知识产权文件控制程序

修订履历

1 目的

规范本公司知识产权管理体系的文件管理，使文件的制定、编号、使用、发行、保存、变更、废止及销毁作业系统化、标准化，确保有关部门能迅速、正确地使用文件。

2 适用范围

本程序适用于与知识产权管理体系有关的文件。

3 职责

3.1 体系部：

3.1.1 负责文件编码、保存、变更、移转、销毁、遗失、调阅作业的控制与稽核。

3.1.2 负责文件副本发行、变更、销毁作业的控制与稽核。

3.1.3 负责公司知识产权管理体系文件原件和电子资料的保管

3.2 制定部门：负责文件原稿制定、变更、废止通知，负责指定文件的分发部门及数量。

3.3 使用部门：负责文件签收、保管、执行、回收，发现不妥之处向制定部门提出修改意见。

3.4 文件管理人员：由使用部门指派，负责依据本程序执行本部门内各项作业及文件管制。

4 术语及定义

4.1 体系文件：按GB/T 29490-2013《企业知识产权管理规范》要求编制的、对公司的各种生产经营活动

的流程和职责进行规范以确保知识产权管理体系有效运行的文件。

4.2 技术文件：与产品研发、生产、检验相关的各类工程技术文件，包括但不限于：图纸、物料清单等。

4.3 文件：信息及其载体，载体的形式不限；

4.4 附录：有参考价值但不宜放在文件中、可单独受控、变更的信息，如合同、已填写的表单范本等

4.5 原稿文件：文件制订人打印并经审核签名的原始纸质文件（非复印件）由体系部存档

4.6 受控文件：文件的信息和版本受体系部控制的文件

4.7 不受控文件：文件的信息不受体系部控制的文件

4.8 作废文件：文件内容已经失效的文件

4.9 外来文件：与公司运营及产品相关的来自于公司外部的文件，包括但不限于：相关方规格书/图纸/BOM

清单、业界/行业标准、法令/法规等。

5 程序

5.1 文件分类及编号规则

5.1.1 一级文件（管理手册）：简要说明本管理系统如何满足标准要求。

5.1.2 二级文件（程序文件）：规定何人于何时在什么地方做什么事。

5.1.3 三级文件（作业规范类文件）：相关规章制度，说明如何做。

5.1.4 四级文件（各种原始记录表格类）：用以收集传递资讯、控制作业流程或证明作业已符合要求。

5.2 文件的编写

5.2.1 文件的章节要求

公司所有的二级文件正文应包括以下章节/内容，三级文件依据实际情况进行调整：

1 目的

一般包含：规范过程、对过程进行有效控制等，力求简练、通俗易懂；

2 适用范围

也就是文件的适用对象，如某个部门、某个过程、某个工序，或某个产品等；

3 术语与定义

对专用特殊名词用通俗易懂的文字描述

4 职责

明确各相关部门或人员的职责；

5程序

即文件的作业过程，包括作业、控制、管理、记录、提出控制指标以支持过程有效性（即统计分析）和资料存档。引用文件或表单用“《》”表示。如需要以流程图形式阐述，

流程从“开始”开始，以“结束”结束，每个“过程”文本框力求美观得体。流程图的符号要求如

此处出现的文件名称，在正文里面应明确在文件何处参考该文件，在编写文件时不能以制订人的主观意愿来参考，而应以文件里事实上有没有参考该文件为准；

7 相关记录

该文件引出的记录表单，具体格式如下表：

8附录

采用附录的目的是为了减小文件的篇幅，避免文件过长，所有的附录都必须在运作程序中注明附录序号；

注：当某一章节不适用时，可以将本章节删除。

5.3 文件的管理：

5.3.1 管理系统手册、程序文件、工作指示文件的管理

编制《文件目录》或《受控文件清单》对程序文件和工作指示文件分别管理，文件发布、新增

发布前要经过审核和批准，填写《文件会审单》，审核通过后发行；修订后再发布前重新审核和

批准，填写《文件更改单》，审核通过后再发行；文件的发行通过填写《文件发放回收登记表》

发行，并同时起草下发知识产权管理文件，通知企业知识产权管理体系覆盖的所有部门从即日

起执行；一、二、三级文件的任何修改都做改版处理。文件作废需通过《文件处理审批单》审

批后执行，纸质作废文件需加盖”作废文件”章由文控中心保管，电子件作废需在文件名上加注“作

废”字样。

内部文件制订、修改、审批、批准权限如下：

5.3.2 记录类文件的管理

记录文件的管理参考《IPCX-002外来文件和记录控制程序》，表单由《记录文件清单》和《记

录清单台账》进行管理。

5.3.3 外来文件的管理

1) 外来文件以原文件名称和编号为索引，不再另行编号，编制《外来文件记录清单》，记录文

件名名称、编号、修订或实施日期、收集日期、文件来源、主要执行部门等进行管理。

2) 外来文件均以电子文件的形式进行发放，如有纸档原稿文件交由文控中心保管。

3) 主要执行部门应及时关注外来文件更新状态，并收集最新版本，纸档文件加盖“作废文件”印

章，按作废文件处理。

5.3.4 电子文件的管理

由电脑操作员用其他分区的硬盘备份存档（网管设置权限），备份盘作好防尘、防磁、防毒、防

静电等工作，根据情况按日期或类型进行识别检索，并定期对电脑进行杀毒、升级和维护，确

保文件不丢失，电子文件保管人员应将文件设置密码保护，或设成只读，定期复查，未经授权

人许可，任何人不得进行拷贝和外传，如需更新电子文件，则将旧文件直接删除，保留最新版

本文件（如有需要可自行设置旧版本文件夹，隔离保存）。

5.3.5 文件的储存与保管

1) 所有文件可以用纸档或电子档保存，电子档保存要备份；

2) 失效文件的保存期限

a. 一、二级、三级文件保存五年以上；

b. 四级文件保存三年以上；

5.3.6文件的保密管理

1）密级及范围：公司保密事项分为绝密、机密和秘密三种密级：

a. 专利技术、专有技术、引进技术的核心部分为绝密级；

b. 公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料、公司的规划、财务报表、

统计资料、重要会议记录、公司经营情况等为机密级；

c. 公司知识产权管理体系一、二、三级文件，人事档案，合同、协议（涉及公司重要信息的），

员工工资性收入，尚未进入市场或未公开的各类信息为秘密级；

d.公司一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料、规章制度等内部文件不属于保密范围。