通讯录制作的管理办法

公司通讯录制作管理规定

版本：V1.0 密级：机密

制定日期：2014年9月7日

修改日期：2015年2月26日

发布日期：2015年3月18日

第一章制作和修改

第一条公司的通讯录实行归口管理，由行政部主办、人力资源部协作，根据公司人员的变动的实际情况，如：入职、离职、工作调动等，进行制作、修改。

第二条公司通讯录由行政部制定格式，包括部门、人员、职位、姓名、分机号码、直拨电话号码、手机号码。其中“部门”，根据公司实际运营情况，进行划分；如遇调整，在新部门架构发布1日内进行更改。

第三条当有新员工入职时，按照HR部门制定的入职流程，由HR部门书面通知行政部，由行政部IT管理员分配直拨电话号码、分机电话号码。

由行政部指定的通讯录制作人，根据入职通知书，确定并制作以下通讯录项目内容：所属部门、职位、手机号、直拨电话号码、分机电话号码。

第四条当公司员工离职时，行政部在接到离职办理手续单时，须收回该员工在工位上打印张贴的通讯录，视情况销毁。

通讯录制作人在1日内从公司通讯录上删除该员工相应的信息（姓名、分机号码、直拨电话号码、手机号等）。

第五条当员工在集团总部各部门调动时，或者在集团和子公司之间调动，或子公司与子公司之间调动时，由HR部门依据员工调动的有关管理规定，下发调动办理手续，并抄送给行政部。

行政部依据HR部门发来的员工调动手续，确定其所调往部门、职位、手机号、直拨电话号码、分机电话号码，1日内更新通讯录上的信息。

第六条出于保密等某些原因，公司员工调动、升迁或者降职时，没有发布有关通知或者公告时，可由HR部门口头通知行政部该员工的部门、职位等变化，由行政部来调整通讯录上有关信息。

第七条如果公司员工手机号码变更，须在1日内报告行政部，由行政部通讯录

制作人在1日内修改通讯录。

第二章审批与签发

第八条原则上，公司通讯录的审批与签发，须填写《公司通讯录审批签发单》（附件1），执行简单但必要的流程（流程图见附件2）。

（一）HR部门根据员工的入职、离职、调动等情况，下发有关办理手续到行政部。

（二）公司通讯录制作和修改，由行政部指定专门人员负责：

1. 依据入职的有关通知或者手续；与行政部IT电话管理员协作，确认有关直拨电话、分机号码；与入职的员工确认手机号码；从而增加通讯录上的人员信息。

2. 依据调动的有关通知或者手续；与行政部IT电话管理员协作，确认有关直拨电话、分机号码；与调动的员工确认手机号码；从而修改公司通讯录上的人员信息。

3. 如遇员工离职，依据HR部门出具的离职手续，删除该员工在公司通讯录上的信息。

4. 如果员工手机号码变更，则依据其本人提供的新的手机号码进行修改。

（三）由行政部负责公司通讯录制作和修改的人员填写《公司通讯录审批签发单》，报行政部部门经理，由部门经理与HR部门确认。

（四）由行政部经理上报主管领导审核，必要时上报总裁审核。

（五）如果需要进行再次修改。

（六）审核通过后，下发到公司各部门，打印并呈交公司有关领导。

第三章保密

第九条公司通讯录仅限于公司内部员工办公联系使用，注意保密，不得外泄。

1. 对于外泄领导联系方式或者整个通讯录者，无论是否取得利益，均属于严重违纪，处以一级违章违纪处理或解除劳动关系。

2. 公司地址、总机、传真、公开电子邮箱等信息，不在泄密惩戒范围内。

第四章附则

第十条本规定由行政管理部负责制定、修改并发布。

第十一条本规定自发布之日起生效。

附件：

1. 公司通讯录审批签发单

2. 公司通讯录审批签发流程

附件1.

《公司通讯录》审批签发单

行政部内部处理流程(签字)栏

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