第三章电子文件管理综述

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2000-2011年我国电子文件管理元数据研究综述

认为，数据与著录信息在作用、取方式、定性等方还原等功能上进行具体分析总结，从而进一步证明了电元获稳
血。面都有所不同，因此不能单纯的将元数据定义为著录信子文件管理元数据是电子文件管理系统中的 “ 液 ”
件管理需求，关保证文件的真实性、靠性、定性、有可稳安数据标准。
全性、整性、完可理解性与可利用性的数据。以看出，可这
关于电子文件管理元数据规范的研究目前还比较
两个元数据的概念是从作用的角度对电子文件领域的元少。只有何嘉荪、更达两位发表了３篇题名为 “ 金电子文数据加以定义的，现了元数据在电子文件管理中的作件管理元数据的规范 ” 系列论文。规范包括元数据标体的该
局部功能。代表人物为徐维，他指出 “ 数据要遵循的规则、方法和设计流程等元指元数据系统在电子文件管理计算机系统中所能发挥的作用和能力。电子文件管理的目的就是通过元数据的功
展、国际元数据标；隹与档案著录标准的关联以及电子环际国内元数据标准和规范的研究，也包括对元数据的标境中两者的本质等方面对这一论点进行了论证。电子文件管理元数据阶段。这一阶段我国档案研究

谈电子时代的文档一体化管理

文管理、归档组卷、档案管理等功能 ⑧ 。
目前，以北京超星软件公司和广东珠海泰坦软件公司为代表的国内电子文件管理系统软件的开发可谓百花齐放，这为日
常电子文件的管理提供了有效的帮助。
３文档一体化管理软件分析．
维普资讯
文书与档案
●
时
揩一
疆
胡
杰
一
电子时代文档一体化警理的必 ■性
２世纪３年代兴起的 “ 政效率运动 ”所提倡的旨在将文书处理与ＯＯ行
档案管理合为一体的 “ 文书档案连锁法 ” ，可以说是文档一体化的起
源。随着电子信息时代的到来，文档一体化的趋势越来越明显。这既是保障电子文件法律证据价值的篇要，也是保障电子文件信息安全的需｝
要。① 只有对电子文件实行文档一体化管理，才能使文件的整个处理过
程形成一个无缝管理系统。
案。２０，（）０Ｉ９
② 陈雪文，洗辉．加快《归档文件整理
规则》实施，促进文书立卷改革［＿Ｊ江西电】（者单位：江苏连云港淮海工学院）作
二《秘书之友》０６２０年第２期
４３
维普资讯
有意义也没有必要。因而笔者认为，目前
③黄存勋．业还是立卷好一一实施企《归档文件整理规则》后的思考［】Ｊ．北京档
案，２０，（）０４６
在推行《规则》或推行其他归档文件整理

电子文件归档与档案管理

（3）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。（4）环境温度选定范围：17℃~20 ℃；相对湿度：35%~45%。
哈尔滨市档案局
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电子文件的收集与积累的要求
（6）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据
哈尔滨市档案局
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电子文件的收集与积累的要求
（7）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以mpeg、avi 为通用格式
哈尔滨市档案局
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电子文件的概念
电子文件包括数字、图形及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。美国
哈尔滨市档案局
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电子文件的概念
电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输和处理的文件。国际档案理事会
哈尔滨市档案局
6
电子文件的概念
以数字代码形态存在，通过电子计算机系统进行信息记录、传输、存储和利用的文件。本书给出的概念
文档实体生成一体化文档管理一体化文档信息利用一体化文档规范一体化
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电子文件管理原则
文档一体化的意义：
使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全文档超前控制提高信息检索效率有助于科学决策提高行政效率有利与人、财、物的合理利用
哈尔滨市档案局 15
哈尔滨市档案局
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电子文件的收集与积累的要求
（10）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
哈尔滨市档案局

