浅议档案的属性、作用与价值

浅议档案的属性、作用与价值

衡水水文局周振昉

档案是人类认识和改造世界的智慧的结晶。作为产生于不同主体所从事的不同的社会活动的第一手资料，档案反过来又对人们的社会活动发挥着广泛的非常重要的作用。正确认识档案这一事物的属性、作用和价值，对于人们理解档案事业的重要性，增强档案意识，利用好档案，管理好档案，充分发挥档案在社会发展中的作用，具有重大的意义。

一、档案的属性

档案的属性，是指档案的特征、特点、性质以及档案这一事物与其他事物的关系。档案的本质属性是它的原始记录性。另外，档案还有其它一般属性如知识属性、信息属性和文化属性等。

（一）档案的本质属性

档案是历史的原始记录，或说原始的历史记录，具有很强的记录性和原始性的特点。原始记录性是档案的本质属性。

当今社会上的信息、载体、文献资料和历史文物相当多，具有原始性的或具有记录性的材料也不乏其物，而档案则以兼具原始性和记录性于一体的突出特点，区别于其他资料。档案不同于一般的历史遗物，它是以具体内容反映其形成者特定活动的历史记录物，具有很强的记录性；档案不同于一般的信息、文献资料，它是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写或随意收集的材料，因而具有原始性的特点。所以档案注重原本、原稿，而且往往又只有一份孤本，这也是档案更为宝贵的原因之一。社会上的信息资料种类繁多，具有原始性或记录性的材料也不乏其物。而档案则以兼具原始性和记录性二者于一体的特点，区别于其他资料。

（二）档案的一般属性

档案有与其他文献资料不同的本质属性，又有与其他文献共同的一般属性。档案的知识属性、信息属性和文化属性，就是档案一般属性的重要表现。

1.知识属性

档案是人类认识和改造世界的智慧的结晶，它记载了人们社会实践活动中

大量有知识价值的事实、数据、成果和理论。这些饱含古今政治、经济、科学、文化等各种知识的材料，是由个人、机关、单位乃至整个国家逐步积累起来的，所以档案是贮存知识的一种载体和重要手段，它记录着人类在各项社会实践活动中所获得的知识，堪称历史知识的宝库。在人类文明和社会的发展史中，如果没有档案，便失去了连续地全面地直接记录和积累知识的原载体。档案的来源相当广泛，各行各业均能形成档案。整个国家档案，一般地说，反映了从古到今社会经济、政治、法律、军事、外交、科学技术、文化艺术、教育、卫生等各方面的情况。而且档案载有的知识，直接来源于社会实践，比较接近于客观实际。

档案不仅有贮存知识的功能，当它被人们利用时又可以发挥传播知识的功能。它的知识传播功能不仅有空间扩散性，而且有历史的延续性，它可以将人类知识世代相传，使之连绵不断。从古及今，档案中积累的知识的广泛传播，以及在近现代文化科学技术发展中对档案文献的广泛利用，都证明档案是人们获取知识的重要途径之一。

2.信息属性

档案不仅贮存了大量的知识，而且载有大量的信息，是一种重要的信息资源。档案记录的情况、数据、经验、知识就是信息，这种信息是固定在各种载体上（纸张、胶片、磁带等）的信息，具有稳定性，可重复利用。档案信息作为信息家族中的一员，具有信息的一般属性，如可扩充性、可压缩性、可替代性、可传输性、可扩散性、可共享性等。同时档案信息又具有自身的某些特性，主要表现为原始性和回溯性。

3.文化属性

档案是人类文化财富的重要组成部分，与人类文化有着密不可分的联系。从档案内容上看，档案不仅忠实地记录并再现了人类文明的全貌和过程，而且它还具有延续人类历史、人类科学技术和文化发展的作用。所以说，档案是一种宝贵的文化财富，是一种丰富的文化资源，具有具有贮存人类文化的重要功能。档案不仅具有贮存人类文化的功能，又有传播人类文化的功能，是文化传播的重要媒介。

