文件档案管理制度记录

文件档案管理制度记录

每一种规章制度的确立,都是对于自己工作的负责,只有制度的设立,才能规范工作中的秩序。下面是由作者给大家带来的文件档案管理

制度记录7篇，让我们一起来看看！

文件档案管理制度记录篇1

为规范学校文件签发程序，提高工作效率，根据上级有关规定，

结合本校实际，特制__学校文件签发制度。

一、以学校或学校党总支名义向上级报送的重要报告、请示以及

下发的涉及全局工作的指导性文件、决定、规定，经有关处室(学部)根

据校务会议或党总支会讨论决定的结论拟稿，处室(学部)领导审核，由

校长或书记签发。

二、以学校名义向上级报送的有关单项性问题的报告和请示，下

发的有关单项性工作的指示、规定、通知，经有关处室、学部拟稿，处室、学部主管领导核稿，由分管领导签发。政策性较强的应经校长审阅。

三、以办公室名义上报、下发的文件、材料等，由办公室主任签发。会议通知一般由分管领导审阅同意后以办公室名义下发。

四、文件签发前，一般先由办公室主要负责人核实、校正文字。

文件处理办法

为规范学校办文制度，明确职责分工，提高工作效率，现对学校

文件处理办法作如下规定：

一、收文处理

收来文件由文书统一签收、启封、登记，并分类处理。

1、传阅文件。供了解、参考的文件，一般作传阅处理。属机密的

传阅范围为规定范围，普通文件传阅范围为处室、学部负责人以上干部，

由办公室负责送阅；其他干部自行到文书处阅读。处室、学部负责人以上干部阅文后应在文件处理单阅文签名栏签名。

为加快文件传阅速度，送阅文件一般应在当天阅读完毕。传阅文件送阅完毕，由文书统一归档。

2、承办文件。来文要求承办、答复的作承办文件处理。

(l)涉及重大事项或几个处室、学部协作承办的文件，由办公室送校主要领导阅示后，按领导批示处理；属处室、学部职能范围的直接交处室、学部阅办。

(2)要求办理时限在二日以内的，作承办急件处理。如遇主要领导外出的，由办公室直接交处室、学部负责人阅办。

(3)处室、学部办文完毕，需在文件处理单上填写办理结果，并交办公室转作传阅文件。

借阅收来文件，需填写借阅单，并按时归还办公室。

二、内部文件处理

党总支会议、校务会议、校长办公会议、行政会议、教职工代表大会和有关专项会议的记录及全校各种工作计划、总结、月工作行事历等，均为内部文件处理，记录文件在年终统一交办室归档。

各处室、学部的学期（学年）工作计划在每学期（学年）开学前交办公室，处室、学部的学期（学年）工作小结（总结）应在学期（学年）结束前10天内交办公室汇总，由办公室综合整理后，作为学校学期（学年）工作计划、总结、行事历的附件归档。各处室（学部）的有关文件材料（一式三份）应抄报办公室。

三、外发文件处理

外发文件为本校上报、下发的请示、报告、批复、通知、公函、通报及信息简报等。有关外发文件的审批程序按本校发文制度执行。外发文件需发送本校有关处室、学部及领导的，由拟文处室或学部在拟文

稿上注明，由办公室统一分发。各处室、学部外发文件由办公室统一编号，并由办公室视轻重缓急统一交总校文印室打印，各处室、学部负责文件的校对，办公室负责除机密件外文件的封口、外发。文件外发前，办公室应再作一次校阅，若有误差，及时收回更正。

文件档案管理制度记录篇2

1目的

运用科学有效的管理方法，规范上海分公司、各管理处对质量体系文件的控制，从而保证质量体系的有效运行。

2适用范围

适用于上海分公司、各管理处对质量体系文件的建立、使用和保存等等。

3职责

3.1管理部质量主管负责所有质量体系文件的控制。

3.2分公司内部使用的作业指导书由部门内部人员编制;管理处内部使用的作业指导书由相关人员编制。

3.3管理者分代表和相关主管人员负责分公司内部使用的质量体系文件的审核和日常督促改进工作;管理者分代表和管理处主任审核管理处内部使用的质量体系文件。

3.4分公司经理负责分公司内部和管理处内部使用的质量体系文件的批准。

4实施程序

4.1质量体系文件的建立

4.1.1质量手册和程序文件。质量手册和程序文件由总公司质量部统一编制发放，分公司管理处不得涂改。

4.1.2管理处作业指导书

4.1.2.1管理处作业指导书由管理处各部门相关人员编写、排版、打印。

4.1.2.2相关部门主管需要对作业指导书进行会审，分管副总经理负责复审，总经理负责审批。

4.1.2.3质量主管对文件进行编号及排版检查，并办理《作业指导书审批单》。

a.编号方法为:

wi-sh(__)-__-__

顺序号

文件类别号

上海分公司__管理处代码

作业指导书代码

文件类别号有九类，分别为:fa(物业管理方案)、zh(综合管理)、

gc(房屋、设施、设备)、ag(消防、安管、车辆管理)、hj(环境管理)、

kh(客户服务、

社区文化)、jy(经营、财务管理)、bm(部门工作指导)、st(食堂)。

b.排版格式见总公司《体系文件控制程序》。

4.1.2.4对于分公司各个部门的编号划分:33-01为综合部，33-02

为管理部，33-03为市场部，33-04为工程部，33-05为财务部，33-06

为凯迪克大厦管理处。

4.1.3物业管理方案

4.1.3.1《物业管理方案》由各项目管理处负责编写。

4.1.3.2管理者分代表负责《物业管理方案》的审核，总经理复审后报总公司主管领导批准。