我国电子文件管理现状调查与思考

四、总结
本次演示分析了我国电子文件管理的现状、存在的问题，并提出了相应的对策。电子文件作为现代社会的重要信息载体，其管理水平直接关系到国家机关、企事业单位和社会组织的正常运转和信息安全。因此，加强电子文件管理势在必行。
在未来的发展中，各级单位应进一步重视电子文件管理工作，完善管理制度和技术创新，提高电子文件的信息质量和安全保障措施，以适应数字化时代的挑战。
三、我国电子文件管理的对策
针对上述问题，本次演示提出以下对策：首先，建立健全电子文件管理制度。各级单位应制定完善的电子文件管理制度，明确电子文件的收集、分类、存储和管理流程，并加强对相关人员的培训和考核。其次，加强技术创新和研发力度件管理系统的升级和完善，提高电子文件管理的科学性和有效性。最后，强化电子文件的安全保障措施。各单位应建立完善的网络安全体系，加强对电子文件的加密保护和备份管理，防止电子文件受到黑客攻击和病毒传播等威胁。
3、专业人才匮乏：电子文件管理需要具备计算机、档案学、管理学等多方面知识背景的专业人才。然而，目前很多单位缺乏这类专业人才，导致电子文件管理工作难以有效开展。
三、思考与建议
针对以上问题，本次演示提出以下思考与建议：
1、提高认识与措施：政府机构、企事业单位以及社会各界应进一步重视电子文件管理工作，建立健全电子文件管理制度，明确各部门职责，加强协作与沟通。
二、我国电子文件管理存在的问题
尽管我国电子文件管理有了很大进步，但也存在一些问题。首先，电子文件管理手段相对单一。很多单位仍沿用传统纸质档案管理的方式，对电子文件的收集、分类、存储和管理缺乏科学有效的手段，导致电子文件利用效率不高。其次，电子文件的安
全风险突出。网络环境的复杂性和技术漏洞使得电子文件面临着严重的安全威胁，如黑客攻击、病毒传播等。最后，电子文件的信息质量亟待提高。由于缺乏统一的规范和标准，各单位在电子文件的生成、存储和管理过程中存在诸多不规范行为，导致电子文件信息质量不高。

电子文件管理研究——中国首届档案学博士论坛综述之二

信息的易更改
性使得增删、更改电子文件的信息内容不仅十分容易而且可以不留痕迹．ｌ＿ …一几此种种的特点．决定了电子文什作为文件的一种
存在形式，虽然具有文件的基本特征，文件、档案管理的
一
般原则对于电子文件的管理同样具有宏观的指导作案加以管理；背景信息必须作为元数据保存；文件” ” 只是一个逻辑上的而不是实体上的概念；电子文件可以存
更加广泛的指导作用；以历史主义为指导符合档案本质属眭的来源原则在电子文件时代仍然是档案专业的
基本原则
准的榧架研究认为：保存电子文件本身是不可能的，所能做的只是根据存储需求．重新复制电子文件；确保现
行电子文件真实性的最佳方法就是从电子文件的外部人手．严格控制文件的形成和管理程序并对在文件的正式要素中增添元数据进行严格的控制她强调指出：随着ＩｔｒＡＲＳ研究的深人．ｎｅＰＥ该项目将继续证明这样一种观点：不采取全程管理的眼光，就不可能保管电子文件” 。如果形成者不从电子文件产牛之时就采取措施来
质僖性是不变的，档案工作者应颓保证档案永九可靠与
完整的所史职责是不变的。ｒ奠定电子文件科学管理为的理论基础，多位学者对电子文件定义来源原刚、生命周期理论等档案学基本理论进行了全景式的研究：陈子丹先生基于中外电子文件定义的比较研究认为：不同的定义反映了人们不同的认识水平和思维方式．及不同的观察角度与表述法给电子文件下定义是对电子文件这一客体事物进行理论抽象，认识电子文件特点的一种手段．其核心在于揭示电子文件的特征或本质属性他从彼此相互异同的定义中．归纳出了构成电子文件定义内涵的基本要素，：１电子文件产即ｆ）生与形成的前提与基础；（）电子文件的载体形式和信２息形态的记录方式；３（）电子文件的主要特征与本质属

2001-2012年我国电子文件研究综述

蓼煎五日愚2013．62001--2012年我国电子文件研究综述罗宝勇黄存勋(四川大学历史文化学院，四川成都，610064；四川大学公共管理学院，四川成都，610064)[摘要】文章通过对2001．2012年我国电子文件研究文献的发表时间、刊载期刊、作者合作情况、作者单位分布和文献主题等几方面进行统计分析，宏观厘清十余年来电子文件研究现状和不足，旨在为以后的相关研究提供参考。

