重要单据管理制度

重要单据管理制度

一：重要单据管理的基本要求

1．本制度规定的重要单据包括

（1）重要空白单据:如现金支票、转帐支票、收款收据、等。

（2）有价单据：如债券、股票、银行汇票、银行本票、商业承兑汇票、银行承兑汇票等。（3）财产物资收发调拨凭证:如收料单、入库单、领料单、外发物料单、调拨单等

2．本公司财务部是重要单据管理的职能部门、非经规定批准程序，其他部门和个人一律不得保管或持有。

3．财务部应建立“重要单据备查簿”（以下简称备查簿），并分类反映重要单据的入库、领用及注销情况。

4．财务部应定期根据备查簿的结存数量，核对实际保管数量，发现差错及时查找原因调整。

二：重要空白单据的管理

1．空白支票（包括空白现金支票、空白转帐支票）按照需要向开户银行申请购买，一般每一开户行每次每种一本，购入登记备查簿支票类明细户，注明购入支票的起讫号码。

2．销售发票按税务部门规定购买，登记备查簿发票类明细户，注明购入发票的起讫号码。

3．收款收据由财务部设计格式统一印制或统一购买，入库时登记备查簿收据类明细户，注明入库收款收据的起讫号码。

4．空白支票只能由出纳人员领用并登记备查簿的领用栏，使用支票按货币资金管理办法执行，出纳人员使用完毕注明实际使用的份数和作废号码，注销备查簿。

5．销售发票由负责开票结算人员领用，并登记备查簿领用栏，发票使用按税务机关规定执行，使用完毕计算出实际使用份数，金额和税额以及作废发票号码，注销备查簿。

6．收款收据一般由出纳人员领用，其他部门需领用收款收据由相关领导批准，登记备查簿领用栏，使用完毕注明实际使用份数和作废号，注销备查簿。

7．重要空白单据的购入、印制、领用、注销由财务部负责人审查批准。

三：有价单据的管理

收到债券和股票后交财务科出纳会计保管，并登记备查有价证券明细帐，注明债券和股票号码、金额等内容，转让或兑付债券和股票后注销备查簿。

委托银行承兑的商业汇票，登记备查簿票据明细帐，注明票据号码、金额等内容。交有关人员对外办理结算时登记备查簿领用栏，票据结算完成根据实际使用情况，注销备查簿。

收到购买单位交来的商业汇票由出纳人员登记备查簿应收票据类明细户，并按到期日先后排列，应收票据贴现或转让后注销备查簿。

购买、转让或贴现有价证券或票据，须经分管副总经理批准后方可办理。

遗失、被劫或被骗有价证券或票据，由保管人员或公司授权持有人承担其造成后果的赔偿责任。

四: 财产物资收发调拨凭证的管理

有关公司财产物资的收发调拨凭证是证明物资出入公司以及在公司内部转移的凭据,也是证明公司与外部单位发生往来和公司内部资产使用情况的重要依据。

有关财产物资收发调拨凭证必须要经过财务部的审核,要有财务联,要有号码,号码必须连续,不得重码。

财务部委托办公室管理此类凭证的收发工作,所有凭证的领用必须经过财务部门的核准并由办公室人员登记,注明票据类别、领用部门、领用人、凭证起止号码、领用日期等内容,每月底汇总领用情况交财务部备案。使用过程中要将财务联及时交财务部门进行相关核算,待使用完毕需再次领用时,必须要经财务部门核销并签发相关的证明才能继续领用。

1．0、目的：规范单据、收发卡填写提高数据查找效率

2．0、适用范围：物料中心全体员工

3．0、单据填写规定：

3.1、单据在填写过程中在领用人、发料人处注明时间、日期、签名。字迹规范。

3.2、填写实发数量时，数据要填写规范不准超出发料数量方格线外。

3.3、实发数量处严禁乱写乱画,如有写错需用涂改液更改,把正确数量填写于实领数量方格内。

3.4、计划员制单后若对数量有作修改，必须用笔划掉原有数量，把正确数量填写在原数量前面。

4．0、收发卡填写规定：

4.1、收发卡填写严禁在表面乱写乱画，数据必须填写规范清析。

4.2、收发卡如需更换新卡时必须在正面与背面填写接上页、物料编号、用箭头标明物料位置。

4.3、收发料时必须在收发卡上填写好收发时间，单号、所发线别或供应商及本人签名，填写时数据不准超出方格线外。

4.4、在收发料时如有填写错误的用笔划掉此列，把正确数据写于下一列，不准在原数据上进行更改，保证收发卡上的数据清析。

5．0、单据管理规定：

5.1、仓库记账员每周对单据进行统计装订成册。

5.2、记账员在装订单据时必须有封面，在封面上注明整理人、整理的日期时间、单据类型、第几册。

5.3、记账员每月底对单据进行封存管理，并在箱外标明各种单据的类型。

5.4、单据封存完后转移到公司储藏室进行统一管理。