第2章-采购与付款管理

第2章采购与付款管理2.1采购预算流程2.1.1业务目标：✧采购预算经过适当授权审批，符合全面预算要求；✧采购预算达到合理、高效的组织采购活动，降低采购物资成本的目的；2.1.2业务风险：✧如果采购预算未经过适当授权审批，不符合全面预算要求，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失；✧采购预算编制依据不科学、不合理，将会导致企业资源浪费；2.1.3关键控制活动：采购预算编制经过适当授权审批，符合全面预算要求。

2.1.4业务流程描述:各子公司生产部门根据销售预算与库存产品，编制年度生产计划—→各子公司总经理审核—→采购部编制年度采购预算表—→昌泰总经理审核—→财务运营中心平衡采购预算—→预算委员会审核，不适当则返回进行修正—→财务运营中心编制年度预算—→预算委员会审核—→总裁审批—→财务运营中心发布年度预算—→采购部组织执行采购预算—→采购部对采购预算资料归档保存。

2.1.5流程图：2.2采购计划的编制与审批流程2.2.1业务目标：✧采购计划经过适当授权审批；✧采购依据充分、合理，符合集团生产经营需要；2.2.2业务风险：✧请购依据不充分、不合理，可能导致供货不足或供货过剩导致生产停滞或资源浪费，影响集团运营；✧相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或发生舞弊行为；✧采购未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失；2.2.3关键控制活动：采购计划经过适当授权审批。

2.2.4业务流程描述:各子公司生产部门提出生产采购需求—→仓管员查看库存，若充足，则不需采购，若不充足—→各子公司生产部门填写采购请购单—→各子公司总经理审核—→昌泰总经理审核—→采购部整理汇总采购申请单，并编制采购计划—→昌泰总经理审核，若属于预算内的采购，审批后确定采购计划，若不属于预算内—→总裁审核—→采购部确定采购计划。

2.2.5流程图:2.3供应商的选择、评价及维护流程2.3.1业务目标：✧建立完善的供应商管理制度，科学的供应商引入和评价程序；✧对供应商信息的修改应当真实、准确、及时并进行定期复核；2.3.2业务风险：✧缺乏完善的供应商管理制度，不利于集团规范供应商选择、评价与管理，可能导致集团因接纳劣质供应商而引发经济损失；✧如果对供应商信息的修改不真实、准确、及时，可能导致集团因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失；✧供应商的选择未经适当审批或超越授权审批，可能滋生舞弊；2.3.3关键控制活动：✧供应商的选择经过适当授权审批；✧供应商的引入、评价和维护程序科学合理，经过适当授权审批；2.3.4业务流程描述采购部根据合格供应商目录，查看是否满足采购需求，若满足，从中选择供应商—→昌泰总经理确定供应商—→若不满足采购需求，则采购部填写新供应商试用申请表，提供原材料样品—→品管部检测是否合格—→昌泰总经理审核—→子公司负责人审核—→总裁审批—→采购部将该供应商加入合格供应商目录—→采购部维护合格供应商列表。

每年末，组织生产部门、仓管部门等部门供应商进行评价，品管部对供应商的供货不良情况，提交供应商质量违约报告—→昌泰总经理审核—→子公司负责人审核—→总裁审批—→采购部对供应商信息系统更新、核对。

2.3.5流程图：2.4合同的签订与审批流程2.4.1业务目标：✧采购合同的签订符合集团利益，并经过管理层的适当审批；2.4.2业务风险：✧未经适当审批的采购合同可能存在法律、经济风险，给集团的潜在利益带来损失；2.4.3关键控制活动：✧采购合同的签订经过适当授权审批；2.4.4业务流程描述采购部拟定采购合同草案—→昌泰总经理审核—→采购部与供应商讨论合同细则，形成采购合同—→昌泰总经理审核—→财务运营中心经理审核—→法务部审核—→总裁审批—→采购部与供应商签订合同。

2.4.5流程图：2.5采购入库流程2.5.1业务目标：✧建立严格采购验收制度，控制采购质量、数量；✧设置采购台账，及时、准确地记录和跟踪各个采购环节，并定期与供应商进行业务往来对账，以准确把握采购状态并采取应对处理；2.5.2业务风险：✧采购验收制度不完善可能导致采购物资的规格、数量、质量等没有经过检验，造成集团的损失；✧未对采购业务各个环节进行记录、跟踪并定期与供应商对账，导致无法准确把握采购状态，从而无法及时采取应对措施；✧审核程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失或资源浪费；2.5.3关键控制活动：✧采购验收制度严格执行；✧采购部设置台账，定期与供应商对账；✧规范审核程序；2.5.4业务流程描述：采购部根据采购合同下订单—→采购部跟催供应商发货—→供应商按时发货—→仓管员接收货物—→品管员验收货物质量，不存在问题的，仓管员核对采购订单，验收货物数量无误后验收入库，编制入库单；若质量和数量存在问题—→采购部提出解决方案—→昌泰总经理审批（权限内审批后流转到采购部）—→总裁审批—→采购部联系供应商—→供应商进行退换货—→采购部根据仓管员编制的入库单登记采购台账。