[关键词】电子文件文献统计现状[分类号】G276St at i s t i cal A nal ys i s on t he S t udyL i t e r at ur e of El ect r oni c R ec or ds f r O m2001t o2012L u o B aoyon g，H ua n g C unxun(School of H i s t or y and C u l t ur e ofSi chuan U ni ver si t y，Si chu an C he ngdu，610064；Sc hool of P ubl i cM anagem ent ofSi c hu a n U ni ver s i t y，S i c huan C he ngdu，610064)A bs t r act：Thi s paper cl ar if ys t he cur r en t st udy s i t uat i on and def i ci en cy of t he el ect r oni c r ec or dsdu r i n g t he pas t deca de by s tat i st i cal l y anal yzi ng O i l t he publ i shed t i m e，t he publ i shedj our n al s，t he l it—er at ur e au t h or s and t he l i ter at u r e t h e m es of t he el ect r oni c r ec or ds st udy l i ter at u r e f r om2001t o2012，t o pr ov i de a r ef er ence f or f ut ur e r es e ar c h．K e yw ords：El e ct roni c R ec ords St udy；L i t er at ur e St at is t i c；C urr ent Si t uat i onf e洁着信息技术突飞猛进的发展和办池公自动化的普及，大量的电子文件应运而生，传统的文件管理模式受到了很大的挑战。

浅谈电子文件对档案管理工作的影响及对策

ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１００ｔ－８９７２．２０１３．０５．０３６
浅谈电子文件对档案管理工作的影响及对策
齐小琳新疆油田公司档案中心
随着信息技术的不断发展，办公自动化在各级各类国家机关、社会组织、企业、事业单位中的普及，计算机辅助设计（ＣＡＤ）和计算机辅助制造（ＣＡＭ）在科研、工业领域的成熟，电子数据交换（ＥＤＩ）、电子商务（ＥＣ）在国内、国际贸易中的应用，使电子工作环境代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件（ＥｌｅｃｔｒｏｎｉｃＷｏｒｋＥｎｖｉｒｏｎｍｅｎｔ）日益的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也普遍。很多机构的文件在计算机上产生，在是文书工作和档案工作的结合点，文件形成网上进行处理，形成了电子文件。后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如１电子文件定义及其特点综述所谓电子文件（Ｅｌｅｃｔｒｏｎｉ式移交，归办理完毕，具有保存价是指以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等档范围也不能只是 “ 载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络值 ”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。传输的文件。２．２由于电子文件信息与载体的可分与纸质文件比较，电子文件有以下几个离性，档案实体分类也可能将被概念分类整特点：１．１信息的非人工识读性。在电子文件理所取代，因为实体分类的结果只能体现一产生之前，人们可以在各种书写载体上直接种属性联系，这种单线排列的方式是手工操写入或Ｆｐ￣ＪＪ各种信息，生成文件，也可以直作管理档案的需要，但在当今电子文件的环接读出文件中的信息，并理解它的意思，不境中，文件的形式特征和内容特征均发生了需要任何中介物。变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅１．２系统依赖性。从文件的制作、处速、有效、多角度的整序，不再需要对它进理，以到归档后的全部管理活动都必须借助行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户于计算机系统才能实现。不兼容的计算机系可以根据不同的需要，利用办公自动化系统统和应用软件生成的文件在转换使用时会遇对电子文件进行自由组合分类。２．３由于电子文件的保存价值同时取决到很大的困难。也就是说，不同类型的系统干其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内可能对文件产生排斥作用。容、标准均将发生变化，原有的档案价值理１．３信息与特定载体之间的可分离性。电子文件信息与载体的可分离性，使电子文论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读件中的信息不同具有固定的物理位置，也不取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值再对原记录载体 “ 从一而终 ” ，如可以根据鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价需要从硬盘拷入软盘、磁带和光盘，还可以值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方通过网络转移到其他地方或提供给利用者。电子文件中的信息是可流动的，具有相对独面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况立性。且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。１．４信息的易变性。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，１．５信息存储的高密度性。１．６多种信息媒体的集成性。纸质文件由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方主要承载文字和图形信息，而电子文件可以法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸将文字、图形、图像、影像、声音等各种信质文件有许多不同之处。息形式加以有机组合，这种文件称为 “ 多媒体文件 ” 。１．７信息的可操作性。电子文件中的３电子文件对档案学理论的影响数字信息不是静态、固态、消极的，而是动３．１对档案本质属性的影响态、可变、积极的信息。原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真２电子文件对档案业务管理工作的影响电子文件的出现是一场记录革命，与传实的原始性。也正是档案的原始记录性，才统的文件、档案管理相比，电子文件、档案使得档案区别于图书、情报、资料等其它信的管理具有相关因素增多，各因素之间的相息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化关度增高，变量增多，目标复杂化，技术含系统中，电子文件从起草、修改到印发都在量更高、更新、更快等新的特点，从而对管计算机上进行，它便于修改、便于复制的特理活动提出了更高的要求，需要在科学的管性，使得最能体现档案原始记录性的内容与理思想的指导下，从政策、制度与技术方法形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印的不同层面共同采用新的对策。２．１传统的档案工作以纸质文件材料稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至为工作对象，而应用计算机后，电子文件取文件与档案之间很难划定一条人为的界限。

