原理的应用和目标的完成。团队效率是有关如何做的问题，如很好地沟通，花时间做正确的事，分工和运用合适的工具。

·主要使用那些能以某一范围的计量值进行作答的问题，这样评估能很快地以连续数完成。最好是1～5或1～6的刻度范围。是与否的回答不能令人满意，因为他们不考虑灰色区域。

·把每个问题都写出来，这样就能更好地用同一个计量值范围作答。例如，不要把“会议准时开始”与“题外的问题上花太多时间了”合并为一项。相反，写上“要切题”，这样对两个问题来说“同意”都是更好的回答。

·另一种方法是在两边写上成对的问题，而中间是计量值范围中间。例如：

切题 5 4 3 2 1 离题

时间管理良好 5 4 3 2 1 时间管理糟糕

·以下是评估中的曲型主题，选择团队觉得最有用的。每个主题都有不同的选项表达。例如“良好的沟通”代表很多东西如“很好地聆听彼此的建议”或“坦率地表达自己”。

效率

良好的时间管理；

合适的会议进度；

具备清晰的目的；

制定并遵循日程；

所有参会者的完全参与；

停留在话题上；

参会者之间的良好沟通；

参会者的谦恭与尊重；

采用适当的质量工具；

会议间的团队工作；

保持项目计划的进度。

有效性

做正确的事；

完成指定任务；

重点关注于工作过程和系统问题；

寻找根本原因；

采用数据；

将合适的人员包括进来。

·使评估表保持简短。方法一是针对主题用相对比较宽泛的问题来取代相关几个过分拘泥于细节的问题，然后，如果小组对该问题打分偏低的话，则可用讨论或以后的评估等来探求问题的根源。例如，先设定问题为“时间管理良好”，如果小组对该问题的打分低，则可从更细节的层面来研究该问题，比如将问题分解为“准时开始”、“准时结束”、“讨论切题”、“我们把大部分时间花在最重要的事情上”。

·一些开放性的结束问题会发挥作用。例如：

什么使这个会议更有用？

对辅导者和会议领导有什么建议？

·有关问题的设置和评定范围的详细情况请参阅“调查法”部分。

·小组行为和绩效的宽泛主题对质量改进至关重要，但超出本书的范围。确保团队成员在团队的形成和互动方面得到培训和指导。

END