二、档案的作用与价值

档案之所以需要保存，并且能够世代流传，是因为它具备特有的而又相当广泛的作用与价值。

（一）档案的一般作用

一般说来，档案的作用主要表现在以下几个方面:

1.机关、单位工作的查考凭据。

档案是机关、单位过去工作的活动记录。它可以为党、政、军、企业事业等各种机关、单位继续开展工作提供凭据和咨询资料。机关、单位领导和工作人员熟悉情况、总结经验、制定计划、进行决策、处理问题等，常常需要从档案中查考过去的记载。如果没有档案，只凭记忆处理工作，往往有失准确，使本来很容易解决的问题也不好解决，有的甚至会给党和国家带来严重损失。一个机关、一个单位的工作往往是有连续性的，不了解过去，就很难规划未来。无数事实证明，“无案可查”会给工作造成许多困难。只有充分发挥档案的作用，及时地为领导和各项工作服务，才能提高工作效率，促进事业的发展。

2.维护国家、集体和个人权益的法律书证。

档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史上的某些作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件。档案在反映社会各种具体活动的同时，也反映了当事者应有的合法权益，其中包括立法性质的文件，证明文件和相互交往的各种材料。档案最有能力说明权益的归属，成为权威性的法律书证，并有一定的物征作用。长期以来，为了证实国家、机关、单位和个人的合法权益，档案发挥了广泛的作用。

3.生产建设的参考依据。

档案是生产活动的记录。档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验和教训。从自然资源、生产手段到生产过程以及计划管理和生产技术等各方面的信息，可以作为生产和管理的科学依据及参考材料。尤其是科技档案，更是进行现代化生产管理和技术管理的重要条件。充分利用有关档案，对促进生产力的发展和保障中国特色社会主义事业具有直接的作用。

4.科学研究的可靠资料。

无论是自然科学，还是社会科学的研究，都必须详细地占有材料，才能据以潜心研究，探索事物发展的规律。档案记录了前人的研究成果和历史史实，

可以为科学研究提供丰富的历史资料。一方面，专门进行科学研究的原始记录，可供现实的研究工作直接借鉴；另一方面，从记录的广泛事实和经验中，为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料。所以，档案是科学研究的必要条件，是从事科学研究不可缺少的“食粮”。

5.政治斗争的必要工具。

档案中记载了社会、阶级、经济、政治、法律等各方面的状况，这些原始材料，历来都成为阶级统治和进行各种政治斗争的工具。我们党和国家，一向重视利用档案，把它作为同国内外敌对势力进行斗争的可靠根据和锐利武器。在国际斗争中，档案也是维护我国主权、同霸权主义进行斗争的一种有力工具。

6.宣传教育的生动素材。

档案以历史性、直观性和原始性等特点而见长，翔实地记录了人们创造历史的曲折历程和奋战的足迹。它既反映了同大自然和社会邪恶势力搏斗的胜利，也反映了国家和民族、党和人民危难的遭遇。其中不仅记有各个历史阶段反动势力的罪恶阴谋，也有各种进步力量可歌可泣的卓绝业绩。利用档案写回忆录、写演讲报告、著书立说、进行文艺创作、举办各种展览等宣传教育活动，都富有强烈的说服力和感染力。

（二）档案的基本价值

档案的作用是多方面的，而就其诸多作用的性质来说，概括起来有两个基本方面：一是凭证作用，二是参考作用或称情报作用。因为这是档案作用的主要特点和档案价值的基本结构，所以也称为档案的基本价值。

1.档案的凭证作用

人们从日常生活中就体会到了档案的凭证作用。俗话说“空口无凭，立字为证”。这里所说的“字”，往往指的是文书，是档案。档案的凭证作用，是档案不同于和优于其他各种资料的作用之最基本的特点。档案之所以有凭证作用，是由档案的形成规律和档案自身的特点所决定的。首先，从档案的形成的过程及其结果来看，它是从当时当事直接使用的文件转化而来的，并非在现今使用之际临时编造的，它客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。其次，从档案本身的物体形态上看，文件上保留着真切的历史标记。如当事人的亲笔手书或亲笔签字，机关或个人的印信，有的还是原来形象的照片、