教育研究方法第三章文献检索与综述(重要)PPT课件

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12
补充知识
零次文献记录在非正规物理载体上的未经任何加工处理的源信息叫做零次信息，
比如书信、论文手稿、笔记、实验记录、会议记录等，
这是一种零星的、分散的和无规则的信息。
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13
实习、见习过程中
短信？Q空间？便签感言———— 零次文献见习笔记、实习日记——————一次文献小组/班级实习目录/摘要————二次文献专业/学院实习汇总—————— 三次文献
例如， …（摘自：《教育科学研究》2004.6，原文：“撰
写文献综述的基本要求”，作者：王俊芳）
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49
如果在日常学习中有阅读的好习惯，将更加有助于拓宽你研究的视野，有助于你的研究的进行。
研究领域内的阅读（文史哲类的书） ↓
学科与专业内的阅读（中文、英语或美术等） ↓
研究方向的阅读（古代汉语、商务英语或设计）
1记录出处 2自己归类 3归纳小结 4…………
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25
（1）计划性心中有数：所收集的文献种类、起止时间、采购标准、经费预算、完成计划的主要保障措施等方面
（2）针对性根据研究的性质和人物，有针对性的搜集
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26
（3）系统性纵向：按学科、专业或专题收集；横向：按文献的类型、收集。确保搜集工作系统、连贯、完整。
B 单独成文的“综述”的写法
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35
一、文献综述的基本结构与写法
两类： A述而不评（三次文献） B述且评（学术论文）
例子
结构
……，综述的写作格式，中外医疗，2013（02）
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36
• 综述的写作格式一般包括四部分，即前言、正文、小结、参考文献。
• 前言，要用简明扼要的文字说明写作的目的、必

