公文处理基础知识

公文处理基础知识

第一节公文处理概述

一、公文的定义

公文即公务文书，是党政机关、企事业单位和社会团体在处理公务时所形成的现行公用、法定效力和特定体式的文字材料。《中国共产党机关公文处理条例》规定：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、部署和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”《国家行政机关公文处理办法》规定：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”。

二、公文办理程序

收文办理：包括签收（含拆封、清点、分类）、登记、拟办、送批、批办、分发、传阅、承办、催办、办复、立卷、归档等12个程序。

注意：1.要有规范收文登记本、阅文处理笺；2.各单位办公室人员要及时向有关人员收取（指通过会议发的文件）文件；3.需清退的文件必须要放在保密柜,由专人保管；4.复制上级秘密文件，须经发文机关批准或授权。复印件应加盖复印机关印章。复制的公文应与正式印发的公文同样管理。5.借阅文件要登记。

发文办理：包括起草（含修改、协调）、校核、会签、签发、复核、

登记（编号）、印制（含排版、校对、装订）、缮印、分发、立卷、归档11个程序。

注意：1.要有规范的发文登记本、发文签批单；2.校核、复核、登记、印制等程序必须由文秘人员和办公室主任把关；3.要有会签程序，由办公室文秘拟定会签人、签发人。4、发文要严守程序，坚决杜绝“倒行文”。

第二节公文种类

按照《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关处理办法》的有关规定，公文种类主要有14种：

1.决议。用于发布经会议讨论通过的重要决策事项。

2.决定。用于对重要事项做出决策和安排。

3.指示。用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

4.意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。

5.通知。用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。

6.通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

7.公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。

8.报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

9.请示。用于请上级机关给予指示、批准要求。

10.批复。用于答复下级机关的请示。

11.规定。用于对特定范围内的工作和事务制定有约束力的行为规范。

12.条例。用于党的中央组织制定规范组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

13.函。用于机关之间商洽工作、询问的答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

14.会议纪要。用于记载会议主要精神和议定事项。

15．议案：用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

党的机关公文中的决议、意见、公报、规定和行政机关公文中的命令、议案、公告、通告分别为对方所无。决定、意见、通知、通报、报告、请示、函、会议纪要为常用文种。

第三节行文规则

一、行文方式

党政机关的行文方式分为下行文、上行文和平行文三种方式。

1.下行文。是指上级机关给所属的下级机关行文，上级机关的职能部门给下级机关的相关部门行文。根据行文的目的、任务和传达贯彻的要求，下行文又分为一级下行文、逐级下行文、多级下行文和直贯到底下行文。

2.上行文。是指下级机关向有隶属关系的直接的上级机关行文和下级机关的部门向上级机关相关的部门行文。给不相隶属的上级机关或不相关的上级机关的部门行文，不叫上行文。根据隶属关系和上行文

的目的、任务、要求，上行文又分为一级上行文、逐级上行文、多级上行文和越级上行文。

3.平行文。是同级机关和不相隶属的机关之间的行文。有些机关虽然是上级领导机关或下级机关，但与行文的机关没有隶属关系和指导关系，与这样的上级机关或下级机关行文，也是平行文。

平行文没有级别、地区之分。同级机关和不相隶属的机关之间联系工作、交流情况、答复询问和批准管辖的事项等都可以行文，但是，只能用“函”行文。

二、行文规则

行文规则，是各级党政机关、企事业单位和一切社会团体制发公文、处理行文关系必须遵守的纪律和准则。《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》确定党政机关的行文规则如下：

(一）行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精

1.行文必须确有必要。

2.行文必须注重实效。

3.必须控制行文数量，所发布公文力求精练、简短。

(二）根据隶属关系和职权范围确定行文关系

在处理行文关系上，党政机关必须遵守以下规则：

1.向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。每一个领导机关，既要对下级机关负责，又要对上级机关负责。为了便于上级机关了解本级机关的工作情况和贯彻上级指示精神的情

况，便于上级机关指导工作，本级机关向下级机关或本系统的重要行文，应同时抄送直接的上级机关。

2.党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的相关部门行文。政府各部门根据部门职权，可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文。

3.党委办公厅（室）根据党委授权，可以向下级党委行文；党委其他部门，不得向下级党委发布指示性公文。政府的各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

4.部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

5.同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应明确主办机关。

6.属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。自行行文的方式有四种：

⑴直接向下一级党委、政府的相关部门行文；⑵经政府批准或同意后向下级政府的相关部门行文；⑶涉及其他部门的事务时，与其他部门联合行文；⑷各部门之间可以互相行文。应当从实际出发，具体情况