第三章电子文件管理综述

电子文件，因为电子文件的本质是动态的和可重复的。
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后保管模型
英国档案学者特里·库克提出后保管模型（第十三届国 际档案大会上）： 从文件本身转向文件形成过程 从文件实体转向它所包含的信息 从个体管理转向宏观管理 从事后管理转向前端控制
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2.3 真实性、完整性和有效性保障原则
电子文件的真实性 是指文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，
与形成时的原始状态一致。 电子文件的完整性
包括两个方面的含义：一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的 电子文件及其他形式的相关文件完整齐全；二是每一份电子文件的内容、结 构和背景信息没有缺损。 电子文件的可读性（有效性）
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电子文件（微观）管理流程图
电子文件的生成 收集、登记
电子文件的采集、积累 鉴定、著录、标引、编目
电子文件归档
网络流转
电子文件信息库 （电子文件中心） 移交档案室、档案馆
电子文件保护
电子文件永久保存
电子文件处置
用户
采电 取子 安文 全件 措利 施用
再生性保存 电子文件硬拷贝
拷贝
对电子文件实行统一管理 国家标准《电子文件归档与管理规范》中明确规定：“文件形成
部门或信息管理部门应定期把符合归档条件的电子文件向档案部门 移交，并按照档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的 脱机载体上。
实行文件、档案一体化管理 电子文件、档案一体化管理的最佳实现方式是建立功能涵盖电
子文件生命周期全部管理活动的电子文件管理系统。
是指文件具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的 可靠性、载体的完好性和兼容性。
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3、电子文件管理的模式
机构内部电子文件管理模式 档案馆电子文件管理模式
管理模式：管理机构和组织机制
电子文件运行流向
电子文件 生成部门
档案室
档案馆
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3.1 机构内部电子文件管理模式
第三章 电子文件管理概述
第三章电子文件管理综述
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第三章 电子文件管理概述
1、 电子文件管理的内容 2、 电子文件管理的原则 3、 电子文件管理的模式 4、 电子文件管理的法律法规
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1、 电子文件管理的内容
微观管理 电子文件的生成 电子文件的采集 电子文件的传送 电子文件的鉴定 电子文件的存储 电子文件的利用 电子文件的处置
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2.2 前端控制原则
前端控制原则
——自电子文件管理系统设计阶段开始，将预先设定的管理功能纳入系统 之中
前端控制是现代文件、档案管理理念
“档案工作者要重新考虑他们在文件生命周期中进行干预的时机，甚至重
新思考这种生命周期本身”
—— C. 诺加雷
“电子文件时代的新思维”
—— 冯惠玲
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电子文件的微观管理的新变化
范围拓展： 向前、向后延伸，实现了文档一体化
内容改变： 增加了许多新的内容，如系统设计、文件迁移、元数据采集等
流程改变： 电子文件的管理流程不仅在时间、内容上不同于传统文件，而
且在顺序上也发生了很大的变化：线性流程变为非线性流程
流程：整个文件生命周期中一系列相关联的管理环节
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3.2 档案馆电子文件的管理模式
2、集中式保管模式（加拿大哥伦比亚大学方案）
指政府机构及各级社会组织产生的具有永久保存价值的电子文件集中移交至各级档 案馆保存，即档案馆对电子文件实体和信息实现双重控制。 美国、加拿大、英国、瑞士、法国、北欧等一些国家采用这一方案。
目前建议实行电子文件集中式保管的理由： 更符合文件生命周期理论 集中存储容量已经不是问题 电子文件长久保管的关键在于合理采集文件信息而不是保存环境（元数据标准问世） 避免分散式保管的责任与安全缺陷
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3.2 档案馆电子文件的管理模式
1、分散式保管模式（匹兹堡大学方案） 政府机构及各级社会组织产生的电子文件分散保存于各机构内部，而不 是集中移交至各级档案馆。但档案馆对电子文件信息加以控制，并对其保管 加以指导和帮助。 实践这种方案的典型是澳大利亚（目前也开始转向集中模式） 实行电子文件分散式保管的最初理由： 便于留存最初的技术环境（“树”存于原“土”） 集中存储容量过大 网络可以方便的实行“虚拟”集中（“虚拟档案馆”概念） 分布式保管的缺陷： 缺乏法律授权与社会责任 分散保管物理隐患更大
宏观管理 建立组织机制 制订法规、制度和标准 制订管理策略和规划 控制管理过程
主体：文件和档案管理人员 客体：电子文件 手段：运用一定的技术和方法 内容：文件生成、采集、传送、鉴定、最终处置等 目标：实现文件流转、利用和保管的安全有序
维护文件的真实性、完整性和有效性
主体：文件和档案行政机构 客体：电子文件管理 内容：组织、规范、控制、协调 目标: 确保微观管理的规范、有序和高效
迁移
备份
销毁 电子文件档案库 电子文件备份库
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2、 电子文件管理的原则
全程管理原则 前端控制原则 真实性保障原则 完整性保障原则 可读性保障原则
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2.1 全程管理原则
1、全过程管理
通过过程控制实现结果控制
2、全面的管理
要统筹兼顾所有管理活动和管理要素
“在文件形成前采取行动” —— 国际档案理事会《电子文件管理指南》
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前端控制原则的必要性
电子文件“稍纵即逝”，防止失误、控制差错的最佳时机是在其发 生之前
"业务流程重构"
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连续保管体理论
澳大利亚档案学者弗兰克·厄普沃德提出连续保管模型： ——纸质文件的那种从生成到处置的线性过程并不适用于
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4、电子文件管理的法律规范
电子文件管理的法规与标准 电子文件的法律地位
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4.1 电子文件管理的法规
1、电子文件管理的法规 是按照规定的程序由国家或地方的立法、行政机构制定、批准
并实施的有关或涉及电子文件管理和利用的法律、行政法规、地方 法规、行政规章和规范性文件等。