浅谈对电子文件归档工作的认识

关键词：
１电子文件定义及其特点综述３电子文件对档案业务管理工作的影响施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势所谓电子文件是指人们在社会活动形ｔ３１．由于电子文件的保存价值同时取决于在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性卡其自身价值和可读性，鉴定的方法、才其内容、标文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。比较，电子文件有以下几个特点：操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件也就是说，过采取技术处理，通将已归档的电子１电子文件不再是直观的纸质文件，．１它应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，文件改为 “ 只读性” 文件，即只能读不能写的不需要借助现代办公设备才能阅读利用。而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原１．２电子文件可以直接由计算机等现代办往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息始结构，电子文件的可靠性，与纸质文保证使之公设备迅速地处理和传递。和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定件一样发挥社会效用。１．３电子文件的利用是可共享的，也不再的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚４３解决好电子文件的保存问题。．以化学磁受时间和距离的影响。无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长１．４电子文件的保存条件和环境要求与纸此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。质文件有许多不同之处。封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会２电子档案的保护３传统的档案工作以纸质文件材料为工直接受到空气中的灰尘、份及有害气体的侵．２水由于归档电子文件以脱机方式保存，在实作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光的文字材料，由拟稿者直接写在磁盘上，它是并际贮存的验证，以，所电子文件中原始信息的长盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良的抗干在磁盘上进行修改，经形成后，好一马上存贮到办期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。探讨的重要课题。前，目对于长久保存的电子文长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。件，需要定期进行复制，以防止信息损失。仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，录纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出刻４档案人员知识结构的变革迫在眉睫。．４我仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、制定保护措施。起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的２软磁盘的保护．１形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，ａ一把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根在良好的保管条件下可保存近１，０年而低质量它对计算机有很强的依桢性。如果归档，必须以本的对策。软磁盘往往不到１年，就读不出数据。目前市场磁盘或光盘的形式移交，归档范同也不能只是５结论上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁髓 “ 办理完毕，具有保存价值” 的文件，还应包括该与纸质文件相比电子文件归档是一项更为时要认真把好质量关。文件的读取软件甚至操作系统。艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多ｂ．对加密盘的管理。有的电子文件在存盘３由于电子文件信息与载体的可分离性，数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电．３时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件档案实体分类也可能将被概念分类整理所取子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计件应该解密或显现文件名后再归档保存。系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目ｃ在条件允许时，时将存贮电子文件的的需要，．及但在当今电子文件的环境中，文件的形归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏２光盘的保护．２以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整难情绪；以，所推动电子文件归档工作的着眼点ａ．规范排放和使用。光盘的存放应置于盒序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类要高，立足点要实，规划电子文件归档工作在中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在整理。同的用户可以根据不同的需要，不利用办时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，伤。４档案界所应采取的刘策促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理ｂ．良好的温度、保持湿度环境。高温会使光４１．使档案管理向立体化方向发展。以前的的工作程序，建立归档制度。盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服参考文献为此光盘存放的温度宜控制在１～４Ｉ４２Ｘ，相列务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构【】良．２陈浅谈计算机系统在文书档案管理中的湿度４％～５０６％。成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的作ｊ【１ｌｆＪ－Ｊ辽宁工学院学报（社会科学版）０１１，０，）２（：ｃ．注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，８ Ⅷ９８８外光极为敏感，阳光的直射会使光盘过早老化。其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。ｆ曾文芳．２】论档案的科学��

办公室管理文献综述

办公室管理文献综述办公室管理作为一项必要的管理工作，对保证工作效率、提高工作品质有着重要的影响。

因此，在企业日常经营过程中，办公室管理也是非常重要的一项工作。

本文将从若干方面对办公室管理进行综述，以期对办公室管理工作者提供一些借鉴和启发。

一、办公室管理的含义和作用办公室管理是指对办公室日常经营活动的整体管理，以高效、规范、安全、经济地管理办公室的运营流程，从而保障企业生产经营的顺畅进行。

办公室管理对保证工作效率有着重要的作用，同时能够提高员工的工作质量和素质，促进企业的长远发展。

二、办公室管理的基本要素1.办公室管理制度：办公室管理制度是保证办公室管理高效、规范的基础，仅仅靠管理人员的经验和素质等因素是难以保证办公室管理的有效性和规范性的。