2.5.5流程图:2.6采购入账流程2.6.1业务目标：✧所有收到的货物/服务准确、完整地记录在适当的会计期间；✧采购部与财务运营中心、供应商三方每月定期对账；2.6.2业务风险：✧收到的货物/服务未完整、准确地记录在适当的会计期间，可能导致财务报告错报漏报；2.6.3关键控制活动：✧采购及时、准确入账；✧采购部、财务运营中心和供应商三方对账；2.6.4业务流程描述：采购部核对订单、入库单以及发票等采购文件—→昌泰总经理审核—→财务运营中心会计审核，是否收到发票，收到发票的编制凭证；若未收到发票—→会计月末暂估入账，月初时做相反会计分录冲回—→会计主管复核并记账—→财务运营中心会计每月与供应商、采购部对账，形成书面的对账单。

如果发现差异，由财务运营中心通知业务部门及时向供应商沟通解决。

2.6.5流程图:2.7采购的付款流程2.7.1业务目标：✧采购的付款经过适当授权审批；✧付款方式、时间恰当；2.7.2业务风险：✧未经审批的付款可能造成资产损失、资源浪费或发生舞弊行为；✧付款方式不恰当、执行有偏差，可能导致企业资金损失或信用受损；2.7.3关键控制活动：✧采购付款经过适当授权审批；✧付款方式、时间恰当选择；2.7.4业务流程描述：采购部提出付款申请—→昌泰总经理审核—→财务运营中心经理审核—→资本运营中心总监审批（预算内）—→总裁审批（预算外）—→资本运营中心结算部办理付款流程—→结算部出纳登记资金日报表。

2.7.5流程图：2.8采购与付款管理办法第一章总则第一条为了加强对山东润东集团物资采购与付款环节的内部控制，堵塞采购漏洞，减少采购风险，根据《中华人民共和国会计法》等相关法律法规，结合本集团的实际情况，制定本管理办法。

第二条本管理办法所指的采购业务包括采购计划、采购订单、合同订立、价格评审、物资入库、购货发票、登记应付账款和支付货款等业务。

第三条本管理办法所称采购是指本集团购进的用于生产经营或提供劳务消耗的各种物资（包括原料及主要材料、辅助材料、修理用备品备件、燃料）以及达到固定资产管理标准的各种设备的行为，付款是指支付与购进物资或设备有关的款项的行为。

第二章岗位职责第四条设立采购与付款业务的岗位职责是为了明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

第五条采购与付款业务不相容岗位至少包括：1. 请购与审批；2. 采购与付款；3. 采购合同的订立与评审；4. 采购、验收与相关会计记录；5. 付款的申请、审批与执行。

第六条各岗位责任：子公司总经理岗位责任：1. 审批采购部门的各项规章制度；2. 审批年度采购预算和采购计划；3. 审议批准合格供应商名单；4. 审批预算及计划外采购项目；5. 审批采购订单和重要采购合同；✧财务运营中心经理岗位责任：1. 审核采购部门各项规章制度；2. 审核年度采购预算和采购计划；3. 审核预算及计划外采购项目；4. 根据权限审批采购订单和采购合同；5. 审核采购合同及付款申请；6. 审议会计提交的付款凭证；7. 参与合格供应商的评审工作；8. 参与商定对供应商的付款条件；✧采购部主管岗位责任：1. 制定采购部规章制度和工作流程；2. 编制年度采购预算和采购计划；3. 审核采购合同和采购订单；4. 在授权范围内签订采购合同；5. 办理大宗物资及重要物资的采购项目；6. 组织进行合格供应商选择和评审工作；✧采购员岗位责任：1. 进行市场调查，填写询价比价单；2. 负责起草采购合同和编制采购订单；3. 提出采购付款申请；4. 实施采购，办理退换货事宜；5. 建立、更新与维护供应商档案；6. 参与对供应商质量、交货情况等的评价工作；✧财务运营中心会计岗位责任：1. 核对原始单据并入账；2. 根据原始凭证开具付款凭证；✧结算部出纳岗位责任：根据采购凭证和原始票据，支付货款；✧请购部门岗位责任：1. 编制本部门年度采购预算和采购计划；2. 推荐提供部门所需物资的合格供应商；3. 根据物资需求情况提交请购单；4. 参与检验采购物资的质量，以及合格供应商的选择评审；5. 对不合格及报废物资提出处理意见；✧品管部岗位责任：1. 事先检验采购物资样货质量；2. 负责检验所购物资的质量；3. 提供对所购物资的专业技术建议；4. 参与对特有物资的技术检验工作；✧仓管员岗位责任：1. 负责外购物资的入库验收工作；2. 负责外购物资的标识、保管以及收发工作；3. 负责提出外购物资的补仓申请；✧集团总裁岗位责任：1. 预算的审批及预算外采购须由公司总裁签字后方可执行；2. 涉及金额重大的采购项目须经公司总裁后方可付款；3. 因公司经营战略规划和公司规模扩大而发生采购项目须经公司董事审批后方可付款；第三章采购预算管理第七条采购预算是指根据集团经营目标确定采购预算项目，建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将集团在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来，具体程序如下：1. 根据公司年度销售计划，由使用相关部门（生产部门、开发部门、管理部门等）填写“材料预算申请”，提交至采购部;2. 采购部汇总、整理各子部门采购预算后，编制年度采购总预算，报昌泰总经理审核之后交财务运营中心逐一核准;3. 财务运营中心根据以往年度数据，平衡采购预算，报预算管理委员会审核，呈总裁审批;4. 审批完成后，财务运营中心发布年度预算，采购部对采购预算保存备案。

第八条财务运营中心经理将审批的各项采购预算指标及时地下达给相关部门及人员。

第九条预算委员会对预算执行过程进行全程监控。

第十条在预算执行过程中，采购部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告；并分析差异产生的原因和责任归属，提交预算委员会制定控制差异或调整预算的具体措施。