公司公文管理制度

XXX公司

公文管理制度

第一章总则

第一条为了实现公司公文管理的科学化、制度化、规范化，提高公文处理质量和效率，结合公司实际，制定本制度。

第二条公司公文是公司在经营管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理、传达信息、处理公务的载体，是指导、布置和商洽业务，请示和答复问题，报告、通报和交流工作情况等的重要工具。

第三条公司办公室主管公司公文处理工作，负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作；并对公司所属部门和分/子公司的公文处理工作进行指导和督促检查。

第四条以公司、公司所属部门和分/子公司的名义行文的纸质、电子文件，均适用本制度。

第二章公文种类

第五条公司公文有如下文种，一般以红头文件印发。

（一）决定、决议。对公司的重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员及变更或撤销所属部门或分/子公司不适当的决定、决议等事项用决定；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用决议。

（二）意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。

（三）通知。用于颁布规章制度；批转、转发公文；任免管理人员；传达上级指示、转发上级和不相隶属单位的公文；发布、传达要求所属部门或分/子公司执行、办理和周知的事项。

（四）通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和交流重要情况。

（五）报告、请示。向上级汇报工作、反映情况及回复上级的询问用“报告”；向主管部门、上级请求指示、批准用“请示”。

（六）批复。适用于答复下级单位请示事项。

（七）函。用于公司与其他无隶属关系的单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项；答复征求对某项工作的意见。

（八）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项，提示与会单位共同遵守和执行。

第六条公文按照行文方向分为:

上行文:指下级单位向所属上级单位的发文，如请示、

报告。

平行文:指平行单位或不相隶属的单位之间的发文，主要是函，也包括纪要。

下行文:指上级单位对所属下级单位的发文，如决定、通知、批复等。

第三章公文格式

第七条公司公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄报抄送、印发单位、印发日期、页码等部分组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。公司涉密公文分为“绝密”“机密”“秘密”三个等级，保密期限：分别为20年、10年、5年。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

（四）发文单位标志。公司发文，由公司全称加“文件”二字组成。联合发文时，发文单位标志用联合发文单位名称。部门发文，由公司全称加部门名称加“文件”二字组成。

（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成（附件1）；联合行文时，使用主办单位的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。一般情况下，标题由事由和文种组成。向党政部门行文时，标题由发文单位名称、事由和文种组成。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。

（十四）附注。对公文发放范围、使用时需注意的事项加以说明。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄报抄送。除主送单位或部门外需要执行或者知晓公文内容的其他单位或部门，应当使用单位或部门的全称或规范化简称。

（十七）印发单位和印发日期。印发单位是指公文的印

制主管部门，一般是单位办公室或文秘部门，印发日期是送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第八条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第九条公文用纸幅面采用国际标准A4 纸型（210mm ×297mm）。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。公文两面印刷，左侧装订。公文版面用纸天头（上白边）为35mm，公文用纸订口（左白边）为28mm，版心尺寸约为156×225mm。公司文印格式要求（附件2）。

第四章发文规范

第十条印发公司正式公文（发文）应当确有必要，讲究实效，注重针对性和可操作性，坚持言简意赅。

第十一条按隶属关系发文：一般不得越级发文，应逐级上报、逐级下达。因特殊情况必须越级发文时，应同时抄送被越过的单位。

第十二条按职责范围发文:完全属于职责范围内的事项，可直接发文;属于职责范围之内，但涉及其他部门职责的事项，应与涉及部门协商一致，进行会签，联合发文。

第十三条不相隶属的单位之间发文双方的关系平等，

公文效力对等，一般用函发文。

第十四条涉密公文的发文规则:“明来明复，密来密复”;主件和附件的秘密等级一致。

第十五条请示应当一文一事，一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式；对可行性研究报告、初步设计审核意见等业务性较强的公文，在报请上级和业务主管部门审批的同时，抄送有关单位。报告不得夹带请示事项。

第十六条公司对外发文必须交公司办公室统一处理。

第十七条不能发文的几种情况：

（一）不能对领导者个人发文(特别是请示、报告，不能出现领导姓名)。

（二）所属部门(办公室除外)之间的工作往来一般不发文。

（三）公司所属部门不能对系统外发文。

（四）相关部门就有关问题未协商一致时，不能各自发文。

（五）能用简报、电话、函等形式解决的事宜，不发文。

（六）不属于本部门职责范围，但在履职时反映出来的事项，应以信息、简报形式反映，一般不正式发文。

第五章发文处理