2.办公室管理流程：合理的办公室管理流程，能够高效地将企业的各个流程衔接起来，确保所有流程的有机衔接和流畅运行。

3.人力资源管理：积极管理企业的人力资源，可以提高办公室管理的效率。

对员工进行有效的培训和管理工作，能够提高其工作的质量，促进其个人发展。

三、办公室管理存在的问题与解决方案1.办公室管理存在的问题：工作交接不清，文件管理无序，行政流程繁琐等问题，都影响着办公室的效率和管理水平。

2.办公室管理的解决方案：制定专业的文件管理制度，加强工作交接的培训与制度建设，简化行政流程，提供良好的工作环境等，都能够解决上述的问题。

四、办公室管理中常见的问题和对策1.文件管理问题：办公室日常工作中仍然存在一些文件管理的问题，化解这些问题是办公室管理的必要工作。

2.对策：制定文件管理制度，对不同种类的文件做出相应的处理，实现文件的完好保存，清晰的查找使用等。

3.沟通管理问题：在办公室管理过程中，沟通管理也是非常重要的一项工作。

但有时候管理者和员工之间的沟通出现问题，也会给工作带来一些不必要的麻烦。

4.对策：加强员工的沟通培训，改善员工与管理者之间的关系，增强沟通的效率。

综上所述，办公室管理作为一项重要的工作，需要加强制度建设和流程管理，强化人力资源管理和解决常见问题等，从而提高办公室管理效率，对企业生产经营起到积极的促进作用。

电子档案系统特点及功能综述

关键词：电子档案中图分类号：Ｚ９８文献标识码：Ａ
１电子档案的特征
１１电子档案的信息形态是数字化的，．对设备及标准有依赖性。电子档案的生成、传输到存储都是通过电子计算机实现的，离开电子计算机软、硬件平台，电子档案看不见也摸不着。另外，电子档案的运作环境对标准化的要求很高，无论是信息３Ｔ、ｎ存储、、，传递检索还是软件的运行、载体的更换都会受到标准的制约。如果不遵守标准，或者是标准不健全、不统一，就会
方面，要对二者统筹安排，不能局限于原来的规定，应该增加二者之间的联系，发挥现代信息技术的优势，提倡电子文件边形成、边归档，归进档案室。２３确立新的档案标准。目．前国家和一些地方发布的电子文件归档规范，为纸质文件和
原件。
首先，是由于电子档案内容不可能永远固定在某一载体上，有时为了适应计算机软硬件技
术的不断更新，还得人为地将电子档案在结构上和形式上进行转换。
其次，是电子档案不再具有特定的字迹，无法从字迹上分辨其原始性。第三，目前电子文件的签署技术还不普及，是我们还不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子档案是否为原件。第四，是电子档案易于修改，如果不采取特殊的技术措施，就容易被修改而不留痕迹。因
持其原始性和真实性，在正常条件下保存寿命长，又不易增删，但存储量（小，（共享性差。所
以，二者都是有利有弊的。并且在现阶段，由于办公室自动化程度不高，在相当长的一段时期二者会并存，这就要求我们应该把二者配套管理，摄取它们各自的精华，推动档案管理现代化。在一定时期内，它们之间很多方面都存在可替代性。对于纸质档案来说，原始性体现为内容和形式的统一，原件就成为集两种原始性于一身

电子档案管理工作总结(优秀4篇)

电子档案管理工作总结（优秀4篇）电子档案管理工作总结篇一局办公室：《关于报送2017年档案工作情况及2018年工作计划的通知》已收悉。

中心办公室组织对2017年中心的档案工作进行了全面检查总结并结合中心重点工作和国家、省、市档案工作发展趋势，对2018年的档案工作进行了研究讨论，制定了中心档案工作计划。

具体情况如下：一、2017年档案工作总结1、我中心根据工作实际，修改完善了中心综合档案管理制度。

先后建立修改了档案移交审核责任制、工程档案归档、档案借阅、档案保管、档案鉴定销毁等管理规定，重点修订完善了《深圳市灯光环境管理中心档案管理规定》，进一步规范了档案管理工作。

2、加强综合档案库房软硬件建设，做好“八防”工作。

2017年，硬件方面，中心为综合档案室更新了两台智能空调，实现了库房温湿度控制，有利于档案的长期保存。

软件方面，中心对档案管理软件进行了升级，实现了电子全文分级检索功能和分类制表等功能。

同时，中心还对综合档案库房的布局进行了科学调整，提高了单位面积的使用率。

中心档案员按要求每日对档案库房环境及温湿度情况进行检查记录，认真做好“八防”工作。

3、严格执行档案借阅登记审批制度。

中心综合档案室在为中心机关各部室及管理所、上级主管部门、服务对象、相关业务往来部门等提供档案利用便利的同时，严格按照档案借阅管理规定做好登记审批，确保档案利用的安全性、保密性。

2017年，中心综合档案室为业务工作提供档案利用52人次，基建工程档案96卷，381件次，文书档案39件次，实物档案9件次，声像档案64件次。

此外，中心还为深圳市公共艺术与栖居设计促进会筹办的“光”公共艺术展提供深圳市城市亮化（夜景）发展历史资料12件。

4、按“省特级”档案管理标准组织整理归档了2016年形成的文件、工程材料，其中基建工程档案2241卷，即25174件，文书档案261件，实物档案12件，声像档案4册，即116件。

同时，在我中心OA上实现了电子文件归档功能。

电子文件分类综述

２０１７年１月
内蒙古科技与经济
ＩｎｎｅｒＭｏｎｇｏｌｉａＳｃｉｅｎｃｅＴｅｃｈｎｏｌｏｇｙ＆Ｅｃｏｎｏｍｙ
Ｊａｎｕａｒｙ２０１７
Ｎｏ．２Ｔｏｔａ１ＮｏБайду номын сангаас．３７２
响。为系统性地总结现有的研究成果，对电子文件
分类的相关研究内容进行专题性呈现，笔者就该问题对国内外研究成果展开综述。概念上，采用大文件的概念ｌ＿】］，即涵盖整个文件生命周期的文件概念，文件的来源采用 “ 新来源观” ｌ２］，即文件来源不仅指
第２期总第３７２期
电子文件分类综述
李静
（武警警种学院训练部图书馆，北京１０２２００）
摘要：通过对关于电子文件分类相关文献的综述，总结了电子文件分类的意义、现行的电子文件
１电子文件分类意义综述
ＡｔｌｅＳｋｊｅｋｋｅｌａｎｄ指出，通过分类管理，可以使文件管理系统有效地对某类文件进行访问控制，进而实现安全管理。而且提出搜索引擎，要求每一个文件都能被单个有效地保护起来。１．４支持区别化的管理（保留调度、权限管理、分发

电子文件的存储与保护

电子文件的存储与保护随着时代的不断进步,科学的不断发展,电子文件也在大量的形成。

电子文件的存储对当前的档案工作来说是一个新的难题,对于档案工作者来说是一个新的考验。

一、电子文件定义及其特点综述所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。

它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

与纸质文件比较,电子文件有以下几个特点:1、电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;3、电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件的存储与保护由于归档电子文件以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件用软磁盘或光盘保存。

二者相比较,光盘比软磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性,有利于归档电子文件的长期保存,因此,提倡档案部门配备光盘刻录仪,将归档电子文件转储到光盘上。

在目前刻录仪未能普及的情况下,软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点,必须制定保护措施。

1、软磁盘的保护A、统一软盘的规格,使用3.5寸高密盘保存。

B、把住软磁盘质量关。

软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年,而低质量软磁盘往往不到-年,就读不出数据。

目前市场上存在不少质量低劣产品,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

C、规范保管条件。

要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,环境空气相对湿度控制在40%一50%,温度控制在14-24℃。

D、加强病毒防范。

要求各业务部门加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态。

F、对加密盘的管理。

有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。

办公室工作综述

办公室工作综述
办公室工作是指在一定的办公场所使用各种办公设备和工具进行的工作活动。

主要包括文件管理、档案资料整理、数据处理、信息传输、公文处理、会议组织等等。

下面是办公室工作的具体综述：
1. 文件管理：办公室工作需要处理和排列大量的文件，包括电子文档和纸质文档。

文件管理需要对文件进行分类、整理、存储和安排。

2. 档案资料整理：档案资料需要按照规定的格式进行整理和存储，以便随时查阅和使用。

在实际操作中，需要对档案资料进行分类、标示、编码和归档。

3. 数据处理：在办公室工作中，经常需要进行数据处理和统计。

对数据进行分析、报表制作和异常处理等，可以帮助管理人员及时掌握工作动态。

4. 信息传输：除了日常工作，办公室工作还需要进行信息传输。

这包括通过网络传输数据、信函往来、电话联系等等。

有效的信息传递可以提高信息沟通和工作效率。

5. 公文处理：公文处理是办公室工作中比较重要的一项工作。

需要对公文进行起草、审核、签署和传递等一系列操作，保证公文的正确无误。

6. 会议组织：在办公室工作中，需要组织各种类型的会议。

包
括日常开会、工作总结、项目汇报等等。

会议组织需要提前策划、准备会议材料、安排场地等。

除此之外，办公室工作还需要进行日常办公用品的采购、办公室环境的维护和管理等等。

总之，办公室工作需要有较强的组织能力、协调能力和积极进取精神。